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标题: 【真实案例】伪造的签名 [打印本页]
作者: 醉蝶舞 时间: 2010-8-22 13:05
标题: 【真实案例】伪造的签名
1、此案例为真实案例，也是各位企业管理者在工作中要面临的问题，希望大家积极参与讨论，分享自己的精彩见解，在展示、提高自己的同时，也帮助各位家人！
2、此案例为原创首发，版权归属中人网与作者，如需转载，请与作者联系并获得许可后方可转载。
备注：为了鼓励各位家人的参与，本案例在8楼（含）以前，所有中人网现任版主只能点评、评分，不能回帖。所有认真回复的会员将获得高分奖励！
人物介绍：
A为集团董事长，在集团内部权威性极强；B为常驻总部的董事长秘书，入职至今1年半，除了对董事长以外，对集团内其他人都一贯态度倨傲；C为董事长办公室主任，全面负责集团行政管理、人力资源管理工作；D为总部财务部经理（无财务总监）。
背景介绍：
1、集团内部有几条不成文的规矩，一是除了董事长秘书与办公室主任以外，其他人非紧急情况不得直接与董事长联系。二是董事长的行程除了董事长秘书以外，其他人不得打听。
2、集团财务管理中规定的借款、报销流程为：借款人、报销人填写单据——交财务会计、经理核对数据并签字——报办公室主任审核内容并签字——董事长签字——出纳支付款项。
3、A曾口头通知C、D，B只受A领导和管理，除了涉及财务类的内容按照集团相关管理制度外，对B的行政、人事管理都由A说了算。（但实际中，A经常会在B拿来的，未经D、C审核签字的单据上越级签字）
案例内容：
8月的某一天，B拿着一张借款单去找D签字，借款金额为2W元，借款理由一栏填写着：为董事长购买服装，此借款单上已有董事长的签名。因为之前B已多次拿来有董事长直接签字的借款单、报销单，D已经习以为常了，签字后报给C。C拿着这张借款单，不由得心生疑虑：一是近2个月B已经多次拿来大额的报销单，内容都是为董事长办事或者购买东西。二是而此时A刚离开总部几天，临走还交待说要一个月后才回到总部，怎么会突然要买衣服？
于是C找了个借口给A去电话，委婉的提到B刚交来的2W元借款单，A很诧异的表示并不知情。C立刻找来D，让D将B近2个月的所有已报销单据找出来。经过统计，这2个月，B共计报销了8.2W元。经过与A确认，得知这些单据上A的签名全部是B伪造的。
鉴于事情严重，A指示C立刻控制B，严格保管相关证据并报警。
问题：
1、
在此案例中，A、C、D分别要承担什么责任？
2、
企业该如何防止此类事件的发生？（此问题为aitong版主提供，特此感谢！）
本帖最后由 醉蝶舞 于 2010-8-22 17:48 编辑
作者: 我自翩跹 时间: 2010-8-22 15:20
菜鸟来抛块砖头……
答1：此案例事件的发生，与A的专权有直接关系，A应承担主要责任。楼主的案例背景介绍就是造成最终结果的主要原因。
C、D畏于A的权威性而不能坚持原则，导致在已经发生8万余元损失后才发现此事，尽管单据上有A的签名，但他们也应承担审核不力导致严重后果发生的责任。
答2：作为企业的各级管理者，应明确自己的职责并且忠于职守，不能因为某人的权威性或者其他客观原因而违背职责要求。
如果每个岗位的管理者都能忠于职守，至少能保证不会在发生严重后果后才发现问题。当然，这个说起来容易做起来难，毕竟在实际的工作中，真正能做到不徇私情、不畏权势的人实在太少，就算是做到了，估计这个人在企业也没几天好混的了。
本帖最后由 我自翩跹 于 2010-8-22 15:24 编辑
作者: 林帆 时间: 2010-8-22 16:09
责任：
A来说，破坏公司规章制度等等权威性，擅自更改报销流程， 在彰显自己的权威的同时，也带来了隐患，使得B可以利用赋予的权力以权谋私。
D来说，有失察之责，身为财务经理，未及时发现问题，未认真审核单据，工作疏忽大意。
另外，C或D本应早就发现问题，且未能设置更好的流程或制度杜绝，工作上有疏忽之处。虽然无法改变A的专权，但A也决不允许B以权谋私，损害A的利益。
预防：
1、就此事和A沟通，重新规范报销流程，同事报销单据由办公室或财务统一交由董事长签字。
2、对贵重物品或超过一定金额的采购实行先预先申请，等A审批同意后再拿票报销。
3、明确B/C/D的职责，将采购权限归还行政部门。
4、关于A的私人采购不纳入公司采购范围，由A自行向B支付。
作者: 幸福回味 时间: 2010-8-22 16:17
回答前先要感谢蝶舞姐姐的鼓励！
个人浅见：
1、出现这个现象，
D财务经理要承担直接责任，由于在审核的过程中，没有仔细的研究分析费用的真实性，并且没有将单据再次拿给C审核；
C办公室主任承担相关的监督不力的责任，因为在流程上，没有让D严格执行，导致出现了多次这种现象后，才发现问题；
A董事长承担领导责任，如果不是A时而打破常规，这种现象应该不会出现。
如果分担责任的话，个人觉得：D40%，B40%，A20%。
2、这种现象，应该说在很多公司都有出现。
A、主要原因是对公司的制度与流程的人为破坏，这影响是深远的。
B、也是因为组织架构，权限设置，没有很好的形成相关制衡的状态。有句话忘记是怎么说了，大概意思是：有个利益摆着那里，随时都可以拿，导致本来操守还行的人，出现了拿一点应该没人发现的念头，于是就变成了盗窃了。
C、在重要的岗位上，品德更加重要。通过一年多的时间，A应该时而对B的情况，要进行了解。是否能委以重任，应该还要考核，并不是用人不疑的问题。因为有太多的例子，说明领导的身边人出现这种情况的。
不妥之处，敬请指正。谢谢！
本帖最后由 幸福回味 于 2010-8-22 16:21 编辑
作者: 用心看世界 时间: 2010-8-22 17:57
1、 此借款单签字事件中，A、C、D要负的责任：
A做为董事长应该负领导责任。正是因为A的极端权威性和曾经的口头通知，直接导致了此次事件的发生。
D在此事件中应该负直接管理责任。D做为财务部经理，深知财务的报销流程（填写单据——财务经理核对签字——办公室主任审核签字——董事长签字），应该坚持原则，然而却在报销流程出错时一再二、再三的在报销单上签字。
C做为办公室主任，应该负间接管理责任。做为单位的人力资源工作主管，应该对单位全体员工的招聘任用、绩效管理负责。
2、今后如何防止：
（1） 严格按照财务拟定的报销流程进行审核报销签字。
