| 公司档案管理制度 第一章 总则 第一条 51taolie为提高各部门档案管理意识，加强本公司信息的管理，规范文书立卷工作，特制定本制度。 第二条 公司档案管理制度由行政人事部统一指导并监督执行，行政人事部下设档案管理处，内置档案柜，并指派人员兼任档案管理员。 第三条 各部门下设文件收集（归档）处，部门经理指派专人兼任对部门文件的收集、整理工作，并在规定时间内对文件归卷，交由档案管理处，做好交接。 第四条 档案管理处要在每月度终了对各部门提交的档案进行归档；每季度终了，总经办负责全面检查档案管理工作；每年度终了，要对档案管理制度进行评估，总结本年度档案管理工作。 第五条 涉及法律文件、财务文件、人事文件的，除特殊规定外，也应遵循本制度。 第六条 档案管理人员工作调动或离职时应将经办的档案管理事项向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二章 归档范围 第一条 重要的会议材料，包括会议的通知、领导人讲话、会议简报、会议记录、会议上的决议等。 第二条 上级机关（这里指总公司或集团董事会）发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第三条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第四条 本公司的请示与上级机关的批复。 第五条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第六条 本公司与有关单位、相对人签订的合同、协议书等文件材料。 第七条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第八条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第九条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第三章 文件材料的收集管理 第一条 由各部门负责收集文件材料。各部门均应指定专人负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案管理处，并做好交接工作。 第二条 凡本公司总经理、总经办发出的文件和本制度“第二章”涉及到以公司为主体接收、发放的文件由档案管理处统一收集管理。 第三条 一项工作由几个部门参与办理、在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。专项会议文件由会议主办部门收集归卷。 第四章 平时归卷 第一条 各部门应树立平时归卷的良好意识，对收集的文集及时归卷。对处理完毕或批存的文件材料，由专人统一保管。 第二条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 第三条 承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专人归卷。 第五章 立卷要求 第一条 立卷工作由档案管理处负责组卷、编目，相关人员予以指导及配合。档案管理处应对各部门档案管理专员做好本业务的指导工作。 第二条 档案立卷应以部门类别、保存时限、文书性质、保密级别等指向分类。 第三条 填写卷内文件目录时，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。 第四条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第五条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。 第六条 带有保密级别的文件单独立卷，并注明保密级别及查阅人权限。 第七条 没有连续性的年度文件应单独以年度立卷；跨年度的带有连续性的文件应以事项起止为单位。 第八条 文件材料彼此有关联性的，应保持文件之间的密切联系并进行系统的归卷。 附则 1． 本制度公布日期为_______。 2． 自公布之日起15日内，各部门或相关人员可提出异议，公司将组织讨论及整改，若无异议，7日之后开始执行。 |
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