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标题: 与大家分享<一分钟利用术> [打印本页]

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:20
标题: 与大家分享<一分钟利用术>
第一章从醒来到午餐为止的时间使用法第一节起床时间的使用法 ○用你喜欢的音乐“叫醒你”，这样就可以提高一天的工作效率 “一日之计在于晨”。早晨是否能在愉快中醒过来，对这一天的工作效率有决定性的影响。为了能够在愉快的气氛中起床，我也下了一番功夫。那就是，用录音机录一首自己喜欢的音乐。只要在床头放上录音机，按下定时开关，到了起床时间，音乐就会自动响起来。经过这洋的处置后，你就会在朦胧的梦境中听到音乐，自然地清醒过来，起床后的心情也非常畅快。对闹钟声音反感的人，不妨试一试上述的音乐催醒法。如果你是古典音乐迷的话，不妨录一首贝多芬的“命运交响曲”，当激昂的乐声响起来的时候，你的睡意会立刻飞到九霄云外。这种方法，也可当成睡眠学习法使用。例如，学法津的人可录一段法律的资料，学语言的人，则可录一段语言教学的课程等等。我在参加资格考试之际，曾经使用这种方式，获得了良好的效果。 ○在早晨的被窝中考虑“今日要做的事” 从醒来到漱洗吃早点，到走出家门的这一段时间，可说是一天中最慌乱的时段。除非特别早起，否则很难从容地度过这一段时间。以我个人来说，一直把早晨的这一段时间分割成两段使用。也就是说，从睡醒到掀开棉被下床为第一个阶段，漱洗吃早点到走出家门为第二个阶段。我为什么要这样划分呢？无非是想把它们用于不同的目的罢了。第一段是从睡醒到下床的时间。醒来后我并非立刻就下床，而是躺在床上考虑当天要做的工作，甚至思索以及处理悬案，等待有了头绪时再下床。换句话说，我每一天的行动，几乎都是在床上决定的。这种作法，有几种好处。第一，寝室里没有妨碍思考的声音，可以使人宁静而沉着的思考，不会受到干扰。第二，在躺卧时，由于姿势不受到拘束，以至很容易产生构想。碰到工作方面触礁而一筹莫展时，不妨在早晨想想，往往能够找到解决的办法。或许有些人会认为，“与其赖在被窝里，不如干脆下床。如此不但能使头脑清醒，思路也会比较敏捷。”如果你是属于这一类型的话，那就干脆爬起来！ ○在早晨的“杂用时间”里，跟孩子联络感情从起床到走出家门的这一段时间，我称它为“杂用时间”。在这段时问里，必须尽快的漱洗吃早餐，否则可能连早点也来不及吃。在这一段时间之内，我不仅尽快地做完杂事，同时，还得跟孩子联络感情。像漱洗、换衣服等的动作要尽量的快，这样可以节省时间。如此，就可以把多出来的时间，挪用于有意义的工作方面。第二节身边物品的管理法 ○身边物品放在一起，这样就不必东找西寻为了合理地使用时间，平常随身携带的东西，也得整理好。很多人老是带着皮包或者纸袋，不但“运”起来不方便，更有忘记带东西的危险。如果东西很多，而又必须取出使用时，亦会感觉甚为不便。我时常一边走路，一边对着录音机录下腹稿，即使搭车时也在写东西。反正，不管何时何地，我都在工作。正因为如此，日常必须携带的道具很多。主要有：工作中需用的书籍、稿纸、纸夹、文具、钱包、地图、预备用的眼镜、雨伞、笔记本、小型录音机、时间表等等。为了“收容”这些东西，我一直使用大型的旅行袋。这个袋子被分隔成6个空间，可以根据不同的用途，分别放置各种物品。同时，我老早就决定了放置不常用物品的空间。因此，即使在黑暗里，我也可以轻而易举地取出必要的物品。这样，只要把日常用的必要物品放入这个“乾坤袋”中，不管在何时何地，我都不至于感到慌张。就算临时有急事，需马上出差或旅行，我也不必再回到自己的住宅或办公室，就可以直接外出了。我的这个皮袋子，因为使用多年，其外侧巳被磨损得一塌糊涂。不过，我仍然非常的珍惜它。 ○制造能够自动地检查“忘怀之物”的体系对于外出时必须携带的东西，我都会在前一天完全的准备好。虽然如此的小心翼翼，但有时仍然免不了忘记东西，为了防止忘记携带的东西，我想出了一种检查“忘记”的体系。例如，汽车月票夹就是我喜欢用的东西。出门穿鞋子时，我都使用票夹替代鞋拔子，如此做的话，就不至于忘记携带汽车月票。一般人都喜欢把月票、手帕、钱包等放置于上衣的几个口袋里，这样一旦换洗衣物就很容易忘记携带，而且，每天早晨检查起来也很费事。因此，我口袋里几乎不放任何东西，一切必要之物，悉数放置于袋子里面。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:21
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第三节报纸的阅读法 ○凭标题找出你想阅读的那一页，其余的扔掉对企业界的人士来说，报纸乃是重要的情报来源。话虽如此，相信没有人能在早上就把好几张报纸完全都看完的吧？其实，只要阅读那些对你有用的情报就行了。以我来说，就一直采用如下的阅读方式。上班以前，大略地翻看家里所订的报纸，不必阅读内容，只看标题就行，然后选择对你有用的新闻，连同日期把该部分撕下来，其余的可以扔掉。经过这样的处理，厚厚的一叠报纸，最后只剩下一点点要读的而已。在上面，我说过“扔下”报纸之举，这是指真正的用手把报纸的一部分撕下来。我一向不使用剪刀或刀片，理由是要节省时间。这种方法有点“不文明”，对于循规蹈矩的人来说，这种做法或许会感到不习惯。不过，只要每天都重复去做这种“撕”的动作，你就会感到那并非野蛮的做法，而且“撕”的手法也会转为上乘。如此撕下来的报纸，可以放入皮包里面，待搭车时再慢慢的阅读。有时，我也在车站购买报纸，进入车厢时，再把自己需要的部分“撕下来”。如果在乎别人的服光，打算到公司后再撕下来的话，很可能会忘怀。为了避免这一点，最好当场就撕下来。对于那些“撕下来”的报纸，只要是你认为可以作为参考资料的，即可归“档”。 ○看报纸的书籍广告，购买自己需要的书假如你的工作利用书本的机会比一般的企业人员多，那么你就要注意书籍的广告，在这方面来说，我还是以活用报纸的机会为最多。有关书籍的情报来源很多，不过，以报纸上有关书籍的广告最容易利用。一般的商品广告以形象为主体，而书籍的广告则都是介绍具体的内容。正因为如此，就算没有时间到书店，凭广告亦可以做某种程度的判断。如碰到我需要的书籍时，就立刻把广告撕下来以备尽快到书店购买。如非立刻需要的书籍，则可以把广告归档。档案要分门别类保存，需要时，则可以很快地找出来。对于广告的剪报，必须记载广告的见报日期，这样做的目的，无非是在购买书籍时，不必浪费时间。如今出版品相当多，非畅销书在书店往往很快就会被淘汰出局(或者售完之后，不再添补)。以至想购买时，根本就没有那种书籍，甚至连何时发行也浑然不知。在这种情形之下，如能保存广告，纵然书店一问三不知，也可以询问出版社，自然就可以节省很多时间。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:22
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四节上班时间的使用法 ○如果走到车站或上班地点只需10分钟，那就每天徒步吧！因为那是很好的运动我家离车站约有10分钟的路程，于是，我养成了徒步到车站的习惯。以我的情形来说，提着塞满了东西的大袋子，光是徒步走就有相当大的运动量。由于职业的关系，我每天只有借助这种方法，稍微运动一下。我们可以看到不少人，早晨一心一意地做体操甚至慢跑。如果是基于兴趣的话，那就没有话说，假如是勉强地做，那就太不合理了。虽然那是很不错的运动，可是在那一段时间内，只能“从事运动而已”，并不能同时做些其他工作。如果像我的情形，在上班途中兼运动的话，不是可以节约许多时间吗? 以上班的人来说，为了健康着想，与其两周做一次或者两个月做两次激烈运动，还不如每天早晨步行10分钟。想做一件跟平常不同的事情，必须具备坚定的意志，而我所利用的运动方式，只要持续的走下去就行了。 ○早1小时出门，可有效地使用乘车的那段时间由于住宅紧张，上班的人离工作地点越来越远，以致上班时间无形中加长了很多。以现在的情况来说，单程需要耗费1~2小时已是司空见惯了。既然耗费于上下班的时间如此漫长，那就应该好好利用这一段时间才是，如果在胡思乱想中渡过，那实在是太浪费了。1小时的时间可以阅读很多报纸和书籍，日积月累下来，情报的积累将是非常可观的。为了利用上、下班这段时间，只要能够坐下来，阅读报刊杂志以及写写稿子，都可以任君发挥。同样是1小时时间，却能够收到很好的效果。大城市交通的高峰时间，大致是从早晨7点到8点之间，但6点钟时的车子空位还是相当多的。所以，只要提早1小时出门，就不难利用搭车的这段时间。 ○宁愿多费些时间，选择不必换车的路线无论是想到什么地方，如果有很多条路线选择的话，一般人都会选择距离最短的路线。不过对上、下班的人来说，最短的距离并不是最好的路线。有时虽然有些绕道，但是，却能使你积极地利用搭车这段时间。举一个例子来说。如果总站离你搭车的站牌不远，那么，你最好走到总站搭车，乍看之下，似乎浪费了几分钟，但是，你却找到了座位，并很有意义地度过这一段时间。结果呢?好处远比坏处多。向样，在途中如必须换车的话，最好能够避免乘客比较多的换车站，可以在前一个小站就换车。最好是选择不必换车的路线，如果必须换车的话，阅读就非得中断不可，从而影响阅读效果。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:22
标题: 2.1
最好能自制一张专用上、下班电车或汽车的时刻表。即使是早晨搭乘同一班车上班的人，下班后，由于加班、交际等份外事，回家的时间往往不一样。这时，如果有自己专用的时刻表(记载着方便于搭乘或换车的车次表)，那就不必苦苦地等上几十分钟了。 ○报告、写稿的构想，可在上、下班时间完成我除了担负法律、会计，以及口译的工作之外，还时常被邀请上合演讲，并且还要撰写杂志以及单行本的稿件。因为我抽不出专门从事写作的时间，故只好退而求其次，采用如下的方式。第一，如果能够在车厢里“抢”到座位的话，立刻取出书写用具，展开书写的准备工作。在车厢内，不会有人跟我说话，更不可能有人打电话来。所以，最适合于思考以及书写整体性的东西。第二，在车厢内写东西，我会想到哪儿，写到哪儿。以后，再把多余的部分删掉，这样就可以成为很通顺的文章了。因为一开始就想写出通顺的文章的话，将使人难于下笔。第三，走路时，我也是在作文章。不过，走路的时侯不便于提笔，我只能采用录音的方式。例如：早晨从家里走到车站途中，我左手总是提着皮包，右手则拿首小型录音机，把浮现于脑海的文章录进去。录好音以后，到了办公室，就把录音带取出。等到下班后，再把录音带用文字记录下来，我才一面修改、一面润色。此种方法，不限于在车厢里面做，即使乘坐火车或者飞机，照样也可以做。 ○在车厢内阅读时，莫忘了时间在车厢里面，一旦看书入了神，往往会过站而浑然不知。反过来说，如果一直想着下车的时间，那就没有办法集中精神阅读。这两种情形都对我们不利，所以，当我在车厢内阅读书籍，或者撰写稿件时，都把手表的“闹声”拔到下车的几秒钟以前。经过如此安排以后，就算乘车时间只有10分或者20分钟，亦可以集中精神读书。如果疲倦时还可以小睡片刻。除了上述的目的以外，手表还有多种功能。我戴的手表就具有多种功能。它不但会“叫醒人”，同时还能够做简单的计算。对于一个企业界人士来说，与其戴用价格昂贵的手表，不如戴实用且有多功能的手表。戴用手表时，把字盘朝向手腕内例，这样只要稍为移动视线，即可获知时间，在治谈生意时，亦可以在对方察觉不到的情况下来确定时间。 ○厚重不方便携带的书籍，不妨拆开分成几册我时常以自己的目的及用途，把书本拆开来以便携带。对于把书本神圣化的人来说，或许会皱起眉头，不过如此做以后，反而会提高书本的利用价值。例如，十年前，我到欧洲旅行时，曾经按不同的国家、不同的城市，把好几册的观光指南书籍拆开来使用，结果给了我莫大的方便。对于专业性厚重的书籍，我也把它分成好几部分，再用订书机装订。经过处理之后，就可以把它放入皮包里随身携带，必要时，也可以把它编成章、节。如果有一本书，必须精读的话，那就不妨在住宅与工作的地方各放一本，另外一本放在皮包里随身携带。这样的话，只要有空闲时间，随时随地都可以阅读这本书，利用价值也能够在无形中提高。我的职业必须经常地使用书籍，而这个方式则使用起来最方便。 ○凭车厢广告，判断什么杂志有阅读的必要杂志也是重要的情报来源之一。通常我所阅读的杂志，都是以法律为主的专业性杂志。除了这些以外，每月我所阅读的杂志数量也相当可观。不过话又说回来了，不管阅读速度如何高，在一段时间内所能阅读的杂志数量也有限，因此，必须决定哪一种杂志应该阅读。为了作为判断的准绳，我都利用车厢的广告。车厢里的杂志广告，都具体的表示该月份杂志的内容。所以，是否有我需要阅读的内容，瞬间就可以一目了然。除车厢之外，书报摊也有助于情报的选择。通常，书报摊都把新出版的杂志放在最前一排，只要注意该杂志的减少程度，就不难知道它的畅销程度。畅销表示它内容有很多世人所关心的情报。在我所阅读的杂志里，如果刊登着对我有用的情报时，我就把它撕下来，并把它归档。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:23
标题: 3
