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如何规范离职手续，规避风险

2013-7-1 09:18| 发布者: 懒猫琪琪| 查看: 21042| 评论: 22|原作者: lin041999

摘要: 每个公司都有自己的离职审批手续和流程，不管是简单还是复杂，但是HR有没反思过这样做是否存在隐患和风险？那么你们公司员工的离职手续是怎样办理的？ ... ...

每个公司都有自己的离职审批手续和流程，不管是简单还是复杂，但是HR有没反思过这样做是否存在隐患和风险？值得我们去思考和探究，今天就一起来学习下吧。请问：

1、你们公司员工的离职手续是怎样办理的？

2、你认为这样办理是否有风险？

如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，是如何做到的？请分享你们关注的风险规避点及所采取的举措。
牛姐一、：一、按照公司的离职手续管理流程操作

1.离职到期前一天口头告知需要离职人员办理离职手续的时间。

2.办理离职当天到人事部拿离职交接表到部门交接工作，离职人向所在部门交接未完事项给接手人（员工级：可直接将工作交接给接手人，职员级：需填写工作交接表将工作内容、操作流程、公司密码等工作涉及内容一一填写至交接表上），接手人确认其交接工作完成可在离职交接表上签字确认。

3.部门负责人需重复确认其交接工作是否完成然后在离职表签字确认。

4.待部门确认工作交接完成，离职人到人事部办理离职其他手续（工资考勤核算，各项奖罚、借支、工衣等扣款明细，厂牌回收，钥匙回收，合同的解除和终止按手印，信息的回收），并对QQ密码更改，放入离职系统以免其再打开公司工作系统泄密。

5.人事手续办理完全后交由上级确认，财务核算当月工资并发放工资，人事出具放行条放行，保安检查放行，对于住宿人员需在在离职当天搬离宿舍，对于特殊情况需要住宿的工资暂时不予发放，待搬出时发放工资。

二、风险存在

1.退宿问题，之前本公司都是离职手续办好后就让立即让员工收拾行李搬离宿舍，这其中存在员工偷拿宿舍人员财物或员工诬陷离职员工偷拿，措施：保安监督员工收拾行李，且离职员工需在宿舍其他人员下班均在宿舍确认无误由宿舍长在放行条上签字后，保安凭签字检查行李再放行。

2.操作流程制度不完善员工对离职手续办理流程不熟悉，其中一些注意事项不完成，比如交接表的填写及签名是不能涂改且不能使用圆珠笔，、铅笔等，经常有员工写错涂改或是用圆珠笔只能使其重新拿单填写，不知道流程如何操作，措施：从离职办理中发现的问题进行离职制度完善。

牛姐二：1、我公司离职手续办理流程是：

（1）员工个人提出离职：试用期内提前三天，其他提前一个月。提交离职申请—离职面谈（确定离职时间）—离职交接单、工作交接单—工资清算（随工资发放）—劳动合同终止单—确定社保停缴时间；

（2）公司提出解除（终止）合同：试用期内提前三天，其他提前一个月。劳动合同终止通知书—离职面谈（确定离职时间）—离职交接单、工作交接单—工资清算（劳动合同解除当日支付）—劳动合同终止单—确定社保停缴时间；

（3）自离员工：累计旷工15天，或连续旷工一周，公司视作自离，由车间主任代办理离职手续。流程与员工个人提出离职类同。删除离职面谈环节。自离员工按公司制度，每旷工一天，扣除日工资的150%。

2、我公司目前理事手续办理过程总体来说比较规范，但其中也存在执行形式化，不到位的风险。比如离职面谈不深入，很多员工还是带着情绪离开，给公司造成负面影响，存在影响公司声誉的风险。还有存在员工离职工资随公司发放的风险。

3、个人以为，任何公司制度都不可能百分百完美，不存在风险，只要该风险在公司的承受范围之内，就不需要去作更改。所以根据我公司实际情况，暂时不打算对我前面谈的两点风险作改善。

牛姐三：案例 :我们公司一个员工3月18号向公司提出离职申请，公司各领导都签批完毕。该员工于4月17号到公司办理离职手续，经过部门领导、办公室主任及各相关部门签字，由于当天分管副总不在，该员工声称家中有急事，工作人员就将离职证明及相关手续为该员工办理完善。4月18日，公司副总打电话询问该员工是否已经离职，声称该员工在职期间2万元物品被盗，尚未处理。

处理方案:

