公司每月都有月度经营会议，这个会议实质上是一个月度报告会。各高管轮流将自己本月的工作总结及下月工作计划向总经理、董事长报告并回答总经理、董事长的质疑。

    这是一个很重要的会议，大家压力都很大。很多高管就是因为在这个会议上过不了关而被离开的，所以高管们都会花精力来准备这次会议。当然，我也不例外。

    负责人事行政的工作，报告中可能更多的是反映公司的管理问题及提出自己的建议。这有可能涉及到某位或多位高管的利益。如果不用数据说话，大家极有可能认为你是在针对他。也可能被人认为你是在信口开河，从而失去大家的信任。所以，在与高层们开会的时候，我每次都会准备大量准确、完整、有效的数据来论证我所提出的任何一个问题。

    本次的月度经营会议，我提出的议题是：提升加班时间的生产效率。提供的数据是制造部门最近三个月加班与正班生产效率的对比。因为涉及到一些敏感性内容，所以我没有通过邮件将资料发给大家，而是准备采用纸质的资料分给大家传阅。

    在开会前两个小时，我将资料交给王勇帮我打印。因我提前有事需要向总经理报告，因此交待王勇在我开会前十分钟将资料送到会议室来。其实我也是想借此机会，让王勇认识一下公司的高管们。

    离开会还有十分钟，王勇还没过来。不会是找不到地方吧，来之前，我已将会议室的详细位置告诉他了。可能还在电梯里吧，我自我安慰。离开会还有五分钟，还没有见到王勇，我开始有点不安。心里想：这小子指不定又会给我出什么乱子。

    我马上打电话给王勇，电话没人接。因为首先发言的是我，我有点乱了方寸。没有参考资料，我的提案可能没有说服力。董事长对HR部门的要求是，没有调查就没有发言权。

    轮到我发言，我还是硬着头皮提出了我的议题。高管们纷纷议论，有点头称是的，有抱怀疑态度的，生产总监一脸不悦。最后，我担心的事情发生了，董事长发话了：“Joseph，你要用数据说话，将数据给大家看看。”

    我说：“不好意思，数据暂时还没准备好。”“什么？你新来的吗？公司开会的规矩你不懂么？”董事长发火了。“要不大家先议论一下其他议题，我下去将准备的资料拿上来。”我征求大家的意见。

    总经理看我为难了，说：“资料放在哪？我安排秘书去拿一下。最近你的助理不在，我的助理暂借你一下”。

    总经理其实是想帮我，提醒大家我现在没有助理，希望大家能理解我。我说，“不用了，我自己拿更快点，还是你们先开一下吧，我五分钟就上来，很快的。”我向董事长征求意见。“我说你啊，真是痴线啊，去吧，去吧”，董事长非常生气。

    我电梯都没有坐，从楼梯一路小跑直奔我的办公室。到了办公室，我发现王勇正在找什么，“资料呢？快拿过来，大家都在等！”我大声地说。“对不起，总监，你给我的原件，我一时找不到了！你再给我打一份好吗？”王勇怯怯的回答道。

    晕，不过我还是刻意保持平静。我知道如果此时我不平静，王勇根本平静不下来，此刻发火对事情的解决没有任何帮助。我对王勇说：“我的电脑现在会议室，没办法打印了，我给你的原件，你再找一找，不可能会跑掉吧。我们俩一起找，你想想有没有拿到哪个地方去？不要急，慢慢想。”

    我们将王勇的办公桌里里外外翻了个遍，一无所获。

    “你再从头想一想，我给你资料后，你有没有拿去复印？”我提醒王勇。“我想起来了！”王勇大叫一声，疯了一样朝复印机冲去，我跟在他后面跑。原来，那份原件静静的躺在复印机里面。我什么也没问，赶紧复印了十多份，然后跑回了会议室。

    会议结束，我狼狈不堪。自己一个人在会议室静静的呆了一会儿。我有另一个工作习惯，就是做错了什么事情，我会分析一下导致出错的原因，我从中能学到了什么？下次我该如何做？正是有这种思考习惯让我每次能从错误中学习而不是仅仅停在懊悔当中。

    回到办公室，我将王勇叫过来，语重心长地对他说：“入职时公司有没有和你们培训过5S的基础管理知识？”“不，总监，我们学的是8S”，“好，不管是5S还是8S，你告诉我前面5个S是什么？”“整理、整顿、清扫、清洁、素养”王勇回答得很流畅。

    “那我问你，你在工作中有没有贯彻这个5S呢？”“5S不是只能用于生产现场管理吗？”王勇反问道。看来入职培训中，培训人员可能没有将5S的用途讲全面，也没有真正让大家明白5S的作用。

    “好，我现在就培训你如何将5S管理用于你的文件管理工作。请你记下我讲的每一句话，并且按照我教给你的去做，行吗？”王勇点点头，将纸和笔拿在手中。

    “整理之意就是将要与不要的东西分开；要分为现在要、以后要和很久才需要。整顿之意就是将要的东西放在固定的位置，标识清楚。不要的东西，分三类：一类分类放在文件柜中保存；一类作为回收纸利用；一类当作垃圾处理或消毁掉。”

    “文件柜先编好号，资料分类放在文件夹中，打好标识。再作一张索引表，可以随时查得到要找的资料在哪页。然后你在文件柜的外面再打一张表，明确说明柜子的哪层有哪些资料，让人一目了然。然后你记住一条原则，东西放在固定位置，拿动后一定归位，新增资料一定写上去。”

    “桌上的资料夹有三层。第一层是我批好的资料，你快速的传发下去，不要堆。上午分发一次，下午分发一次。这一层你不准有资料过夜。”

    “第二层是待审批资料。这一层的资料你接到后，要马上送到我办公桌上的待审批处，不允许在你这堆，最长不准超过一小时。”

    “第三层是退回资料。这一层是送过来的资料有问题或需要退回去重新处理。要求你上午通知一次，下午通知一次，不准有资料过夜。”

    “如果需要保存的资料立即归类保存，不能拖。不需要的资料也立即处理掉。每天早上来上班擦一遍办公桌，边检查一下是不是按以上要求做好，下班的时候擦一遍桌子，再检查一遍。桌上除了正在处理的资料，不允许有其他资料，必须归档于文件柜中或资料夹中。”

    “另外在电脑中建立一个文件夹，能随时通过电脑查询要找的资料在哪个柜子哪一层哪一个文件夹中。我问你要哪份资料，你应该是先在电脑中查一下，然后马上找到相对应的文件柜、柜层及文件夹。然后打开文件夹索引，能马上将那份资料找出来。不能超过5分钟。”

    “如果你天天坚持这样做，最后就会形成习惯。好的习惯会推动你按正确的程序做正确的事情。”

    “现在我想再问你一下：为什么我给你复印的资料，你会忘记在复印机中？”“我正准备复印的时候，没有复印纸了。我通知行政送纸过来。后来，来了几个电话，看了几个邮件，才突然想起要复印的事来。我到处找那份资料，却忘记放到复印机中了。”王勇一脸歉意。

    “好，那我现在告诉你，今后，我交待给你的工作在你所有工作中排第一优先顺序。然后交待一件就做好一件，有头有尾，集中精力完成。行吗？”

    “行！”王勇回答得很响亮。从那以后，王勇的文件管理能力有了很大的提升，再也没出现过找不到资料的情况。我说过，只要能犯一次错误的事，王勇是绝对不会错过的。欲知是什么事情，请看下回分解。（待续）