招聘环节中如何做好背景调查

最近一段时间，各个有关的人力资源网站都在开展“轰轰烈烈”的有关招聘中背景调查的“大讨论”，那我也来凑个热闹吧，把我们的做法分享个大家，希望能为HR们起到一个抛砖引玉的作用。

    说到背景调查，对于它的解释有很多。我认为下面这种解释还是比较准确的：“背景调查就是企业人力资源部门通过各种正常的、合法的、合理的方法和渠道，对被调查员工的工作经历、教育背景、兴趣、薪资等情况进行暗中调查，以获得被调查员工背景资料的相关信息，并对获得的信息与被调查者所提供的应聘简历、面谈介绍以及职位信息进行对比，以成为企业人力资源管理者对员工聘用的参考依据，为人才决策提供重要的证据材料。”

    背景调查就是“为人才决策提供重要的证据材料。”但不同的企业、不同的人员，在实施中却是会有区别的，有时区别还是蛮大的。

    我们公司对全部人员都会进行背景调查，但会根据岗位的不同而“区别对待”。我们会对中高层管理职位、涉及公司核心技术机密的职位以及涉及资金、物资管理的职位进行“相对详细”的背景调查，其他人员则是进行比较简单的“基本”调查。

    背景调查的渠道和方法有很多，专业书籍和文章都有详细的介绍。譬如企业自行调查、委托第三方、企业联盟以及访谈法、问卷法、文献法、电子信息收集法、观察法、实验法等等。但是如何合理的用好这些渠道与方法，来以此提高背景调查的信度和效度，则是需要我们HR们用心去思考并努力做好的。

    为了有效地利用好背景调查这个“有利武器”，真正为公司的人才决策发挥作用，我们归纳了八个“确保”，保证了背景调查工作顺利有效地进行以及背景调查结果的良好运用，提高了背景调查的信度和效度。具体做法如下：

    一、形成制度完善管理——确保背调落到实处。

    为了更全面、可靠的获得求职者信息，核实求职者信息真伪、有效规避和弥补招聘漏洞，最大限度地保证公司招聘的准确性，降低用人风险，我们成立了以老板为组长，人力资源总监为副组长的“背景调查管理小组”，并制定了详细的《背景调查管理制度》，制度包含了调查目的、适用范围、各方职责、授权保密、程序内容等等，并对各种调查记录、调查表格以及调查报告做了规范明确的规定。关键还对调查中出现人为弄虚作假等事宜与奖惩、绩效挂起钩来，确保背景调查工作引起高度重视，使调查过程与结果真实可靠、不走过场。

    【之所以让老板担任组长，是因为我们这样的家族企业招聘“潜规则”相对较多，关键时候可以抬出老板来“唬人”；再说，这是在为老板进行“风控”，老板也高兴不是？】

    二、建立流程规范操作——确保背调有效实施。

    为加强对公司招聘人员背景的充分了解，确保所有招聘人员资料的真实性与可靠性，避免出现虚假、伪造的个人资料及信息等现象，我们建立了规范的《员工背景调查工作流程》。

    流程涵盖了确定被调查对象、调查工作的准备、被调查的内容真实性以及不同的背调完成的时间周期等方方面面，一直到整理背调资料、写出调查报告，直至提出是否录用建议。

    正是因为调查小组成员能够严格按照流程规范执行，确保了背景调查工作顺利有效的实施。

    三、根据司情确定标准——确保背调满足需要。

    背景调查涉及的岗位以及包括的项目很多，每个企业都有各自不同的作法。我们根据自己公司的具体情况，做了详细的界定，确保背景调查能够最大限度地满足岗位需求，并且减少不必要的人才物力浪费。也就是说只要能够达到目的、满足需要即可，不必面面俱到。

    我们首先是确定全部岗位都需要调查（各位不要一看“全部”两个字就感到工作量巨大，实施困难，请您耐心往下看）；其次是根据岗位不同所定调查项目不同（就像体检一样，健康证每个员工都要办，但要根据从事的岗位来定体检项目）。

    背景调查内容主要分为两类，一类是通用项目，如身份证、毕业证、学位的真实性，任职资格的有效性等；另一类是与职位说明书相关的工作经验、技能、绩效等。我们会根据岗位的需要从以下调查项目中选择：（1）身份证真伪调查；（2）毕业证真伪调查；（3）教育背景调查；（4）工作背景调查；（5）管理能力和技能背景调查；（6）个人品质调查；（7）劳动纠纷调查；（8）财务问题调查；（9）犯罪记录调查；（10）其它。

     譬如：生产一线的普通员工只进行“身份证的真伪确认”即可；对有学历要求的一般人员在身份确认的基础上再加上“毕业证的真伪确认”等；而对高层管理人员则必须要有“个人品质调查”等等；而对于一些特殊岗位甚至都需要进行病史或职业病调查。

