会议安全策划

赖小赖

开会时出现问题该找谁？ 　　策划会议时有诸多的紧迫任务，比如寻找价位适中的会议场所、选择食物、通知与会者会议日程等。而会场应对突发事件的准备情况以及安全状况则往往被忽略，无人问及。那么，发生下列情况该如何处理呢：你的液晶投影仪在会议室内被盗或者一名与会者在会议途中摔倒？很明显，此时你需要知道该会议场所的安全结构。在和该场所的代表初次讨论时，请不要忘了询问安全问题和应急反应问题。你可能会大吃一惊：不同的会议场所的安全结构五花八门，各不相同。比如，大型场所（宾馆，会议中心）通常设有保安科，有一名执勤人员和若干通过认证、可担当救急第一人的大堂经理。但是在规模较小，位置偏僻的会议场馆内内可能不存在上述部门或人员。 　　你需要注意以下问题： 9 H" w2 T7 }" H8 V　　在会议期间，那些训练有素的“救急第一人”是否在会议场馆内执勤？ p9 M" i& H' V2 y/ A# M! u　　该场馆是否有特定的部门（或程序）处理被盗物品？ 　　是否有发生紧急情况或者安全问题时的联系点？ 2 f1 [& q3 j+ A$ W　　你要熟悉“大堂经理”(Manager on Duty, \\"MOD\\")这个词。在很多宾馆内，出现紧急情况和安全问题时，这里会是你的联系点。 ( F0 n; o0 _. M5 T, m# }2 O1 R& A　　根据会议的规模和性质，确定适合会议现场的安全级别和应急备战级别。在郊区举行的一个小型金融会议（100人以下）和在大城市的市中心举行的一场3000人的运动会两者的安全需要是不同的。如果你感到安全覆盖面不够，可以和场馆人员讨论是否能雇佣临时保安或者应急人员。你会发现该场馆愿意承担这项费用，以便赢得这笔生意。 　　预先把该问的问题问清楚，那么出现紧急情况或者安全问题时，你就会知道该怎样做、该联系谁，保证会议顺利、成功地举行。 　　会议安全策划应考虑哪些问题？ 　　如果你正在筹划一场会议，会议地点远离你所熟悉的自家办公楼，那么你会面临各种各样的问题。应该考虑的问题之一是安全。安全不仅指个人保护，安全还包括会场人员应该知道的医务知识和其他细节。 　　这篇文章不可能为你一一解答所有的问题，也不可能告诉你这些额外安全措施会花去多大的成本。本文会让你思考举行会议的某些方面，鼓励你和现场会议策划人员开诚布公地讨论你所担心的问题。 　　普通的安全问题 * V# n4 X1 B/ b: ~" y　　现场的筹划人员应该能够提供给你消防信息，比如火灾疏散通道和紧急医疗救助信息。这些信息都是作为公司的联络人员要具备、了解的。一旦你决定在某个场馆举行这次会议，你应该安排一次实地考察，让现场的筹划人员带你看看会议室的地点，指给你公用电话、安全出口、楼梯和疏散通道的位置。很明显，一旦发生事故，场馆员工会帮助疏导与会人员，不过最好你本人能对这些信息了然于胸。 6 A9 e$ Y0 l. D5 j# @4 Q　　详细的安全问题 . g* x' E; c. ]7 s5 _/ b- v! C　　有的会议场所聘用了会议策划人员。选择这些会场的好处之一是，策划人员希望了解与会人员和会议本身的种种问题。策划人员会和你讨论这些细节，帮你谋划解决你所担心的那些问题。和他们讨论时，切记要包括以下的问题： : V8 p" ?2 g2 K w6 G　　你是否邀请受众人瞩目的宾客与会，比如名人、贵宾和其他交际名流； 6 M* I: s0 s4 a2 k" v　　是否有特殊客人需要保安陪同； ) v4 H/ q$ M# i+ n6 e　　宾客之中是否有人有健康问题，且会场需要知道这一情况； 　　该会议是否是富有争议的-是否可能引发政治或者宗教骚乱； 　　你是否担心会有人宣称自己是应邀的与会人员，实际情况却并非如此； : L% G3 w1 ~7 r　　是否有与会人员的朋友或家人对与会人员造成危险（比如围追与会人员或者骚扰该与会人员）； 8 R6 |8 J* e5 b0 y/ M　　本次会议/活动是否是秘密的，是你不想让别人知道的； 2 Q" {4 {0 E: t( w T8 k　　你是否

赖小赖

担心会有纠察员出现或者会有人抗议本会的召开； 1 a- B7 F! o- \3 a' J% o　　你是否担心可能会有人偷窃或者破坏贵重器材或者私人材料。 　　会议/活动的安全类型 　　在考虑过上述问题后，现在你要决定是否需要特殊的安全措施。一天的会议结束后大部分会议场所会锁好会议室，而且不论你在客房内还是外出，你都可以锁好你的房门。尽管如此，因为某位特殊宾客或者因为本次会议的性质，你还必须要考虑是否应该采用额外的安全措施。你需要考虑的安全措施包括： * R; }. }$ i5 ?# P# c, ]' [$ G8 ?& k0 M——为每位与会者制作身份证； * X* H7 x# d- g) p$ d, z——保安人员穿制服还是便装； ——保镖； - l# J' v- } G0 C8 l1 E——会前安全检查； 3 Z( ~8 a X2 U2 T% t) l; y——处理拥挤问题的专门人员； u/ D$ v; P+ Z——个人保护装置； ——为某些与会者制作双向对讲机； ——夜间器材看护； 2 ~- h0 s' K! R+ p u——身份确认； 0 T, r% o t4 @2 H——门口监视器； " L6 Y& b! q4 d* k——安全摄像头。 2 e2 D3 |3 j+ q b9 R* Y/ d: I　　希望你永远不会为上述问题担心。重要的是你要和现场的策划人员讨论这些问题，表达你对与会人员、对本次会议/活动或者会场本身的担心。你至少要记住这几点： I% L( `; h2 Z　　只有当现场策划人员知道你所担心的问题时，他们才会提供帮助或者建议。 　　与策划人员保持频繁的联系，在活动之前或活动进行之中出现问题时，尽快提供给他们最新的信息。 ) r1 M( g3 H2 c. B, T$ q　　询问策划人员与会者的房间号码，以免紧急情况出现时，你联系不到在客房的与会者。 ) j6 }* j, I- T8 ~ G$ W　　如果你的宾客有健康问题，需要服药，你一定要知道问题是什么（如果他们愿意告诉你的话），问一下与会者在出现问题时需要什么，这样你就可以在必要的时候提供给他们。 : y9 R8 s9 ^+ ]# Z* x　　最后，记住这些仅仅是在你策划会议时需要考虑的方面。一个精心筹划的会议或者活动通常会顺利进行。如果你正在读这篇文章、正在思考这些问题，那么你就走对了路，你就有可能策划一次井井有条的活动。

猎鹰123

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