（2） 从本案看来，这个秘书的岗位责任重大，秘书今后要归董事长办公室领导。
（3） 办公室做为人力资源主管部门，应该对公司所有员工履行绩效考核管理职责。
（4） 了解A的服装是因公还是因私，如果因公按正常程序报销。（当然这个要和董事长沟通，要注意在公司的影响）
作者: 至夏之殇 时间: 2010-8-22 19:01
小至也来发表一下自己的见解：
对于责任的追究：
A应该负主要责任：对于报销的流程，公司全员都应该遵守的。之前在未经C和D审核的报销单上签字，就为此案例埋下了伏笔；A的权威性和那几条不成文的规定同样也导致了此事件的发生。
C和D负间接责任：C作为办公室的主任，主管人力资源得工作，在对B的管理上，A的口头规定，明显存在漏洞。应该反馈，做出调整。对公司的相关流程也没有培训到位。D作为财务经理，对报销单的审核，出现失误，而且在没有遵守流程的情况下，签字确认，导致该事件的发生。
对于如何防止：
1、对于制定的流程应该严格遵守，出现违反流程的，拒绝批示意见。
2、财务经理做好报销单的审核工作。
3、办公室主任对人事管理制度上，进行改革，避免类似的情况发生。做好相关制度的培训工作。
4、A对于公司的制度也应该严格遵守，不得擅自更改相关的流程和人事制度。
让大家见笑了
作者: 邪月 时间: 2010-8-22 20:19
我的7楼，嘿嘿。
我虽然没有当过领导，但案例中的错误是很明显的。
个人认为，A要负主要责任，虽然A身为集团董事长，但也要照顾到股东的利益，一个企业的最终目标是以提高股东利益目的的。其次C和D负次要责任，可能是由于长期在董事长的威压下，对公司的流程，造成了漏洞。致使这次事件发生。要负次要责任。但我觉得D还有接受比C要严厉的惩罚，作为总部财务经理，对公司流出的款项居然如此大意，是否对自己的岗位尽职尽责？
怎么防止此类事件发生？
这个问题，我想是各个企业的通病，尤其是董事长身边亲近的人，司机，秘书等。不过问题还是要解决的。
第一：职务的归属，作为董事长的秘书，不能因为为董事长办事而居于人上，要接受统一管理。防止其手中权力过大。
第二：作为董事长，要做到严明律己，毕竟居于高位，有权力在手，很多人是不敢直接与其提出相左的看法，尤其是对身边的亲信。
第三：对财务工作的审核，严格执行，财务部门的主管要有责任感，对财务的审批要有警觉性。
第四：作为下属，也要有自己坚定的立场，委婉的对领导提出自己的建议，提醒领导是身为下属的职责。
作者: uksiy2004 时间: 2010-8-22 20:52
总算是有时间了……
要先回答问题哦！就从责任开始说吧：
1、A即董事长，对管理监管负主要责任，对B（董事长秘书）的工作监管不当，负连带责任（具体比例根据企业的管理制度定或进行相应的责任分割）。特别是在管理的逐级汇报和管理上，没有进行相应的明确要求，甚至自身也做越级签批报帐数据的事。且未对B的日常职责做出明确的规定和要求，在A自身不在公司时设立其它监督管理人员，让B有机可趁。
2、再来说C即办公室主任，在管理的过程中B的职责不符合管理要求时，没有对其做出明确相应的职责划分，进一步完善管理机制或者提醒A管理机制中存在的问题，致使在管理过程中存在漏洞，造成问题的发生。虽及时发现问题，但仍有不可推卸的责任，负监督不利的责任。
3、D作为财务部经理，没有认识的履行好自身的财务监管职责，属于严重失职。对各项费用支出情况没有进行认真检查是否合理，致使B，二个月来已经报销了8.2万元没能查觉，致使B缕缕得手。
解决方案：
C应该立即做出预案处理，将问题提请董事会进行相应的讨论通过，并做出相应的通报批评，及做出公示，起到警示作用，让所有员工都明白事态的严重性及公司的管理决心。
同时，检查及完善集团现有的规划制度，再次明确各项管理流程，明确各人职责，无论是谁都必须遵守集团的各项管理机制。
而A作为董事长则更应带头遵守，树立好管理榜样。如果上面的人都不遵守了，下面的人还会跟你执行吗？这样的执行力将是无效的，管理机制将成为废纸一堆。那企业还要机制做什么？执行力不强有时候不是下面的人不做或者做不好，而且高层管理人员是否将这个体制当一回事，认真地抓，严格地管。一旦让员工抱有，反正也没人管，那就先不管，到时候再说吧，给员工有很多借口可以去不去完成。当然我们也要给员工灌输积极向上的理念，不能让员工遇事总寻求他人的问题，养成先寻找自身的原因的习惯。
我觉得做为管理者还应要学会担当，特别作为人力资源管理者，如果发现领导出现问题而不去及时纠正或者通过其它的方式委婉的告知，让他意识到问题的严重性，这就是作为管理者失职之处，那就和以前的奸臣没啥区分了。
本帖最后由 uksiy2004 于 2010-9-14 10:21 编辑
本帖最后由 uksiy2004 于 2010-9-14 10:23 编辑
作者: 六月雨 时间: 2010-8-22 21:00
案例具有现实意义和典型性，按照蝶舞的问题，个人观点如下：
1、责任问题
（1）A关于B的管理规定可以理解，直接在B的借款报销上签字违反公司报销流程，负有一定领导责任和用人失察责任，但不一定是故意行为（疏忽、面子因素都存在）；
（2）C、D对此事负有直接管理责任，在董事长明确关于B在财务上的管理规定后（没有法外授权），未执行公司在报销管理上的流程和规定，且在B多次出现违规后没有提醒董事长和警示风险，导致事件发生和进一步恶化。
2、防范措施
（1）从董事长开始做起，严格执行公司报销流程和财务管理制度；
（2）在董事长等高层出现违反制度和流程时，给予及时提醒和说明，防止类似问题再次发生；
（3）完善公司财务制度：
A、建立预算管理制度，董事长的月度预算须经本人批准；
B、将类似B所在岗位人员的费用报销情况，以月度通报的形式呈报给董事长，以防止B弄虚作假；
C、可能的话，财务上实行前款不还，后款不借的财务借款制度，防止恶性借款。
（4）加强对董事长秘书关键岗位的人员考察力度，比如多人次面试、深度背景调查等。
临时想这么多，大家集思广益，多多多探讨吧！
作者: 柳絮轻舞 时间: 2010-8-22 22:53
九楼六月雨说的比我想得还全面,强烈顶一个
另外,我加一点:
做好制度的监督机制.有时候制度违反了,却因为这样那样的原因没人去提醒,纠正.监督机制可以很好地规范此类行为,让各流程的执行者知道应该如何去做,通过什么样的方式去做,可以有效地规避情面\佛面等矛盾,让制度的执行切实落到实处.
