工作分析 -----2
(二)编写职务说明书1.定义
职务说明书是用文件形式来表达的职务分析的结果，基本内容包括工作描述和任职者说明。工作描述一般用来表达工作内容、任务、职责、环境等，而任职者说明则用来表达任职者所需的资格要求，如技能、学历、训练、经验、体能等。
2.职务说明书的内容
职务说明书主要由基本资料、工作描述、任职资格说明、工作环境四大部分组成。
（1）基本资料。包括：①职务名称；②直接上级职位；③ 所属部门；④工资等级；⑤工资水平；⑥所辖人员；⑦定员人数；⑧工作性质。
（2）工作描述
①工作概要。用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任。
②工作活动内容。a.各工作活动基本内容；b.各活动内容占工作时间的百分比;c.权限；d.执行依据；e.其他。
③工作职责。逐项列出任职者的工作职责。
④工作结果。说明任职者执行工作应产生的结果，以定量化为好。
⑤工作关系。工作关系描述包括：a.工作受谁监督；b.工作的下属；c.职位的晋升、转换关系；d.常与哪些职位发生联系。
⑥工作人员运用的设备和信息说明。主要指所使用的设备名称和信息资料的形式。
（3）任职资格说明。主要包括九个方面：a.所需最低学历；b.培训的内容和时间;c.从事本职工作以及相关工作的年限和经验；d.一般能力；e.兴趣爱好；f.个性特征；g.职位所需的性别、年龄规定；h.体能要求；i.其他特殊要求。
（4）工作环境
①工作场所。指在室内、室外还是其他特殊场所。
②工作环境的危险性说明。指危险存在的概率大小、对人员可能造成伤害的程度、具体部位、已发生的记录、危险性造成原因等。
③职业病。即从事本工作可能患上的职业病的性质说明及轻重程度表述。
④工作时间要求，如正常工作时间、额外加班时间的估计等。
⑤工作的均衡性，工作是否存在忙闲不均的现象及发生的频率。
⑥工作环境的舒适程度。是否在恶劣的环境下工作，工作环境给人带来的愉快感如何。
3.注意事项
（1）职务说明书的内容可依据职务分析的目标加以调整，内容可简可繁。
（2）职务说明书可以用表格形式表示，也可采用叙述型。但一般都应加注职务分析人员的姓名、人数栏目。
姓名 职务 贸易一部经理 单位 贸易一部
编号 职称 主管
项目 权责 时限 表单 备注 类别 工作内容 工作依据 名称 分送 单位
信件、电报等文签收核及处理 所收之信件、电报 执行 不定 电报、信件 助理 业管于每日下午4:30交回助理业务代表
2.
客户开发及巩固
按业务年度计划
执行 不定
月报告表、年度报告表
总经理每月检查一次
3.
产品推销与检讨
按业务年度计划
执行 不定
季报告表、年度报告表
总经理每月检查一次
按实际情况管理
部门
执行 0.2小时外厂
4.
下班前或规定时间内回复
5.
客户接待
按规定范围接待
执行 不定
公司的客户接待须有助理在场
6.
按实际收款情形
签约 0.2小时
对账表部门经理于收到当月完成 对账表签核
7.执行 不定
于规定时间内完成向总经理汇报业务按实际情形执行 0.5 小时周报告表总经理
8.与管理部门有关事项进行联络
对账表签核总经理办事项按总经理指示
9.于每周一与总经理室秘书安排时间后执行
订单签核 按公司工厂价格表 签核 订单
(1)部门主管、总经理
(2)助理
组织关系 略
订单金额达50万(2)新产品者交部门经理呈总经理签核
于收到订单的第二日中午前交部门经理或交回助理
表1-1 简单职务说明书
编号 职称 主管
项目 表单 名称 分送 单位 信件、电报等文签收核及处理
所收之信件、电报 执行 不定 电报、信件 助理 业管于每日下午4:30交回助理业务代表
客户开发及巩固 按业务年度计划 执行 不定月报告表、年度报告表总经理
每月检查一次 产品推销与检讨 按业务年度计划 执行 不定 季报告表、年度报告表
与管理部门有关事项进行联络
总经理 办事项 按总经理指示 执行 不定 于规定时间内完成 于收到订单的第二日中午前交部门经理或交回助理 订单金额达50万(2)新产品者交部门经理呈总经理签核
表1-2 较复杂的职务说明书(1)
表1-3 较复杂的职务说明书(2)
销售者监督。
薪酬级：12。
部门：国内市场。
直接上级：部门经理。
职责：在指示下，监督6-15个职务是否与公司签了合同，在市场领域内直接监督、计划市场活动，以便获得最大的利益，帮助销售者获得新的市场合同等。
1.执行监督职责、计划工作、回答问题：根据形势商讨对策，与属下讨论，与工作申请者约谈，经部门经理同意选择属下，告知其有关升迁、薪水待遇等，经费及旅费的记录。
2.在市场领域内直接监督、计划市场活动以获得最大的利益：帮助销售者，增加新的直接买卖合同。接受部门经理指派特别工作，必要时与经理讨论政策问题，按其指示运用于买卖行为，按既定的政策，自由工作，注意观察市场趋势演变。