1、核算该员工在公司现有尚未发放金额，经计算共计1万3千多元。

2、尝试追回离职证明书。

3、电话通知员工在近期到公司一趟，办理其他未办理事项，同时协同副总，办公室主任对该事做出处理。

事件分析：

出现该种情况主要有以下几点：

1、经办人员的失职，在员工手续尚未签批完成之前发放离职证明书，同意员工离职。

2、该员工部门主管失职，在知晓该员工有这种情况下仍然在离职审批表上签字。

3、公司部门之间沟通不畅，该员工从递交离职申请到办理离职期间这一个月没有人员通知人力资源部门有这种情况尚未处理。

事件跟进：

目前已经通知该员工周二下午到公司，当然是以其他的事由；考虑到该员工知晓这样的事情，有可能故意拖延不到公司，后续将暂停发放员工在公司薪金，直到该事件得到处理，必要时可以采取法律部门协调。

各位高人对于该案例有较高的处理意见可以教教我，谢谢大家。

牛姐四：我们目前是这样办理：

一、不同职级的员工不同的申请流程。

1、主管级以下员工（不包括研发人员）提交辞职申请报告，部门主管、经理签字同意后交人力资源部审核，再交事业部总监审批。

2、主管级以上员工和研发人员（不是主管级）提交辞职申请报告，经理或总监签字同意后交人力资源部审核，再交公司最高领导层审批。

二、离职面谈

员工提交辞职报告一周内组织离职面谈，帮助员工分析、解决问题，尽力挽留该挽留的员工。

三、离职办理

辞职到期或工作交接完毕后给员工办理相关离职手续。给员工出具离职结算单，员工上级领导确认离职日期，工作交接事项，资讯部注销电脑、邮箱、系统权限（操作工不须签），行政部收厂牌并确认饭卡余额，行政部确认劳保用品、退宿舍，人力资源部确认社保、公积金、调户、通行证等，财务部确认是否欠公司钱。

反正每项都必须有责任人签字确认。

四、目前的风险

1、因公司员工较多，一般员工统一在周三办理离职。

2、员工离职时未能结算工资，工资仍然按公司规定的时间发放。

目前这样操作倒没有产生纠纷，主要是离职办理人员对待离职员工的态度好，能把各项办理内容讲解清楚，打消员工的顾虑，能得到员工的认同。

五、关于辞退

1、必须要有证据。

2、给员工出具书面的解除劳动关系通知书，并让员工签字。

原则上我们并不赞同辞退，多采取劝退的形式，让员工提交辞职申请报告，尽量规避风险。除非是严重违反公司制度的员工，比如打架斗殴，贪污受贿，偷盗财物等。

牛姐五：1、我们的离职手续是先由员工写辞职信或是离职申请，一般情况下，试用期提前三天，正式工提前一个月；与主管、HR交流，做离职面谈，确认离职意向；接下来到期后填写《离职交接单》，交接相关事宜；HR办停保险、住房公积金等；确认所有交接事项完毕后，HR结算工资，财务发放薪资；最后，HR出具离职证明。

2、通常在办理离职手续时有几个方面的风险：

一是员工请假后不再办理离职手续，自动离职，没有任何交接，尤其是过春节等长假的时候，这种情况更容易出现，这就给我们的离职交接和保险办理带来风险，如果来不及办停，那该员工的保险就要多缴一个月，要公司全部承担，而且现在要求办停保险时，必须要员工本人签字，如果员工不到场，单位签署，势必会有风险；

二是一些外地员工直接电话辞职，也不办理任何手续，一些需要他们签署的文件签不了，可能带来风险；

3、针对这些可能的状况，我们采取了一些措施：

一是对请长假的，密切跟踪，尤其是月末时反复确认，对有疑问的会有书面联络单给到所在部门，方便确认，无法知悉的保险等办理暂停手续，待其上班后再恢复；

二是对于外地请假的员工，超过期限不来，联系不到的，寄送书面文件，并留好回执；

三是请长假或是长假期间的工资采取暂缓发放，以现金形式待其复岗后发放到位，对逾假的保险按比例由个人分摊。

牛姐六：劳动合同无论基于什么原因解除或终止，企业与员工都应当及时办理离职手续。对于企业而言，一方面，要及时清楚的与员工办理各项离职手续，以防后患;另一方面，即便对于违约或有过错的员工，也不能通过拖延或拒绝办理离职手续来制裁或为难员工。对于员工而言，正常办理离职手续是其对上一份工作的总结，也是对其负责任的体现，自离对职业形象会造成损害，在做背景调查和离职证明时会出现污点。

1、我们公司员工离职手续的办理

员工离职需先和部门主管沟通，让部门主管有个缓冲期。

部门主管同意了之后员工到人力资源部领取离职申请表和交接表。离职申请表要写明离职原因和离职日期，本人要在离职表上本人签名处签名；交接表则是要求员工配合公司完成交接表上的各事项，将工作交接情况，宿舍整理好，财务欠款结清。