作者: 唸、流年 时间: 2010-8-22 23:29
这个案例 A应该是负主要责任的。上梁都不正，下梁能正吗？？？现在的社会，什么都不怕，就怕执法的人违法，这样的例子在社会上是屡见不鲜的，暂且不讨论，企业也是互通的道理。
从这个案例中也提示出我们，在每个岗位，都要坚持的岗位职责，A可以负主要责任，但是他是董事长，最终处罚的结果，估计A是最小的。但是，C,D就不同了，领导可以说，他们这样的做法是严重失职，甚至可以说他们跟B是同伙的，领导永远都是领导，领导就算是错的，最后也会是对的，员工就不同了，对就是对，错就是错。如果说A真的要追究，C,D的责任，他们估计得承担80%的责任。
在这个案例中，也体现出来一个原则性的问题，做财务的人原则性应该是很强的，任何时候都应该坚持自己的岗位原则，否则，出问题是迟早的事情。
对于预防措施这一块，主要是领导就要带好头，各个部门的人都要互相的配合，公司制定出来了规章制定和流程，那么严格按照流程来走，有人不遵守，直接拿出流程给他看，坚持自己的原则性很重要。而且，的确很要紧的事，当事人可以找到相关领导说明情况，让领导跟董事长联系就可以了~~~~~
现在企业做人做事是要圆滑，但是千万别把自己“滑”进去了~~~~
作者: 风雨竹 时间: 2010-8-23 08:00
昨天没来公司，上不了网。
这个问题，第一感觉跟我发的《领导重要还是管理重要》中提到的人治还是法治内容很有关系。
在本案例中，规定是规定，执行是执行，存在脱节严重问题，积少成多，最终大暴发！
先写到这，一会再补充下。
1、在此案例中，A、C、D分别要承担什么责任？
A身为公司最高领导，对于公司的规定却不能以身则，不仅没起到表率作用，还让B有了可乘之机。所以，A在整个事件中应负主要责任。
作为C、D，具体负责流程的执行监督的，但在实际上却没有起到监督作用，虽然有A的责任，但是在整个过程仍有失察之处。幸运的是C最终发现了问题，才导致事情没有继续恶化。所以，虽然C有过失但在整个案例中仍是可以加分的人。
从整个案例中，可以发现制度是一会事，执行又是另一会事，这在很多企业中都是习以为常的。制度是法治，执行是人治。纵观中国的企业，我们的管理还是以人为主的，制度是让基层员工遵守的，职位超高，弹性越大，到了企业老板就可以擅自变更制度了，所以，作为一个企业的老板，遵守制度、以身作则是多么重要。
从另一方面来讲，企业的制度是否完善？为什么会有不成文的规定，为什么董事长就可以口头规定？如果没有那个不成文的规定，C、D随时可以与董事长联系的话，B就不可能多次犯案。所以，对于企业的制度管理也不能放松，且要都是明白规定下来的。没有法治的人是必定要失败的。不过，要清楚的是领导有方，制度管理才能有效的发挥！
2、企业该如何防止此类事件的发生？
这个问题在上面已分析了，就是八个字：人治有度，法制有方！
本帖最后由 风雨竹 于 2010-8-23 10:25 编辑
本帖最后由 风雨竹 于 2010-8-23 10:25 编辑
作者: lanbao1号 时间: 2010-8-23 10:01
认真看了各位前辈的妙语高言，受益匪浅。
小蓝宝的话语，也就小小的：“老板”的觉悟的层次与管理水平等综合素质+管理里层的管理认知能力与执行力等因素=健康运作的公司。
如何做：以人为本，科学管理，制度先行，执行监督，稳定第一，预防为主。
本帖最后由 lanbao1号 于 2010-8-23 10:02 编辑
作者: qxj189810 时间: 2010-8-23 10:22
上面林帆、六月雨两位高手的回复非常精彩！非常感谢两位分享自己的真知灼见！我自蹁跹等几位谈到了“人性”问题，但是，可以毫不客气地说，分析到“人性问题”对解决本案例的问题不能提供任何帮助，反而会出现A、C、D推脱责任的现象来。小弟不才，谈谈自己对这个案例的看法，以期能解决实际问题：
1、在此案例中，A、C、D分别要承担什么责任？
案例中的财务报销流程是“集团财务管理中规定的借款、报销流程为：借款人、报销人填写单据——交财务会计、经理核对数据并签字——报办公室主任审核内容并签字——董事长签字——出纳支付款项。”，这个流程本身存在一个非常大的缺陷——林帆的回复已经指明——就是说在办公室主任签字后，如何将报销单据提交董事长签字？如果还是由董事长秘书递交，那么自然地，还是会出现“董事长秘书作假”的可能；但是，一般地，由于董事长并不是每天都在公司办公，因而会在流程中规定，由董事长秘书负责各部门提报的报销单据的汇总，那么，从这个现实角度来说，董事长秘书这个岗位上的人确实比较重要；那么，如何来消除这种“作假的可能”呢？想了半天，似乎只有像我自翩跹一样要求“董事长秘书这个岗位上的人要可靠”，到此，思维走入了死胡同；事实上，还有一种办法，实现报销单据审批IT化，电子流程固化在系统中，纸质文件进行备档，这样，就能解决“作假”的问题啦。
说了流程的问题，我们再回头说A、C、D的责任的问题，林帆、六月雨的回复都提到了A应该负该报销流程的最主要的责任，我也赞同，但是还是应该考虑流年提到的现实情况；我以为，我们还应该更细化一下这个报销审批流程，内中的关键是“在财务经理审核之前，还有财务会计审核”，窃以为，这名财务会计应该负直接责任——正是因为他不尊重流程，不能很好地、完全地按流程执行——在明知道董事长应该最后签字的前提下，还是审核签字通过，他是不负责任的——因此，财务会计负直接责任，财务经理D负主要责任，办公室主任C有失察的责任，董事长负重要责任。
2、企业该如何防止此类事件的发生?
解决方案各位都有回复，我的解决方案是，IT化财务报销流程，电子流程固化、纸质流程备档，两相对照，谁都无法作假。如果不能IT化，还有一种方法是，设置“提醒”功能，譬如，由董事长、办公室主任、财务经理、董事长秘书一起设置董事长月度报销费用固定，超出一定的数额，必须董事长签字签字并亲自送往出纳付款。——可能不大现实，但实际中也可以操作操作。
作者: qxj189810 时间: 2010-8-23 10:24
人都会犯错，纠结于“人性”或者“道德”都不会帮助我们解决问题，唯有制度、流程才会帮助我们。
作者: luohou 时间: 2010-8-23 10:38
在我们公司里有句话叫做“视不正常现象为正常现象”我认为该公司目前正处于这样的情况。造成这样的情况有许多种原因，按照D的表现情况可以看出，董事长A的权威在公司内造成了不小的影响，而秘书B作为A的直接下属，从B的倨傲表现也可以看出日常工作A对于B应该是比较纵容的，综合上述情况，以至于D不会也不敢去核实B提交上来的拥有董事长签名的单据。因此造成如此的员工心态和企业文化的，负有主要责任的是董事长A。
但不能说在这个事情上A就负有全部责任，就此次报销事件来看，工作上的失职主要责任来自于C和D。就整个借款报销流程而言，不清楚员工在申请借款后会不会还有再次报销的流程。我认为这个借款的流程相当于一个申请采购的流程，采购完之后申请人应该拿着发票单据和采购物品到财务这里申请销账，如果是有办公用品或其他相关用品的应该由财务或行政登记入册。
那么从楼主的案例中分析C和D在这个工作职责中负有什么样的责任。首先作为财务经理，其对资金流动的情况应该是非常清楚的，报销单申请单之类的也应该是在财务部归档的，那么在提出申请之时，财务部作为第一道审核部门，应该首先查实过往记录，核对物品数量和金额，以及整体费用预算，然后在进行批示。如果财务不能体现出这个功能的话，那么财务的审批权是没有意义的。第二，作为负责行政人事工作的C，在财务审批完之后，作为第二道审批部门，应该是起到一个复核的作用。作为行政部门，不知该公司有没有仓库之类的部门，如果没有的话行政部门应该起到这个作用。所有使用公司的资金购买的物品都应该由行政先入公司库，然后部门提出领取单，由行政部门出库，做到公司物品统一管理。如果C在这点没有做到的话，那么对于公司借款采购物品的流程，我认为也是失控的。