五节决定工作程序的方法 ○早晨上班时决定工作的程序，能提高工作效率古人说：“早起的鸟儿有虫吃。”这种说法也可以作为现代人的座右铭。例如，比一般人早1小时起床，早1小时上班的话，在上班铃声响起来以前，至少可以阅读五六张报纸。如此一来，就能够比别人抢先获得情报，对于工作将会有很大的帮助。除此以外，早上班的人，还能够充分地利用早晨这一段时间，来决定当天的工作程序。不管是哪一种工作，如果程序的决定不佳，将不能获得良好的结果。如果你早一点上班的话，就有充分的时间来决定工作程序，工作当然也进行得很顺利。 ○先把必须做的事清列举出来，再决定顺序决定工作顺序时，不宜连细节也定得死死的，必须具有某种程度的弹性，这样才能顺利进行。有不少人喜欢仔细的规定，从几点到几点做哪些工作，然后才着手于工作。乍看起来，这种做法似乎很合理，实际上，这并不是很有效率的做法。因为一旦决定了时间，难免会受到它的束缚。例如：工作进行得很顺利时，时间一到就得中断；若工作不顾利时，仍然得枯坐到一定的时间为止。与其采用这种方式，不如趁着干颈十足时，一口气把工作解决掉；提不起精神时，干脆做其他的工作，如此效果将更为良好。我就是以如下的方式来决定工作程序的。首先把一天要做的事情全部列出来，如果前一天有未做完的工作，就必须把它也加进去。写完以后，全部看一遍，再决定从何处着手，以何种顺序进行。对于能够同时进行的事情，最好一次就解决掉。例如，中午必须会客的话，不要吃完饭再会客，而应采取与对方—起进餐并交谈的方式。这样做的话，一次就可以解决两件事，腾出来的时间，则可用于其他方面的工作。 ○工作的优先顺序以“80对20的法则”决定把一天的工作安排写出来以后，接下来就得决定优先顺序。我在决定工作的优先顺序时，都应用“80对20的法则”(别名／巴雷多法则)。这个法则也就是“某群体的重要项目，将构成全体中比较小的比率”。乃是意大利经济学者巴雷多发现的。而且，在多数的场合之下，往往是80对20的比率。例如，某保险公司有100名外务员，他们总共拉了100亿元的寿险。在这种场合之下，并非每一个人都拉了l亿元的人寿保险，而是比较能干的20名外务员，总共拉了80亿元的保险。比如说，有一个人每星期能够接到100个电话，估计可能打电话的对象有100个人。以这种情形来说，并非每一个人打一次电话，想打电话的人会打好几次，不想打电话的人根本就不会打。以这种情形来说，也可以认为约20％的人打了80％的电话。这就是“80对20的法则”。这种法则也可以运用到工作方面。其间真正重要的工作并不多，差不多只占全部工作的20％左右。只要想想评估这20％的重要工作是什么，即可以很快决定工作的优先顾序，自然的就可以决定效率高的工作程序。对于重要的工作以及次要的工作，有不少人采用一视同仁的方式，这种工作方式，不但效率低，而且精神方面的负担将使人不胜负荷。如果根据这个法则进行的话，只需完成工作的20％，即可完成80％的工作，因此，在精神方面会显得很轻松，而且效果也比较好。 ○工作最好分为“亲自动手”以及“委托他人” 一般的工作可分为“只有自己会做”以及“他人也能够做”两种。考虑到工作的程序，应该把这两种情况区别清楚。一旦把只有自己会做的工作委托他人做，或者把应该委托他人做的事，由自己动手来做的话，都将招致很多无谓的损失。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:23
标题: 3.1
以我的情形来说，办公室里面有几位秘书，帮我做种种工作。正因为有了他们，我才能够把时间用于只有自己才能够做的事情。例如，出版社约我写稿，能够写稿者只有我一个人。不过，我会一面走路，一面录下文章，再交给秘书把它文字化。其实我也能够做这种工作，只是秘书做起来会更有效率罢了。此外，外人打到我办公室的电话，大半是指名找我的。不过，在事后经过分析，我才恍然大悟，即使我不接电话，秘书也可以圆满地替我答复。像这种电话，如果每次都由我亲自答复的话，势必浪费很多的时间。于是，我叮咛秘书们，类似这种电话，可由他们直接答复。一般上班的人，不可能每一个人都拥有秘书，然而，只要把工作分为两大类，即可交给部属、同事甚至家属，由他们为你效力。像剪报、剪杂志等工作，只要你告诉委托者重点，连孩子们也能够做得很好。因此，不妨请别人帮忙，自己则专门负责重要的工作。 ○工作前的准备工作，最好与工作本身有关联为了使一天的工作顺利开始，事情的准备工作是不可缺少的。有一些人在着手工作以前，必须抽一支烟，或者看看报纸。或许，这也算是一种准备工作吧！不过我认为，就算是准备工作，与其做一些跟工作无关的准备工作，不如做一些与工作本身息息相关的事。为了在有限的时间内，顺利地进行工作，最好能制造很快溶入于工作的气氛。例如：在会议上必须作一大堆报告的话，那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只是匆匆地看一遍，但是，比起开会时才照本朗读的做法，其效率方面却有天壤之别。有时，由于要做的事情实在太多，叫人感到眼花缭乱，不知从何处着手才好。遇到这种情形，不妨把每一项工作都写在纸条上面，这样就能够胸有成竹，知道从何处着手了。 ○需要对方答复的文件，必须最先解决每天早晨上班时，我都先做以下的一些事。第一件事情，就是察看是否有等待对方答复的文件，如果有的话，必须尽快与对方联络。以企业界来说，时间一向是分秒必争。例如，只有在早晨与对方联络，当天之内才可获得答复的文件。若稍为延误，到中午才跟对方联络的话，往往必须等到翌日方能得到答复。仅仅延误了两三个小时，将使整件事情慢了一天才能获得解决。 ’ 另外一种做法是指示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示，而着手于你自己的事的话，当你察觉到时，部属可能在进行一些次要的或不必要的工作。这也是一项很大的失误。所以，一上班就得仔细的指示部属，对他们耳提面命一番。如此一来，先决定好委托他人做的事，然后再着手于自己的工作的话，就可以达到活用时间的目的。为了妥善而巧妙地活用时间，必须建立起一种健全的制度，这样即使你不在现场，工作也能够很顺利地进行。 ○拜托他人做事时，必须说明做法及意图以目前的各种公司来说，年老一辈的主管往往会突然的对部属说：“你给我做耨某事吧！”就只有这一句话，没有前后的说明，以致叫人摸不着头脑。因为，上司没有对部属说明意图，难怪错误丛生，并导致令人不满意的后果。每逢我拜托他人做事时，我都不厌其烦的告诉对方的做法以及我的意图。例如，拜托秘书去订机票时，我绝对不会说：‘请你订一某月某日几点几分飞到某处的机票。”而是这样说：“我想在某月某日的几点几分抵达某地的饭店，请你帮我订—张机票。” 如果我采用前面的那种说法，碰到没有座位的话，秘书就不会为我订机票，他的理由是“那班客机已经没有座位了。”如果采用后面的说法，秘书知道了我的意图，就算没有最合适的班机，他也会为我订前一班客机的票。换句话说，他能够采取弹性的处置方法。所以，在委托他人做事时，必须把你的意图及目的都说出来，才能得到满意的效果。 ○想很快就听到工作报告的话，须事先言明最近，不仅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少数。当你苦等获知委托别人做的事情的结果时，对方迟迟不提出报告，等到催促他的时候，他才悻悻地回答：“啊！我忘记了……”或者“我以为那—件事并不急呢……”真是叫人哭笑不得。关于这件事情，忽略了报告的人固然不对。但是，下达这个指示的人，也有交代不清之嫌。为了防止这种“交错”，欲尽早获知结果的话，必须一开始就说得一清二楚。只要做到这一点，每逢工作完成的时候，部属就会及时地提出报告，这样一来，你也不至于感到坐立不安了。这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三的叮咛及强调，就可避免时间的损失，从而也就提高了工作效率。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:24
标题: 4
○必须集中精神做的事，安排在上午进行，下午用于会客一般说来，充足睡眠后的早晨，头脑的运转总是比较快的。正因为如此，凡是非依靠脑力不可的工作，我都是在上午进行。就连那些必须凭对方反应(即需他方配合的)而下决定的工作，我也尽量在上午做完。到了下午脑力运转较迟钝，往往想不出最上乘的策略。所以，我都把会客的时间安排在下午进行。以我个人来说，会客不同于办公室的工作。经过上午耗费脑力的工作之后，头脑会感到疲劳，这时改为会客的话，反而能够使绷紧的神经获得松弛，可说是一种很理想的调剂。第六节办公桌的整理法 ○桌上的整理法可凭自己的喜好决定对于桌子上面以及抽屉里的整理法，每个人的喜好都不同。有些人的办公桌上，书籍及资料堆积如山，有些入则收拾得一干二净。以美观方面来说，当然是收拾得一干二净最好，然而，以工作效率来说的话，并不见得如此。我认为只要不妨碍他人，任何自己喜欢的整理方式，皆无伤大雅，其效果甚至远胜于整理得一干二净的人！我的办公桌上面堆放着好多的书籍，书本更是横竖不分的乱放，乍看之下，真是杂乱无章。如果旁人看到这种杂乱的桌子，一定会皱着眉头说：“这根本就不像是律师的办公室呀！真是窝囊透顶！”不过以我自己来说，这倒是最容易进行的工作状态，如果一切井然有序的话，效率反而会降低。在别人的眼睛里，可能是杂乱无章的，可是对于我自己来说，却是最能产生高效率的状态。我这么做的目的，无非是想把书籍放置于自己双手可及的范围之内。在这种状况之下，工作的进行将更为有效率。如果把书籍放置于别处，届时又得站起来去找，这不是太浪费时间了吗？书写用具亦是如此。等到需要书写时，才从抽屉里取出来，那实在是大麻烦了，集中力也将无形中被削弱。所以，经常使用的书写用具，最好不要放入抽屉或柜子里，最好放置于桌子上面。桌子上面可以杂乱无章，但是抽屉里最好整理一下。我认为桌子抽屉越多越好，唯有如此，才能够把东西分门别类的放置、容易取出。因此，不管是在办公室还是在家里，我都使用抽屉比较多的桌子。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:24
标题: 5
七节邮件的整理法 ○邮件在登记以后，再保存一段时间我的办公室，每天都会收到相当多的邮件。为此，在收到后不立刻处理的话，将变成混乱不堪的状态，终至无法收拾。为了处理大量的邮件，我一向采取如下的方法。首先，把收到的邮件、明信片等，都写上当天的日期。对于收到的邮件，我会找时间尽早地过目。不过，有时候碰到急事，或者非到外地出差不可的时候，我就无法在当天把邮件过目。这样一搁置既要好几天，很难于判断邮件寄达的日期，甚至迟迟不回信。为了避免这一点，邮件一到，我就写上当天的日期。写日期的位置，我都选择寄信人姓名及住址的左上端。经过这样的处理之后，不管寄邮件人的姓名、住址书写于信纸的表面或者是背面，反正，年月日都写在旁边，可以一目了然，对以后的分类也很有帮助。然后就是看过的邮件处理方法。我的办公室有一个“人事录”的档案，里面记载着有关人事方面的情报材料。例如：搬家的通知、婚礼的通知、生日或死亡的讯息等等资科。反正，收到类似这些有“变化”的邮件，我都一律把情报转记子“人事录”里面。吸收了必要的情报之后，这些邮件就如同废物。不过，我并不立刻把它们扔掉，仍旧保管一段时间。因为，一旦扔掉了原来的资料以后，逢到转记上的错误，或者误认事实时，就无法证实了。在处理邮件时，不管是在家里或者在办公室，我都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要之物扔进去。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:25
标题: 6
第八节电话的使用法 ○预先与接电话的人，讲好回电的信号以我的办公室来说，每天都会接到好几十个找我的电话。打电话来的人，其目的不一。有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有无关痛养的“打哈哈”电话。如果说每一个打给我的电话，都要—一接听的话，那大半天用于听电话可能还嫌不够呢！同时，对方来电话找某指定的人物时，碰到该人物正在接听其他电话或者会客时，只要接电话的人回答“他正在讲话中”或者“他正在开会”，打电话的人肯定会说：“那么，我过一会再打来……”而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再打电话来。如此的话，将无法跟有急事待办的对方联络上，甚至错失机会。所以，在我的办公室里面，不管是“谁”打来的电话，秘书都会答以“请你稍等”，然后，再把留言条递给我。事先，我已跟秘书决定好处置电话的记号。例如，我在秘书递过来的留言条上写“W”的话，那就意味着“请对方稍等一下”，写“T5”的话，则表示“5分钟后，我会打电话给对方”。这样，虽然正在接待客人，或者正通电话，仍然可以迅速的应付各种电话。 ○备忘字条必须写下基本要素以企业界来说，电话是最为重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用方法不当的话，不管是在时间或者效率方面，却反而会受到损失。所以，我自制了“电话应对窍门”，以便能够迅速地处理电话业务。例如，接到电话时的备忘字条，禁止各人喜好的书写方式，而一律采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的“5W1H”，我规定办公室人员也使用“5W1H”的书写方式。即是“何时”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何处理”五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。 ○内容比较杂乱的电话，可依不同的目的书写在不同的备忘纸上如果对方打来的电话包含很多目的的话，那就必须一面听电话，一面把目的分别书写于不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话时，也最好把内容记载于备忘纸上，这样就不至于弄错，看起来就能够一清二楚。例如，我身兼律师、会计师及口译等职，凡是我担任顾问的公司，一打电话来，往往会涉及法律、税务以及国际等问题。碰到这种情形，如果全写在同一张备忘纸上的话，隔不久之后再看，可能就会感到费力，以致不得不重新写在别的字条上，耗费许多时间。所以，碰到这种情形，我都是一面听取对方的话，一面依照不同的目的，分别书写在不同的纸上。这样整理起来就很容易，而且还能避免错误。 ○打电话时纵然接电话者不在，最好也把目的说出来打电话给某人时，逢到对方不在的时候，一般人总是会说：“那么，我以后再打来吧。”或者“请他回电活给我好吗？”接着把电话挂断。但是，我却一向不采取这种方式。纵然接电话的人不在，我也会把我打电话的目的告诉接电话的人，因为等着跟对方通电话实在是效率很差的一件事。就算是旁人替你接的电话，对他说：“请再打电话来……”。如果他打电话来的时候，碰巧你又不在的话，那岂不是又浪费很多时间吗?如果对接电话者说出目的要点，他就会把“话”带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。以企业界来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话才说出目的。为了减少不必要的麻烦及节省时间，不妨把“目的”告诉接电话的人。 ○重要电话，请对方在指定时间内打来为了有效的利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人在电话里，没有把目的完全表达时，往往会这样说：“以后，我再打电话给你。”逢到这种场合的时候，我一定会毫不放松地追问他：“我什么时候能接到你的电话呢？”。因为，有很多人口口声声说：“以后再打电话给你……”。然而，却是一去如黄鹤，再也不打来了。另外，有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一两个星期，实在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话而待在家里不敢出门。为了有效率的发展企业，不妨活用这种“指定时间”。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:25
标题: 7
