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标题: 办公用品的管理规定 [打印本页]

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作者: 无法显示昵称    时间: 2008-2-1 16:51
标题: 办公用品的管理规定
                                     办公用品管理规定

1、目的

为了提高工作效率，有效控制公司办公成本，防止浪费，实现各部门办公资源共享最大化，特制定本规定。

2、适用范围

美亚物流、美亚在线、商旅中心、运营部、市场部、集团财务部、集团人事行政部、呼叫中心等部门所有人员及所属兼职人员、季节工、临时工。

3、职责与权限

3.1 人事行政部是办公用品的管理部门，负责办公用品的采购、保管、发放和使用监督；

3.2 人事行政部负责对各部门的月度申购计划进行审核、汇总；

3.3 财务部对人事行政部月度申购计划的编制、执行情况及办公用品的保管情况进行审核与监督；

3.3 各部门负责人对本部门办公用品申购计划的编制、办公用品的使用负管理责任。

4、内容与要求

4.1 本规定所称的办公用品包括：纸、笔、笔筒、笔记本、文件夹、固体胶、涂改液、炭粉、计算器、订书机、打孔机等用于日常办公所需的各类物品或工具（不含固定资产）。

4.2 凡公司员工应本着节约成本的原则，正确、合理地使用办公用品，严禁公物私用。

4.3 各部门办公用品实行按需申领，除新入职员工外，原则上每个部门每月只允许申领一次办公用品。

4.4部门及员工个人办公用品的配备标准因部门性质及岗位职责而异，具体规定如下：

4.4.1新职员入职时凭入职通知单到人事行政助理处领取以下基本办公用品：嗜喱笔一支、圆珠笔一支、铅笔一支、笔记本一个、固体胶一只。

4.4.2嗜喱笔\圆珠笔原则上每人只许领取一次,以后按月领取笔芯,原则上一人一次领取笔芯的数量在两支以内。

4.4.3打孔机、订书机、计算器、笔筒、界刀、文件架等非易耗品每人最多配备一个，且只可申领一次。

4.5 各部门兼职文员根据本部门人员的配置情况如实填写次月的《办公用品申领计划表》（见附表一）交由部门经理确认后于每月25日前（遇周日顺延）交至人力行政部。

4.6 人事行政助理对各部门计划进行汇总，结合当月公司总体办公费用预算进行适当调整，并组织供应商报价；申购计划表经人事行政经理签批后实施采购。预算内的直接于每月28前采购到位，超出预算的报财务经理及总裁审批后于28日前采购到位。

4.7对逾期不报或漏报的部门，原则上人事行政部不予以另行采购，由此所造成的后果由所属部门负责人自行负责处理。

4.8特殊情况下的急需用品，须由各部门兼职行政文员填写《预算外办公用品申领申请表》

（见附表二），经部门负责人签字并注明原因后报财务部审批，由此产生的费用由本部门下月预算费用冲抵。

4.9 各部门未经人事行政部审批私自申购的办公用品，财务部原则上不予报销。

4.10 各部门遇人员变动或季节性业务发展需求增减的，可视情况适当调整申领计划。

4.11人事行政部对各部门提交的申领计划进行审核，发现申领计划与实际所需不相符的，有权适当削减各部门申领计划。

4.12 凡经采购的办公用品到货后，由人事行政助理清点入库并开具入库单（一联存档，一

联报财务部）。

4.13 各部门兼职文员于每月30日到人事行政部一次性申领次月本部门计划内的办公用品，兼职文员发放办公用品时，由领用人在《办公用品领用登记表》（见附表三）上签收。

4.14员工每月领用办公用品时，须到本部兼职行政文员处如实登记，各部兼职行政文员如实做好本部办公用品领用登记，并建立好相应台帐。

4.15 各部门兼职文员在填写《办公用品申领计划表》时，应在“库存”一栏内如实填写当月本部门各类办公用品库存量，以便于人事行政部进行审核。没有如实填写库存量的,该项办公用品的申购无效。

4.16办公用品管理员（人事行政助理）须建立办公用品管理进\销\存台账，严格管理和发放办公用品。

4.17人事行政助理每月底对公司库存的办公用品进行盘点，保证办公用品帐、物相符，同时编制《办公用品库存盘点表》（附表四）报部门负责人。行政部可根据库存情况适当调整次月的申购计划，以确保公司适当比例的库存量。

4.18 财务部每月初对公司上月的办公用品进、销、存管理情况进行检查，如发现帐物失实，有权对办公用品管理人员进行处罚。

4.19员工应妥善保管好自己的办公用品，如发生丢失或人为损坏要照价赔偿，公司不予另行配置和补发，员工存在主观故意的，依情况严重予以不同程度处罚。

4.20 各部门申领的办公用品若发现确因质量问题而不能使用的，两天内可到人事行政部换取。因使用不当或其它人为因素造成办公用品损坏或不能使用时，由当事人自行负责。

4.21 办公用品保管人员及各部门兼职文员必须控制好办公用品的库存比例,原则上每月库存量应控制在当月申购量的20%以内.

4.23员工离职或有其它变动的，须如数退回所有领用办公用品（易耗品除外），由各部门兼职文员根据该员工办公用品申领情况配合人事行政部做好交接手续并在相关表格上签字确认。

4.24办公用品申领（购）操作流程如下图所示：

总裁审批

各部门兼职文员报申领（购）计划

每月25号交人事 行政部审核及汇总

人事行政部28日前完成采购

预算外

财务部审核

人事行政部 清点入库

每月30日各部门兼职文员领用

财务部 入账

5、附则

5.1本暂行规定自颁布之日起开始实施。

5.2本暂行规定与公司以往规定相抵触的，以本规定为准。

5.3本暂行规定自颁布之日起开始生效