最后，在整个工作流程中，我很奇怪为什么秘书B报销了那么多的单据，董事长A都是不知道的。那么在报销过程中，是报销人自己拿着单据一个一个部门签字，然后去找董事长签字，然后去出纳那里报销的吗？但是案例中写出了，除了董事长秘书与办公室主任以外，其他人非紧急情况不得直接与董事长联系，所以这个流程不会是申请人自己拿着单据报销。如果不是这样，那么就应该是财务经理D或者办公室主任C拿着单据去找董事长签字。如果是这种情况，那么在工作流程上C或者D应该负有主要责任，因为他们没有按照流程的要求去找董事长签字。
虽然说工作中是要考虑到几方面的因素，需要圆滑一点，但若是关于“钱”的问题的话，那么都是不一样的。作为一家公司的老板，无论是谁，都不能犯的一个错误就是吞钱，这个应该是个原则性的问题。所以无论是C还是D在钱的问题上应该更加慎重一点。
关于防范的问题，在上述很多话中也说得差不多的，就是完善公司制度和流程。
本帖最后由 luohou 于 2010-8-23 10:42 编辑
作者: 方外之舟 时间: 2010-8-23 11:03
A，没有责任，最多自己反省下（要是A有责任，还要B、C、D干吗）
B，法律确定
C，无责，可奖励
D，有责，承担相应责任，董事长授予该岗位直接联系权及在董事长签字情况下的暂不支付权
作者: 醉蝶舞 时间: 2010-8-23 11:16
回复 15楼 qxj189810 的帖子
“我的解决方案是，IT化财务报销流程，电子流程固化、纸质流程备档，两相对照，谁都无法作假。”这个方案的设计构思非常精彩！
作者: s80s1b27 时间: 2010-8-23 11:23
Ａ应当承担主要责任５０％，因为正是Ａ对Ｂ未经ＢＣ审核直接报销有放纵，才导致了这个事情的发生。Ｂ负３０％，Ｃ负２０％。
案例说明，对公司的高层尤其是高层身边的工作人员比如司机、秘书等，更应当加强日常的监控。
作者: 我爱书 时间: 2010-8-23 11:26
现在的情况是“有法不依，执法不严”，如果仍然沿用这种思路，再完善的制度和流程也没用。
至于责任划分，全部给A未免不太现实，最后的板子还是要达到C和D身上，最起码也得落个失察的“罪名”。但恰恰是由于A第一次没有按照流程来，又由于其是董事长，再加上C D的心态，导致了假签名报销行为的出现。所以，A应当承担主要责任。
本帖最后由 我爱书 于 2010-8-23 11:34 编辑
作者: anjingdeying 时间: 2010-8-23 11:31
1、A作为公司的最高领导人，对于B的权利给予的过大，另外对于自己签署的文件应当负有审核权，此文件都是由他本人签署的，因此他应该负主要责任，他在没有审核的情况下，直接签署造成了公司财产的大量流失，对于B的行为未加防范。D作为公司财产的主要监管人，对于公司所有费用都有监管权力和审核的权利，对于资金量很大的支出应当与A进行确认，尤其是频繁的大量资金支出，应当有警觉性，可他没有做到，这是他的失职，C作为公司的行政人事负责人，对于公司的财产动向，应该负有权利。
2、对于公司资金超过5000以上的支出，应当由总经理签字确认，财务经理和行政人事经理共同审核，方可支出。
对于董事长秘书的权利，应当给予适当的控制。他应该是负责文件的上传，各部门的工作的监督和协调。
作者: 、晞児 时间: 2010-8-23 11:55
外围人说事：
1、在此案例中，A、C、D分别要承担什么责任？
A，显然事情在他的专权、庇护、疏于不走程序下而发生，但是，做为公司的最高执行者，谁又耐他如何？
C，他应该对报销的内容进行审核，至少在呈给A签字的同时可以旁敲侧击的查证单据的真伪性。
D，核对失职，他应该进行严格的核对程序，而他并没有严格执行应该做的职责。
2、企业该如何防止此类事件的发生？
严格执行定下的“规矩”（这个“规矩”可以请专业人士来拟定），当然这需要董事长的配合，需要他有相当强的自觉性。
呃~ 小菜菜点评！
作者: 亲宝宝 时间: 2010-8-23 12:03
宝宝浅见：
老板位置的特殊性及灵活性也许在很多企业暂时不能以规范的流程来监督，执行，约束，个人认为让老板的在职亲属（如参与经营的老板娘，孩子等）或德高望重的员老作为老板费用审核的一道关卡不失为合适的人选。毕竟，老板的心思及其它的临时事务是不轻易让其它人知道或干涉的，其它高层更是不好过问或置疑。
作者: janezhao 时间: 2010-8-23 13:54
“ 2、集团财务管理中规定的借款、报销流程为：借款人、报销人填写单据——交财务会计、经理核对数据并签字——报办公室主任审核内容并签字——董事长签字——出纳支付款项。
”由这一条看来，关于B的这个借款流程是不完整的，D在审核后给C，C按照流程还要给A签字才可以支付款项，而C恰恰因为借款条本身的出发点而忽略了这一点，所以D的责任是比较重大的。
作者: 我的星期八 时间: 2010-8-23 14:07
我来肤浅的插两句：首先感谢版主奉献这么好的精彩案例，相信大家和我一样从中会吸取了宝贵的经验教训。其次感谢各位企业精英的精彩分析和论证，让我思路开阔了起来；关于以上案例中A，B，C，D该承担什么样的责任问题，我想90%以上的答案都会落到A的身上，不得不让我联想到三只老鼠偷油的故事引发到是俄罗斯的问题。因为版主的真实案例已说明得很清楚，可以说A,B,C,D中的任何一个角色站在不同立场和角度上以及不同心态与问题认知方法都有充足合理的理由找到A的责任,所以我肤浅的认为这个案例中的责任问题并不是我们要讨论决定责任到底归谁的重点问题，再不能进入事件当中的第一问题，要不然我们永远找不到问题的症结所在，最终又只能归咎到企业高层管理员的通病：一出事情大家坐在一起开开会，首先各自想到的是推卸责任，而不是去思考如何解决问题。 当然这并不排除大家理性的思考与解决方案。o(∩_∩)o 哈哈！都怪版主这个经典案例确实会令人变得愈发有趣而进入事件里去的原因吧，希望大家不要对号入座。我的看法是这个案例中的事情已经发生了，足以引发到一个企业的企业文化如何把握好衡量尺度、团队精神的定义、领导者的工作重心和权利下放问题、人与人之间的沟通和危机管理意识等等企业经营管理问题。所以我倡导大家重点放在第二个问题：“企业该如何防止此类事件的发生“？老实说，在这次案例当中我较欣赏"B"的”胆大和能力“，虽然他现在是过街老鼠，人人喊打，却给每一人带来了不一样的智慧，给企业带来改进的机会~肤浅随笔之谈，请大多多批评更证！
作者: TOHEY 时间: 2010-8-23 14:10
这里很热闹，按捺不住也来凑个数：
1、责任。#从组织结构分析，应该C负主要责任,C为董事长办公室主任，按理应该是董事长秘书B的上司，虽然本案来看B似乎直接属A管辖，但在财务制度面，A也未对B特别授权。所以C对B的报销等行为负有督察不周的责任、严重点讲是渎职，更何况报支、借款的流程他非常清楚，理应由会计审核后才交给他审核，再交由董事长核准，但B拿着有董事长签字的单据直接找D审核，然后给审核,不符公司财务制度，而没有提出异议，这是失职的表现；
#会计经理D,在B未按流程申请借款与报支时，未能觉察与纠正，不能坚持自己的会计准则，也应负重要责任。
#至于天涯的意见主责为会计，我不太赞同，因为流程说明他的功能是核对数据正确与否，事实上他也不应该有审核事项正确与否的权限，当然在能报支与不能报支的项目上，他应负初步的审查权，本案B也跳过了会计，直接拿着董事长签字的借款单向D审批，然后直接找出纳取现，会计根本不可能知道本件事情的发生；
#至于董事长A，我认为应该负次要的责任，虽然很多家人们认为他崇尚的企业文化（不成文惯例）可能导致了本件事情的发生，实际上即使没有这样的口头规定，C&D也许仍然会让B的虚报情况通过。我们看到如果他们俩能发现异常，在董事长回公司时应该可以及时确认的，事实上从两个月发生的虚报情形看，他们并没有感到异常。
2、 流程与制度的规范化。
这点大家谈了许多，有谈到采购权的回归、明确职责（实际职责是明确的）等等不错的建议，个人建议增加采购后验收的工作，将采购、验收、费用申请分立执行，权限与职责明确，给与财务经理以相当的审核权。如果有内控稽核就更理想了。
3、 如何防范。