○从出差地打电话回公司的话，必须先说好时间在指定时间内打电话或者接电话的方法，对于出差等情况也十分有效。对于一个上班的人来说，从出差地打电话跟公司联络，乃是一件非常重要的工作。反过来说，公司打电话跟出差人员联络，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打来电话，却碰到对方不在，或者正在讲话，使得很简单的目的无法传达。为了防止这一类事件发生，我在出差以前，一定会说好打电话回来的时间，以及指定接电话的人。这样一来，逢到我从出差地打电话回来时，我就能够指示部属，以及提出我的报告，同时，部属也会完整的告诉我，在我不在的期间里，有谁打电话来以及发生了什么事。这样有助于我了解情况及做出较正确的指示。第九节中午休息时间的使用法 ○把午饭的时间延迟1小时，就能够更有效地利用时间我个人身兼三职，而且，又能在那些不同职务中，干得有声有色，以致有不少人认为“一定是废寝忘食的在工作”。其实，这是一种误解。除非碰到特别的事情，否则的话，我一日三餐照吃不误，一夜我也能睡眠将近8个小时。忍着饥饿和困倦，顶对工作，绝对不会做出好成绩，集中力只有减退，结果呢？整体的工作量并不会增加。此外，劳累过度使健康受损的话，将使人后悔其及。因此，不管工作如何忙碌，我都不会不吃饭。不过，对于中午1个小时的休息时间，我却想尽办法把它有效地利用。现在，我就把其中的几种方法介绍出来。对于利用中午1个小时的原则，我只是把中午的休息时间延迟1个小时罢了。也就是说，把午后1点到2点，划定为休息时间。只要是上班的人就可以明白，中午12点以后，每一家饮食店都是人满为患。想坐下来吃饭的话还得等待呢！同时人潮的出入很大，谈不上享受饮食的乐趣。关于这个问题，只要把中午的休息时间延迟1个小时，就可以圆满地获得解决。到了下午l点以后，饮食店再也看不到人满为患的现象，更不必在慌张的气氛中进食。也不必找有空位的饮食店，或者等着占座位。正因为如此，进食后将有一段时间可自行分配。此种“时差”的活用，对于规定中午12点为休息时间的公司来说，或许是很难照办。不过，根据各人的情形，可以稍为提早一些休息，或者利用中午的休息时间会客，以达到活用时间的目的。时常跟不同职业的人接触，或者跟老朋友保持联系，不仅可以获得新的情报，还可以从其他角度来衡量自己，以及自己从事的行业的状况。而且可以使气氛转为轻松，实在是一件很有意义的事情。以我个人来说，一向都利用中午的吃饭时间会客，或者跟朋友见面。如果欲安排一个日子见面的话，彼此之间的时间，也许会感到很难以配合，结果呢？只好一拖再拖。如果选中午时间会客的话，彼此的时间比较容易配合，而且，又不必如夜间的交际一般，多喝几杯。所以，在不破坏自己生活步调的情况下，可以跟多数人沟通。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:26
标题: 8
第二章从中饭后到下班为止的时间使用法第一节开会的方法 ○为了防止参加会议时迟到，不妨活用“零数效果” 由于职业上的关系，我不仅要主持自己办公室的会议，有时还得参加外面各种团体的会议。外面的会议一向很冗长，1小时能够结束的会议已经算很短，有些会议甚至长达两三个小时。如果耗费了这么冗长的时间，内容能达到充实的境地，那也没有话说。不好的是，跟主旨无关的废话连篇，以致延长了时间。此外，会议开始时间的不确定，也叫人头疼。有些人一贯就缺乏时间观念，分明说好下午两点钟开会，这些人往往会延迟10分或者15分钟才到达。使得其他准时赴会的多数人，白白浪费时间。如果以10个出席者计算，总共得浪费两小时左右，这个数目未免大了一些。为了减少这种时间的浪费，每逢我主持会议时，总是实行几种“防止迟到的对策”。其一，就是把开会的时间设定于“2点15分”等有零数的时间。正因为大家都习惯于“×点钟左右”的暧昧表现，以致把1点50分、2点10分都看成“2点左右”。于是，我就加上了“15分”的零数，如此一来，开会时刻并非“几点左右”，而是被特定于某一个焦点。经过这么一决定，老是迟到的人开始变得很积极，顶多只延误两三分钟。我称此举为“零数效果”，乍看之下，并没有什么特别，然而，效果却是相当惊人。另外一个对策，也就是预先通知出席者“一旦到了开会时刻，虽然没有到齐，仍然准时召开会议。” 一旦创下等待迟到者的“前例”，那么，在全体尚未到齐就召开会议的话，势必有不少人会抱怨说：“为什么不等我一下呢？”可是，一旦大家都养成这种习惯，时间的浪费，将有增而无减。所以，事前就应该采取上述的方式。既然一开始就说清楚，就算在全体尚未到齐之下召开会议，后来的迟到者也不至于抱怨。同时，按时开会的出席者也不至于浪费时间。只要彻底地实施这个原则，就不会有人动辄迟到。 ○为了消除“冗长的会议”，准备工作很重要会议以什么方式进行有时也会构成很大的问题。一般人都有一种固定观念，认为所谓的会议乃是坐着喝茶而进行的那种“玩意儿”。而且，又一致认为越是重要的问题越需要耗费时间讨论。但是，世界八大会计事务所之一(我以前曾经在此地上班)的某机构，不管是多么重要的会议，参与会议者往往站在走廊谈论几句就把问题解决了。我本身也积极的活用迅速的谈论方式，同时也学会了一件事，那就是所谓的会议，并不一定要浪费时间，不管是多么重大的决定，只要有心的话，在短时间内就可以处理妥当。不过，为了达到这个目的，在开会以前，必须做好淮备工作，以便提高出席者的意识。因此在开会以前，我会叫几个人(出席会议的人)提出“必须讨论的内容”、“其问题重点”、“解决的方案”、“每一个解决方案的利弊分析”、“本人所下的结论”等问题，把它们列举出来以后，再复印几份，在会议以前分发给每一个参与者。经过这样的处理以后，在召开会议以前，已经提高了出席者对问题的意识。会议上只要针对重点，展开若干的质疑讨论，即可获得决议。如果不经过这种步骤而集合的话，全体必须从“无”的状态展开讨论。在这种状况之下，往往必须经过1个小时以后，方能够使问题重点明朗化。有时候经过很长的一段时间，仍然不能获得结论，甚至必须“悬”到下一次会议上。在没有必要的资料之下，搬出几个“假设”谈论，只有浪费时间罢了。不如在该资料到手以后再讨论，这样才会产生立竿见影的效果。为了使会议能够“迅速”地进行，除了上述的准备工作必须充实之外，最好事先能设定会议的结束时间。人类的心理很微妙，一旦知道时间很充足，紧张感就会消失，效率也会跟着降低。所以，只要设定“结束的时间”，就可以使人产生集中力。逢到这种场合，如果跟开始时刻一样，利用“零数效果”的话，效率将会提高。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:26
标题: 9
第二节洽谈时间使用法 ○面谈时，不妨事先详问对方“有何贵干？”这样才能有效他使用时间通常，我尽量把面谈挪到午后进行。如果在上午抽时间做这件事的话，我必行的日课——对秘书指示工作以及必须尽早办完的电话联络等差事，就非得挪后不可，这样一来，一天的工作就不能圆满地进行。这正是上午我不进行会客的原因之一。另外，一上午的案头工作，脑部已感到劳累，利用下午时间会客，往往可因此恢复清新。不过，话又说回来了，下午的时间并非是无限的。以我个人来说，除了会客以外，还有一大堆的工作。除非在短时间内，从事有效率的交谈，否则的话，再多的时间也不够用。因此，对方表示要跟我面谈时，我就会叮咛秘书尽量详细问对方的“差事”。如果在没有任何准备之下，就与对方交谈，除非手中握有对方的资料，或者对方当场告之是我急于想知道的事情，否则的话，只是浪费彼此的时间。又如，虽然通过电话已经知道对方有什么“差事”，但我还是叫秘书把重点记录下来。唯有如此，才能够有效地使用会客时间。有时，自己认为脑海里已经有了答案，但在实际交谈中，往往还会漏掉重要的部分，或甚至变成语气不肯定。因此，还是记录下来比较好。例如，谈及法律方面的事，必须写出“何月何日在何处发生了何事”，碰到继承问题，则必须把家族构成写出来。经过了“书写”的作业后，就能够明显地整理出事实的关系，而且，一面看记载的事项，一面听对方说话，理解的速度也会快。这样很容易进入某种程度的理解状态，再与一两个人面谈，便会在短时间之内进入话题的核心。 ○跟喜欢摆龙门阵的人面谈时，不妨决定结束的时间我的办公室兼所谓的“会客室”。办公室内只摆着会议用的桌椅，我接见客人时，一向都用这些东西。其理由是，一般会客用的桌子很低矮，不适合于一面交谈一面书写。而且，那种坐起来挺舒服的沙发，一旦坐下就有迟迟不想起来之感。根据我的经验，使用会议用的桌椅，更能够迅速的办好事情。然而，这个世界到处有喜欢饶舌的人。这种人跟你碰面时，久久不进入正题，尽是在不重要的话题中打转，就是事情已经办完，还是“依依不舍”的说一些无关痛痒的话。或许他的话中会带来重要的情报，然而，在预计要做的事情太多时，这样的耽误时间实在叫人吃不消。所以，我在会见客人时，不仅规定面谈的时间，在听到对方的来访目的之后，还要迅速判断所需时间，再决定面谈到“几点几分”为止。事前就这样规定的话，就不至于拖拖拉拉的谈上一大堆。而且，有时间限制，能产生一种紧张状态，使得交谈紧凑，言之有物，内容精简而有力。 ’ 不过，所谓限制面谈的时间，对某些人仍然不能发生效果。逢到这种场合，最后的一张王牌，乃是告诉他，你必须跟另外的人面谈。如果他仍然不知趣的话，那就索性对他说：“几点几分开始，我又得去赴约……”，以此来提醒对方。最叫我感到百思莫解的局 “我又得去做—件重要的工作”，对喜欢饶舌的家伙往往不太有效，但是，说出了“我还得去赴一个约会”，他们就会很知趣的告辞。想不到这一句话如此具有说服力。此外，对于迟迟不肯说出来意的对象，我总是想尽办法，叫他尽快的说出来意。唯有如此，才能够大幅度的减少时间的浪费。 ○等人时，最好在书店等，那是能够有效使用时间的地方为了出席会议或者洽商某件事，几乎每个人都有过在外面等待对方的经验。碰到这种情形，第一个考虑的条件，不外乎“容易找到”的地方，至于其他的条件则很少被人考虑。通常，一般人最喜欢的等待场所为某个广场或火车站的检票口。如果由我来指定等待场所的话，我绝对不会选择这两种地方。我这样做的理由是——那两种地方很难以展开联络。选择这种场所的话，一旦碰到不测的事故，或者临时有急事，无法在约定时间到达现场的话，由于无法联络，对方只有“枯”等一途。为了防止彼此浪费时问，在决定等待的场所时，首先必须考虑到的是：“容易联络的场所”。我在决定等待的场所时，同时还考虑到是否能够有效地使用等待的时间。如果对方都能够准时到达，那就没有话说了。最怕的就是对方迟迟不来，或者是由于我顺路而提早到达，逢到这种情形，如果只能站着等的话，那就不能有效的利用这一段时间了。我最喜欢用于等待人的地方，就是书店。如果是大型书店，预先就告诉对方我在书店的哪一层哪一角落。这样对方就不必在店里到处找寻。在对方到达以前，我喜欢翻翻新出版的书籍，或者刚出版的杂志，借此找寻自已所必要的情报。这样做，等人时间就不会感到焦躁不安，还可以活用那一段时间呢！

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:27
标题: 10
第三节名片——人事情报的管理法 ○对方给我名片后，我立刻在背面书写有关他的情报，再分别存档不管多么重要的情报，逢到必要时，如果非得翻来翻去不可的话，那么它的情报价值等于减半。关于“人事情报”方面，亦是如此。逢到你想跟某人联络时，如果不能立刻知道对方的电话号码，那么，工作势必将不能顺利进行。又如，碰到自己专长之外的难题时，是否有适当的资料提供者，将大幅度的影响到你的工作效率。碰到这种情形，纵然认识这方面的专门人才，但如果不能及时获得有关他的情报，那就等于糟蹋了这个人才。为了使工作高效率化，必须在平时就把人事情报整理好，以便缩短寻找的时间。以我个人来说，有关重要人物的情报，我都根据其用途，分成“名片档案”、“住址录”、“人事录”三种档案管理。绝大多数的资料来自对方送给我的名片。我现在就要介绍名片的整理工作。所谓人类的记忆往往不太可靠，有时隔了一段时间之后，抓起一张名片瞧瞧，虽然印着人名、头衔等，然而，脑海里却是想不出“他”是怎样的一个人？为了什么事情跟他碰过面？有鉴于此，每次对方递给我名片时，我都会尽快的在名片背后添上对方的资料。其中必须添入者有——“碰面的日期”、“场所”、“何事”以及“介绍者”，除此之外，有时也添加上对方在交谈中泄漏出来的一些情报。例如，他的专长、兴趣、出身地、他秘书的姓名等等。经过如此的处理，纵然是数年不见的人，只要瞧瞧那些记载，就可以想起他的一切，交谈起来也能够很顺利地进行。记下备忘录的作业，亦能够使对方的一切长久地留存在你的脑海里。这种作业，必须在你对他的印象还鲜明时进行。我都是跟对方分手后，或者搭电车回家时进行。这种写满了情报的名片，在转记到“住址录”、“人事录”以后，再归入透明的名片档案里。这种档案夹的正面以及背面都是透明的。如此处理以后，不必抽出名片，就能够看到名片背面的记录。如果，必须一张一张地抽出名片的话，那就不合乎节省时间的原则了。我处理名片的另外一个特征是，并不根据姓氏的英文字母排列，而是根据不同的职业、公司等分类。或许有人会认为，根据姓氏的英文字母分类，不是更便于寻找吗？话虽然不错，可是我认为能够使我们“倒着检查的体系”很重要。例如，以前曾经碰过面的人，如今都想不出他的名字。不过，你仍然记得他是某公司的主管，或者是在办某件事时认识了他。既然有了这个线索，你就可以从他所用的分类中找出他的资料。否则，必须从好几册的档案中，一页一页地寻找，很浪费时间。我认为住址录可根据英文字母分类，名片则根据不同的公司与专长来分类。这样寻找起来比较迅速，更合乎节省时间之道。 ○住址录则以方便更换，容易寻找的卡片最为方便住址录在人事情报中，可说是使用频率最高者。正因为如此，容易找寻亦最为重要。以一般社会大众所使用的住址录来说，机能方面实在很差。最为明显的缺点是，情报的更换很难进行。最初填写时，虽然完全跟据英文26个字母的顺序排列，但是有新情报需要填写时，只能编写在最后的几行，同时，不用的情报也不能清除。而且，寻找起来也烦杂，又会形成多余的空白。最大的缺点莫过于能够填写的情报量一开始就受到限制。因为不能增加页数，一旦超过了一定的人数，就得再准备新的住址录。就以个人情报的记入栏来说，只有一行或者两行，由于空间太狭窄，很难把一些必要的资料填写进去。我办公室所使用的住址录，几乎克服了所有住址录的缺点。这种住址录是活页的，个人的情报呈现为一人一张名片的插入式卡片，每一页都能自由的插换，卡片也可以取出来，自然就可以在按姓氏或者英文字母的顺序完完整整地排列，不必要的情报也可以删除掉，因此，不会浪费空间。由于每一张卡片与名片防大小一样。因此，可以填写住宅、上班地点的电话号码，以及其他重要的情报。在一般情况下，只能看到最下面的性名。所以，在寻找时，别的情报不会进入眼帘，寻找起来就容易多了。如果把它们抄录起来的话，就会变成姓名录，也可以作为寄出贺年片的核对单。 “所谓的住址录。本来就是如此……”如果属于这种传统观念的话，不仅会感到不方便，而且还会造成时间的浪费。不过，只要你有心寻找，总是能够找到适合于你使用的“道具”的。 ○使用“人事录”，以拓宽人际的情报网我在上面所介绍的名片档案、住址录、联络地点，以及第一次见面的时间等等。从情报方面来说，都是属于片断性的，并没有足够的情报量，只是借以了解对方的整个形象。如果想有效地活用你的人际情报网的话，那就得拥有对方的情报体系(包括私生活方面)，并且要好好整理，以便随时都能够提出来，作参考用。基于这个理由，除了上述的名片档案、住址录之外，我还自制了所谓的“人事录”档案，时时加以活用。这也可以说是我人事情报的‘上上之卷”。它不只记载对方上班处的资料，还囊括了对方的经历、家庭构成、近况等等的私人情报，使人一目了然。关于这一点，我要更具体地说明。首先在用纸方面，必须使用比较厚的卡片纸。每一个人使用一张。表面记载“姓名”、“出生年月日”、“性别”、“第一次见面的日子”、“学历”、“职业”、“本籍”、“工作地点”、“现在的住处”以及“家庭情况”等等，尽量的把已知的情报都填上去。所谓的“本籍”，并不一定指户籍所记载的居住处，而是指对方现住地址以外更能够确实地联络到的地方。如本人被派往国外时，这一项记载则最有帮助。又如，变更比较多的“上班地点”、“现在居住处”、以及“家庭”栏，一开始就应留下很大的空白，一旦有了变更，立刻就可以更正。卡片的背面作为备考栏，用于记载对方的近况。例如，对方在贺年卡上写着“今年2月起预定到美国留学”，或者“今秋将结婚”的话，那就把日期一起记下来。仔细地把近况报告都记录的话，最有助于人际情报的拓宽，也能使人际情报更加深入。以我来说，每年都要寄出2000张以上的贺年卡，而且，每张贺年卡都要写上一两行字。碰到这种情形，我只要看看备考栏，就能够胸有成竹地写下去。即使是好几年不曾见面的朋友，只要有近几年的情报被做成记录保留下来的话，见面时，就不愁没有话题。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:27
