[转载] 办公室网聊能否实行人性化管理 (转)
有数据显示，MSN、QQ已经成为办公人群的首选通讯工具，但是30％的企业不允许使用MSN和QQ，其最主要的原因是怕员工在上班的时候聊家常，影响工作。不过，因噎废食也不是一个好的办法。毕竟即时通信已经是一种非常流行的商务沟通工具。然而正如“剑有双刃”，MSN/QQ等主流网聊工具在给企业办公带来沟通便利的同时，也给企业带来了诸多难题及风险。 首当其冲的，就是员工的私聊问题。有调查数据表明，开放使用MSN、QQ的公司，员工每天上班时间里在网上处理私人事务的时间平均多达2、3个小时以上，其中包括与私人网友聊天、浏览各种MSN/QQ随带的休闲新闻、打游戏、交友活动等。也就是说，按每天8小时、每月22个工作日计算，老板每个月多给员工放了近5-8天“假”。
与“员工私聊、休闲娱乐问题”相比较，更大的风险来自于通过主流网聊工具所传播的网络病毒，引发企业内部电脑网络瘫痪、公司信息外泄被盗。另一方面，因为员工聊天帐号一般由员工注册及掌控，企业无法从根本上进行统一管理，这样，员工一头连着诸多的企业商业资料，另一头连着广泛的、不可控的外部聊天对象，这是非常可怕的事情。
“我非常清楚MSN/QQ所带来的这些问题，但许多事情不好管得太严，”一位企业老板无奈地表示，“毕竟如今聊天工具已和电话、手机一样普及，的确用起来非常方便，沟通效率很高，而且节省公司大量的通讯费用” 有这种想法的老板的确不在少数，明知无限制的私聊和休闲娱乐，已经严重干扰员工的工作效率、明知有太多的安全缺陷与威胁，但“投鼠忌器”，多数企业管理者也只能对之“睁一只眼、闭一只眼”。
据了解，针对办公室网聊问题，目前只有两种管理办法。一种是彻底禁止，或者购买用于企业内部的即时通讯软件，另一种是监控使用。
选择“彻底禁止”的企业，大多是对MSN/QQ等聊天工具“恨之较切”的企业。取而代之的解决方案是，企业自己花钱购买软件部署一套内部聊天通讯系统，从而在根本上解决私聊、安全等问题。可惜的是，这样的通讯只限于本企业内部，企业员工无法与外部合作伙伴正常沟通，这样给企业带来的价值就大打折扣了。而且，由于企业管理者可以监控到员工的聊天内容，员工使用的积极性和频率也大大降低，达不到企业预期的使用效果。况且，少则数千，动辄几万、几十万的投入，对企业本身是一个不小的负担。
而采用“监控使用”的办法大多是容忍员工使用网聊工具的企业，方法简单，操作方便，成本也很低，但实际引发的负面效应却更加可怕。
“有一种被偷窥的感觉。”某公司员工张小姐如此描述自己公司监控网聊的做法。“在网上说话的人很多，即使和自己的客户和同事，为了融洽关系，有时也难免会有一些很亲密的对话，但现在监控聊天搞得我们提心吊胆，像作‘贼’一样！”
某企业CEO董先生向记者道出了自己的郁闷：“不监控吧，办公室私聊严重干扰工作；监控吧，侵犯隐私，员工有抵触情绪，反而更影响工作。我们也是左右为难哪！” 而最难做的，恐怕是具体实施操作的人事经理或网络主管，按老板的意思安装监控吧，得罪员工；放开不管吧，老板不悦，“两头不是人”，成了得罪人的冤大头。
显然，这种管理方式并不得人心。除了让员工承受较大的心理压力之外，这种简单至粗暴的管理方法可能还会增加员工和管理者之间的不信任，破坏公司的工作氛围，进而使整个公司人人自危。
