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标题: 【分享】电子邮件管理技巧 [打印本页]

作者: 忘记海阔天空 时间: 2009-2-6 11:42
标题: 【分享】电子邮件管理技巧
资料来源：月光博客原译者：William Long
翻译与编辑：冠军研发中心
标签：电子邮件, Email, 时间管理, 垃圾邮件, 收件箱

朋友、同事、客户都告诉我，他们遇到的一个最大的问题之一就是管理他们信息过载的电子邮件。他们说，每个人都想从自己这里得到一些信息，因此，他们被大量电子邮件所困扰。你也在这里面挣扎吗？如果是的话，这里有一些小技巧，可以帮你在阅读和接收电子邮件的过程中节省一些时间。

1. 限制工作时处理个人邮件
不错，这看起来是个很难接受的方法，但这会帮助你关注重点工作，这样你可以优先完成你手头上的工作，剩下的时间就都由你自己分配了。

2. 使用垃圾邮件过滤工具
你的老板或者ISP可能已经购买了相应的软件，不过如果你使用的是自己的邮件系统，那么你需要一个垃圾邮件过滤工具以帮助你尽可能减少不需要的电子邮件。

3. 使用文件夹来存储电子邮件
收件箱不是用来存储邮件的，只是用来接受新邮件的，在你的邮件程序中创建文件夹来存储邮件，文件夹的名字要和你平时工作时候使用的文件夹一致。

4. 修改邮件的标题来概括其内容
你可以很容易就能够找到一些需要修改标题的电子邮件，例如：如果你收到一封标题是“更新”的邮件，要你给某人发送一个更新，你就应该更改标题为“送给张三的产品，更新于05年8月29日”，这一功能在大多数电子邮件程序里都有。

5. 限制处理邮件的次数，控制在每天2至3次
这样，你就可以更加专注、更有创造性、精神更为集中。

6. 做为一般的规则，将处理电子邮件做为一项独立的任务来完成
例外情况：如果你可以在一两分钟内回复或转发电子邮件，那么就立即处理，然后将邮件删除。否则，就等待以后的工作时间来处理。

7. 将电子邮件以接收日期的方式排序
换句话说，你要保证你的收件箱中最新的邮件总是位于顶部。

8. 清空收件箱的五个步骤。以下是详细步骤：

1）扫描所有的电子邮件，删除其中的垃圾邮件。一般的信箱可以过滤大部分垃圾邮件，但是无法过滤所有的垃圾邮件，你要学会如何识别垃圾邮件，这样你就可以不用浪费时间打开邮件或者感染病毒。这些垃圾邮件的统统特性包括：发信人地址是一串随即的数字，主题有6个空格然后是数字，主题以三个感叹号结束。

2）检查剩余的电子邮件，从后往前按重要性排序。阅读“高优先级”的邮件并将其放到“to do”的邮件夹中，接下来扫描“公报”及“新闻”邮件。

3）如果一封电子邮件包含的内容你打算稍后作为参考，那么：a）将其拖曳到适当的电子邮件文件夹，或b）打印邮件，删除邮件，将文档存档。

4）如果一封电子邮件要你进行操作：a）在日历上记录你的操作，然后b）删除邮件或者将其存档以供日后参考。

5）如果检查完这封电子邮件后，你确定其在将来没有什么价值，那么就删除它。

你接收到的电子邮件不可能越来越少，事实上，很多业内的专家都说电子邮件的负载已经降低了生产力，那么尝试上面的这些小技巧，看看能不能让你的电子邮件少起来。

参考文章：http://www.williamlong.info/archives/1002.html

本文经冠军研发中心翻译、整理、编辑，转载请保留链接，注明来源，出处，作者名字及文章标题。

转载自：http://www.360champ.com/knowledge-center/email_management.html

来源：冠军网

作者: 天使不再飞 时间: 2009-2-8 01:42
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很实用的东西，受用。

作者: 林镧 时间: 2009-2-8 18:17
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很实用的邮件处理方法。我个人感觉最深刻的是一定要在固定的时间内处理邮件，如果你是反应性的，一看到邮件就想回复，工作效率是不可能高的。

作者: shjob 时间: 2009-2-9 17:00
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很实用:Z :Z

作者: zherry264 时间: 2009-2-10 18:24
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谢谢LZ的分享

作者: 雅ya 时间: 2009-2-11 15:21
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学习啦，谢谢

作者: Sheng2008 时间: 2009-2-12 08:05
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谢谢分享，只有将邮件在相对固定的时间内分批处理才能不影响实际工作，加快工作的效率，减轻压力。

作者: 黄山之巅 时间: 2009-2-13 13:59
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我的方法是：分类、集中处理、分段处理

作者: 14楼的HR 时间: 2009-2-13 14:16
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最近邮件量增加了好多，觉得这篇文章说得很好。说几个我个人的体会吧：

1. 一定要定时处理邮件。如果一看到新邮件来，就马上回复的话，你不可能有足够的时间去处理其它的事情。光是回邮件就够你忙的了。

2. 一定要使用文件夹对邮件分类。大家在公司基本上都是用outlook吧，一定要把邮件分类好。

3. 每封邮件只处理一次。收到邮件后，你就要判断是需要“指派”，“删除”，“采取行动”，还是“以后处理”。千万不要一封邮件来回看，非常花时间的。

作者: 飓风2008 时间: 2009-2-17 19:28
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不错的方法，但是我想提醒大家一点：有了一个好方法、好系统后，还需要很自律，坚持按照正确的方式做，才能大大节省时间成本。

作者: 韩影 时间: 2009-2-19 10:53
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我的邮件都是随时处理，不是很浪费时间啊！:O :O

作者: 忘记海阔天空 时间: 2009-2-19 21:23
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长见识了，谢谢！

作者: 14楼的HR 时间: 2009-2-24 22:37
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我发现刚进入职场的应届生都不太会使用电邮，每天糊里糊涂地要在回复上浪费不少时间。他们可是公司一个很大的成本呀！这篇文章不错，我转发给刚进公司的新员工了，当作是邮件培训的一部分吧，谢谢了！

作者: 猫猫地 时间: 2009-3-9 17:11
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在这信息时代,mail成为通信的主流不但比线上联系更能传达明确信息,也能有印记的check很多事情垃圾邮件和不重要的邮件的确是个令人头疼的问题:( 规整好自己的邮件会提高自己的工作效率基本早中晚各处理一次,分类好各个客户的邮件,留下重点:D

作者: 口丁主义 时间: 2009-3-17 15:11
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电邮是很多正式文件和书面通知的载体,所以尹志豪老师的文章十分受用. 但是如果企业能使用独立的沟通软件,比如说MSN,QQ等这样在效率上肯定可以得到提高,毕竟电子邮件需要比较正式的回复.必须注意的是区别与聊天软件,象我们公司就用RTX!

作者: 飞扬VC 时间: 2009-8-21 14:01
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每天都很多邮件，多希望是垃圾邮件，可惜都是要我做事情的邮件，

这个方法好哦，可以帮我节约时间，处理多多的邮件

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