标题: 10.1
○人事录分别使用英文字母索引，以及职业类别索引，以加快找寻的速度填写这种情报的人事录，我现在保存约3千张，并成了我最得力的助手。不过，由于数目很多，取出情报时要求快速。我的做法如下。首先，在卡片的右上方设置“英文字母索引栏”，不仅是头一个字母。原则上，在一个人的姓氏上，利用英文字母记下3个字母。例如对于“林天中”这个人则记下“L、T、Z”3个字。至于“陈”、“刘”等，同姓者有好多人，则除了记下姓以外，连名字的头两个字母也应记下。然后，并采取“A”行“A~1”行等的大致分法。如此一处理，只要瞧瞧索引栏，就可以很快找到必要的情报。除此之外，为了更有效地活用这种人事录，亦可从职业等其他方面开始寻找。人事录的上端印有“A”到“Z”的英文字母。每一个字母上都开一个小洞，每一个字母也表示对方的职业、经历或者跟我的关系。例如，对方是律师的话，使用英文LAWYER的“L”表示，合格会计师则是以CPA的“P”表示；大学的友人则以UNIVERS1TY的“U”表示。在这些字母中，把表示本人的字母洞上部分剪掉归档。例如你需要金融关系的情报，而且已经把银行职员列入名单的话，你可以使用一根细棒，插入银行的“B”洞，再把它挑起来的话，那么，只有“B”，也就是银行职员的卡片会存留于下面。或许有人认为这种情报，应该由电脑来管理比较有效率。然而，想起软件等问题以及要同时能够处理3000人的情报，还是采用卡片的方式比较容易管理，同时也比较实用。 (编者按：中式的人事录亦可考虑以姓氏排列索引，较少见的姓氏可3、5个合并，以方便于中国人利用为原则)。 ○利用贺年卡上面的“最新情报”，更换人事情报不管是住址录、人事录、人事情报都是越新越好。但是，欲使对方的近况丝毫不漏反映在你的资料上，实在是非常困难的一件事。逢到对方搬家或者转职时，如果对方通知了你，你就应该立刻修正住址录和人事录。如果不能获得这种情报的话，你所持有的情报，将跟现实之间有出入。我为了修正这种情报的不吻合处，只好活用贺年卡。我每年都会收到2000张以上的贺年卡，这个数目占我人事录所登记的三分之二。由贺年卡取得对方的最新情报后，旧有的情报就可更换一新。贺年卡上面，除了不少有住宅的地址以外，还添写家庭的私事。所以，它所包含的情报量比一股问候式的信件还要多。由此看来，贺年卡可称之为“人事情报的宝库”，我们岂能不活用它呢？不过，由于张数太多，除非采取某程度的系统作业，否则的话，将耗费庞大的时间。以我的办公室来说，并非把当日收到的贺年卡，在当日内就处理完毕。而是等到差不多都收齐时，也就是过了阳历年以后，再把它们依据26个英文字母的顺序排列。如果贺年卡上写着新居落成、结婚、子女诞生或者对新年的展望，那就把这些情报添写于人事录的备考栏上。有不少人认为，既然想要拥有大量的情报，那就得到处收集。其实，我们身边就有不少情报材料可以挖取。虽然只是一张贺年卡，只要好好利用，仍然能收集到不少的情报。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:28
标题: 11
第四节自我管理的方法 ○积极的利用情绪良好的时段，以提高工作效率当我们想做某一件事情，但又懒得动手。这种所谓“缺乏干劲”的状态，相信每一个人都曾经有过这种经历。有一些人说，逢到这种“没有劲”的场合，只要勉强自己去干上30分钟到1个小时，集中力就会慢慢的产生，效率也就会逐渐的提高。不过采取这种做法，在到达“干劲十足”以前的30分钟乃至l小时之间，工作效率很差。因为勉强自己，驱策着自己工作，精神方面免不了会感觉到痛苦。基于这个理由，绝对不能谓之良策。以我个人来说，逢到“不起劲”时，就会立刻把手边的工作置于一旁，再从“非做不可的工作”之中，找出自己最喜欢的工作，立刻着手去做。因为是自己喜欢的工作，自然就会产生集中力，效率自然也会转好。总而言之，一开始就制造“有劲”的状态，然后再着手于你感到“讨厌不想做的事情”。如此一来，你就不会感到痛苦。一旦培养出“干劲”，想要有效率地进行工作并不难。又如好不容易萌生出干劲，却必须为会客或者参加会议而离开。逢到这时，我会保持原状，将使用的资料以及书本仍然打开着，原子笔也随便搁下来，然后离开。假如离开座位的时候，把桌子整理干净的话，当你再回来时，又得耗费一些时间准备，否则，根本就不能进行工作。更坏的是，在工作中断前，好不容易才产生的干劲，如今又销形匿迹了。如果桌子上面仍然维持原状的话，在短时间内就可以恢复“干劲十足”的状态。为了提高效率，你不妨试试看！ ○为了提高效率，不妨在接近期限时，仍然做别的工作很多人都认为，只要花费一定的时间工作最后总能完成，实际上不一定如此。若时间太充足的话，势必在无关痛痒之处多耗费时间，做起事来施拖拉拉，缺乏紧张感。以我个人来说，除非接近限期，否则都是先做别的工作。必须到了“不做将会来不及”时，才着手做本份工作。处于这种状况时，由于限期将至，精力能集中，效率也提高了。而且，由于不能为其他事情分心，完成的工作不但能够紧紧地抓住要点，同时还显得简洁有力。我称之为“限期届满的效果”。约在十年前，我参加会计师的第三次考试时，方才深切感到“限期将届”的效果。那一次的考试及格率有百分之几，这合格率看起来并不太困难。不过，到了第三次考试时，只有前两次考试合格者方能参加。所以，两次考试总算起来，及格率还不到1％。那时，我真正准备应考的时间，出别人晚了一年以上。想不到，在这种“时间不足”的情况下，我集中精力，只经过短时间的准备，就通过了第三次考试。从此以后，在日常生活里面，我也时常活用“限期将届”的效果。人类是很奇怪的动物。一旦脑海里有了惦念的东西时，就能够很敏感的引起反应。不管你是为别的事情找资料，或者是观看车厢里的广告，只要是碰到有关的记载，就会感到眼前一亮。关于构思方面，亦复如此。只要脑海里有问题意识，碰到有关的事情，立刻就会产生很好的构想。如果很早就开始工作的话，为了寻找资料以及构思，必须耗费很多的时间，东找找、西看看，很难拿主意。等到实际地展开作业时，才又发现了新的资料，甚至再产生更好构想的话，反而令人内心感到混乱，不知何去何从。开始工作以后，虽然已经产生了问题意识，但是，仍然没有真正着手进行，反而去处理其他工作，这也正是所谓的“发酵时间”，能够提高工作效率。欲有效率地进行构思还没有确定的工作，这种方法最能发挥效用。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:29
标题: 11.1
○感到效率一落千丈时，应该“积极的休息” 上午的时间，脑力都不差，但是到了下午，由于疲劳的累积，工作效率将逐渐下降。遇到这种情况，适度的休息是必要的。然而，逢到休息时，大多数人都面对桌子，一副茫然若失的样子，好象有一种念头——休息就等于浪费时间。在我的观念里，工作效率一落千丈时，勉强打起精神工作，乃是一种浪费。与其驱使昏头昏脑的“长期作战”，不如以适当的间隔休息，振作精神，这样才能提高工作效率。一旦我感觉到效率显著降低时，就会立刻休息。逢到这种状态，通常休息3分钟也就足够了。或许有人会认为3分钟未免太短了吧？其实，这已经足够了。如果休息的时间比3分钟更长的话，欲把头脑恢复到原来的状态，那就得耗费一大段时间，效率反而会降低。多数人认为“休息”乃是指身体的静止状态。不过，我并不这样的认为，“疲劳”乃是长时间保持同样姿势所致。逢到这种情形，只要使僵硬的肌肉恢复轻松，血液的循环就会转好，头脑也就会感到清醒。我称此为“积极的休息”。因为疲倦而呆然不动的话，身体固然可以达到休息之目的，但是头部并没有得到休息，这对于提高工作效率是毫无帮助的。 ○发生麻烦时，先使精神轻松一下，然后再开始工作在前面，我已经叙述了疲劳时的轻松方法。其实，使精神转为轻松，不仅仅是对疲劳有效，例如，在工作方面发生了麻烦，精神上受了打击，使用精神轻松法也是非常有效的。就像做错事，被上司骂得个狗血淋头时，将有一大段时间会让你感到苦恼。当人们感到苦恼时，即使勉强地工作，效率总是很差的。因此必须使自己经松一下。不过，碰到麻烦时的轻松法，不宜和消除疲劳的方法一样，只使身体休息，应听听音乐，做一些轻松的运动，使自己的精神“焕然一新”。逢到这种状态，我最常使用的方式，就是跟人见面。一旦跟人见面时，不管你是否愿意，都得“改换一下头面”。如此一打开话匣子，不知不觉的就会被对方的说词卷了进去，以致在交谈完毕的时候，先前的焦虑以及不安已消失于无形了。另外一种方法是投入单纯的工作。总而言之，碰到心境不平静时，最好的办法是以10分或20分钟的时间，投入单纯的作业。这样内心就会逐渐的趋向平静，新的干劲也就会跟着产生。如整理资科以及整理杂记本都是很不错的一种单纯工作。以上我介绍了几种使自己轻松的方法，不过在某些状况下，这种程度的作为，实在也无法使自己保持轻松。为了应付这种情形，我常常要针对各种程度的麻烦，想出使自己保持轻松的方法。例如，你不妨把麻烦分成人、B、C三级，逢到A级麻烦的话，让你自己保持半天的轻松，无牵无挂；B级的话，保持两个小时的轻松；C级则保持30分钟的宁静。经过如此决定以后，逢到有麻烦时，立刻就会萌生出使自己轻松的念头。 ○利用6分钟为1单位的行动记录表，就可以发现“看不到的时间” 我们常常听到周围的人们，老是把“没有时间……”这一句话挂在嘴边上。有一些人为了争取更多的时间，甚至削减了自己睡眠的时间。从长远的眼光来看，削短睡眠时间，将在效率方面带来反面的作用。与其如此做，不如重估一下自己使用时间的方法，再仔细思考，如何才能够把时间更为有效地使用。虽然说重估一下时间的使用方法，然而，缺乏具体资料的话，实在很难以做出客观的判断。我奉劝你，不妨书写一下自己的行动记录。也就是说记下几点几分到几点几分做了些什么？以我的办公室来说，全体职员都使用所谓“时间分析单”（以每6分钟为1单位)，记录各人的工作。我所以提议以6分钟为单位，乃是因为它为1小时的十分之一，也就是等于0.1小时，合计起来比较方便。实际地做这种记录的话，就可以获得种种的资料，，对于提高工作效率、有效地使用时间以及体息的计算方面，都非常有帮助。最大的收获是能发现时间是怎样损失掉的。或许，你自己以为寸暇都不肯浪费，很快就能投入到工作中去。实际上，你却是拖拖拉拉的人。例如：有人必须耗费很长时间方能投入实际工作里面；或者对于集中一次就能做完的工作，却分成好多次。诸如这般“眼睛看不到的时间耗损”，看了这种时间分析单，就可以一目了然。同时，把这种记录累积以后，就可以从过去的资料中，推测出某种工作需耗费多少时间才能够完成。即使有很多种的方法，凭显示的数字，仍然可以找出最有效率的方法。书写行动记录表的好处，可说不胜枚举，至少它可以把你日常不重视的“东西”，改变成为具体的数值，使它能够视觉化。平常我们习惯于赁主观或漠然的记忆来考虑进行工作的方法。然而，一旦把它变成客观的资料，就会发现我们实在太独断独行了。不过，一察觉到这件事以后，即可发现有效使用时间的方法，实在多得不胜枚举。所以，并不一定需耗费很长的时间书写所谓的行动记录表。其实，只要尝试一个星期，即可发现提高效率的各种启示。 ○对于感到厌恶的工作，可准备“成功报酬”给自己或家人，以便引发干劲人类对自己喜欢的工作，可以长久的集中精神。反过来说，如果是自己厌恶的工作，仅仅数分钟就会感到疲倦异常。有时候实在是提不起劲来，真想半途放弃呢！但是，工作岂能说不做就不做？大多数人在义务感以及强迫观念驱策之下，勉强做下去。然而，在强迫之下做事，效率一定不高，只能应付下去而已。于是，我就挖空心思，想“如何能够使苦差事在比较快乐的气氛下进行呢……”的问题，但是，工作的内容却往往很少能够改变，至于所谓的“快乐”，也只好由自己来制造了。想来想去，我认为单纯而最有效的方法，奠过于准备一份“成功报酬”，告诉自己做完工作，就能够立刻去“做某某事”。这里所谓的“某某事”，是任何对你有吸引力的都行。例如，写完了这份报告书，就可以跟女朋友去逛街、上馆子，或者去看那部一直想看的电影……。如果是短时间内就能够完成的事，就告诉自己，做完这个工作，立刻就可以去喝—杯香醇的咖啡。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:29
标题: 11.2
