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标题: 如何做好邮件管理，提高工作效率 [打印本页]
作者: 天涯禅师    时间: 2011-11-1 10:14
标题: 如何做好邮件管理，提高工作效率
本帖最后由 天涯禅师 于 2011-11-1 10:15 编辑 5 l( @8 c7 j* q5 \

6 _; d$ h7 V4 l' `背景案例：6 r2 J9 |4 \/ }0 b$ }! Q1 F) b
      某小型公司，员工不足十人，公司每个人都有邮箱。老板要求每个员工必须随时查收邮件。4 C: j* m3 i$ i' f: h$ M
      于是出现这样的一幕：. Z# d9 j( E% ], C  u
      员工给老板发出的邮件，老板半天没收到，于是责怪员工发邮件没有打电话或者MSN告诉一声。, T% @: D* `/ U9 I
      当老板给员工发出邮件后，员工没有在1分钟内给予回复，又责怪员工为什么没有及时查收邮件。
0 s2 l9 b" @# {7 t" G      问题出来了，邮件需要做到及时查收吗？及时的标准是什么？是1分钟内就当即收到就快速给予响应呢？还是应该采用其他方法呢？
% f7 f7 s: T( u! D& ^' \0 J, Q      请各位畅所欲言，谈谈邮件管理。如何才能让工作更加高效？
7 ?7 D9 s9 z: _& W/ S/ E4 k( J- e; D
作者: 糖糖2003    时间: 2011-11-1 10:46
个人习惯一上班一开电脑就会打开公司邮箱，网络时代很多工作都是以邮件来工作的+ S* u& p" O- u
建议：- V8 _7 a5 }& |7 |
1、OUTLOOK有个收到人的回执 建议可以设置 4 v- N# y6 A8 E1 C0 E- y
2、比较急的事情，邮件了可以再打个电话做个确认工作，毕竟有的人有时不在电脑旁# y% _1 Y5 T- C6 V9 ?) m! C
3、对于经常使用公司邮箱的话，可以一直开着邮箱，这样有邮件可以随时看到# a& A( \. f; u
4、至于没有收到员工邮件，公司有服务器可以随时查看的) ~; }! U+ m- H" {3 z
作者: qd991    时间: 2011-11-1 10:48
本帖最后由 qd991 于 2011-11-1 10:49 编辑
$ K( J1 Q) C# v$ \) w
6 [! k* E! |0 E1 p. R邮件是看事情的重要程度和紧急程度的。如要邮件发送的且紧急的，必须结合电话联系
% m- N7 g: Y/ I/ N0 i* N紧急      电话           邮件结合电话6 K% \( l2 U+ o( X
不紧急   邮件           邮件
4 N: _; i( Y/ h  k: h. J" \            不重要        重要' `9 x" K+ q5 x: k$ F
作者: junren0618    时间: 2011-11-1 11:36
1) 为避免耽误一些紧急邮件的处理，我们公司推行了“NOTES TRAVLERS”功能，即将公司邮箱与个人手机绑定在一起。这样，都可以在第一时间知道有新邮件的，并有针对性的及时回复。
! v& F, X4 r- y1 W& q: j2) 在个人习惯上，我们公司通常回复邮件的惯例是48H内须予以回复，不算Delay（这得视乎于公司的文化而定）。而个人也是在上班最初的半小时和最后半小时内先回复紧急处理的邮件。
作者: yintianxue    时间: 2011-11-1 11:42
邮件管理确实挺重要的。0 j' s# S7 m! A+ T
我会看邮件的紧急情况而定，有些邮件的回复我还需要请示老板，不是我立马想回复就回复的。" o3 O2 w! ]  \8 p# ~
有些邮件我看到了，我认为还需要时间才知道消息才能回复对方，我当即也不会立即回复。2 u( K' k* A; l' j% e& v
有时候没及时回复邮件，对方着急就会来电咨询。
6 n: s3 S. R' w) }) g8 F而我邮件过去对方好几天没回复，我会重新RESENT!
+ f8 D  x6 J& q* E5 E1 [  L
作者: 泫冰    时间: 2011-11-1 15:02
现在在公司一般是一上班就上邮件，以便及时查收。
! v# v( K$ F8 T. X9 w; O+ h6 W& y建议，如果是比较紧急的事情的话，标记为紧急邮件发送，以便收件人能及时查收（特别是领导，平时邮件比较多，不可能做到每封邮件都能查收的。）
作者: 大茆    时间: 2011-11-1 15:42
先给Email分分类，给上司、同级、下级、同事。
) G, ?7 [. U5 d2 b( }上司，一般是回报工作、请示类的邮件，需要明确是否需要对方回复，视工作内容紧急重要程度及时电话联系；
; X# B% i& d0 l3 \$ c  G同级，一般事务性邮件在一个工作日之内回复即算是及时回复，告知性邮件可以不需要回复；
1 I9 n9 d! c5 u下级，一般为部署工作或者告知性的邮件，可在正文部分明确提出是否需要回复，回复周期多长时间；
  w- ?8 z5 y. q. J; \+ g同事之间，一般为协调工作，看工作本身的紧急重要程度，在邮件中注明是否需要回复即回复周期。
' D. S% C- Q# l. k一般情况下，一个工作日内回复邮件即可算做及时收发邮件，紧急事件除外。2 b/ D7 p; N" l& i) \
若要更加有效的管理邮件的收发工作，在员工入职培训中首先明确其工作流程及要求，是个很不错的注意。
作者: damone    时间: 2011-11-1 16:08
当天的事情邮件+电话更有效，好几天的事情邮件就可以了。
作者: sam0527    时间: 2011-11-1 23:59
邮件发了之后，还是要确认一下的。
作者: csm8099    时间: 2011-11-2 08:17
一是开机是就必须开邮箱，并且邮箱不能关掉，设置一下自动接收的时间来提醒。二是一些重要的邮件，还得通过电话或是其他方式确认一下。不能单靠一种方式来处理事务。
作者: 不嫁    时间: 2011-11-2 09:25
1、每天上下班共四次会准时查看邮箱，中间视情况，有时间的话会多查看一下；
. Q$ x* K: w) U5 |2、每天的邮件都及时处理（如果须向上请示的，都会请示完后第一时间回复）* r7 Z% P% b7 _) t
3、待确认或处理的会另行备注。
作者: 蟹蓝    时间: 2011-11-2 09:27
我是每天早起都要开邮箱的,然后开着是自动收发邮件.然后时不时地再点几下在空余的时间,保证别拉下什么重要邮件.