赞同天涯斑竹的E账单与书面单据并存的观点，实际本案未说明一点，财务报表尤其是费用支出一览表有无提供董事长，以及提供董事长签阅的周期，如果导入“IT化财务报销流程，电子流程固化、纸质流程备档，两相对照”的作业，报送周期也是需要规定的，当然董事长审核认真与否也将受影响。
再来，就是签字本身是一项不易被作假的设定，不像盖章，或许能偷偷地盖。所以董事长签字的样本一定要有独立的风格，并且在财务经理、出纳处留样，以便对比。
作者: qxj189810 时间: 2010-8-23 14:33
回复 26楼 TOHEY 的帖子
关于我上面回复中认定“会计是直接责任”的观点，我再行补充说明如下：
第一，我们应该建立一种认知，就是说，流程中各个环节的负责人无能职务高低、权责大小，都对自己所执行的流程的“正确执行”都有监督、检查的权力和义务，而不能事不关己、高高挂起。
第二，那么，按照上面的认知，案例中的费用报销流程为：借款人、报销人填写单据——交财务会计、经理核对数据并签字——报办公室主任审核内容并签字——董事长签字——出纳支付款项；也就是说，在“借款人、报销人”填写单据后，就会经过财务会计这个环节，这个环节的责任：一是审核数据的准确性，二是对流程的正确执行进行检查；很显然的，案例中的董事长秘书B拿来的单据上，董事长事先已经签过字啦，显然不符合该流程规定，故而，在财务会计这个环节就应该发现这个问题。
所以我认为财务会计应该负直接责任。
作者: pamela015 时间: 2010-8-23 14:36
以我现在的看法是，A没有制造签名的一些特别的特征，而这只能让财务经理知道不能要知道别的人知道，否则就会发生像案例这样的杯具···
作者: 我爱书 时间: 2010-8-23 14:42
现在想来B隐藏的够深的，居然模范的这么像。如果不是报销频率和项目内容，还不知隐藏多久才能暴露呢。
作者: 山风888 时间: 2010-8-23 14:43
多谢蝶舞奉献的精彩案例！
看了许多朋友的分享与版主的点评，获益颇多。也来盖层楼。
一、 A的责任。
就事件本身，A没有责任。因为流程确定了A是最后的审批权，而这些单子始终没有经过A这个环节。A不知情，也没有授予B财务上的任何权力，没有责任。
当然，B狐假虎威，利用了自已作为A的亲信的身份，糊弄了C、D，再加上C、D未履行应尽职责从而导致事件的发生。
二、 C的责任。
C是除B之外，A确认的可以与之直接联系的亲信，也是财务审批流程中除A之外的审核者，其实，这个角色是非常关键的。因为，A是不可能对每个单子都详细过目，很多时候，老板的签字就象盖章一样，不过是一个象征性的程序。而C必须对这个单子的合理性协助A完成审核。（A对单子有疑问，首先会问C，C要了如指掌，从容应答）因此，案例中，C的轻信，未对单子的真实与合理性进行核实，违反操作流程，要负主要的管理责任。
三、 D的责任
财务部对单子的审核更多地是合法性。正常的报销审核的是单据的合法性，金额是否与单据符合，是否有其它与国家、地方、公司财务规定不符之处。而对于借款，财务部的审核其实很弱，仅仅是流程上的完整性。因此，收到B的单子后，D提交C审批，是没有问题的。这里面可改进的有三点：
其一，借款流程与报销流程应分开。借款流程中，财务只做为执行部门，没有必要参与审核。
其二，财务非常清楚，借款只能作为临时备用金支出，是无法直接入帐的。而临时备用金是必须后期用票据或现金来充抵的。所以，D的责任在于在2个月的时间内发生了几笔借款后，未及时对备用金进行及时清理，从而使问题被掩盖起来，未能及时发现。
其三，这一点有点苛刻，老板的签字其实是财务是否付款的最直接依据，那么，财务对于老板的签字应该熟知，否则，真的会天下大乱的。
因此，D要付次要的管理责任。
如何预防？
在电子流无法实行的情况下，
在不指望A的管理风格有根本性改变的前提下，
在不考虑管理成本的基础上，
只有一个方法：D、C、A严格遵守签字流程，对于不符合签字流程的单据财务部一律不予执行。其实，D要知道，财务部是帮老板把住钱袋子的，把紧钱袋子，老板是非常乐意的。同样，对C而言，A赋予其财务审核的权力，是无比的信任，在这个事情上严格的控制与谨慎的做风同样是A非常希望看到的。
任何流程都要靠人来执行的，否则，再严密的流程都是一纸空文。
对A的个人用款，可以按流程走，也可以由A直接通知D、C，按特殊流程办理。无论如何，在财务上，规则是第一位的。
作者: qxj189810 时间: 2010-8-23 14:43
TOHEY 发表于 2 分钟前 删除
看案例估计是直接跳过了财务会计这个岗，直接奔财务经理去了，要说责任，出纳更大，明知流程规定需会计先审核的，结果没有签名直接过了，应负责。
这点儿TOHEY版主就苛求啦！事实上，出纳收到的单据是完整的，在纸质流程的前提下，他并不知道B是先将单据让老板签字——我们这里假定B不是伪造而是先让董事长A签字——而后让财务经理D、董事长办公室主任C签字的，出纳收到的单据是完整的。事实上，流程的最后一个环节是很难发现流程是否被“正确地执行”的，除非有签字时的时间注明——但这个是很容易被出纳忽视而过的，而且这个责任也不应该有出纳来承担，事实上，他是看到有董事长签字的。
作者: luohou 时间: 2010-8-23 14:44
这帖子真热闹，好久没看见这样的帖子了。
不知道经历该事件后，董事长A本人会不会有所反省。
作者: hjde 时间: 2010-8-23 14:54
对于第一个问题，大家都谈得很深入了，想来说说第二个问题，就是企业该如何防止此IT类事件的发生？
除了大家谈到的加强责任心，明确权责之外，个人觉得，可以从财务工具上来控制。因为这是一家集团公司，规模应该不小，应该上一套正规的财务软件，或者在IT办公系统中，集成财务电子流，设定好财务审批流程和权限，这样，相关的报销流程，都会发到相关人的电脑中，只有相关人员登录并确认之后，电子流才会走到下一步；即使相关人员授权给其他人来登录确认，也会收到抄送的邮件，这样可以避免很多手签的问题。
本帖最后由 hjde 于 2010-8-23 14:58 编辑
作者: 我爱书 时间: 2010-8-23 14:58
看完案例还有一个感觉，这董事长办公室主任当得也真有点儿“窝囊”，他应该是跟董事长接触最密切的人之一，董事长的行程安排、日常行为他应该是最为清楚的人之一；但最后居然还签了好几次“假”单子。如果把票据审核流程中他的环节放在财务经理的前面，应该可以在一定程度上避免类似的事情发生。
作者: 进军专业 时间: 2010-8-23 15:42
我也参加一下，造次之处还请指教．
一 针对这件事，我认真读了两边楼主的案例，案例有两点说的很明确：
１ Ａ在财务方面的管理不能干涉Ｂ，
２ 报帐流程是Ｂ－Ｄ－Ｃ－Ａ－出纳，涉及这件事的应该是５个人．
二 分析问题产生原因
１ 流程健全，没问题
２ 授权明确，没问题
３ 那么依我愚见，就是麻痹大意，造成此次问题发生的直接导火索就是第一次Ｂ拿着单子违反流程去报帐，Ｄ Ｃ以及出纳的妥协，违反财务制度在绩效考核中的应用就是发生一次处罚一次，这是不能打折扣的，处理力度要强，要让所有人知道，这个制度不能违反，那么下次就不会有人试图去违反了．
三 解决办法：
这个案例得出三条结论：Ｂ的职业素养有问题，流程执行效果不到位，监督预测不够
但是现实工作中，老板肯定会有各种各样的应酬及临时事件发生，一件紧急重要的事发生，你总不能和老板说，这个按流程怎么怎么样，你要等一下．
所以解决办法，我比较赞同
林帆的观点：关于A的私人采购不纳入公司采购范围，由A自行向B支付。
以及：六月雨的观点：
A、建立预算管理制度，董事长的月度预算须经本人批准；
B、将类似B所在岗位人员的费用报销情况，以月度通报的形式呈报给董事长，以防止B弄虚作假；
同时可以考虑建立董事长费用保障金，及每月月初批准一定数额的现金，交由办公室主任保管，小额现金费用可先发生后报销，大额费用按流程，每月将明细作好，交由Ａ签字确认，整个过程Ｂ只负责费用单据的传递，不直接接触现金．
作者: 我爱书 时间: 2010-8-23 16:05
huifu:qxj189810 那“董事长办公室主任”会不会变成第二个“董事长秘书”呢?
