【绩效管理系列讲座】§2.4数据收集和记录
【第二部分 绩效管理基础】请回忆，我们在学习ISO质量管理的8项基本原则中是否有这样一条，“基于事实的决策”，决策如此，评价何尝不是。是的，你必须有一些数据、记录，甚至观察，才能对员工作出客观、公正的评价。
第四节、绩效数据的收集、观察和记录
【定义】：
数据收集——一种有组织的系统的收集有关员工、团队、组织的绩效方面信息的方法。包括从其他人那里得来有关员工绩效的信息。
观察——是数据收集的一种特定形式，通常指主管人员的亲眼所见，亲耳所闻，而不是从别人那里得知。
记录——对收集和观察到的绩效信息以及与员工的沟通情况做文档，便于备查防止失忆。
【目的】
1.提供绩效评估的事实依据。对员工的绩效判定为“优秀”或“良好”甚至“差”不是凭一时的感觉而必须要基于一些证据做支持。也可以作为晋升、加薪等人事决策的依据。
2.提供改进绩效的事实依据。绩效管理的目的是改进和提高工作绩效，那么当我们对员工说“你在这方面做得不够好”或“你在这方面还可以做得更好一些”时，需要结合具体的事实向员工说明目前的差距和如何改进。
3.发现绩效问题和优秀绩效的原因。对员工特别突出的工作表现进行记录，可以帮助其他员工以此为基准，提高绩效；对员工异常失误的等关键事件进行记录，可以帮助我们发现背后的深层次原因，有利于对症下药。
4.在劳动争议和法律仲裁中的利益保护。具体的、实际的观察结果和数据记录将更好的证明你采取解聘、降薪等行动的正确性，且这种保护不是单方面的，同时也是对员工的一种保护：合法权益不受侵害。
【方法】
1.工作记录法：对于生产、加工、销售、运输、服务的数量、质量、成本等，按规定填写原始记录和进行统计；
2.定期抽查法：定期抽查上述工作环节的数量、质量，用来评定期间内的工作情况；
3.关键事件记录法：对员工的特别成绩和重大失误情况进行专门的记录；
4.考勤记录法：出勤、缺勤及原因，是否请假，一一记录在案。
5.直接观察法：主管人员不要整天坐在办公室，应经常下去走走、看看，可以发现许多想象不到的情况，如员工粗鲁的对待客户，玩电子游戏等。
6.减分搜查法：按职务（岗位）要求规定应遵守的项目，定出违反规定扣分方法，定期进行登记。
7.限度事例法：对优秀行为或不良行为进行记录。
8.他人反馈法：当员工的工作是他人提供服务或与他人发生关系时，可以从其工作对象那里得到相关的工作信息，如对客户的调查表或电话访谈。
【内容】
我们不可能对员工的所有绩效表现都作出记录，数据收集同样需要时间、精力和金钱。你收集的资料越多，你就需要花费更多的资源来能弄懂它、利用它。
收集什么样的数据部分地取决于组织的目标，这里强调的是与绩效管理有关的信息，所以，考虑收集下列信息：
——工作目标或任务完成情况的信息，例如产量、废品数量；
——来自客户积极和消极的反馈信息，如客户投诉、客户表扬；
——工作绩效突出的行为表现，是用什么工作方法和技巧获得绩效的大幅提升？
——绩效有问题的行为表现，是工作压力还是提高生产速度才导致问题的存在？
从那里得到信息？同样，它也取决于你的需要。通常信息可以来自多个渠道：
——直接的客户
——总经理
——员工
——你自己
——同你的部门和员工有联系的其他部门的经理和员工
——供应商
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现在我们对收集什么样的数据和从哪里收集有了一个大概的了解，下一个问题是“我要对什么作记录？”，仅对绩效管理而言，你可能要对下列东西作记录：——目标和标准达到或未达到的情况；
——员工因工作或其他行为受到的表扬或批评；
——证明工作绩效突出或低下所需要的具体证据；
——对你和员工找到问题和成绩的原因有帮助的其他数据；
——就绩效问题进行谈话的记录，问题严重时还应让员工签字；
——关键事件数据，一般是指比较极端的行为，如醉酒上班、辱骂客户、骚扰同事或偷盗等。
【注意】
在绩效数据信息的收集中要注意的问题：
1.让员工参与信息收集的过程，如教会员工自己做工作记录；
2.要注意有目的地收集信息；
3.可以采用抽样的方法收集信息，如固定间隔抽样、随机抽样、分层抽样等；
4.要把事实和推测区分开来。收集事实而不是推测行为背后的动机或情感。
最后，同样请你记住，和持续的绩效沟通一样，这个工作不是HR部门的人员来做的工作，而是员工的直接上级或部门经理，所以我曾经说过，部门经理才是真正的人力资源管理者。专业HR要做的就是要教会他们工具和方法并引起他们足够的重视。
谢谢
辛苦了很好
值得借鉴
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