    正是因为我们针对岗位的不同，确定了背景调查的不同标准，因此，在满足公司招聘需要的基础上，提高了背景调查的效度。

    四、科学设置调查问题——确保背调抓住重点。

    对于背景调查的内容，相信大家的认同都是大同小异的，我上面列举的应该也差不多都包括了。而怎样在背景调查过程中能够更确切地了解到真实而有用的信息呢？我认为:一是要根据岗位的不同而有所不同的侧重点；二是对于调查问题的设计要用心；三是提问方式要根据调查人不同而灵活运用。

    我们通常主要采取的是电话询问的方式，其他的诸如上门拜访、发调查问卷等方式用的还是比较少的（对一些重要岗位还是必须要用的）。因此，询问中问题的设计以及提问方式相对来说是非常重要的，因为它可以帮助我们找出被调查者不易察觉的表现与优缺点。同时，要注意保证重点内容的调查，切忌盲目的求多、求全、求广。

    譬如：招聘了一位部门经理，为了了解他的协作能力、领导风格、抗压能力，我们可以设置诸如：“他最大的改善空间是什么？”“您认为我们还有什么需要知道的？”等等这样一些开放性的问题……；也可以设置一些诸如：“他需要加强或改进提高的地方是哪些？”“作为他曾经的领导，您会对他提出哪些建议呢？”这一类的虚心征询性质的问题；抑或是诸如：“怎么感觉他这个人脾气好像有些暴躁？”之类的假设性问题来让对方回答，以实现我们想要达到的调查目的。

     五、灵活安排调查时间——确保背调提高效率。

     背景调查一般都是安排在面试结束后与上岗前的间隙进行。此时，大部分不合格人选已经被淘汰，剩下的已经是“很少”的“佼佼者”了，不仅调查的工作量会相对减轻很多，况且通过几轮面试，对候选人介绍的资料已经熟悉掌握，此时调查，在调查项目设计上会更有针对性，收到的调查效果会更好。

     但是，我们在上面这种“传统”“标准”做法的基础上，根据公司实际情况，转变观念，大胆变革，把背景调查分成了面试前调查、面试后调查以及试用期调查三个时间段进行，有效地发挥了背景调查的真正作用，提高了招聘效率。

     1、面试前调查：为了进一步提高候选人筛选的精准度，我们会对一些要求比较高的职位进行面试前背调，这样做可以极大地提高招聘的“效益”。举例说明：

    （1）我们需要招一位研发高级工程师，虽然候选人是行业中专业人士介绍来的，但技术要求是不是如其所说的那样强大？我们会在收到信息时，根据我们的要求先进行技术背调（方法与我在之前的《如何开发新颖招聘渠道》分享中如出一辙，在此不再赘述）。如果合格那就进行接下来的流程，如果不过关，那就没有必要进行以下的环节了，这样无形中就会避免做许多无用之功。

    （2）假如我们需要招一名高管，我们对高层管理者的要求之中关键的一项就是“个人品质”，那么，拿到简历以后，我们会先通过网络、行业联盟等渠道进行背调，假如他像国美的那位“耳东”先生一样，具有身为管家却时刻想着赶走主人的“道德品质”，那我们就会直接“拍死”，不再浪费时间。

     2、面试后调查：面试后调查是最常规的做法，这里就不再罗嗦了（况且我讲的还不一定有别人讲的好）。

     3、试用期调查：上周的课题有讲到招聘潜规则，我们的试用期背调就主要是针对这种“潜规则”而进行的。【我们是典型的家族企业，有时候人力资源部对个别事情无能为力，所以前面提到的拉老板“入伙”“背景调查管理小组”，就是为我们能够有力应对招聘当中的“潜规则”奠定基础】

    下面用一个案例来说明我们的试用期调查（因为涉及到行业等因素，案例中没有提及姓名，请理解）：

     2011年8月，我们老板的朋友介绍了一位品牌总监来公司就职。因为介绍人是老板的“铁哥们”，因此，老板一声令下，一切招聘流程全免，并由其秘书亲自陪伴直接办理入职。在办理入职手续时，该同志不能提供身份证、学历证等有效证件，只是报了一个身份证号码，并说什么忘在家里，三天以后快递过来。人力资源部在请示老板同意后为其办理了入职，而部门也对这位“人才”立即安排了上岗。

    然而，时间过去了一周也没能将身份证寄来，期间人力资源部曾两次催促。而老板的态度就是“XXX介绍的，没问题，急什么。”然而，就在这反复催促中，时间过去了一个月，这时我们通过试用期的跟踪考评中得到营销中心的反馈——该同志出差再远都不做飞机！人力资源倍感“责任”重大，在说服老板同意后开始对该同志进行背景调查。

     我们首先通过他提供的身份证号码进行了身份真伪的确认，结果核验结果是：“无照片”、“不一致”。为了排除名字书写的错误，我们把该同志的名字进行了N个∕次“中国字”的组合验证，一直未果。而我们另一组背调人员也发现该同志行业内口碑较差，喜欢拉帮结伙，并且还有与行业内另一名从业者因争聘一个职位而在应聘单位门外互相谩骂的“光辉事迹”。我们把这些情况通报给老板后，老板因为“鬼迷心窍”，还是不愿立即作出决定。而这期间，他的“拉帮结伙”嗜好已开始显露端倪。