这个就要看制度和流程设计了。
作者: hjde 时间: 2010-8-23 16:19
回复 33楼 hjde 的帖子
回复几位斑竹的问题，如果集团没有引入财务电子流，怎么办呢？其实，这是一个在公司里面，如何实现报销的正确性和真实性的技术性问题。
个人建议，没有财务电子流，仍然可以借用IT办公系统，制定出一套流程，模拟出类似财务电子流的环境来。
比如，对于有邮件办公系统的公司而言，可以请申请人发邮件给审核人，抄送给相关人员，审核人如确认无误，就回复邮件确认，也抄送给相关财务人员；申请人将该邮件打印出来，与发票一起交上去报销。
如果，该公司没有邮件系统，那么任何签字都有被仿冒的可能。建议规定两条：
1）所有报销，需要有两级主管审批（在该案例中，需要得到C和A的分别签字同意）
2）财务经理在处理报销时，除了看两级签字外，需要和费用的实际使用人，做当面确认或电话录音确认
作者: 小黏黏 时间: 2010-8-23 20:28
1、在此案例中，A、C、D分别要承担什么责任？
A是负主要责任的（但是不能怪他），在一个企业中董事长的想法和策略意识是起着决定性的作用，而他对于BCD的把控只是守着他自己把控是比较欠妥当的，至少在他们三者的关系上必须要起到一个牵制的作用，比如财务牵制BC的用款情况，最后A审批，BC相互牵制，否则相对来说会比较片面，并且这样不成文的管理规则特殊化也不合理有效。
C是附有次要责任的，在这个事情上同D一样没有做好把控，其实C是比较失败的做人也好做事业好，一点实际权力都没有，并且畏首畏尾的，这件事情发生之后A肯定对她非常失望，个人觉得估计A本来就不看好他吧。而且发生了那么多笔费用之后才发现，虽然是发现了，但是责任是不可避免的。
D也是附重要责任的，在出费用的时候其实他是最直接的了，虽然管不了但是至少需要把控一下费用，我们财务一般借款费用上了5K就会打电话给总经理了，不管签不签字，也许在字体上财务看不出点啥，但是费用上肯定是要询问一下更靠谱的，这个可是原则问题，所以D也有不可磨灭的责任。个人认为除了A之外D是算责任比C大的了，费用的把控财务是主要的出账关口，财务经理都不严格把控是不是啥费用就随便走了？就算是出纳给钱了那你财务就签字了？财务经理干嘛的？不就是把控财务部的么？出纳就是归你管的，糊里糊涂给钱没弄明白就不行的，也就买衣服至于一定要走公司费用么？就算老板实在是生活工作分不开，那问下也没关系的吧，至少证明你对资金流动很重视，就算你没当时处理那你每月给个报表啊，明细报表啊，特别是借款的情况，难道一直没有发票冲账的么？冲账不显示的么？囧。。。
企业该如何防止此类事件的发生？
制度相对虽然是死的根据不同事件的紧急程度可以特别处理，但是不建议大部分的都特别处理，财务是极为重要的管卡，在特殊的处理情况下，至少要起到把控的作用，特殊情况没有总经理签字但是有mail有电话的回馈至少也是可以的，事后回来马上补好，至少是得到首肯了，但是切忌不可以单纯的看签字给钱，A在整个事情上的管理方式，给了B钻空子的机会，至少也证明了管理的存在漏洞了，难道你每个月财务凭证不看的么？虽然杂七杂八的凭证很多，但是还是需要查阅一下的，毕竟是公司资金流量总体体现啊，你真在当月发现了怎么可能第二个月还有这种事情发生？当然A是老板，老板的意识是没办法一朝一夕改变的，所以，财务要起到现金流的整体把控作用，至少你每个月要把财务情况以表格形式上报吧？这样算下来财务是有根本最大的责任了，财务财务不就是管账的么？现金支出不问问清楚，就稀里糊涂的了？那是不行的啊，要是有每个月的报表给老板看看当月指出次月就不会再发生了。哎。。。责任意识都不够，出了问题老板难道会告诉你。。我错了。。我改么？至少面子里子尊严来的更重要。
个人浅见！
本帖最后由 小黏黏 于 2010-8-23 20:35 编辑
作者: 远古遗风 时间: 2010-8-23 22:10
1. 责任问题。
A的责任最大，应该承担50%的责任，擅自破环财务报销流程，给予B特权，使得B有机可乘；D承担40%的责任，自己负责整个财务工作，财务上损失，财务经理应该承担起责任，不管是制度不完善还是因为监管不力；对于财务报销流程，对A应该有一个起码的维护和提醒，阐明风险；C承担10%的责任，核对审批，及时发现问题，报告给A。
2. 如何防止。我主要参照我公司的做法，提出几点看法：
a. 坚持财务报销流程化，不管是谁都不能有特例；特别是要让A明晓此中风险；
b. 财务支付月度报表。每月财务部需要作出本月财务支付报表，分别支付多少，原因是什么，支付给谁等等让A过目；让账目公开。
c. 让第三方审计公司来审计。比如安永等。也可以让内部的审计员对财务进行定期审计。
不过想听听对于此事情该公司该如何处理？
本帖最后由 远古遗风 于 2010-8-23 22:20 编辑
作者: 我自翩跹 时间: 2010-8-23 23:41
回复 15楼 qxj189810 的帖子
对！纠结于人性或者道德是不能解决问题，也的确只能依靠制度与流程，但制度与流程也是人来制定与执行的啊，在执行的时候，不就是又躲不开要面临人性与道德的种种问题？
作者: TOHEY 时间: 2010-8-24 07:13
回复 31楼 qxj189810 的帖子
我们看下财务流程哈：集团财务管理中规定的借款、报销流程为：借款人、报销人填写单据——交财务会计、经理核对数据并签字——报办公室主任审核内容并签字——董事长签字——出纳支付款项。
8月的某一天，B拿着一张借款单去找D签字，借款金额为2W元，借款理由一栏填写着：为董事长购买服装，此借款单上已有董事长的签名。因为之前B已多次拿来有董事长直接签字的借款单、报销单，D已经习以为常了，签字后报给C。
从上面的案例内容看，财务会计这一岗是跳脱的，借款纸质流程：B-D-C....如果C没有看出异常，应交董事长签名，本案“董事长”应签署，可以想象C完成后应直接由出纳支付了。案例描述以往发生8万多，也是由B直接给D，而跳过了财务会计岗的审计，所以要求财务会计对本案负责太过于牵强，而出纳明知程序中有财务会计审核的流程，在纸质单据上没有体现时因看到董事长的签名，还是忽略了该有的流程，当然这在企业不少见。
综上，我认为，出纳的责任比财务会计要大。
当然，如果岗位职责说明该会计负责会计凭证及费用归集，就应负责任。 本帖最后由 TOHEY 于 2010-8-24 08:26 编辑
本帖最后由 TOHEY 于 2010-8-24 10:42 编辑
作者: 我爱书 时间: 2010-8-24 08:51
回复 40楼 我自翩跹 的帖子
所以我认为本案例中的根本问题不是缺乏流程也不是流程不合理，而是有法不依，执法不严。
作者: 山风888 时间: 2010-8-24 09:10
回复 41楼 TOHEY 的帖子
继续煽风点火。
财务会计与出纳的责任可以忽略不计。
按天涯的意见，根据流程，财务会计要进行审核。且不说借款单可能跳过财务会计，即使借款单到了财务会计，单子上只有一句：服装费，借款2万元，财务会计如何审核？他有什么权力对些进行审核？（唯一的方法就是和A确认，否则，财务的审核环节是无意义的）
同样，出纳这个环节，的确，他要保证审批的完整性才能出款。但，对于一张有D、C、A、签字的借款单，是不是他把单子让财务会计补个签字，就可以执行了？事实上，借款单只要有业务部门、老板的签字，财务所要做的也就是执行。
要说责任，出纳未发现签字是伪造的，警惕性方面与敏感性方面有欠缺。（毕竟出纳这个环节长期与章、签字打交道，应有一定识别能力。）
小黏黏的贴子中有一点，我很同意。
对于较大金额的借款，应有环节与老板确认。基于业务的真实性应由业务部门负责的理由，在该案例中，这个确认的责任个人认为应由C负责。
相对的，借款流程需要做一个优化。（较详细的理由已在30楼）
请天涯与草头继续拍砖！
作者: 一个苕宝 时间: 2010-8-24 09:35
记得我在一家小公司任职时，老板（总经理）主管市场销售，销售部是没有经理的，所有销售人员的费用报销都是老板直接签字，然后到财务部。而且我知道老板签费用报销从来都不怎么看的。但是财务人员（会计和出纳，特别是出纳，也是外聘人员）从来不因为老板签了字，而放弃审核职能。
有感于本案例中的财务人员而发
作者: TOHEY 时间: 2010-8-24 10:15
回复 43楼 山风888 的帖子
对C与D的主要责任我赞同，如本人帖26楼所述，本人观点是就出纳与财务会计的责任比较，出纳应负较大的责任。
作者: qxj189810 时间: 2010-8-24 10:26
回复 qxj189810 的帖子
我们看下财务流程哈：集团财务管理中规定的借款、报销流程为：借款人、报销 ...
