私企员工档案的管理办法 - 中人网

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员工档案管理制度

为保证公司员工档案科学、完整管理，为公司人力资源管理提供真实、有效的依据，特建立此制度。
一、
公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况，以下资料纳入公司人事档案范围内：
1、
应聘简历及面试评价表
2、
身份证、学历证书、户口本复印件
3、
背景调查记录
4、
入职登记表
5、
体检表
6、
员工转正工作总结、考核表
7、
劳动合同
8、
岗位变动记录
9、
薪资调整记录
10、
奖惩记录
11、
保险缴纳记录
12、
与公司签订的其它合同、协议
13、
其它有必要纳入档案的资料
14、
辞职申请
培训档案单独管理，不纳入员工档案范围内。
二、
档案建立及维护：
人力资源管理人员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案。
为保证档案的时效性，要求员工每年3月份填写一份最新的员工登记表并放入档案，原登记表继续保存。
员工档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便查询。
辞职、辞退员工的档案从原部门提出，单独保管。
三、
档案查询权限：
员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，HR经理因工作需要可以查阅员工档案，本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人因工作需要经HR经理同意后方可查询员工档案。
四、本管理办法所指的员工档案指员工入本公司后的档案，不含员工进入公司前的人事档案。