(1)通过个人、报纸来招募新销售者，与候选者面谈，与部门经理共同选择推销员，收集必需的情报，拟定训练中心课程，为受训完毕者安排职位，制定进一步训练，给予新销售者工作机会，安排新雇销售者亲自观察部门及推销员的服务，执行销售者训练中心的事务。
(2)检查由推销员提供的月利润，遗失证明等，找出出现工作问题的可能来源，如个人的借贷，不平衡的买卖等。和推销员讨论工作，和销售者讨论过去的损失，计划未来的蓝图及目标。
(3)训练并帮助推销员，卖出及获得新合同，训练他们的销售者，找出并安抚不满，克服困难。要求人事人员帮助，及负责人必要的联络。
(4)与部门经理联络调查岗位，编写服务报告，人力资源工作知识等。在市场领域内扫视，检查岗位，建立员工应该改正之处，密切地与销售者联络改善方针。
(5)执行与职责有关的杂事，计划推销会议，参加部门工作会议，管理办公室的人事，提供部门每月的市场信件，帮助部门经理准备工作报告，在地方服务组织内演讲，并担任各工商业协会会员的角色。
3.当部门经理度假或缺席时,担任其部分工作,如签名等。平时则由部门经理签名，依其平常的办事观点及方法，解决类似的问题，极严重的问题，与公司员工讨论，提出解决方法或代理决定。
所需教育程度：高中毕业。
开始时的专门知识：销售者买卖的一般知识，公司生产，部门组织，公司买卖政策及方法。服务岗位作业，监督经验。
生理状况：精力充沛
责任：人员：监督6-15个推销员。
物资：公司供给一般物资。
装备：保管、使用公司装备、检查服务岗位。
市场：获得有效的服务利润，偶然从事公共关系。
现金：自己及属下均使用公司的钱财。
方法：实行、选择、控制直接指导买卖的方法。
记录：指导买卖行动的记录、报告分析。
工作情况：规定工作时间，早晨8:30至下午5:00,每周五天。
10%-60%，正常的公司情况。
40%-90%，具有危险性的外出旅行情况。
（3)职务说明书中，需个人填写的部分，应运用规范术语，字迹要清晰，力求简洁明了。
（4）使用浅显易懂的文字，用语要明确，不要模棱两可。
（5）评分等级的设定也要依实际情况决定。
（6）职务说明书运用统一的格式，注意整体的协调，做到美观大方。
4.范例
(1)简单职务说明书,如表1-1所示。
(2)较复杂的职务说明书,如表1-2,1-3所示。
(3)完备的职务说明书，如表1-4所示。
①基本资料：
1. 职务名称办公室主任 2.. 直接上级职位总经理 3. 所属部门办公室
4. 工资等级 5. 工资水平680-840点 6.分析日期
7. 管辖人员数4-6人 8. 定员人数 1 9.工作性质公务管理
10. 分析人员
②工作概要：
a.工作摘要
综合管理公司人事、行政和总务，协调各部门的关系，对公司经营状况进行常规分析，主持各种计划与规章制度的编制并负责监督实施，同时负有管理、指导和培训本部门职工责任。
b.职务说明（逐项说明工作任务）。
(三)工作分析的一般方法
不同的企业可以使用不同的工作分析方法。一般来说，企业使用的结构化分析方法可为两大类：
1.个人重点法
它是指以个人特征为重点的分析方法。它主要包括：职位分析问卷、身体能力分析、关键事件技术、扩展关键事件技术、指导线导向岗位分析等方法。
（1）职位分析问卷法。这一问卷一般包括187个工作因素或7个用于研究的报酬项目。每个问卷包括六个部分：①信息输入：职工从何处、如何取得信息？②脑力操作：工作中应包括哪些分析、决策、规划和信息加工活动？ ③工作产出：职工进行何种活动，使用何种工具或设备？取得什么成果？ ④与其他人的关系；⑤工作背景；⑥其他工作特征：何种其他活动、条件或特征与工作有关？以上六个部分中每一部分都包括187个工作因素。每一因素又用下列标准衡量：使用幅度；对工作的重要性；时间总量；发生可能性；实用性；其他。
(2)身体能力分析。主要是对工作所需要的以下九个方面的身体能力进行分析的方法。
①运动能力：持续、重复产生物理力量的能力；
②躯干能力：主要指躯体肌肉能抗拒疲劳再生力量的能力；
③静力：提举、推、拉、扛、负外物的能力；
④爆发力：一次性突发能量的能力；
⑤伸展灵活性：在各种情况下伸展躯体、四肢的能力；
⑥动态灵活性：强调伸展合后的回位能力；
⑦整个身体的协调能力：敏捷性；
⑧整个身体的平衡能力：在有外力情况下的平衡能力；
⑨耐力：即身体的忍耐力、持久力。
(3)关键事件技术法。即把工作中最关键的几个事件或因素找出来进行分析，或者把最有效的任职者选出来并对其所作所为进行描述的方法。
(4)扩展关键事件技术法。即在不知道工作的有效行为是哪些的情况下，首先要进行主要工作活动的识别工作，找出关键事件后，再用关键事件技术进行分析。
(5)指导线导向岗位分析法。即根据国家的就业政策和国家对工作设计的法律指导线来进行分析的方法。
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