作者: myeasen    时间: 2011-11-2 10:46
急件需要电话确认！
作者: baiyunwangjing    时间: 2011-11-2 12:12
对事情要分级管理
作者: stephenzhou    时间: 2011-11-2 12:47
没有一定的标准回复邮件，一般如果需要时间去调查清楚，需要几天时间的，要回复给一个回复截止期，重要和紧急的邮件一定要电话通知。
作者: 安安的爸爸    时间: 2011-11-2 19:10
我仅说说自己的做法，算不上什么好的邮件管理方法。
/ B5 O8 J3 \5 c2 y, R+ z9 Q. z7 T* B1、以前，我告诉我的客户，凡是给我发了邮件了，都要打电话告诉我，我会尽快收邮件并及时回复的，一般电话里我会看是什么事情，初步确定一个回复时间。如果是没有收到回复了，请过了约定的时间后再次给我电话催促我，我可能因为忙碌的缘故，会遗忘了这个事情的，毕竟，事情太多了，都混在一起，俺老人家年纪大了，记性不好。% o, m$ g1 E/ `; \
2、但是，事实上，以前更多的事情不是忘记了回复，而是忘记了收邮件，毕竟，俺真的记性不好。" }$ B) z: p3 y
3、所以，我现在用的是360安全浏览器，没办法，360杀毒是免费的，俺穷人一个啊！我发现，360浏览器有一个应用盒子，里面可以设置邮件提醒功能，凡是你设置的提醒邮箱，收到新邮件后，会立刻发出提醒，哪个邮箱有新邮件，有几封。所以，现在只要我上网的话，基本上不会忘记了收新邮件。
; [! ]: v  ^+ U3 E4 J4、所以，接下来出现的问题是收了邮件偶尔会忘记回复，还是事情多，很容易忘记这还有个事情。于是觉得偶应该用个本子把每天要做的事情给记录下来，临下班前看一下哪件事情没做。好记性真的不如烂笔头啊，偶是真的有很深刻的教训了。
2 ?5 p# L' Q8 o  k1 H3 T
作者: 怒吼反抗    时间: 2011-11-3 08:08
我的一般是一直挂着，我老板的也是一直挂着，我们公司好像都是一直挂着，据说以前没挂的被罚过...
作者: 袁科华    时间: 2011-11-3 09:30
1、设置电脑启动时自动打开OUTLOOK或FOXMAIL,同时设置“每隔5分钟自动接收新邮件”；
2 u, v9 D4 \: z2 ^% `2 B7 H2、上班第一时间查看邮件，并根据内容重要程度及时回复，但一定记住，只要是老板或上司的邮件，不论重要紧急与否，一定要及时给予回复，如果内容重要，最好电话与上司再进行一次确认；& {& P# ?3 g: A8 H4 B0 Q
3、设置邮件回执功能，当自己将邮件发出去之后，希望对方发送回执信息，表示已经查看。内容重要，不论是否收到回执，最好电话确认；  k7 v5 d' y; j, ?% Z' N9 o
4、究竟多长时间回复邮件才是最好的？没有标准答案，当然是越早越好！
作者: qxn422933133    时间: 2011-11-4 13:52
我基本是邮箱在上班时间一直开着，有重要文件发给同事，都会电话通知查收，在大的企业邮件工作联系还是比较通用的，我们就是100多人的广告公司，邮件联系不多，但是我目前已经在逐步用邮件联系啦
作者: qxn422933133    时间: 2011-11-4 13:55
我基本是邮箱在上班时间一直开着，有重要文件发给同事，都会电话通知查收，在大的企业邮件工作联系还是比较通用的，我们就是100多人的广告公司，邮件联系不多，但是我目前已经在逐步用邮件联系啦
作者: snchen    时间: 2011-11-7 22:24
被邮件淹没的人生。。。
作者: daniel_09    时间: 2011-11-9 09:08
一、如果想要別人第一時間查看郵件，最好方法是在發出郵件前打電話告知對方你將要發出郵件的時間和事件的簡要內容。
8 c6 r9 T) G8 d% ?4 B8 U二、如不是工作性質需要，最好每天安排一至兩個固定時間段處理郵件。
作者: yiyi907    时间: 2011-11-9 15:45
每天固定时间查看邮件
" z# c1 U  q/ @& ]比如早上一上班，中午上班，临下班
9 H: {* A1 h" y7 e如果是重要或者紧急的事情，发完邮件一定要电话追踪或者提醒一下收件人



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