    鉴于此，在充分掌握确凿的背调资料以后，我们撰写了详细的《背景调查报告》，并在此报告中破例添加了“试用期跟踪考察“的具体情况，同时，明确的签署了“建议立即辞退”的意见上报老板。而老板也在这期间明显感觉到了这位“人才”的“分量”，终于痛下决心与其“分手”。但也因此造成了不必要的人财物力的浪费。

    而我之所以要把这件事情分享给大家，目的就是想告诉朋友们：HR必须维护公司和老板利益，有时候为了这种“维权”，我们必须不怕麻烦、面面俱到（这和前面提到的不“面面俱到”有本质的区别），甚至于要“认死理”。这样，我们HR不仅能够得到上级的青睐以及大家的广泛认可，而且对于今后各项人力资源工作的开展也会起到良好的推动作用。

    六、有效选择渠道方法——确保背调资料准确。

    背景调查的途径主要有企业自行调查、委托第三方机构调查以及同行企业联盟调查、熟人了解等。方法也主要有电话调查、问卷调查、面对面访谈以及网上信息收集，甚至对候选人进行家访。【如果需要委托第三方机构调查，一定要签订《背景调查服务合同》，合同中要明确列明各项条款以及权利义务、违约责任等】

    我们主要采用的是公司自行调查和行业联盟调查，并以电话调查、网上信息收集为主，其他途径和方法为辅。关键是：一定要根据被调查对象的不同而合理的选择调查渠道和调查方法，要尽可能地从不同的角度和不同的被调查者处进行调查，才能真正做到有的放矢，保证背调资料的真实、可靠、准确，从而使调查资料具有较高的“性价比”与较强的“权威”性。

    譬如：在调查前面提到的那位高级工程师时，我们会注重以专业技能为主，会通过科研院所、专利项目以及行业技术信息等来求证。

    再譬如：那位具有“潜规则”的品牌总监，我们就必须对其身份的真伪进行“穷追不舍”的验证。同时，因为他的工作更多的是与市场和客户有关，我们则需更多的从行业口碑、个人品格的角度去调查。

    七、合理分析客观评价——确保背调结果“给力”。

    背景调查结束以后，负责调查的人员必须将各种资料记录整理成档，然后经过小组讨论（视具体情况而定），合理分析、认真比对、去伪存真、客观评价，写出《背景调查报告》（普通职位简单的背调不需要写）。

    背景调查报告需要详细记录在调查过程中了解到的一切信息，包括：身份验证、学历验证、专业资格验证、工作履历验证、工作绩效表现、候选人性格特征以及是否离职、竞业禁止等等诸多方面。尤其要注意做出最终的评语或结论，便于给招聘录用提供有力的支持。

    需要强调的是：被调查人雇主的评价是否客观需要我们认真分析、加以识别。因为有一些雇主为了防止优秀的员工被挖走，有时往往会故意低调评价手下的“得力干将”，以打消竞争对手的“挖角”意图；也有一些证明人不想原来的同事失去一个好的机会，有时往往会夸大被调查人的成绩或表现，或者隐瞒一些不当的行为或不足的方面（这就需要我们的调查不要限于求职者提供的信息）；还有的雇主会故意“使坏”，贬低甚至诋毁离职员工【有一个叫什么“PAI”的手机制造企业就是用这种卑劣的手段来对待、有时甚至是威胁员工的】。

    八、坚持原则尊重人权——确保背调不越“红线”。

    背景调查要本着合法、保密、可靠的原则进行。正式调查之前一定要让被调查者知情，征得被调人同意，并取得授权，签订《个人资料调查授权书》（授权书要说明公司可以调查候选人提供的证明人以外的人员。另外，前面提到的面试前调查，是一种以网络***息为主的初步调查，不存在侵权之嫌），以免引起不必要的纠纷。必要时还需要向被调查单位发出公函。调查时要做到：尊重和保护被调查者，不要涉及被调人尚未离职的公司，尽可能不要涉及被调人的个人隐私，对被调人个人信息必须保密。

总之，在整个背景调查过程中，要注重道德与法律风险的防范，也就是说，要有一定的“度”，要“适可而止”，绝不能超越法律的“红线”，以免使公司良好的雇主品牌受到影响。

    虽然背景调查是一种能够直接证明求职者情况，提高招聘精准度的有效方法，是将不合格人员拒绝于门外的“有利武器”，但鉴于会受到环境、人物、实施情况以及各种因素的影响，有时往往可能会出现一定的偏差，（譬如：由于操作手段的影响、限于资源的关系、以及背调单位和受访人的配合等因素），因此，我们不应将其作为主要依据，只能作为招聘辅助手段来合理使用。

    作为HR，我们在做决定时，必须要慎重考虑，要从人力资源管理专业的角度对背景调查资料做出合理的分析与客观公正的评判，只有这样，才能使背景调查真正为企业提高招聘效率、降低用工风险、优化人力配置做出“卓越贡献”。