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人事专员新手到熟手（1）-考勤处理注意事项

热度 3已有 1811 次阅读2015-4-15 13:35

接着介绍人力资源专员中的人事专员，应知应会。

人事专员应知应会，介绍了通讯录整理、入职离职手续办理、考勤处理、劳动合同签订、劳动合同处理、人事月报编制、社保公积金办理、人事信息库维护、福利统计发放、入职离职手续办理、档案资料保存、职称办理、领导临时交办的其他任务等人事专员层次的工作任务、技能。

虽然不同的公司对人事专员的职责、要求有所出入，但能完成上述事项，可以算相对合格的人事专员了。

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一、考勤处理

下面，用一句话来概括考勤处理具体做什么：根据公司的考勤流程，通过不同的考勤打卡方式提取、审核日考勤数据，监督日常考勤行为，制作月考勤记录表，统计月出勤、缺勤数据，在规定时限内提交下道工序的负责人员。

二、考勤打卡几种方式

常见的考勤打卡方式有：考勤表签字、纸质打卡、电子打卡、指纹打卡。

1、考勤表签字。在前台、车间放置纸质考勤表，墙上挂考勤钟，由员工手写上下班时间并签名。

2、纸质打卡。在前台、车间放置考勤机，每个员工有一张纸质卡片，员工自行将卡片插入考勤机，考勤机在卡片上打印姓名、上下班时间、中途进出时间。

3、电子打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷胸卡(餐卡)，门禁系统自动记录姓名、上下班时间。

4、指纹打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷指纹，门禁系统自动记录姓名、上下班时间、中途进出时间。电子打卡、指纹打卡的考勤数据，可在电脑中导出Excel 表，一般由前台协助，定期提交给人事专员。

随着移动互联网的发展，也出现了新的打卡方式：QQ 群、网站等开通了“签到”功能，智能手机也提供了远程打卡的功能。

三、日考勤数据是怎样的

不管选择哪种考勤打卡方式，原则上都应手工整理，或通过Excel 导出，变成日考勤记录表，为制作周、月考勤记录表提供基础。

下面，以××科技公司为例。2010 年10 月15 日，当天是星期五，该公司规定8:30 上班，采用指纹打卡。门禁系统通过Excel 导出数据，形成日考勤数据表，见表2.6 。

表2.6 日考勤数据表示例(考勤机导出的部分数据)

部门

证件号

姓名

打卡日期

星期

打卡1

打卡2

2010.10.15

五

8:27:48

8:27:49

2010.10.15

五

2010.10.15

五

8:18:36

2010.10.15

五

8:28:03

2010.10.15

五

2010.10.15

五

2010.10.15

五

8:29:40

2010.10.15

五

2010.10.15

五

8:16:35

2010.10.15

五

2010.10.15

五

8:02:41

2010.10.15

五

2010.10.15

五

2010.10.15

五

8:09:36

注：证件号指员工指纹登记的序号。
由此表可见：当天打卡的员工，未出现迟到情况。但有部分没有打卡记录的，则需人事专员核实缺勤的不同情况。
注意：从门禁系统导出Excel 表是前台的职责，但对表中数据的核实是人事专员的职责，核实是需要花点精力的。

四、加班记录、请假记录是怎样的
考勤时，除了需要打卡记录上下班时间，还需要记录加班时间。加班记录表，见表2.7 。

表2.7 员工加班记录表

部门	员工姓名	加班日期	小时数	类别	加班事由	是否已批准	备注

注：部门根据公司实际情况来分类。类别指：法定节假日、双休日、平时。如有缺勤，还需要核实请假记录。员工请假申请表，见表2.8 。

表2.8 员工请假申请表

部门		姓名		职务/岗位
请假时间	从年月日时至年月		日时	销假时间
请假原因
部门意见	部门负责人签字：
人力资源
部意见	部门负责人签字：
备注

五、月考勤记录表是怎样的
人事专员核实日考勤数据后，结合请假记录、加班记录、旷工记录等，需加工周、月考勤记录表。注意：做周表是为了提前把基础工作做完，否则到月末，事情堆积很多，会导致工作延误。
月考勤记录表一，见表2.9 。

表2.9 月考勤记录表一(部分信息)

序

号

部门

姓名

二

三

四

五

六

日

一

二

三

四

五

六

日

一

二

三

四

五

六

日

一

二

三

四

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

公

√

表中第一行，是每月的1—31 日，需设置当月对应的工作日、休息日。人事专员的工作内容，就是对每个员工每日的出勤缺勤状态进行符号标注。标注的依据是考勤打卡记录、其他请假旷工记录等。
符号标签：正常出勤=√，休息日=公。其他各类缺勤请假的符号示例，见表2.10 。
表2.10 考勤符号

符号	意义	英文名称
√	出勤	Present
SL	病假	Sick Leave
AB	旷工	Absent
AL	年假	Annual Leave
NP	无薪假	No Pay Leave
MH	婚假	Marital Holiday

符号	意义	英文名称
LA	迟到	Late
CL	补休	Compensate Leave
PH	公休日	Public Holiday
O	其他假	Others
ML	产假	Maternity Leave
SH	法定假	Statutory Holiday
×	缺勤	Absent

不同的公司，月考勤记录表类似，但出勤、缺勤的符号大多不同。月考勤记录样表二，见表2.11 。
表2.11 月考勤记录表二(部分信息)

姓名

月考勤记录表样表二的出勤、缺勤符号说明：X= 全勤、P= 事假、W= 婚假、O= 其他(请用批注注明：A= 年假、S= 病假、T= 外出培训、△=迟到、早退。另：半天的假期可用1/2 表示，如半天病假可用1/2S 表示。
六、月、年考勤统计表是怎样的

月考勤统计表，见表2.12 。

序号	职务/ 部门	员工姓名	迟到次数	出差天数	培训天数	调休天数	年假天数	事假天数	病假天数	婚假天数	护理假天数	产假天数	丧假天数	出勤天数
1			0	3	0	0	0	0	0	0	0	0	0	18
2			0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	21
3			0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	21

年考勤统计表，见表2.13 。

序号

姓名

科目

月份

合计

探亲假

旷工

病假

187

(续表)

序号	姓名	科目						月份							合计
序号	姓名	科目	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
5		病假			26	30									56
6		病假			11	30		12	31	31					115
7		婚假			6	9									15
8		病假				1									1
9		事假					1	1							2
10		病假								9					9

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七、考勤注意事项
     新手除了易出差错，及时性也无法保证。有时想当然地在月末最后一周才做考勤表，但由于月末月初事情多，就容易拖延，影响下道工序的工作提交。所以，月考勤统计表，每周应及时更新。考勤统计是薪资计算、发放的一部分，考勤统计延误，会导致薪资计算的工期紧张，从而产生矛盾。
      人事专员，尤其是新手，考勤管理的日常工作就是重复上述操作：从考勤机导出Excel 表，核实日考勤记录，形成月考勤统计表，提交给下道工序的负责人。
       但是，考勤没有这么简单。还会碰到真考勤、假考勤、代刷卡、体系审核、拟上市、加班等更复杂的问题。人事专员熟手、人事主管对此有应付处理的经验。有时，人力资源部经理、副总都要过问考勤问题。在后面的章节，还会讲到更复杂的考勤问题。

[未完待续]

——选自张明辉新书《人力资源管理从入门到精通》，清华大学出版社，2015年2月版。