TOHEY 发表于 2010-8-24 07:13 
不然，如果按照草头版主的这种思想，那么：就是流程的最后一个环节对流程输出付总责任；我们可以进一步推论：也就是说，流程从启动后，各环节都可以出错，但最后一个环节不能出错。——这简直是“谬论”。流程输出需要各个环节都是正确的。事实上，B在拿报销单找D签字时，D完全可以告诉B“按照流程你应该先交给财务会计”，财务会计接到B的报销单据，马上可以发现上面已经有董事长的签名，显然不符合流程，他这时可以采取的行动有：直接签字，放过；二是请示D之后再行决定。那么在前一种行动下，财务会计就会负直接责任；在后一种行动下，财务会计也会付一定的责任。
作者: qxj189810 时间: 2010-8-24 10:29
回复 43楼 山风888 的帖子
如果真如山风888版主所说，报销单据上缺少“财务会计”的签字，那么，按照尽责的原则，出纳应该要求重新启动新流程，重新签字审核，而把这张缺少财务会计签字的单据保存。 本帖最后由 qxj189810 于 2010-8-24 10:35 编辑
作者: qxj189810 时间: 2010-8-24 10:30
回复 45楼 TOHEY 的帖子
我保留观点！这样会造成很大的“权责不分”，岗位职责不分，这是管理混乱的根源！
作者: TOHEY 时间: 2010-8-24 10:31
回复 46楼 qxj189810 的帖子
天涯分析的是，问题是本案D并没有给财务会计，而是签字后直接给了C，所以本案的财务会计是被隔空的，D在为自己负责的同时，应负财务会计应负的责任。
作者: 我爱书 时间: 2010-8-24 10:34
回复 46楼 qxj189810 的帖子
流程肯定是不合理的，这一点我很认同，只是认为A不按流程操作的问题更严重些。
作者: 大尾巴的鱼 时间: 2010-8-24 10:57
我倒是觉得这个借款、报销的流程有待改善：
2、集团财务管理中规定的借款、报销流程为：借款人、报销人填写单据——交财务会计、经理核对数据并签字——报办公室主任审核内容并签字——董事长签字——出纳支付款项。
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1、从上面的流程来看，财务会计和经理应只对报销时票据与数据对应或票据的真实性或相关出差制度中例如出差补贴数额的确定等做审核，基本是不可能对此报销或借款发生的内容是否属实审核的。
2、同理，办公室主任签字审核这个环节不太清楚又何必要，是请办公室主任代表老板审核？换句话说一个业务部门的员工发生的费用，比如业务招待费，办公室主任如何审核？
3、因此，该流程中是否缺少一个环节，即报销人所属部门负责人（部门负责人为报销人的话，应为更高一级领导）签字，此环节，可放在财务会计、经理审核前或后。
4、如果按此流程，如果把审核报销、借款的内容责任派给办公室主任，那么办公室主任就有责任去和报销人的上级核实报销内容是否属实，当然这是一个很累人的活，这样很容易把办公室主任搞死。
5、因此仅从案例看，责任最大的是办公室主任，董事长同时要承担破坏流程形成潜规则和惯例的责任，财务、出纳无责任。
6、如果要从长远看，建议
6.1对借款和报销流程做完善修订，见前面第3点；
6.2严格按照流程走，类似董事长的破坏流程顺序的行为应扭正；
6.3出纳对笔迹需加强比对、审核（当然，这个还是存在作假的可能），同时公司应对财务报销作假制订相应的惩罚制度，让员工不敢造假。 本帖最后由 大尾巴的鱼 于 2010-8-24 10:59 编辑
作者: lzfhuaping 时间: 2010-8-24 11:47
回复 1楼 醉蝶舞 的帖子
不错，谢谢分享
作者: 在路上的苦行僧 时间: 2010-8-24 15:53
看了一下午的帖子，看的眼睛有点疼了。把姐以前的古董帖子都全部翻出来看完，看的眼泪都流出来了，好痛。案例中的董事长肯定是要负主要责任的，办公室主任既然是整个流程中负责审核对报销内容的是否属实，就应该切实负起责任，所以办公室主任也有责任。至于如何防范的问题，楼上N多大侠都回复了，小僧也就不敢在此造次了。
姐啊 你太有才了。。
作者: 西藏2046 时间: 2010-8-24 16:00
好大的胆子，吓人
作者: 影子44 时间: 2010-8-24 17:07
人治大于法治。
作者: 会转弯的猪 时间: 2010-8-24 22:24
回复 18楼 醉蝶舞 的帖子
这两天都忙忘了舞姐的邀请，不好意思。时间长，金额大，董事长都不知情，可见在报销环节中制度保险力度不够。我公司就是采用的双重保险制度，报销借款费用，首先是通过OA办公系统在网上完成，然后3天之内财务会将这几天所有报销费用汇总成一张表，再由总经理签字后发给到财务部领钱。
我认为一个好的公司最重要的两个评定指标是流程与执行力，只有流程清晰，可执行力强，那么公司才能阳关般的茁壮成长。之所以该公司有此问题的发生，除了社会国情（人性的贪污腐败）与企业的通病（拿着最高领导人的签字可走遍公司）外，更重要的是权力的监控与制衡成空架，管理是一种平衡的艺术，平衡不到位，跷跷板自然会失衡。
A购买东西，作为办公室主任的C居然不知情，难以理解。问题就在于计划与采购的权力集一人上，少了监督环节。可以采用A做计划，D做审核或采购或作存档备份等职责（不清楚该公司的组织架构），将两项权力分开。从本案例可以看出采购金额较大，必须采用权力分开。
签字是一种权力的象征，更重要的是一种责任的担当。C作为财务经理，应该是位很老道的敏感性人物，对于一个人在短时间内有这多的账目的嗅觉性很差，专业敏觉性有待提高。至于D，在本案例中未体现出办公室主任的重要性，强势性较欠缺。
作者: linzi922696 时间: 2010-8-24 23:23
关于问题的根源，楼上的把该想的都想到了，但可归结为流程与制度的问题，我还是用上我最喜欢的那句话--每个企业都应该建立一种不依赖于人的制度，不会因为你是董事长，不会因为你是秘书就破坏公司的制度！我见过有些公司是秘书是在会计、财务经理审核完后代总经理先核，再到总经理的。
很多企业可能在想到底是用制度控制还是用文化来控制？如果一个公司是包容性很大的公司，在案例中的所有责任人都可以逃脱这个责任，但是每个公司允许这样吗？所以我更倾向于用制度来规范，一个人不能是运动员，也是裁判员！
当然任何制度都不是最好的，因为制度是人定出来的，总有人喜欢去钻制度的空子，所以一个制度制定以后，一定要有完善的监督机制，两者结合起来共同作用！
关于谁负什么责任我就不作回答了，每个公司不一样！
作者: 笑看西斜 时间: 2010-8-25 00:26
这两天没上，差点就错过了这么有趣的案例。
本人愚见如下：