相信很多人都有过这种经验，那就是在小学的时代，逢到考试前，父母总是对你说：“这一次考试的成绩很好的话，我就买那件你想要的东西送给你。”为了能够得到梦寐以求的东西，对于自己厌恶的科目，也只好狠狠下工夫。我所说的“成功报酬”，道理就跟这一件事相同。唯—不同之点，就是必须“自己奖励自己”。或许有人会认为那是用来哄骗孩子的，不过，在你这样想以前，先试一试。虽然是叫你感到厌烦的的工作，一旦做完了就可以享乐，想到这儿，工作的干劲以及效率会截然不同。如果想更进一步使效果更好的话，那就把“成功报酬”扩充到家人身上，跟他们来一个良好的预约。我有时会对家人说：“待我完成了这份工作，我就带你们到海外去度假。”甚至也决定了出发的日期，准备好车票以及住宿的饭店。把一切都具体化之后，就很难改变预定目标，亦能够增强妻儿的信心，到了这种地步，自然就会萌生出无比的干劲，一心一意想把工作做完。这样对家人准备成功报酬的话，不仅能够提高你自己的干劲，甚至能使家人在旁协助。尤其是工作可能会施长时，更具有神奇的效果。不过，对于这种“成功报酬”，有一点必须特别注意，那就是到达“报酬”之路不能太长，纵然有很多乐趣可享，中途也很可能受到挫折。最好把“成功报酬”放置于伸手可及之处。所以，在从事困难的工作时，不仅要准备一份“最后的成功报酬”，最好在达到中间目标时，亦给自己准备一些少许的报酬。 ○只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的错误与疏忽为了使工作有效率地进行，最好把各种作业“格式化”，也就是说，把得自经验的诀窍“格式化”。这样不管在何时何地，任何人都可以采取最好的方法，在尽量减少错误的情况下进行工作。对于这种工作的格式化，有些公司已经开始实施。不过对成为格式化对象者，几乎都是从事非常复杂工作的作业者。在日常生活里，我认为可以大幅度地活用“格式化”。例如你在办公室时，委托别人替你听电话，并且抄录电话的内容。如果抄录的内容，还是不能使你弄清楚对方之意的话，你就得去请教抄录者。诸如此类，如果在一天里发生几次，时间的损失就很惊人了。逢到这种情形，就算责备抄录者也不能解决问题。如果事前就规定抄录电话的格式，那就不可能发声错误。基于此，我的办公室里从专门性的审判用书类的写法、电话的应对、邮件的处理等日常业务，都规定处理的格式。而且，全体工作人员都懂得其中诀窍。每次有新人进入公司，都必须弄懂所谓的“格式”。在决定“格式”之际，有一件事必须特别注意。那就是不可能一开始就期待“完整”。不管期待如何地完整，仍然会发生意外的事情。所以，必须在这种心理之下规定“格式”，再经过实际运用之后，不断增添内容和更正。经过这样的过程，方才能够完成“活的格式”。 ○对于千篇一律的工作，只要怀疑以前的做法，就可以提高效率很多人以抱怨的口吻说：“到公司上班，每天都做千篇一律的工作，实在叫人感到厌倦……”的确，每天都依照上司的命令做事，很难以叫人萌生干劲。不过，对于这种千篇一律的工作，只要不盲从以往的做法，自己想出一些点子的话，就能够使你感到趣味盎然。在日常生活里，对于那些已经变成习惯的方法，我往往会产生怀疑的念头。例如，扣衣服钮扣的时候，大家都习惯从上面扣起。事实上，从最下面看得情楚的地方往上扣，不是更方便、更快速吗？又例如，绝大多数的人放下原于笔的时候，都是把笔尖朝上，其实将笔尖朝下，不是更能够快速的拿起笔吗？只要不断地想，对于这以前若无其事的动作，你会感觉到非常新鲜。在工作方面亦是如此。碰到你书写的报告书不能顺利进行时，不妨稍微改变一下想法，先从你能够写出的地方着手。由于受到前后段关系的启示，本来写不出的项目，突然一泻千里的发挥出来。如果拘泥于文章必须从第一段开始写的话，也就是囿于传统的观念之中，则必须浪费很长时间，等到首段出现了，方能继续的写下去。在这种情形之下，我们能不感觉到厌倦才怪呢！对于日常工作方面，不妨对“常规”表示怀疑。这对于你认为千篇一律的工作可能会有新的发现。 ○了解自己能够集中精力的限度，把它用于提高效率不管人的干劲有多足，能够集中精力干一件事的时间总是有限度的。如果忽视这一点，只一心一意的面对桌子坐着，不仅不能提高工作效率，反而会不断的降低。你最好弄清楚自己能够集中精力的时间，再配合工作，把工作分成几节进行，这样做的效果则比较好。一艇说来，一个人能集中精力于一件事的时间，大约为90分钟。正因为如此，大学的教课时间，电影的放映时间都被定于90分钟左右。不过，这并非铁定，仍然有所谓的个人差异。同时，根据作业的内容，能够集中精力的时间也不一样。不管是什么人，只要是自己感到兴趣的事情，集中精神两三小时是不成问题的。如果窗外有噪音，则能够集中精神的时间就会缩短。集中精神这一件事，往往会受到环境的影响。把这些现象联想起来，就可以判断，能集中精力的时间的确是有个限度。因此，最重要的一件事情，乃是从经验中找出来最能够适合于自己的集中精力的时间。一旦获知并把握自己能集中精力的时间，那就能够找出提高工作效率的方法。如果你认为自己集中精力的限度为60分钟，那就全力投入于60分钟的工作。做满了60分钟的工作，休息一会儿，使自已轻松一下，再去做其他60分钟的工作。这样效率会在无形中提高。另一种是改变工作的内容，比如做好一段校对工作之后，改成会客，即可使精神为之一振。一提起工作，有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此，不时的管理自己，使效率提高，这才是真正的工作。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:30
标题: 11.3
○使用“进度表”把必须做的事“视觉化”，就能用眼睛体会到成就感工作必须较长期地延续下去，那就必须知道目前已完成了多少？还剩下多少？如果没有确实的把握，将陷入不安之境，工作的效率也就无法提高。因此，欲达到的目标越大，越需要客观地确认其进行状况。为了达到这一点，必须把它“视觉化”。以我个人来说，逢到报考大学、参加政府举办的考试时，都以自制“进度表”的方式，使目标“视觉化”。我在一张纸上画出细小的格子，格子的横向写着达成目标所必须做的事情，每当达成一件事情，就用红笔把这个格子涂掉。这样就可以直观地看出，自己正处于起点与目标之间的哪一点？对于下一步应该做什么？使自己不至于感到茫然。而且，每完成一件事情涂掉的一个格子所产生的成就感，也能够增强对下一步挑战的信心。除此之外，使用“进度表”还有一个好处，那就是能够看出目标与实际成绩之间的差距。每天早晨在决定工作程序时，虽然确立了今日工作的范围，但是，有时却无法达到。逢到这时，如果有工作“进度表”，就能够一眼看出己完成了目标的百分之几。如果不曾达到最后目标的话，又可以当成发现问题点的反省资料。我个人认为，目标只能是驱使工作更有效率进行的一种手段，并不一定非要完全完成不可。最重要的是，自己分析目标与实际成绩之间的差距，能获得下一次“大作为”的材料。如果没有这个过程的话，无论到什么时候都不可能有进步。 ○完成一件工作之后，尽早的写下问题及诀窍不管怎样辛苦，一旦任务完成了，绝大多数的人都会只满足于其结果，而很少去注意其过程。其实，这种态度是不对的，也可以说非常可惜。越是重复过错误的工作，越能得到新的窍门，以及反省问题。如果把这种贵重的“副产品”忽略掉，它就会被赶到意识的角落。逢到下次做同样的工作时，还得重头再来。所以，我在做完一件事以后，必定会以备忘录的方式，把与下—次工作有关的新发现以及反省的事项记录下来，下次就不至于犯同样的错误，也不会在同一个地方浪费时间。 “使用枪的人，拔起枪来很迅速。”枪上的刺刀一旦刺入，不立刻拔起的话，将很难拔出来。所以，刺倒了眼前的敌人以后，必须很快的进入下一个情况，因为一支枪，不能同时对付两个敌人。工作方面亦是如此。完成一件工作的“结果”，等于刺倒一个敌人，如果只满足于这一点而忘掉“拨出”刺刀的话，将不可能使其余的工作继续有效地进行。有道是“打铁要趁热”，重做刚完成的工作，应该趁着记忆鲜明时马上进行，才会更有效。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:31
标题: 12
第三章从下班到就寝为止的时间使用法第一节交际的方法 ○夜晚的交际最好决定退席的时间 “蛮以为今天可以早点回家，谁知傍晚时，意外的来了一个朋友请吃宵夜，以致不得不搭最后一班车回家！”具有这种经验的人，相信为数不少。对于这种夜宵，我尽量避免参加。但有时总是难免遇到推不掉的情况。一般说来，酒过三巡，稍感酣醉时，就会拖拖拉拉的说一些毫无意义的话，无谓的浪费时间，根本就鲜少效果可言。逢到这种场合，只好事先言明“收局”的时间，待时间一到，不妨在不伤及对方的情况下，说出理由，退出酒席。例如你可以说明，“明天，我必须一早就出差……”或者预先告诉家人饭馆的电话号码，届时叮咛家人打个电话，声称“有急事……”也可以。这样早早的把夜宵结束，并不是上策，那么，什么才是上策呢？如果能把夜宵挪转到中午休息时间最好。以白天来说，一般的会谈一个小时的时间就足够了。而且，由于中午饭，一般不喝酒，谈起话来比较中肯与简洁。我时常利用中午的休息时间会客。在这个放大家所忽略的时段里，我一面进餐，一面与友人重温故交，与朋友们交换新情报，不但效果好，也其乐融融。 ○集会后，如果想拥有自己的时间，那就不要多喝而改为多吃！有人邀请我参加集会时，只要时间上允许，我都会出席。因为，参加集会乃是结交朋友的最好机会。想结交朋友，那就得腾出时间才行。如果一天会见一个人的话，一年里也只能会见365个人。如果是参加集会的话，在两三小时之内，就可以会见好几十个人。白白的坐失认识朋友的机会以及跟旧知交换情报的机会，实在是很可惜的一件事情。一股说来，集会离不开酒。有一些人从集会开始到结束，手中始终离不开酒杯。然而，欲把集会当成社交时间，酒应该放弃。好不容易碰到平时难得一见的人，如果把他当成灌黄汤的对象，那实在是太可惜了。有时在集会以后，必须回到办公室做一些工作，回到家以后，还要读书与看报，所以，酒不宜喝太多。我在集会会场时，很少喝酒，以吃东西为主。在集会会场填饱肚子，至少可以节省吃晚餐的时间。不喝酒，享受吃的滋味以及交谈的乐趣，这就是我活用集会的方式。 ○出席集会时，以单身最理想，如此方能扩大人际关系对我来说，参加集会的目的乃是与不认识的人交谈，以便获得新情报，并且扩大人际关系。但是，很多人参加集会时，喜欢带着伴侣，一旦到了会场，就迫不急待的找寻旧知，一味的跟旧知交谈。所谓的集会，乃是主办者根据自己的想法，邀请很多人参加的欢乐宴会。这里不可能像混杂的街市，有一些暴徒，或者精神异常者，以及来路不明者混杂其内。所以，纵然有很多你不认识的人，也不必产生害怕的念头。既然来参加集会，那就应该把自己放松一些，积极与参加的人打招呼及交谈。到集会会场碰到朋友时，我除了寒喧儿句以外，也请他介绍他的朋友，这样又可以顺利地结交新朋友。而且，又有旧知夹在中间，交谈自然能够进行得很融洽。或者，你不妨事先请教主办者，了解有关出席者的名单，再由主办者介绍与与会者认识。只要采取这种方式，你就可以在毫不费力之下，跟你感兴趣的人或者你想接近的人认识，你甚至可以主动的与参加的人打招呼，或者分发你的名片，如此都可以收到一定的效果。由我主办集会时，我都会请全部出席者佩带名牌，经过这样的安排，可以使交谈充满欢乐的气氛，亦可获得好评。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:31
标题: 13
第二节回家时间的使用法 ○回家途中，应把工作丢开，换成学习脑筋利用回家途中这段时间，可以把工作丢开，换成学习脑筋。最理想的态度是，一旦踏出了公司的大门，就把公司的事情抛在脑后。不过，越是担任负责阶层的工作，越是难以做到这一点。正因为如此，欲把公司的“工作脑筋”，回到家后就改变为“学习脑筋”，必须重视从公司到回家的这段时间。搭车回家时，不妨拿出回家后必须进行的时间表看看，就会对昨天残余的疑问以及回家后将收听的节目产生兴越，自然就会萌生学习的欲望。如果再翻开跟今天学习有关的书本或者听听语言教学磁带的话，回到家时，就可以很自然的融入学习气氛中。或者，到书店翻翻书本、杂志，以培养学习的气氛。总之，以适合自己的方式，在回到家以前，能够把脑筋改变过来就行了。 ┤本图片及文字资料版权归 51manhua 和《最伟大的激励》共同所有。未经同意，请勿转载├ ○英文报纸最好在归途中的车内阅读关于学习英语的方法有很多种，阅读英文报纸也是手段之一。我在学习英语的阶段时，利用回家的途中时间来阅读英文报纸为日课。英文报纸的好处在于每天都能接触到活的英文。学外文的训练方法必须每天不懈地学习才有效果。英文报纸跟厚重的教科书不同，轻且便易携带，读起来不受环境的影响。英文报纸的另外一个好处，乃是其内容对上班的人来说是一种贵重的情报。而且内容有趣，每天都刊载新鲜的消息，真是叫人百看不厌。一般说来，在学校学习的英文无论是针对质与量方面来说，皆有过重之嫌。有人在评论上甚至说，那种程度的英文，就算是对英、美两国的学生来说，还嫌深奥呢！基于这种意义，英文报纸可以说是最理想的教科书。而且，它又包括了猜谜、漫画等具有娱乐性的内容，即使是英文程度并不怎么好的人，亦可以挑取自己喜欢的部分阅读。即使不阅读全部的报纸，只要阅读一个专栏，亦是良好的训练。第三节回家后的时间使用法 ○最好别把工作带回家，这样效率比较高我们时常听到一些作家到饭店或旅馆就变成“罐头”。以那种姿态撰写稿子的话，效率就会节节地高升，或许，这是受了“限期将到”的影响，要不然就是集中力量使劲吧？这些人待在家里时，可能不是电话，就是访客，又是家里的一些琐碎之事等等，使他们无法集中精力吧？纵然由家人把这些琐碎之事处理好，然而，单是家人在他的身旁，也有可能会受到一些心理影响。在这种情形之下，为了能够埋头于工作起见，他们才选择饭店、旅馆为工作场所！一提起饭店工作，一般人总认为跟他风马牛不相及，但是把它改成“在能够集中精力的地方工作”时，那就不是完全无关的事情了。原则上，我不把工作带回家做。理由除了跟前述的作家相同之外，还有一个原因，那就是资料、书籍、事务机器以及事物用品的问题。以作家来说，只要有稿纸以及书写用的笔就能够进行工作(关于收集资料以及考据等，可能已经在事前完成)。可是，每当我要做事的时候，就必须使用上述的工具。因此为了埋头进行有效率地工作，我必须待在自己的办公室里。不过话又说回来了，不管在办公室工作的效率有多高，如果一直待在办公室里势必会感到厌倦，甚至想回家呢！逢到这种情形，我都会打电话回家，以便提提精神。例如，通过电话跟孩于说：“你洗澡了没有？”、“吃过晚饭了吗？”虽然是一些无关紧要的家常话，但是可以使你提提精神，也可以萌生出快点完成工作，早点回家跟家人团聚的念头。我虽然不在家里工作，但是，我时常把最低限度的“工作道具”放入皮包里带回家，这是准备应付万一的情况。例如，预定计划突然改变，为了某种原因，明日早晨必须出差等等。逢到这种情形，只要道具带齐就可以放心。在途中只要看看资料，就可以立刻跟某一个人洽谈，亦可以在回家的车上完成还没有做完的事情。 ○有噪音的话，就使用“声音的远近法”处理回到家里稍为休息，当想读书的时候，突然会响起电钻的声音或汽车的声音。逢到这时，翻书页的手往往会突然的停下来。这种躁音将使精力分散，往往会干扰读书以及学习的情绪。虽然不是很大的噪音，附近的谈话声，以及间歇地响起的钢琴声、音响等，有时也会叫人感到心烦。每当我对周围的噪音感到心烦时，就会使用“声音的远近法”，以保持自己的精力集中。也就是说，使用身旁的小声音，来盖过远处大声音的方式，以对抗噪音。所谓使用身旁的小声音，并非指打开音响，而是通过耳机听取自己感到愉快的声音。经过这样的处理，差不多可以完全隔绝噪音。以这种情形来说，最主要的乃是选择哪一种声音。针对这个问题，我做过很多次的实验。首先，我使用一般的“音乐”，但是效果不佳。尤其是流行歌曲，因为往往会使人倾听歌词，反而会干扰读书。接着，我又使用古典音乐试试，但是，由于声量的起伏很激烈，也使人分心。对我而言，最有效果的方法，乃是选择所谓的“环境音乐”。当听到在高原收录的小鸟啼叫声，以及风吹草动的声音，更能使我的情绪保持安静，自然能够很从容的读书及学习。逢到周围有噪音时，就戴耳机听这种“环境音乐”读书。这样神经再也不会绷得紧紧的，可以在很安静的气氛下读书、学习。一直被嗓音所恼的人，你不妨试一试。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:32
