[讨论]如何筹办会议

viviangemini 发表于 2010-4-29 10:41:00

小A是一名应届毕业生，刚入职B公司担任行政助理职务。正值B公司所在地区街道准备举办文化节活动，B公司领导遂打算参与此次活动以提高公司的知名度。在完成了前期的洽谈与活动流程准备后，街道领导准备安排下属各居委会的负责人一同开会讨论细节。于是B公司行政主管C交待小A筹办此次会议。由于小A从未筹办过会议，心里有点没底，请问：
1、如果您是小A，您会如何筹办此次会议，步骤是什么？
2、其中应注意哪些问题？
3、备注：B公司内没有会议场所。

tallnew 发表于 2010-4-29 12:52:00

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1.需要与与会负责人确认参加人数、会议时间、材料准备、会议议程。
材料准备方面需要知道所需要的文本材料以及内容。
2.会议估算费用，根据费用选择合适会场，包括会场规模，硬件设施（话筒数量、是否有投影机、会议中途茶歇、摄像设备等）
3.会议记录以及相关议题落实情况记录人员人数。
4.需要的服务人数。

柳絮轻舞 发表于 2010-4-29 13:11:00

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这个会议应该是小会，步骤：
1、小A与街道领导联系，确认开会时间、地点（由于公司没有会议场所，可以联系街道会议室或联系外部会议室）、参会人员、会议主题与材料。同时，与街道领导落实赞助事宜。
2、确认会议场所，要实地考察。
3、会议成本预算上报公司，预算项目如下。
4、拟写通知，如何通知，我觉得可以与街道商量，方便操作为上
5、准备会议材料、会议用品，如横幅（公司贺一定要写上），会议用品可以用公司标识的用具，即降低会议成本，也可以达到宣传效果。
6、会场布置，音响调试，席卡准备，会议排位等。
7、参加会议，落实公司赞助事宜。同时，混个脸熟，方便后续工作开展。
8、会场服务，视会议场所安排以及参会人数。（茶水等）
9、会场清场。

注意的是：由于小A公司是以赞助公司的身份，在整个会议筹备过程中，要与街道负责人保持畅通的沟通，会议要求以街道的要求为主。

先想到这么多，期待高手来补充

袁小子 发表于 2010-4-30 10:40:00

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学习中~~~~
回帖支持一下！

winniehy 发表于 2010-4-30 15:36:00

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觉得以上的回答已经相当完美了
努力思考有什么要补充的
挠头后......想不出还有什么问题了
其实虽然是个小会，但是从很多细节上还是很考验筹办人的综合协调能力的
丢三落四的我是会抓狂的:Q

qxj189810 发表于 2010-4-30 16:00:00

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这个会议规模较小，不是很复杂！我们现在可以编制一个小小的控制台本：
1、会议议程：
（1）活动目的
（2）活动名称
（3）活动中各阶段主题聚焦、形式
（4）活动时间
（5）活动参与人
（6）活动地点
2、各项汇报材料准备
3、会议记录
4、会场布置——这个上面2楼、3楼都已经说得很全面啦！
5、会议跟进人员各项工作分配。

桃花依旧笑乾坤 发表于 2010-4-30 16:14:00

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学习中！

醉蝶舞 发表于 2010-5-1 00:53:00

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<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">这个问题有点窄，因为前期的洽谈和活动流程似乎都已经完成了。应柳絮斑竹的要求，蝶舞根据自己的实际经验来说说整个筹备会议的流程吧。如有不足不妥之处，欢迎各位多多指点！<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /><o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">   会议（活动）筹备的步骤是：<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>1、<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">了解会议组织方领导对此次活动的重点要求，如，会议主题、目的、参与人员；预期费用是多少？场地要求（室内？室外？）希望邀请到的重要客人是谁？是否需要安排住宿？是否需要为与会者提供餐饮等等；<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>2、<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">根据已了解到的信息，寻找2—3个满足重点要求的场所，现场观察各场地情况，要求场地提供方提供报价并说明可免费提供的服务与物品（如，茶水、纸笔、话筒、投影仪、幕布、白板、绿植等）；<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>3、<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">如需安排住宿、餐饮，也同样需要走一遍现场，了解客房布局，安排菜单，要求报价；<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>4、<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">将第2、3项了解完毕后，将信息汇总，报领导审批；<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>5、<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">确定场所后，做好会务预算表，报领导审批；<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>6、<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">制作场地布置图，制订会务筹备工作分工明细表（列明所负责项目、责任人、完成标准、时间节点等）；请柬、横幅、宣传资料等会场所需物品准备；如有文艺活动，则需准备做气氛用的器具（如荧光棒、口哨、鼓掌器等）<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>7、<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">做好紧急预案，对发生意外情况准备后备方案。如到会人员大幅增减；安全问题（拥挤、火灾）等；如为室外活动，则需考虑气候、温度、风向、风力等因素；<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>8、<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">制作会务手册，会务手册中包含但不限于以下内容： 会议时间、地点；与会代表名单；签到时间、地点；会议要求（着装、会场纪律等）；会议议程、会务组提供项（如午餐、住宿）；与会代表需提报资料；坐席安排图等；<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>9、<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">会议开始前2日，对各项工作的完成情况进行第一次检查。如，根据分工明细表检查各项工作完成情况；确定所邀请的重要嘉宾、与会代表是否可以准时参加会议等；<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>10、     <SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">会议开始前1日，会务筹备总责任人带领会务组全部成员现场巡视、演练，所有会务组成员到达责任区候命，确定场地的布置是否妥当、安保措施是否完备，检查灯光、音响设备，确定接送重要嘉宾的路线、停车位以及对不熟悉路线的来宾的引导措施等细节；<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000; mso-bidi-font-family: 楷体" lang=EN-US>11、     <SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">会议开始前2小时，会务筹备总责任人再次带领会务组全部成员做会前场地检查以及工作安排。<o:p></o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000" lang=EN-US><o:p> </o:p> 
<SPAN style="FONT-FAMILY: 楷体; COLOR: #8064a2; FONT-SIZE: 12pt; mso-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-color: #8064A2; mso-style-textfill-fill-themecolor: accent4; mso-style-textfill-fill-alpha: 100.0%; mso-style-textfill-fill-colortransforms: lumm=75000">困了困了，眼睛都睁不开了，只想到这么多了~~<o:p></o:p>

幻天发表于 2010-5-1 01:42:00

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学习中。打酱油顺便学习学习经验

qxj189810 发表于 2010-5-1 05:43:00

回复 1F viviangemini 的帖子

其实，这个筹办会议只是敲边鼓的。

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