HR的快乐之道－人力资源总监心谈记之连载四 - 中人网

HR与行政后勤关系密切与否，由企业的性质及所处地理位置决定。如果属于服务性行业，位于城市中心的企业，行政后勤的工作往往是采用外包或由员工自行处理的方式。比如清洁卫生，许多写字楼都外包给专业的清洁公司；比如安全，就会由专业的物业公司来负责，至于用餐，住宿，位于城市中心的企业大多由员工自行解决。公司用车、维修等等后勤工作，都由外面专业公司或人员来做，企业只负责联络及监督验收结果。但是制造企业环境比较偏，人员比较多的企业，行政后勤的工作必须由公司来组织管理。作为制造业的HR大多与行政后勤关系密切，有的更是属于同一个部门。

我在这里想重点说一说制造业的HR与行政后勤的关系。在制造业做HR的提到行政后勤，总是有一种说不出的味道，一般认为HR做的是人员的管理与开发，行政侧重于后勤与服务，管理员工的吃、喝、拉、撒、娱乐，工作的对象相同，重点不相同。HR的定位是管理，行政的定位是服务，但是在实际的工作中，百分之八十的企业，人事行政属于同一个部门，提到HR与行政，有人打比喻说，如果将做HR比喻成提着皮包，打着领带上班的公务员，行政后勤人员就是穿着布衣，披着毛巾拉黄包车的车夫。又做HR，又做行政，就是又做公务员，又做车夫，角色转换太大，如果转换不过来，就会痛苦不堪，进退维艰。我其实并不太赞同这种说法，但是从这个比喻也可以看出又做HR，又做行政工作是比较有难度的。将行政后勤与HR合并在一起，也是现在大多HR不能进步，没有方向，没有成就感的原因之一。导致将HR与行政工作被并在一起也是有原因的，最主要的原因还是HR自身定位不清及能力不足造成的。因为行政与HR的工作有着太多的联系，下面让我来就行政的工作一项项的来说明，大家从中就能看出他与HR有多么亲密的关系，不管你是从事专业的HR，还是HR与行政合在一起做，我觉得你都有必要了解一下行政后勤工作的内容，这对更好的做好HR，有着很大的帮助。

先讲讲安全，后勤保障一个最重要的功能就是要保障公司财产及员工生命财产安全。保安是工厂安全最重要的力量，保安管理好坏直接关系到公司及员工的利益，也关系到工厂制度的执行及维护。我管理保安有三项基本要求是必须要达到的，第一是确保公司财产及员工生命财产安全。第二是维持工厂正常工作及生活秩序。第三是提升形象，做好日常服务管理工作。对保安的要求太多，起不了作用，也执行不下去，如果能做到以上三点，就是很合格的保安了。现在很多公司采用外保，所谓外保就是保安公司委派的保安，内保就是自己招聘的保安，是内保好，还是外保好，要看具体情况，一般来说，外保素质相对要低，管理难度要大，原因是保安公司安排的，在你这个厂做与在其他厂做是没能区别，所以管理要求太严，就不愿意来你们这个厂，加之如今做保安的越来越少，所以一些根本不合格的人，甚至一些坏人都混入了保安队伍，用外保的好处是出了问题有一个后台即保安公司可以追究，另外一些社会相关的问题有的时候，可以通过保安公司解决。用内保素质较高，管理较容易，但是对人员的核查不容易，现在虽然可以做一些背景调查，但是增加了公司的成本，内保还有一个问题就是需要支付较高的工资，保安的岗位属于2班倒，如果全部按标准给加班费，公司又不太愿意，如果不按标准给，保安就会有情绪。还有内保容易与公司内部人员勾结将公司的东西拿出去，在执行厂规的时候，也会讲究人情，比较大的公司，物品单位价值比较高的公司，我还是倾向建议使用外保，管理外保的诀窍在于不要直接管理保安员，要管理保安的队长或班长，对他们施压要求，让他们去管理，效果要比直接去管理好很多。