标题: 13
○回家后的学习，只要在愉快时“贮蓄”时间，就很容易继续下去人类跟机器人最大的差别，不外是发挥能力幅度的大小。通常只要不发生故障，机器人可以发挥百分之百的能力工作。至于人类很容易受到感情以及身体状况的影响，有时只能发挥50％的能力，有时候却能够发挥出两倍的惊人能力。回家后想学习某些东西时，最好每天以相同的步调进行。但是，有时因工作的关系回家较晚，或者由于疲劳、烦躁，以致无法集中精力学习。这种情形持续一段时间后，会使人陷入近乎瘫痪的状态，叫人感到甚为烦恼，以致完全放弃目标。逢到这种情形，时间的“贮蓄效果”最为有效。每一个人都有情绪低落、缺乏干劲的时候，反过来说，也有情绪高昂、干劲十足的时候。逢到情绪好的时候，不妨尽量的多做一些，把这一天做的大量工作，充作所谓的“时间贮蓄”．经过这样的安排，即使不久以后再陷入瘫痪状态，你也不会因为“没有成果”而感到烦恼。因为你可以使用那时的“贮蓄”。一般说来，陷入瘫痪状态时，最好顺乎自然，切勿勉强。因为越勉强，陷得越深。这段时间，不妨离开工作或学习，跟孩子玩乐，以便恢复常态。早些休息，反而会提高日后工作的效率。及早的摆脱出“瘫痪状态”，能使“贮蓄”的机会增加。只要能够这样思考问题，就能使你在不倦怠的情绪下，继续做其他事情。第四节电视、收音机的使用法 ○想看的电视节目，不妨录起来再看很多人问我：“先生，你整天那么忙碌，想必没有时间看电视吧？” 但是我的答案是“否”。我在家时也看电视，也照常睡眠。一旦我回答：“我喜欢电视播放的影片”时，对方会感惊讶讶，因为他们不知道我哪儿来那么多的时间。其实，这并没有什么秘诀，可说是很简单的一件事。对于我想看的电视节目，我都会利用录像机录下，对于不必要的部分，都飞快地跳过去。在看录像带时，我一只手拿着遥控器，把那些广告以及多余的部分删除。经过整理以后，在电视上播放两个小时的长片，只剩一个小时左右了。纵然是没有广告的节目，我认为不重要的部分，我还是会毫不吝啬的把它们删除。本来需要播放一个小时的节目，也就只剩下20分钟左右了。就算是很精彩的节目，真正重要的部分也并不很多，经过处理后，把焦点缩小的话，在少许的时间之内，就可以获得很多有用的情报。反过来说，一直打开电视的话，将使人产生一种继续看下去的念头而浪费时问。在这种情况下稍为疏忽，就会浪费掉许多时间。为了防止这种习惯的养成，电视最好关掉，或者只看录像的节目。一旦把电视关掉，你就会想起自己长久以来一直想读的那本书。同时，客厅里没有了电视的声音，你就能很自然地跟家人交谈起来。总而言之，最好在自己掌握主动权的情况下看电视，切勿被电视“牵着”鼻子走。 ○想学自己感到棘手的知识时，不妨利用电视讲座由于工作方面的需要，必须学习自己不感兴趣的知识或者不擅长的事物时，每一个人都会感到头疼。例如，本来就对机器操作不擅长的人，上司又叫你去学习电子计算机之类的东西，碰到这种情形，不妨利用电视讲座。电视讲座的节目能较完整、系统地介绍各门知识。为了使初学者易理解，通常都选择比较浅显的教材。所谓电视的媒介，即从有利视觉展开说明，使收看者能够较具体地理解。而且，电视讲座也较能迎合观众的心理，使他们能够在轻松愉快的气氛下学习新知识。关于这一类的视觉媒介，只要巧妙地利用，即可在不知不觉之下，对该事物产生兴趣，当然学习起来即可达到事半功倍的效果。对于那些必须在短时间内掌握重点、理解基本原理以及操作法的情况，利用视觉媒介学习就足够了。千万别以为面对着桌子开卷，才能够达到学习的目的。有时，不妨把自己放轻松一些，从不同的媒介接受情报。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:33
标题: 15
第五节读书的方法 ○抛弃“书本只要精读一册”的观念一般人读书的目的，乃是指从书本、杂志中，学习自己所必要的知识和掌握最新情报。所谓的必要的情报，则因人而异，但是迅速的引出情报，也就是效率良好的读书法，这一点是大家所公认的。有些人这样说“一天只有24小时，要工作，又要睡眠，又非吃三餐不可，实在很难以抽出读书的时间。”对这种说法，我绝对不敢苟同。读书并不一定限制在这些时间内进行。例加上、下斑的时间，中午休息的时间，就寝以前，等待客人的时间等等，无一不能利用于读书方面。为了有效地读书，首先必须抛弃“书本只要精读一册”的观念。我认为，只要阅读自己所需情报的那几页，目的即已达到了。例如，有一个问题你无法理解，当你拿到能获得解答的参考书时，根本就不必从最初的一页开始阅读，你只要翻到解答的那一页，阅读就行了。再阅读这内容以外的部分，将构成时间的浪费。当然啦，如果整册都刊载着你需要的情报，那就另当别论。不过，这种情形很少。如果自己都无法明确的了解自己的目的是什么的话，那就不能展开重点式阅接法。假如你想阅读一本有关税金方面的书籍，那你就得考虑一下，你真正需要的是哪一部分。如果你认为某一本书现在很流行，或者他人介绍你阅读某一本书，你就去购买阅读的话，由于你在毫无目的的情况下阅读，可能会在毫无目的之下浪费时间。就像食物有季节性一般，“情报”也是在你最需要它的时候最能使你记牢。所以，以“忙！忙！忙！”作为藉口，大叹无暇读书的人，不妨使自己的目的明确化，再展开有效率的读书方式。 ○同时并读几册书，效果比较好读书的时间因人而异，以我个人来说，我一向都利用上、下班的时间，工作的间隔，回家以后的时间读书。我在车里阅读的书报和在办公室、卧房以及配合时间、地点、场合阅读的书籍都不同。换句话说，我同时间读好几本书。一般说来，很多人不喜欢在末读完一本书以前，再阅读另一本书。理由是并读是没有效果的读法，根本就无法同时理解两本书的内容。但是我个人认为，整天捧着一本书，一心一意的阅读它，也不见得是很好的阅读方法。例如，在客满的车内，想翻看一本巨大的百科辞典或者厚重的法律书籍，实在很困难。同时，你自己所需要的情报，不可能全部存在于一本书里。所以，最好应用读书的时间、地点、场合来选择内容适当的书本，同时进行阅读最有效果。就是现在，我也同时在阅读好几本的书籍以及资科。例如，在早晨上班的车厢里，我阅读从早报“撕下来”的消息；到了工作场所，我阅读涉及本身工作的各种资料与书本，外国的社会法等；回家后则阅读一些轻松性的小品，或者涉及象棋、围棋之类的书本……。因为这些书都属于消遣性质，阅读速度相当快。只要能够从多数的书籍吸取情报，就不难拓宽情报收集的范围，对工作方面也有很大帮助。 ○先看目录有助于理解书的内容有些人在阅读一本书时，未看目录，就直接阅读内文。如果是小说、小品之类的趣味文章，目的只是用来消遣的话，那就无可非议。假如是为了工作方面的需要，或者想学习一些什么东西的话，如此的阅读将会产生弊端。因为对一本书来说，目录好比是一幅地图，或者是一个罗盘针。欲航海时，没有人会胡乱开船。他们必须事先检验航线，为了抵达目的地，应该朝哪一个方向行进，以及应该停泊在什么港口。阅读一本书亦是如此。必须先看目录，以便捕捉到达目的地的全部过程，再研究如何去阅读哪一部分。对于不必要的地方可以避开，重要的部分则应多耗费一些时间阅读。实际上，我在阅读各种企业方面的书籍时，往往从最后一章开始阅读。因为有一些作者在前面说了一大堆不怎么重要的话，到了最后才确切地道出秘诀。读书的人急于知道具体的秘诀，实在没有耐心看一大堆不必要的文章。利用目录抓住书的纲要，再选择你要熟读的章节也就够了。例如，我时常阅读的法律方面书籍，虽然书非常厚，但是，我必须阅读的部分并不多，因此，能够在较短的时间内得到我所需要的情报。 ○重要之处，可以多读10或20分钟一年我平均要阅读300本书。包括纯消遣的、涉及我工作方面的以及为了研究而阅读的书籍。因为我的工作很繁重，不可能有充裕的时间从头到尾阅读每一本书。我耗费于一本书的阅读时间，平均只有20~30分钟而已。“咦？那么短的时间能读什么书呢？”或许有人会表示疑问。事实上，一本书所刊载关于个人所需要的情报，充其量，只有那么几页罢了。不过，我在阅读重要的地方时，一页往往要耗费10到20分钟。只要把握住自己所需要的情报，其他的页数不看，也算是达到了目的。对我来说，最重要的事情，并非在短时间之内“读完”一本书，而是在短时间内获得自己所需要的“情报”。仅利用短时间阅读，而想有效率的获得情报，就必须满足一个条件，那就是要明确的知道，你想知道一些什么？不仔细阅读目录，如果不知道自己想要知道的事情，那就找不出应该熟读的地方。如果在不知自己的需求之下，花很多时间从头到尾谈完一本书，那还不如只花10分钟熟读必要的地方，这样的效果要来得好些。对读书来说，最重要者并非阅读的时间，而是一种敏锐的判断力，知道应该熟读哪一部分，应该放弃哪一部分。’ 我在跳读时，都是因为需要而选择页数，有时只精读刚开始的10页，那是因为有些书在开头部分叙述了全书的宗旨之故。如果，你的需要并非十分具体的话，那就不妨精读开头的部分，或者是结论的部分。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:34
标题: 16
○逢到难以理解的文章或书籍时，不妨在“然而”、“因为”等的连接词加上记号及编号有道是良药苦口，书本也何尝不是如此。有的书只阅读一两页，就叫人感到头疼，很想放弃不读，但是一旦搞懂了以后，它就会有如良药一般，对你非常有帮助。一般说来，所谓阅读难解的书籍有两种。一种是，文中所使用的语句异常艰涩。例如有的文章动辄使用专门用语以及外来语，或者作者故意卖弄玄虚，绕着圈子说话，叫人似懂非懂。关于那些专门用语以及外来语，只要查查辞典之类就不难明白。至于作者故意卖弄玄虚，统着圈子说话，只要把它们看成浅显易懂的语言，即不难解决。另外一种难读的书籍是，文章的结构很繁杂，使人很难以抓住前后的关系。像学术性专著就常有这种缺点。逢到这种情形，我都把文章分割成几段阅读。同时，也把连接词——“然而”、“因为”、“所以”等记号化，如果实在太多的话，就使用号码。由于各文章的关系被记号化，因此可以一目了然。又如，对于罗列的内容我也使用号码，并且在头脑里整理一番，经过处理后会比最初的状态更容易使人吸收。如果有几种理论及学说被并行叙述的话，为了不混淆起见，我都会加上A、B、C的记号，经过处置后一眼就可以把它们比较出来。所以，情报收集的效率也就随着提高了。如果，你有一本准备抛弃不看的书，那就不妨使用这方法，然后再决定是否真的无法阅读。 ○书本可去掉书套、外封皮以及宣传带子，再阅读同样是文字媒介，但是多数人把书本看得过于神圣化，而忽略了杂志以及报纸。的确，比起报纸与杂志，书本所使用的纸张比较好，并且售价也比较昂贵。但是，以找出情报的观点来看，书本跟报纸、杂志并没有什么两样。我个人并不把书本神圣化，而且把它当成报纸来使用。想阅读时，躺在床上也捧着书本，就是在看电视时，心血来潮时也会拿出书本瞧瞧。逢到必要时，甚至把书本解体，取其中的一部分阅读。要有效率的吸收情报的话，这样的加工是不可缺少的。书本受到了市场竞争的影响，大多数附有印刷精美的外套以及醒目的书带子。其实，这些东西只是装饰罢了，或许为了招引读者，又或者是把书本当成装饰品，这种做法或许有些功效。不过，对于想活用书本的人来说，那些装饰只会碍手碍脚。我时常在车厢里面，看着一些人一面把快掉下来的书皮包封弄妥，一面阅读。这样就不能全心全意阅读，真是何苦来哉？或许有人会说，带上书皮，书本才不会污损。然而，书本乃是一种取得情报的道具，在防止污损之下阅读书本，未免太“本末倒置”了。我认为刚买回来的书本，只是半成品，还必须加工成容易阅读的书本以后，方才可以说是完成品。这种加工的第一步，就是所说的取掉书套、书带子以及外包封等装饰品。再取掉书本里面夹的纸制书签、广告以及回函卡之类。这种状态下的书本最容易阅读，也最为实用。接着把一直到目录为止的书皮，也就是翻开书本时，手指会碰到的地方，剪成半圆形。这样立刻就可以打开目录，并缩短你寻找需要情报的时间。如果你是必须利用短时间阅读的上班的人，则这种加工将会提高你读书的效率。 ○与其一面阅读、一面写笔记，不如直接写在书上有很多人认为学习东西必须写笔记，有些人甚至把物理考试的图描下来，而且还利用彩色笔着色，自鸣得意，以为这就非常完整了。明眼人一看，就知道他为了描这幅图耗费了很多时间。如果碰到考试的成绩不好，就认为自己的运气太差。 “书写”必须耗费很多时间。我并不是说写笔记是坏事，不过，为了这种作业耗费太多时间的话，重要情报的收集将受到影响，结果必然会使效率降低。我在阅读或者学习时，对于临时想到的事情，或者是想作为参考的资科，我都直接的写在书本的空白部位，可以节省很多时间。而且，书写在书本上面的资料，可以随身携带，对忙碌的上班的人来说，可说是非常的方便。 ○划线可利用4色笔标示重要的程度我在阅读书本时，都忘不了在重要的地方划线，逢到这种情形，往往因重要程度而更改笔的颜色。以我个人来说，最重要的部分使用红色笔划线，次重要者使用蓝色笔划线，参考内容则使用绿色笔划线。有人认为划线使用不同颜色的笔很麻烦。不过这样做之后，可以节省很多读书时间。如果只使用红色笔划线，则每一页都是红线，叫人分不清楚哪儿最重要？哪儿比较重要？以致，所有划线的地方都要看，当然会浪费很多时间。用4色笔划线虽然比较麻烦，但已把阅读的书本内容区分整理，自然就能够成为效率良好的读书法。 ○书页上角打上◎○△等重要程度标志的话，重读及检查时较方便书本是知识取之不尽，用之不竭的宝库，从那儿吸取自己所需要的东西，也正是所谓“读书”的作业。我在书本的各页上角都打上◎、○、△，以及×等的记号。这仿佛是答案用纸的评分似的。事实上，这些记号是表示该页的重要程度。我在阅读的时候，发现重要的地方，都会打上◎，认为尚算重要者就打上○，如果只能作为参考资料的则打上△，至于不必要者，一律打上×。我打上“×”的部分，大体上都是难解的装饰语句，也可以说是作者卖弄玄虚的手段之一。只要把表示重要程度的记号，打在书页上角，重读或检查时就可以一目了然，读书效率提高不少。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:34
标题: 17
