公司关键行政事项制度（文件、出差、用车）

行政管理制度

第一节 文件管理

1、  目的：为实现公司各项管理工作的有理有据进行，特制订本文件管理制度。

2、  管理办法：我公司实行总公司统管，各分公司自主分管的方式进行。各分公司自主订立的制度，文件等必须参照总公司相关管理制度和签批、上报、下发流程规则执行。在不违背总公司管理规则制度的情况下，各分公司可根据实际自主制定，下发，记录管理本公司内部的相关文件，但必须接受总公司的监督检查。

3、  文件：文件是指公司内外部，上下级之间在工作过程中为方便管理而撰写的相关制度、申请、报告、合同情况说明以及需要签批的文书、财务单据、行政人事单据和对外往来文件等。

4、  签批：签批仅指公司董事长或各公司总经理等领导对各项请求、工作计划、报销单据、制度类文件等内容意见的签署。

5、  审核：文件发起人一般为文件报告的申请人、对内管理下达意见者、对外工作具体负责人等人员，文件审核人一般为具体职能部门管理人员，各公司总经理等。

6、  签批流程：

（1）、管理制度类

A、文件制定；B、部门负责人修正；C、分管总经理审核；D、总公司总经理签批；E、各公司具体执行/总公司总经办存档并抽查；

（2）、检查事务类

A、当事人/检查人填写；B、部门负责人签字；C、分管总经理审核；D、总经办签批；E、事务涉及部门存档；

（3）、财务类

A、报销人/资金计划人填写制定；B、部门负责人签字审核/相关证明人签字；C、财务类人员审核具体单据；D、分管总经理签字批准；E、董事长签字批准；

（4）、采购类（办公物品、相关设备设施、后勤物资等的购买）

A、申购人制定填写并签字；B、部门负责人汇总或审核；C、采购类人员报账并借款；D、分管总经理签字批准；E、总公司总经理/董事长批准（价格较高物品的购买）；F、采购员采购；G、领取/使用人签字；H、财务销账；

（5）、人事类

A、请假/出差

a\请假人（出差人）填写假条/出差申请、b\部门负责人签字、c\分管总经理签字批准、d\总经办/人事行政中心存档，e\请假人销假//出差人报销汇报

B、人员调动/薪资调整

a\当事人填写相关表单、b\部门负责人签字、c\分管总经理签字、d\接洽公司/部门负责人签字，e\财务/人事行政中心/总经办存档。

（6）、对外关系类

A、第一当事人撰写缘由和要求并签字；B、分管负责人/总经理签字审核；C、分管总经理向总公司上报处理意见；D、总公司指定相关人员具体撰写相关文件；E、相关负责人签字审批/提出修改意见；F、成文并对外发送；G、总经办/分公司办公室存档。

7、其他：各部门或当事人对文件制定、填写和批准应认真审理，及时办理，及时呈递、不得无故拖延。各负责人应该对文件的真实准确性及使用及时性负责，若应文件资料不完整和不准确造成的延误和损失，由总公司总经办在日常检查中对相关当事人追责。

第二节 车辆管理

1、  目的：为确保公司车辆管理工作安全有序，并保障车辆发生事故后能够得到正确处置，特制定本制度。

2、  适用范围：XX棉业/XX仓储，XX建设/XX物业/XX置业，XX小贷/XX饭店所管辖范围内领导私人用车，作业内卡车和货车等。

3、  车辆备案：办公室主任必须负责按照每一保险年度安排填写建立公司《车辆档案》，档案中记录车辆情况包括购买时间、型号、车牌号、保险起止日期、维修（出险）记录、车辆外观图片等记录，并保管好相关车辆的驾驶证、行驶证等证件。

4、  出险报备：公司的车辆在正常行驶过程，发生了交通事故，必须第一时间报总公司总经办，并说明情况，办公室主任或相关领导需判断事故是否需要报交警或者保险公司处理。若发生交通事故未报告，一经公司发现，对责任司机处罚相关损失的1%-10%，并承担本车辆维修费用。