宿舍管理的内容也很明确，保证和维护宿舍安全、卫生、秩序，节约水电，及时处理员工反映的问题。宿舍管理的要点在于发动员工自发管理，有的公司采用每个宿舍安排一个宿舍长的做法很好，可以减少很多管理问题，宿舍的安全问题，一个是员工的财产安全，另一个就是生命安全，所以宿舍的防盗工作要做好，男女混住一幢楼的工厂，要注意犯罪的发生，有条件还是建议男女分开。实在不行的，女生住在最上面楼层，男生住在下面，比较安全。为了保持宿舍的清洁卫生，可以采用对宿舍不定期检查5S的做法，然后评比，将最好最坏的图片贴出来，效果很好。宿舍还有一个安全就是用电的安全，必须经常查房，查房要记得一个原则，一定要有宿舍的人在场，最好有2个以上，对员工的行李箱，柜子不能自己打开，要让员工自行打开，注意态度，避免发生冲突，甚至侵犯人权的事情发生。

食堂管理，众口难调，食堂的管理是很难让员工满意的，对食堂的管理要求是，卫生干净、口味适宜、菜式丰富、保质保量、服务良好。食堂的用餐方式现在很多公司采用自由餐，即由员工自行决定要不要吃，这种方式食堂的压力最大，完全商业运作，如果做不好就没有人来吃，没人吃就没钱赚。这种方法一般是公司不包吃的用得较多，包吃的公司，有的采用半自由方式，有的属于固定餐，半自由就是按月或按周来报餐，员工吃不吃都要扣钱，如果这个月或这周，你觉得不好吃，下个月或下周就可以不吃了，所以饭堂还是有压力，最后一种是固定餐，这个吃不吃都要扣钱，这个质量最差，当然与管理要求也有关，大多采用固定餐的公司，食堂的老板会让管理人员得到一些实惠，所以员工反映问题，作用也不大。是外包还是自己做，以我的经验，还是建议外包，毕竟人家是专业的餐饮公司，有规模成本，有行业经验，如果自己来做，成本很难控制，并且会滋生腐败，我曾见过一个厂，自己做饭堂，每天招后勤主管，一次招几个，全部不到三个月就走掉，为的是防止腐败，其实一家正规的公司这样做显然是不行的。外包的最大的不足，就是监管的问题，成立由各层代表组成的伙食监管委员会，有效的开展工作，信息透明化，也可以起到一定的作用。作为管理者来讲，食堂管理的底线是员工不能吃到危害健康的食物，潲水油、工业盐、病猪肉、含铅米及食堂从业人员是否有传染性疾病是管理的重点。

再谈谈清洁绿化管理。清洁及绿化是一家公司的面子，整洁干净花园式的工厂，让人工作时心情愉快，效率也高，管理清洁绿化的要点是要经常的去做这些大叔大妈的思想工作，这些人年龄大，思想陈旧，自己看不起自己所做的工作，所以自尊心特别强，对待他们，要多讲道理，和和气气，经常问寒问暖，给他们以信任，他们的工作不需要你去监管，也会尽心尽力做好，遇到他们有什么问题，一定要耐心的解答，如果你没有解答清楚，他们一定会放心不下，耿耿于怀，影响工作效率，多次来找你。遇到他们有什么困难，尽力帮他们解决，不要搪塞他们。多多夸奖他们，你的一句夸奖，让他们高兴很多天，对他们客气礼貌，会让他们以更加努力来回报你的知遇之恩，清洁绿化最难管的就是清洁工，管好了清洁工，就等于管好了清洁绿化工作。

再说说维修管理，维修管理在每个厂都是很重要的，管好维修人员的重点就是工作的分配，如果分配不好，事情没有优先顺序，就会影响生产生活，我建议在招聘维修人员时要对他们的技术有一个深入的了解，专业要互补，加起来的专业能应付公司所有的维修问题。维修还有是成本的核算问题，如何管控好材料成本，把好关是十分重要的，对维修的管理重点有三个：一个是他们与服务单位的沟通，一个是他们反应速度，最后就是服务质量了。如果搞好这三个方面的管理，维修基本上不会被投诉。