员工需要将交接完整的交接表、填上本人签名的离职申请表并给部门主管签完字后交到人力部，由人力部汇总给公司副总审批，最后在人力部备案。

一般员工需要提前一个月辞职，试用期提前3天辞职，双方友好协商

2、存在风险

主要是被动离职员工。因为公司对于业务人员有明显的业绩指标考核，对于其他岗位人员的考核则相对模糊，都比较笼统，另外对于不愿意办理离职和被动离职的员工也没有发解除劳动合同办理离职手续的通知函和公告。

对于主动离职也好被动离职也好，都尽量让员工自己填写离职申请表。

从法律层面来说，应当知悉主动辞职和被动辞职的法律政策，法律是双向的，对于明显的法律错误尽量避免。

要保留好员工离职的申请记录和离职档案，口头申请会造成管理混乱另外对后续不利，如果后期员工以此来要求公司赔偿结算工资之类的就比较麻烦

在入职初签订劳动合同时对于离职做出约定，比如自离怎么处理。另外如果对员工表现不满意想辞退在制定考核制度时对于此项做出约定。

员工被动离职一定要准备好相应的材料，比如不合格记录、相适用的法律条文等，与员工好好沟通，做好补偿工作。

对于不愿意办理离职手续的人员发送解除劳动合同通知函和离职手续办理通知函，保留快递记录。对于有严重违纪行为的员工则发布公告

员工离职及时结算好工资，并及时办理档案及社保关系转移手续，做好善后工作

牛姐七：离职手续分三种：

一、个人提出离职申请。

1、是个人需在30天以前（特殊的可适当放宽时间）提出个人离职申请，填写离职申请表。

2、员工所在部门主管签字，此时人力部组织离职面谈。

3、如员工去意坚决，表格再由人力部、公司法人签字后，通知员工本人领取相关离职通知书，通知书上告知需要办理的相关手续，如转计生、转档案、工作交接、资料移交、结清财务款项等。

4、手续办理完毕后，到人力部领取解除劳动合同证明书，结算工资，转出档案、社保等相关资料。

5、员工的离职手续资料存档，完成离职手续。

二、公司对员工提出离职。

1、公司要有相关制度匹配，如职工奖惩办法，劳动合同管理制度等。这些制度要经过合法途径和程序颁发、实施和告知员工。

2、公司根据制度中相应条款予以处理，并及时与员工沟通，做好相应文字记录。如对考核不合格的，先与员工沟通后，再安排离岗培训，培训后再上岗，上岗仍然不合格的，再次进行沟通，并予以解除合同等。

3、用人部门、工会、人力部与员工沟通，说明公司的处理意见和建议，尽量得到员工的认可。沟通内容形成文字记录。

4、用人部门填写员工处罚审批表。交工会、人力部以及公司法人填写处理意见。

5、员工个人在处罚审批表上签名确认。如员工拒不签名，不要紧，因为之前的工作已经足够充分了，并都有文字记录和工会参与，员工想赖也赖不掉。正常而言，有了前面的动作，员工是会签名确认的。

6、员工确认后，发放离职通知书，手续同上。唯一不同的是，提前告知员工，手续办完后才可以领取经济补偿金。这样，员工才会积极配合去办理离职手续。

7、离职通知书填完后，转出档案、结算工资、停社保等。并给员工发经济补偿金，在解除劳动合同证明书上，说明职工已领取相应的经济补偿金。

8、员工的离职手续资料存档，完成离职手续。

三、员工未办理离职手续，自动离职。

1、公司有相关考勤制度和员工管理制度，每天必须请假，对未请假的员工，消失半天以上，就需要联系当事人，联系不上，要与其直系亲属联系，做好录音。

2、严格做好考勤管理，并按公司相关制度，对连续旷工几日的，予以解除劳动合同。

3、用人部门填写员工处罚审批表。交工会、人力部以及公司法人填写处理意见。

4、离职资料通过ems、登报的方式进行送达。

5、员工个人档案、工作证等资料进行登报，说明工作证无效，并提醒员工档案处理问题。

6、通知家属，做好沟通，并说明相应的工资、社保等情况。

7、资料存档，完成离职。

风险问题

员工的离职风险最大在于自动离职，而自动离职最可能发生的是财务问题、法律纠纷。而此两点，也是可以通过制度进行防范。比如财务制度上，对于超过一定金额的款项，只能开具公对公的现金支票或公司转帐形式，而不能用现金支付。对于预支现金的，设定累计上限，超出上限的不能再预支。除非有相关上级承担责任。对于法律纠纷的，提前做好登报公布，防止员工离职后借公司名义去获取非法利益。

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