5、  维修保养：公司车辆由具体驾驶员或使用领导指派专人保养和维护。在具体保养过程中，相关执行人必须根据实际具体上报保养时间、保养项目、维护地点、花费费用等内容，如不上报或虚假上报的，财务不得报销或从具体执行人工资中扣除虚假报销费用的2倍以做惩罚。

6、  安全行车奖励：公司倡导按照规定流程借车、用车和操作具体车辆，对于一年中未发生任何安全事故和违规操作并认真保养的司机，由相关领导确认后给予一定奖励。

7、 车辆事故责任区分处理:公司财务负责按照交警认定事故责任进行以下的维修责任区分并追究赔偿责任：

A\判定我司司机负全责的事故，司机负责承担50%的我方车辆维修费用；(无事故认定书的视同全责)

B\判定我司司机负主要责任的事故，司机负责承担40%的我方车辆维修费用；

C\判定我司司机负次要责任的事故，司机负责承担30%的我方车辆维修费用；

D\判定我司司机无责的事故，司机不需承担；

同时公司有权利视事故性质情节，对于相关责任人按照公司制度规定进行处罚。

8、其他：本制度如有不完善之处，或相关当事责任人认为自己受到不公对待的，由当事人、部分负责人、分管经理、财务部人员和总经办召开专项会议讨论处理。

第三节 出差管理

1、 目的：为了使公司出差人员有效、便利的开展工作，有可以参考的行为准则，特制订本管理制度。

2、定义：出差是指到公司所在城市（荆门市屈家岭管理区）之外开展工作的行为。一般而言，出差分为当日出差和多日出差两种。

当日出差是指在一个工作日内就能返回的出差；

多日出差是指超过一个工作日且需要在外住宿的出差。

3、适用范围：XX棉业/XX仓储、XX建设/XX置业/XX物业、XX小贷/XX饭店

出差流程：

第一步，提出出差申请，无论是其主管安排或自己工作需要而出差，需事先向分管领导说明或填写“出差审批单”；

第二步，出差一般需要审批，按照程序执行，一般由其直属主管签字和上一级主管签字，方确认出差申请成立，并报总经办/人事行政中心/分管办公室部备案；

第三步，出差工作的实施；

第四步，回公司后向总经办/人事行政中心/分管办公室报到，开始正常上班并记录考勤。

第五步，向直属主管或分管总经理进行工作汇报，必要时撰写出差报告。

第六步，填写费用报销单，经审批确认后到财务报销。

5、异常处理：

（1）、来不及说明或填写“出差申请单”时，应口头或电话告知所在部门或办公室，方可确认为出差，否则按事假处理扣发当日工资。

（2）、工作应以完成出差任务为核心，有效开展工作。若有明显超出期限、费用明显超出预算等异常情形，应及时电话请示直属主管或分管经理。若有异常情况出现而未请示公司领导，直属主管、分管经理或办公司的，在其出差归来后应要求其当事人撰写“出差情况报告”，由相关领导做出工作评价，并有权对其异常工作情况做出处理。

（3）、出差前要向公司借款的，需填写“借款单（财务部有相关表格）”，向财务部申请借款，事后核销借款额，按财务部要求执行。

6、补贴和报销：

（1）、公司出差以方便出行，按时完成工作任务为宗旨。对于当日出差当日回（不含住宿的），对交通费实行实报实销，餐补按照12元/餐处理；对有住宿的的多日出差，交通费和住宿费实报实销，餐补按照每日35元/人发放；如是驾驶公司车辆或乘坐公司车辆出差的，只报销相关因办事产生的费用及驾驶员出具的油票等费用。

（2）、公司总经办、财务部、分管总经理有权对出差人所出示报销费用项目类别的真实性进行抽查和调查。如发现虚假报销或不实报销的，相关审核领导或财务管理人员可拒绝签字审批和给付报销费用。