再来讲讲前台及车辆的管理，前台是一个公司的窗口，好的前台可以树立良好的公司形象，避免很多无谓人员的电话骚扰。管理前台的要点是礼节礼貌、电话转接速度、电话过滤的水平、灵活性及保密性。有的公司招前台要形象气质佳，这是这个职业决定的，但是比起外表的形象气质，内在的修养，自然大方更加重要，做作的礼貌是令人厌恶的，电话转接的速度也是工作效率，需要转接电话的人都是因为有事，有的时候是急事，如果不能快速的转接就会导致大家的不满，电话过滤是需要智慧的，现在的业务人员高超的电话营销技巧，让人防不胜防，所以需要智慧去识别，灵活性也是非常重要的，保密性也不可少，前台是公司的窗口，所以有些人，有些事，只有前台见过，前台知道，如果随便去讲，就会泄露很多的机密，所以我招前台一定要求具有保密意识。其实做好一个前台并不容易，我经常和前台讲，前台做优秀了，你就可以直接做管理了，为什么呢，因为要做一个好前台需要相当的素质与实力。曾经做到微软中国的总经理，TCL的总经理吴士宏女士就是前台开始做起。

再谈谈文康娱乐，做行政后勤，一年不组织几场比赛，搞几台晚会就不是一个合格的后勤人员，所以文康娱乐一定要认真对待，一般比较重要的是五一、十一、春节晚会、中秋晚会，这是必须要组织节目的，文康娱乐要发挥作用，要让大家有一个参与各项活动的积极性，不论是大晚会，还是小晚会，我不太赞同从外面请一些专业的人员来搞节目，我觉得要发动全员，自编自演，重在参与与欢乐。要利用各种活动的机会来宣传公司正面积极的东西，每次花钱搞活动，老板就会说，希望你能让更多的人参加，让更多的人欢乐，同时各他们传达公司正面积极的信息。

再说说工伤医疗，有的公司有医务室，其实医务室不应仅仅帮员工看病拿药，还要宣传一种健康的生活方式，给员工更多的心理保健。关于工伤事件，作为行政部门一定要有快速反应机制，平时要预备一定的救急钱，要随时能联络到车，随时叫得到人，工伤是不能耽误的，人命关天的大事，有家厂，有个人员触电，因行政反应太慢，抢救不及时，现在变成了一个植物人，对待工伤，就是一定要以最快速度，准备好钱、交通工具，护送人员，这样就能将公司的损失降到最低。

会议室管理、员工违纪处理，证件办理，电话网络维护等等都是行政后勤的工作，我们在了解了行政工作的内容以后，再来看看行政工作与HR的联系。保安是员工前来面试的第一道关口，保安素质的高低影响着员工对公司管理水平的判断，HR常常会接到投诉，保安不让员工进来，保安不通知人事，保安对面试人员不礼貌等，平时的招工，需要保安配合，维持招工秩序、通知面试等。公司的政策要推行下去，保安有时要承担执法的责任，如果保安不配合，制度可能执行不下去。前台是公司的窗口，可能面试者第一通电话是由前台接到，前台的态度如何，可能影响别人对公司的评价，员工吃不好，住不好也不会安心工作，环境太差，下了班没有任何休闲去处等等都会影响到员工的稳定，影响到公司的管理形象。

其实行政与HR的工作对象都是公司的员工，行政侧重于后勤与服务，HR侧重于管理与开发，管理与服务本身就是交织在一起的，行政与HR是一双生下来的连体婴儿，难以分割。虽然从事HR的不喜欢与行政有太多的关联，要不要HR与行政分开，我个人认为还是由企业的管理理念及发展情况来决定的，企业致力于朝规范、集团化运作，员工人数较多、员工素质较高、知识密集型。扩张企业，HR还是要与行政分开，这样HR会更加对企业的战略实现起到积极的支持作用。如果相反，劳动密集型，人数较少，且员工素质不太高，企业处于保守期，这样将HR与行政并在同一个管理者下面，有时会更加有效率，能更好的服务员工。作为HR，不要将自己定格在单纯的HR业务上，以前我就说过，优秀的HR要熟悉公司的业务流程，当然也包括要懂行政管理，公司需要HR独立发挥作用时，能将HR做上层次，做得专业，为实现公司的战略目标起到积极的支持作用，公司需要HR与行政并行时，能处理好管理与服务的角色，站在管理者的立场，行服务者的事情，做到让员工、企业满意，这才是优秀的HR人员。