○不必要的书，不妨陆续处理掉每月都有很多新书发行。那么，欲从这么多的书本里挑选出自己必要的书，应该采取哪种方法呢？最确实的挑书方式，乃是自己到书店去寻找想阅读的书本。不过，对于忙碌上班的人来说，实在很难挪出这一段时间。我自己没有多余的时间上书店，因此，一向利用报纸的书籍广告。这类广告比起一般的商品广告，较不重视形象。所以，一向简洁的记载着内容。像书名、作者、出版社的名称、定价等，只要看报纸的广告，就可以知道得一消二楚。对我来说，最大的问题是处理不断增多的藏书。尤其是杂志经阅读以后，取得了必要的情报，或把里面的重要情报复印下来，或把必要部分剪贴以后，就没有阅读的必要了。有些书籍刚购买时，没有时间阅读，到了有时间阅读时，方才发现它根本就没有用处。或许有人会大不以为然，认为花费不少钱买回来的书籍怎舍得丢掉呢？但是，没有用的书籍堆积如山，又有什么用呢？反而还得浪费宝贵的时间去整理它呢！具有抛弃不用的书的勇气，才能有效地使用时间与空间。 ○购买书本时，看看作者的经历、介绍等再决定是否有阅读的价值通常，我都仔细的浏览报纸上的新书广告。有时，受到广告上的文字所吸引，买回来的书却对我毫无益处。为了防止这种失误，我在购买书本以前都会检查几个重点。第一，我先看作者介绍。所谓的作者介绍，通常被印在封套或者最后一页上。包括作者的出生年月日、出生地、学历等的所谓经历，以及到目前为止的作者实绩。你必须特别注意的是，一本书所包含的内容，是否为作者的专长。就算是赫赫有名的作者，如果他所撰写的内容并非他的专长，一般来说，并不太可靠。又如，书上举出了很多似乎很有用的决窍，如果到目前为止，作者不曾以实际证明的话，那也不能相信。例如，以法律的专门书籍来说，通常其可信度，可由作者所专长的实绩来判断。著名的刑法学者，一旦撰写刑法专门书的话，由于根据他丰富的经验及知识所写成，当然能成为一本有益的书籍。如果这位作者撰写有关民法的书籍，那就不能够跟一流民法学者的著作相比。为了选择足以信赖的书籍，原则上，最好购买该专家所撰写的书籍。如果你想购买一本书，却不认识该书的作者，那就别忘了看看作者介绍，那就比较容易理解该书的内容。只要把作者的大致经历、实绩放入脑海里，就能够很容易的掌握该书的内容了。第二，必须看清楚书本的版权页。此页记载首该书的发行年月日，只要看清楚这一点，就能确定有些太旧的情报，这本书是否已经过时，情报是否已经失效。因为有些太旧的情报根本就无法派上用场。看看作者介绍及版权页，只要耗费1分钟就足够了。看起来似乎浪费了一些时间，然而，当你想到阅读无用之书所浪费的大好时光时，这一件事实在值得去做。 ○“参考文献”栏能使你买到有益的书选购书籍的情报来源于报纸的书籍广告。但是那些几乎都属于新书广告。如果你想购买出版已久的书籍，那只能到书店里去找寻罗！这个问题的解决办法之一，就是利用有关书籍的“参考文献”栏。例如，有一次我曾经调查某种股票的评价。市面上股票的专门书籍很多，不过，对那时的问题能够下评价者，实在很难以找到。于是我只有选购有关的书籍，再活用它的“参考文献”栏。那一位作者在该书上撰写的东西，虽然对我没有帮助，可是，他利用的参考书却有很多是我所需要的情报。 “参考文献”一般都刊载于书末，还附有书名、作者以及出版社的名称，甚至还附带发行年月日，以及简单的内容介绍。有些书不在卷末介绍，而在文中以及栏外介绍。我喜欢把这些参考文献复印下来，根据需要，再去书店或者出版社购买。遇到这种情形，虽然要逛好几家书店，但是可以获得有益的书籍，到头来还是可以节省不少时间。 ○选购书籍时，必须从标题去掉教饰的词汇，再考虑是否购买相信你有过这样的经验——当你为了购买需要的书籍到书店时，方才发现同类的书籍太多，以致使你不知购买哪一种比较妥当。广告标题能大幅度的影响销路。正因为如此，最近出了很多夸大的广告，例如：“绝无仅有”、“第一”等等。的确，广告标题能决定读者对一本书的印象。换言之，它正是一本书的“面孔”。如果每一本书都使用华丽的广告词汇的话，不少读者可能会被蒙骗。每逢我到书店购买书籍时，会很习惯的把修饰语去掉。例如，我一向无视于所谓“看了书能使你的x x程度一日千里”，或者“此书是x x的权威”、“此书会带你进入惊人的世界”等等。只要去掉这些广告词儿，书本的主题就会变得特别鲜明，自然可以节省时间，就算是有类似“谁都不知道的x x法”以及“能增加乐趣十倍的x x术”的广告词儿，你也不必相信，只要注意“x x”的关键字就可以了。一旦被修饰过度的广告词所迷惑，购回无用书本的话，势将造成时间与金钱的浪费，书籍一旦买下就不能退还，因此，选购时务必特别注意。 ○从“入门书”学习新知识，反而会降低效率每逢要学习新知识时，一般人都喜欢从入门书开始。然而，这是否是很正确的做法呢？实在令人感到怀疑。一般说来，所谓的入门书是为了使初学者容易了解，内容都经过精选，而且又整理成简洁的叙述方式。就是因为“入门书”被整理成简洁的文件，只列出一般的要点，解说往往不够充分，尤其是看不懂的专门用语以及学术文章，因此显得枯燥乏味。这对于满腔热情想学习新知识的人来说，无疑是当头泼上一盆冷水。有道是“未举筷子，就不想吃”，满腔的热情换来一盆冷水，才萌生不久的学习欲望及兴趣，立刻又烟消云散。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:35
标题: 18
所以，与其阅读所谓的“入门书”，不如阅读以这个问题为重点的小说，或者有关某人在这方面的传记，这样可扩充兴趣的范围，效果更好。因为，当一个人开始学习某种知识时，“咦？”、“为什么？”等对未知的兴趣，将成为一股很巨大的力量。使兴趣扩大以后，再从有关的书籍上涉猎相关知识的话，将远远超过来自“入门书”的知识。 ○阅读原文书时，尽量避免频繁地翻字典在学生时代，老师都再三的叮咛我们，在阅读英文教科书时，“手中最好抓着字典”。字典必须经常翻动，“字典越污损，外语能力越能提高”，这句话完全正确。如果是为了工作方面的需要，必须阅读外国文献，则实在不宜忠实的遵守这种“教导”。利用字典找一个单字，需耗费相当的时间及精力。而且，一旦翻查字典，就非中断本来“读书”的作业不可，思考也会跟着半途中断。这样就不容易抓到连贯之处，吸收情报的效率将转低。我具有英文一级考试及格及口译英语的资格，但是，逢到阅读原文以及外文资料时，仍时常会碰到一些不懂的单字。即使是这种场合，原则上，我还是会继续的阅读到最后。纵然有好几个单字不认识，从前后文章之间的联系，亦可以做某种程度的推测。对于那些我不懂的单字，如属重要的话，事后，我会整理起来一块查字典。总而言之，从效率的角度来说，能够把握全书的意思才是最重要的。只要能够把握全书的内容，即使看完全书后，再查字典，亦可以从单句所具有的多种含义中，找出更适合的意思，当然就能够更为精确地把握内容。 ○利用录音带，以“耳朵读书” 现在就算是在行走，或甚至躺在床上，关掉所有的灯光，仍然可以读书。换句话说，只要利用录音带，以“耳朵读书”就行了。 ‘ 最近，不但有朗读诗词以及小说的录音带，甚至有演讲以及授课的录音带出售。在刚开始的时期，这种方式的录音带是专门提供盲人使用的。想不到这几年来，一般人对利用眼睛读铅字，似乎已经感到不新鲜了。于是，利用耳朵读书的方式，逐渐受到多数人的青昧。利用“耳朵读书”的好处，在于不必使用眼睛及手。因此不必选择时间及地点，就是在刷牙、走路、或在漆黑一片的床上也都能够读书。尤其是对白天酷使眼力，故眼睛感到疲劳，不想再使用眼力的人来说，这种用耳朵读书方式，可说是最理想不过了。只要你能够抛弃“读书必须使用眼力”的传统观念，读书的机会就不难增多了。令人感到最遗憾的事情，莫过于“录音书籍”的数目太少，这种录音书只占书籍总发行的极少部分。尤其是专门性的书籍，几乎尚未发行过。你不妨请周围的人(例如妻子)，为你录下你所喜欢的书籍内容。如此一来，你随时随地都可以阅读到自己必要的情报。而且，当你在从事其它工作时，可以巧妙地利用他人的时间。你不仅可以录下新的书，就是旧的书也照样可以录下来。当你想查阅曾经读过的书本内容时，亦会感到非常方便。录音机的体积越来越小，携带起来非常方便，比起携带厚重的书籍更为方便。如果有可利用的零碎时间，与其翻开书本东找西寻，莫不如使用录音机比较方便，而且效率更高。我奉劝忙碌而无暇的各位读者，不妨多多使用这一招儿。第六节就寝时间的使用法 ○不管怎样忙碌也不宜削减睡眠时间有些人时常自豪地说：“熬一、两夜对我来说，完全没有影响。”对于这种说法，我一向表示怀疑。我并非怀疑这些人是否真的能够熬夜，而是对他们所说的“完全没有影响”表示怀疑。熬过夜的人不在少数，但是在翌日能够以平常的进度工作的人，又有几个呢？毫无疑问，效率一定降低了很多。我曾经有过类似的经验。在高中二年级时，我曾经削减了自己的睡眠时间。然而每晚到了原来的睡眠时间，头脑再也无法灵活，思考起来就非常费劲。结果呢？平均耗费4小时就能够完成的数学问题，竟然耗费了整整6个小时。而且，翌日还感到困倦异常，学习、工作效率极差，结果反而浪费了时间。到现在为止，不管感到什么事情，我都不会削减睡眠时间。从长远的眼光来看，这才是最有效率的方法。 ○对于不愉快的事情，可利用记录的方式，把它驱出脑外到了夜晚关掉电灯要睡觉时，种种思维立刻会占满脑际。尤其是在白天碰到的不如意的事情，将反复在脑际出现，以致迟迟不能入睡。例如，白天被上司“刮”了一顿，这件事叫你久久不能释怀，或者对明天的会议耿耿于怀……诸如这种经验，相信每一个人都有。这种思维一旦占满了脑际，想把它们驱逐出去，绝非那么简单。逢到这种情形，最好把你耿耿于怀的问题整理一下。例如：你被什么问题所困扰？上司责骂你的原因在哪里？对明天的会议感到惴惴不安的原因在何处？这时你可把问题重点以及理由写在纸上。就算在当时不能找到解决的办法，然而，只将问题症结点客观化，内心就会感到安定。这以后，你就可以把解决的责任委托潜在意识。如果发现了具体理由，那就更为理想了。不过，只知道方法而不实施的话，很可能会重蹈覆辙。所以，必须当场把这种想法记录下来。记录的工作，除了能够使记忆犹新之外，还能够消除内心的忧虑。一旦产生圆满处理的安心感，就再也不会有任何扰乱睡眼的原因了。因此，你能一觉睡到天亮，翌日也能精力饱满地投入工作。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:35
标题: 19
以我个人来说，不仅是今我担心的事情记录下来，遇到萌生出绝妙构思时，也会马上把它记录下来。就寝前的状态，乃是最有利于产生灵感的状态。有很多科学家埋首于研究工作，在进入恍惚的临睡状态时，往往能得到瞬间的启示，从而获得研究的某种成就。这也是作用之一。好不容易萌生了构想，如果混杂于梦境而被忘怀的话，那未免太可惜了。最好在忘怀以前把它记录下来。一旦记录完毕，就要使脑筋变成真空，安详地进入睡乡，充分地休休息，这样才是最有效率的方法。 ○只要有“枕头扩音机”，就可以躺着学习一提起学习外语，大家通常会产生两种概念。一种是到英语会话班学习，另外一种则是面对着桌子，制作单字卡片。 “我的工作很忙碌，实在没有时间上英语补习班”、“下班回到家已疲惫不堪，根本就不想看那些外文教科书”。有不少人对学习语言这件事，拿不定主意。既有学习的欲望，那就把它付之实现吧！学习语言这件事，只要真的有心，就是躺在床上也可以学习。有一种叫“枕头扩音机”的东西，只要把它放入枕头底下，就可以躺在床上听音乐或者语言磁带。 “枕头扩音机”对自修的人来说，乃是一种非常有力的“秘密武器”。因为可以在很轻松的气氛中学习语言的缘故。学习语言最重要的一件事，不外乎要有恒心。为了要有恒心的继续学习，必须在舒适的状态下进行，这种“枕头扩音机”就拥有这种条件。纵然身体与眼睛感到疲劳，也不至于妨碍到耳朵的学习。甚至，因为做其他的事情感到疲劳，亦可以利用“它”来轻松一下。利用休息的时间学习，效率也会很高。第七节长期休假的时间使用法 ○长期休假应以游乐为先，最好从事“积极的休养” 如果平常的工作非常忙碌，逢到长期休假时，总是会想到“趁此将不曾做完的工作解决掉”，或者“不如把延后的研究工作提早进行”等等。这种心情我有体会。然而，那是真正有效的度假方法吗？我实在感到怀疑。所谓休假，乃是要脱离平常的我，使疲惫的身心放松下来。为此，不宜躺在家里继续读书或者工作，应该到各处旅游，藉此充分享受休假。以上班族的生活来说，精神长期处于紧张状态，因此最好找各人合适的地方消除疲劳。否则，膨胀的气球总有破裂的一天。如果自己不察觉到紧张已经到了某种极限，而把休假日当成平常日子使用的话，纵然拼命做，效率也无法提高，休假后也不能很愉快地恢复上班工作。必须充分地享受假期，使身心都感到轻松以后，工作的效率方才能提高。如果无论如何你也放不下工作的话，那就把工作集中于休假的第一天完成，再一心一意的去享受剩下来的休假日。因为，你已经为自己准备了“成功报酬”——待做完了这些事情，就可以一心一意的享受假期，效率自然既能够提高。第四章把办公室8小时当成16小时的使用法第一节资料的整理法 ○辞典、专门书籍使用“索引处理”，以利翻找对于上班的人来说，在书写书类时，如果能缩短翻找资料、辞典、字典之类的时间的话，则不难提高工作效率。事实上，很多人都认为翻查厚重的辞典和专门书籍很耗费时间，但是，仍然继续保持这种翻找方式。我个人认为书本是半完成品，因此，一直都在想办法加工。为了提高效率，辞典、专门书籍等时常翻动的书本，都要经过加工，使用起来更方便些。最有效果的加工，是书页外侧的“索引处理”。也许还有很多人记得英文辞典的书页外侧印刷着“A、B、C……”，对于不曾印有这种索引的书本，一旦经过加工的话，翻找的时间将大幅度地缩短。以我来说，不仅将辞典制作索引，甚至自己所需的专门用书也制作索引。经过这样的处理，翻查辞典、书籍的时间就可以大幅度的缩短。而且只要看看书页侧面，就可以明确知道，这一本书到底有什么内容。因为工作的关系，上班的人必须尽快地找出书类。如果能够预先腾出一点时间，这样处理重要的辞典以及书籍的话，到了紧急的场合，这些书都将成为你的得力助手。 ○当成资料使用的书，先把目录复印好，再把它贴在书本表面对于工作参考资料的企业书籍以及专门书籍，我拟出一套办法使翻找的时间更短。那就是先将书籍的目录复印，再把它贴在书本表面。如果是比较厚的书籍，书页侧面可以书写比较多的字。不厚而项目多的书籍，很难在不打开书本就能了解详细内容。在这种情形之下，只要把目录贴在书本表面，一拿到书本，既可以看到它的内容。或许有些人会说，把目录贴在书本表面的话，书名不是看不到了吗？事实上，书皮的下面一页还印有书名，所以，根本就不必担心这一点。事实上，目录才是表示书本内容的“面孔”，理所当然的应该贴在书皮上面。但是逢到目录太多的书本，为了考虑到贴的空间，必须缩小复印目录。如果必要的话，书皮的里面也可以贴。最重要的是能尽快找到你所需要的情报。当你在拟写工作方面的书类、文案时，桌子上免不了杂乱。有些人的桌子上面，甚至终年乱成一堆。如果将目录贴在书本表面的话，立刻就能判断某情报在哪一本书里面，自然能提高工作效率。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:36
标题: 20