记者了解到，员工在工作中使用MSN\QQ也是有很多不快。企业员工在使用MSN/QQ时大都有自己的一套“应对策略”：同时注册申请两个或多个MSN/QQ帐号，上班的时候用一个，下班或休闲的时候用另一个，聊天的对象各不同。“因为工作忙的时候最怕被朋友和网友搭腔打扰；而回家上网或想与朋友家人聊聊天时又发现我的上司、客户也都在MSN、QQ上，真怕他们给我安排什么‘任务’。其实我的想法很简单，就是上班时让我专心工作，下班后时间是我的，不想被打扰，仅此而已！”许多职场人士也有王先生这样的烦恼。
毋庸置疑，网聊方式已成为一种流行的沟通方式，办公室已离不开网聊。但是“用于休闲娱乐的个人聊天软件”进入了相对“繁忙、正式的办公环境”，无论对于管理者和员工，都带来了诸多的不适和麻烦。那么，有没有一种能同时让员工和管理者都满意的网聊方式呢？
“对办公室网聊进行管理，关键在于对聊天的对象进行管理，而不是对网聊的具体内容进行监控。”互联网即时通讯办公室负责人李茂立先生一针见血地阐述。“上班是工作，沟通的对象主要是同事、客户、供应商等工作伙伴，即使有私聊，也会加深工作亲密关系，有利于工作的开展；下班后的聊天对象更多的是朋友、家人、同学等，作为员工也不希望受工作伙伴的工作打扰。”
“同时，办公室网络通讯在帐号方面最好能够体现企业统一、规范的形象，就好像企业邮箱一样。当然也一定要为员工着想，不要侵犯员工的利益，让员工喜欢的同时又有助于工作，才能够营造良好的企业氛围。甚至能够提供更多的网络办公工作。帮助员工高效率、轻松工作。那些只能在一家公司内部沟通的聊天工具，作为通讯工具本身从成本投入和实际应用效果两个层面都不合适。”李茂立同时强调，“从需求层面上讲，企业呼唤新一代针对企业办公的网聊新方式”，有别于现有的针对个人的网聊工具，两者并存。上班的办公网聊工具和下班的个人休闲网聊工具并存，工作与休闲二者互不影响。
记者最新从一些企业了解到，正如李先生所绘述的“网聊新方式”已经出现。现在有一种专门提供给企业使用的即时通讯应运而生，就具备李先生所说的这两个特点，它就是imo（instant messaging office）。
通过试用imo，笔者发现，imo的上手使用与MSN/QQ极为类似，下载注册，即开即用。 所不同的是imo针对的是企业办公，注册时为每家企业/组织分配一个企业总机帐号，然后基于这个企业总机帐号再由企业管理员统一创建每个员工的使用帐号，每个员工的帐号均以该企业的总机号码为后缀，方便安全，同时还体现企业统一、规范的形象。这非常像企业使用企业邮箱的形态。
在聊天对象的管理上也比较巧妙：员工如需要添加企业外部聊天对象则需经过其直接上司（帐号）的审批“同意”后，才能添加成功。一旦添加成功后，员工与该聊天对象的聊天过程是自动加密、无法监控的。这样真正意义上满足了对员工聊天内容隐私的尊重、同时由于员工的沟通对象都是经过上司批准的“工作伙伴”，也有效避免了员工私聊的问题。从imo的功能上看，明确定位于办公，集成了众多非常实用的办公工具，如电子公告、文档同步协作、电子传真、手机短信、行业咨讯、商机客户搜索等等。总的来说，从记者了解到的一些imo企业用户反馈来看，imo对企业需求做到了比较好的契合。当然，作为过渡阶段，imo可以与MSN\QQ在办公室和谐并存，只不过imo作为企业正式的官方通讯工具，“缔造纯净网络办公”，更能够营造规范、高效、正式、融洽、纯净的工作氛围和网络环境，解决目前办公室网聊对管理者和员工的两难困境。
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