A要负主要责任。首先一个是用人不当，过于相信B而不惜为此绕开制度使B凌驾于C之上。其次是知法犯法、恣意违规。集团关于财务管理是有相关规定的，这点A不仅知道，还表示财务方面要按制度走。可是也A却没能遵守制度带头违规，起了很不好的影响。
C在此案例中发现B的问题，并作出了正确的反应，应该是值得表扬的。但是C在A先前违规办事上没有坚持立场，甚至可能连异议都没提出，导致B有机可乘，应该说是失职的。
D从一开始到结束都是错的。既没有要求A、B按制度走流程，也没有认真审核单据的真实性，缺乏一个会计人员应有的素质，属于严重失职。
或许有的人要说C、D可能是迫于A的权威不敢提出异议，但是我认为权威是他人认同的，如果A自己都不按制度办事的话又何谈权威呢？所以C、D完全可以在一开始A违规的时候就委婉向A提出问题。
防止措施：
1.制定合理的规章制度。案例中的流程本身就有问题，加上大家都不按制度做，不出事也就怪了。我觉得应该用C制衡B,而在财务方面则应该将审核权下放给部门经理，一定金额内的费用可由办公室主任签名确认，并每半个月由财务部和办公室主任分别汇总交董事长查阅；超出一定金额才要经过董事长签名。
2.设置董事长信箱，任何人可以通过书面材料向董事长反映问题和想法，作为企业的一个监督机制。
3.严格按照制度办事。杜绝个人权威凌驾于制度之上。
作者: 醉蝶舞 时间: 2010-8-25 09:55
蝶舞分享的案例，能请来这么多位高人的精彩讨论，是蝶舞的荣幸！在此，蝶舞谨代表本人与所有在大家的精彩碰撞中受益的家人，向各位高人的分享表示深深的谢意！
讨论中可圈可点之处实在太多，恕蝶舞不一一致谢~~~
现就此案例中的讨论的责任划分问题，蝶舞结合个人看法与在拜读各位回帖时所受到的启发，回答如下，不当之处，还望各位高人指点！
在此案例中，A、C、D分别要承担什么责任？
答：个人认为，此案例中，A需承担50%左右的责任，C需承担30%左右的责任，D需承担20%左右的责任。理由如下：
1、A做为企业的最高领导者，应可预见不严格执行管理制度、讲究“特权化”会对整个企业各项规章制度的执行与公平性的体现造成不良影响。做为董事长办公室主任，既然职责范围是整个集团的行政、人事管理，那么董事长秘书的行政、人事管理权当然是归属于办公室主任，不能因为是董事长的“身边人”而独立于制度之外。
本案例中，从集团的企业文化（不成文的规矩）、对C、D的口头通知以及B拿来的未经C、D签字的单据上越权签字这几个方面，就能看出，A为了维护自己所谓的“权威性”而罔顾公司的相关管理制度，带头侵犯C、D被董事会授予的职权范围。
正是A的错误态度与动作，才让B产生了优越感，让C、D自然而然的认为B是不能触碰的“雷区”，所以才让B有了可乘之机，让C、D疏于对B的管理与应有的审核。
所以，蝶舞认为，A应对此事承担主要责任。
2、D做为集团总部的财务经理，其责任范围应该是涵盖了整个集团的财务管理与监督，那么他不仅是需要具备足够的专业知识与管理水平，更应该具有超越于任何一个部门的领导者的原则性与对自身职责的尊重。但在本案例中，D的原则性与责任心都被A的“权威性”踩在脚下，他让自己变得麻木，“习以为常”的在明显走了违规流程的单据上签名。
因为D责任感与原则性的缺失，所以其对本案例中发生的严重后果，也应承担次要责任。
3、C做为董事会办公室主任，全面负责集团的行政管理与人力资源管理工作，而且在本案例中这个集团的财务管理流程中，财务经理D的主要职责是审核数据与流程，C的主要职责是对各类单据中内容的审核，C的签字就代表了确认或者否定单据中的内容。
C是董事会办公室主任，董事会授权他在所有财务单据上签署意见，他就应该责无旁贷的认真审核并确认所有单据的真实性。但遗憾的是，本案例中，C与D犯了同样的一个错误，就是将原则性与责任心置于“权威性”之下。尽管在实际的工作中，各位都很难完全做到敢于对抗不合理的“权威”，这已经成为普遍存在的、令人无奈的现象。
案例中，因为B利用了A对其的放纵态度，利用了大家对权势的屈从与对自身职责的麻木，而敢于伪造A的签名，所以C的签名就成为B恶劣行径得逞的最后一道屏障。
个人认为，从职责上来说，C本应负主要的责任，但本案例中，一是A需为他错误的行为与态度承担责任，二是因为C的质疑而使恶果没有进一步扩大。所以，C应对此事承担30%左右的责任。
因时间关系，且第二个问题各位已经回答得非常全面了，蝶舞就不献丑了~~~
作者: 大尾巴的鱼 时间: 2010-8-25 10:20
我个人认为财务经理不需要负责或责任很小，因为按照规定的流程，财务经理只是对报销的数字和票据真伪等做审核。所以哪怕当事人递上来的报销单上没有董事长的签字（及当事人可在财务经理签字后再伪造董事长签名），他还是会签字的。正确的来说他应该做的无非是让当事人把单子重填，让董事长先不签。
作者: qxj189810 时间: 2010-8-25 10:51
标准的财务报销流程应该是：
报销人提案——部门负责人签字（授权范围内）——财务会计审核——财务经理签字（授权范围内）——出纳付款。
我真的不知道案例中的“董事长办公室主任”在案例中的“财务报销流程”扮演什么角色；正常的，应该是董事长秘书提出报销后，先找董事长办公室主任签字，然后走财务系统内部流程的。 本帖最后由 qxj189810 于 2010-8-25 10:54 编辑
作者: qxj189810 时间: 2010-8-25 10:58
闲来再补充一句：很多流程，在纸上画的时候，走得很顺，甚至是一顺到底——因为这个过程中是人与人之间在传递；但是真正IT化之后，发现系统根本无法走这个流程——因为电脑是死的，只能一个环节一个环节的走。
作者: 抽的是烟 时间: 2010-8-25 16:16
董事长权威也好，报销流程没有也罢。导致问题发生的主要原因就是那些“不成文的规定”让人性失去了原则。
作者: 露天厂房1972 时间: 2010-8-26 13:35
回复 1楼 醉蝶舞 的帖子
报销可采取实物凭证签字确认和电子信息扭转确认同时执行。！
这样既能避免作弊又多了一套小账本。
作者: 江口荣芥 时间: 2010-8-28 15:33
过来学习..
作者: 苏HR 时间: 2010-8-31 17:11
这个案例确实是很具有代表性的
作者: 上善若水2010 时间: 2011-1-29 22:45
学习了，感谢楼主可以精华重现，不然就错过了这么好的学习机会。
作者: 好演员 时间: 2011-2-1 10:38
什么是制度，制度是用来遵守的，而不是因为某人关系的特殊性或权威性就可以随意违反，虽然我们在日常工作中会遇到很多特殊情况，但原则性问题势必是要遵守的。
作者: 东方爱人 时间: 2011-10-11 17:38
这貌似是我需要的东西，谢谢分享！
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