第二节整理书橱的方法 ○与其凭种类收集书本，不如以关联性收集书本以我个人来说，杂志在阅读一次之后，留下必要的几页，其余的就可以丢弃。我就以这种方式保持书本的新陈代谢，不过，对于工作研究用的资料以及教材等书，我都是重复阅读并作为参考书，要妥善保管。尤其是工作资料用书，用分类、整理的方式，能够明显影响到工作效率。或许是为了美观的目的吧?我看到过很多依“全集新书”、“文库”等不同形式，以及不同大小排列的书橱，乍看之下，这种书橱似乎整理得有条不紊。事实上，各种书本成为“杂居”状态，寻找起来相当耗费时间。一般人都比较喜欢采用分类整理法。比起依大小的分类方法来，这种方法更富于机能性，不过，只把书橱的书本分成法律类及经济类的话，一旦书籍增多以后，用以找书的时间也会跟着加长。我虽然考虑到分类法，但主要还是依工作的目的，把书橱分成好几个区域。例如，继承的区域，以继承法为始，再以民法的继承篇、户籍法、不动产登记等，有关“继承”的内容为轴，收集了很多种类的书本。我的书橱就设置有倾产处理、税务诉讼等不同内容的区域。采取这种方法，方便于寻找有关的书本。所以，找寻必要书本的时间可以节省很多，充其量，只要从书橱把书本抽出来就可以了。或许，有人会批评说：“唉！采取这种方式，书本的状况、大小显得不一，民法跟税法混淆不清，实在叫人头痛……”但是对书本使用者的我来说，这乃是最有效率的分类法。书本到底是给人“阅读”的东西。不管装饰得如何美观，如果不曾有效使用，那书籍本身就没有任何意义了。不管看起来如何的邋遢，只要你能够有效率地使用，那才是最重要的一件事。 ○百科辞典书背朝下排列，便于取出百科辞典为知识的宝库，是收集情报，不能缺少的书本之一。正因为如此，家庭和公司都需备有一本百科辞典。话虽然这么说，但能够有效活用的人，似乎并不多。不曾有效被活用的理由，不外乎是——①多数的百科辞典放入封套里，取出及放入不方便；②情报虽然很多，但是翻找起来很费时间；③又厚又重，翻找不方便等等。我凭前述的书本加工法，已经把①及②的问题解决了，即封皮早就取掉了，关于翻找方面，我已利用英文字母，在书页侧面写上索引。关于③，可凭保管的方式，尽可能机能性的使用它。在我家里以及办公室，辞典类皆以书背朝下，被排列于书橱上面。这样摆法辞典的页侧都是朝向天花板。所以，一旦把辞典抽出来，立刻可以翻找。纵向放着且有封套的辞典，先得打开封套，再改变方向，然后再打开目录来，这样要浪费很多时间。不过，把书背朝下放置的话，将看不到书本的标题。于是，我就利用奇异笔在书本底部的页侧，书写其内容的标题。在百科辞典上写出该卷的项目区分。同时，为了能够按照顺序放回去起见，在书底部分，我都划上粗线条。这样以正确的顺序排上几本书，就会成为一条直线，如果放错地方的话，线条就会变得凹凸不平。所以，可以立刻改成正确的顺序。把辞典类的书背朝下放置，能够缩短翻找的时间。只要把书本以“躺”的形态保管，即可以跟普通的书本一般，把它放置于书橱的隔板上面。一般说来，百科辞典因为太大，很难于放入普通的书橱隔板上面，往往会被放置于不便拿出的地方。这件事就妨碍了有效地利用。如果放置于容易取得之处，则这个情报源的使用频率将增加不少。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:36
标题: 21
第三节文具的使用法 ○与其使用钢笔，不如活用四色原珠笔一提起社会各阶层人士必须携带的书写用具，或许，大半的人都会说：“钢笔最理想”。实际上，逢到考取大学，或者考进公司时，亲戚友人仍然会赠送钢笔。有的人为了表示身分，特别使用外国制的高级金笔。然而，钢笔的实用性果真有那么高吗？我所以对钢笔的实用性表示怀疑，乃是基于以下的理由。第一个理由是：因为墨水属于液体，不适合于在某种纸张上面书写，或者书写以后渗透，以致看不清楚。。同时，墨水很可能会流出来，结果会弄脏纸张、手指，甚至衣服。第二个理由是：钢笔所装的墨水看不见。除非拔掉笔套，否则的话，不知道墨水的储存量。所以，不时常准备墨水的话，到了紧急关头时，往往不能书写。第三个理由是：我至今仍怀有钢笔属于高级文具的观念，无法自由自在地使用它。为了在工作场合、住宅，以及上下班时使用方便，我准备了三套书写用具，每逢出现故障或者不能使用时，可以随时更换新品。因为书写用具是消耗品之一，最好能够随时抛弃。然而，对于别人赠送的高级钢笔，我就无法做到上述的地步。因为担心损坏或者丢掉将对不起赠送者。基于这种理由，我一向不使用钢笔，而习惯于使用四色原珠笔。使用四色原珠笔的好处是，只用一只笔就能够把情报分类，区别情报的重要程度。而且原珠笔几乎可以在任何纸上书写，能广泛地使用。如果使用红色笔在最重要的部分书写，次要部分使用蓝色笔书写，可作为参考的部分使用绿色笔书写的话，那就可以对情报的重要程度一目了然。书写用具是为了提高作业效率而使用，如果感到使用它可惜的话，那就等于是浪费时间。第四节活页纸的利用法 ○从报纸、杂志剪下的情报，使用B5影印后再归档一旦看到报纸上有我所需要的情报，应该当时就把它撕下来，这就是拥有新鲜情报的诀窍。有时好不容易得手的情报，除非上乘的给予加工，否则的话，很难以派上用场。实际上就有很多人把剪报放入抽屉里，长久不去注意它，甚至有一些人把剪报胡乱一塞，待需要时则遍寻不得。为了防止时间及精力的浪费，充分的活用情报起见，必须多少下—些功夫，以便确立日后方便寻找的归档法。不过，后来的剪报收集法很难以满足这种条件。一般市面上的剪贴簿，都是把剪下来的报纸涂上浆糊，再贴在硬纸上，这种作法耗时也繁杂。另外一种是把剪报放入透明档夹中，这种方法虽然可以省去涂抹浆糊的麻烦，但是剪报很容易脱落，甚至有遗失的危险。而且，一册剪贴簿能收集的剪报有限，日后想补加也不可能，情报量自然会受到限制。这两种固定式的缺点，在于无法取下簿页或增、减页数。既不能把必要的页数拆下来使用，更不能在同— 主题中把项目细分类，再重新编制。为了克服这种剪贴簿的缺点，我曾经下了一番功夫。我的方法是把撕下来的报纸片断剪好，再利用B5大小的纸张复印。逢到这种情形，可根据报导的多或少，加以缩小或放大。如果B5大小的纸容纳不下的话，再分成几张复印。如果全部有3张的话，那就写上l／3、2／3、3／3的号码，以便能够知道有多少张及其顺序。接下来，在那些复印的两端，使用26孔的打孔机，打好洞，再把它们放入26孔用的装订夹里，再分类、整理。剪贴作业的困难之一，乃是所占版面的大小及形状不一致，叫人难以着手整理。一旦采用了这种方法，规格统一，又便于寻找。当然就没有再去使用透明纸以及硬纸板的必要。而且，既然经过打洞的程序，就可以有如活页纸一样的使用，可以任意补充、更换。如果把必要的部分抽出来，当成携带用的档案夹的话，稍有时间，就可以过目。使用B5的大小纸张复印，再归入档案夹的作法，不仅适用于一般剪报，甚至对一般书类及资料的整理也有帮助。如果把A4等不同规格的文书，放入档案夹使用的话，很可能会有破损或者遗失之虑。 ○周刊杂志等的情报，分解以后归档在上班的人中阅读机会最多者，应该首推周刊类、月刊类杂志。它们几乎都属于B5规格。一旦我发现有值得保存的情报时，我就原封不动的把它扫档。不过逢到这种情形，如果把欲保存的情报胡乱撕下，可能会使情报的一部分破损，或者没有地方打洞。所以，欲撕下刊物上面必要的部分时，首先必须把整本杂志分解。通常B5型的周刊采用所谓“中钉”(即国内俗称骑马钉方式)的方式，也就是说，采取在中央部分使用铁丝(钉书针)固定，折成两部分的制本方式。只要把这个铁丝抽掉，全页就会分散开来，从这里面取出你所需要的情报，打洞以后，把它收入档案夹里面。你必须使目标明确化，再判断真正需要的情报是哪一些，以作为取舍选择的标准。如果把不必要的部分也归挡的话，剪报量就会膨胀起来，以后翻找起来非常浪费时间。 ○活页纸一张只能写一个项目，并仅使用单面交替自如，又能够带着走的“活页纸式”情报管理，有上述种种的好处。即使想整理自己的构想，或者记下所看到的情报，仍然以活页纸式的笔记本最好。爱用活页纸的人似乎越来越多，下面介绍我使用活页纸的方法，供大家作参考。一张活页纸我只使用一面。而且，我坚持一张纸写一个项目，即使这张纸下面有很大空间，也不再写另外一个项目。我这样使用纸张的方式，或许有人会认为太浪费。然而，想到容易找到情报、容易使用这两点优越性，还是使用这种方式比较适合。如果要具体的说出一张活页纸使用法，那么，最上面那一段应该写大项目，下面写中项目，最下面则可以书写你的构想，以及个别列出的小项目。逢到这时，如果一个主题在一张纸上写不完的话，那就在另一张纸上再写大项目、中项目，然后编好号码。这样处理以后，就算纸张分散，仍然可以判断是哪一个主题的第几张。遵照一张纸写一个项目的话，逢到欲再度检查全体资料时也甚为方便。由于只有一面写着字，把它们放在桌子上，对于内容则可以一目了然。而且，各项目占着一张纸的单面，可以随意更换顺序。尤其是使用ADF(自动送稿装置)的场合，其差距将更为明显。稿子不必换面，只要把活页纸放置于台上，复印机就会自动的一张一张印好。而且，纸页不会倒反过来，甚至可以在这个期间内做其他的工作。活页纸只使用单面有这么多的好处，纸张的另一面空白还是划得来的。为了缩短工作时间，这种投资是必要的。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:37
标题: 22
○档案夹依主题分成各种颜色，可以缩短翻找的时间我时常看到办公室的架子上，放着颜色及形状完全一致的档案夹。在颜色及形状方面统一，乍看之下，或许能给人一种整齐的印象。但是站在整理情报的立场来说，这并不是聪明的作法。因为不看档案夹上贴的宇条的话，根本就无法知道那是属于哪一种主题的资料。一旦档案夹不在所规定的位置，寻找起来就倍感困难了。基于这个理由，我办公室的档案夹都根据情报内容分类，使用材料以及颜色不同的档案夹。例如，外面贴塑胶布的档案夹，表示它跟指南有关，茶色档案夹为“秘书指南”，灰色为跟审判所有关系的“诉讼文书书类形式”……等等，外面绷一层布者为“资料档案夹”，红色为“执笔关系”，绿色为“事件之簿”，青色为“一般资料”……。如要使用档案夹的话，只要看看架子的某一边，就可以立刻找到自己需要的档案夹。就算跟其他同类别的档案夹混在一起，也能够很快的找出来。现在，我在办公室里，除了利用颜色把档案夹分类以外，还使用划线笔涂抹档案夹的字条，使之易于细分化。能够记入字条空间的情报有限。不过只要利用颜色加上“意思”的话，情报量就能够膨胀好几倍。而且，将更为容易使用。像我一样的使用颜色表示不相同意义的人，似乎为数甚少。其实，不仅是档案夹可利用颜色来识别用途，其他的用具也可以如法炮制。只要动动脑筋，就可以节省不少寻找的时间。 ○杂记簿使用活页纸比较方便我在前面已经说过，活页纸最有利的一面，乃是交换起来甚为方便，情报量也不会受到限制。如今是情报化时代，活页式的杂记簿就受到了上班的人的青睐。以我个人来说，很早以前就喜欢使用这种杂记簿。不过，有一个美中不足的地方，那就是市面上售的活页杂记簿，一律属于A5以上的纸张，实在是太大了一点。我认为，杂记簿必须能够放入西装口袋里，如此才算理想。否则的话，就很难以派上用场。例如，前往参加集会或者聚会的时候，几乎所有的人都是两手空空。逢到这种情形，如果不带杂记簿的话，一旦跟友人碰面，而对方提议一道去唱几杯的话，你则不能断定是否有其他的事情待办。基于这个理由，我喜欢在口袋里能装得下的活页式小杂记簿，以便记载事情。现在，我有两本杂记簿。一本记载一年间的行事时间表、地址等；另外一本以一天一页的篇幅，记载当天必须做的事情，甚至写下我临时的构想。如此说来，我对于杂记簿的使用已名符其实的到了杂记无章的地步。不过话又说回来，所谓的杂记簿，乃是一个人用来把握情报的“备忘录”。所以，一旦把主题过于细分化，则反而不好使用。如果你想有效率的使用杂记薄的话，则形式及内容应尽量使其简单。第五节 OA机器的使用法 ○复印机尽量使用，这样才能节约时间及金钱距今八年前，我通过了司法考试，这以后，曾经在法院以及检察处研修实务。那时，不管任何人想复印文件书类，事前皆必须获得责任者的允许。现在，虽然获得了相当的改善，但是仍旧有不少公司行号，为了节省开支，呼吁从业人员尽量减少复印。的确，复印一张文件差不多花花几毛钱人民币，或许，有人认为这种代价太高了。不过，你不妨冷静的想想看，为了节省一张复印的费用而多耗费10分钟的话，那么，势将耗费好几十倍的时间代价，这实在是本末倒置的做法。以我的办公室来说，每个月大约要复印5千件的文稿之类。其中也有一部分是为了整理资料方才印的，以致给人一种“浪费”的印象。不过，我始终不曾有过这种念头。为了提高作业的效率，我毫不惋惜的使用复印机。每逢新到可方便作业的机器，也就是说，具备节省时间功能的机器时，我都会积极的把它引入。现在，我办公室所使用的复印机，虽然使用的期间已久，但是仍然具备缩小、放大以及自动送稿的机能。所，纵然要复印几十张文件时，只要按下作业钮，机器就会自动工作，不必影印一张开一次盖子。对于节省时间、提高效率很有帮助。

作者: gmsj 时间: 2004-9-21 16:37
标题: 23
○使用传真、电话录音，有效地活用“时差” 为了与隔一段距离的对方联络，电话乃是最有利的通讯工具。不过，电话并非在各方面都是万能。比例，如对方不在的话，根本就无法把你想办的事情告诉他。又如，不管对方是否方便，叫他出来听电话，可能会引起他的不愉快等等。这些都是电话最大的缺点。同时，这也是电话所具有的“同时通信性”，唯一的弊病。但只要使用传真、电话录音，即可克服。或许很多人会如此的说：“你说这两件事呀！告诉你！咱们老早就实行了！”不过，一般人似乎还未能充分的活用其机能。以现在的办公室来说，传真机已经相当的普及。只是，它的用途只被限定于传递口头难以传达的复杂情报。的确，这也是传真的最大机能之一。很遗憾的是，另外一个有利之点，也就是能够达到“时差通信”的事实，似乎还不曾充分的被活用。所谓的“时差通信”，乃是指对方不在场时，亦能够与他传递情报，对方可以在他最方便的时候看情报，然后再传回他的意见。如果你认为想办的事情，可利用电话传递的话，那么，逢到对方不在时，你就会感到束手无策。在这种情形之下，你只好不断地打电话，直到联络上为止，你的内心一直挂念那件事，其他的工作将不能顺利地进行。与其一直感到惴惴不安，不如利用传真机送出你所要办的事情，待对方回来再联系。跟外国交易时，这种“时差通信”一向扮演很重要的角色。除此之外，像电话录音也在“时差通信”中担任举足轻重的角色。以一般人的办公室来说，所谓的电话录音，只不过发挥一种机能而已。那就是告诉下班后打电话的人：“对不起……我们已经下班了。” 以我的办公室来说，只使用一般家庭常用的那一种，只告诉对方“不在”，不仅不知道对方的目的，甚至连谁打来都不知的电话录音，实在没有什么意义。如果当事人不在，但是说出目的的话，想处理的事情就能够很快地进行。实际上，在很多情况下，我不直接跟对方交谈，只靠着电话录音进行联系。除此以外，我还在不同的目的下使用电话录音。我时常把自己办公室的电话录音当成“备忘录”使用。例如我在下班的电车里，看到了我需要的书本广告，逢到这种情形，我就会从公共电话亭，或者从家里打电话到没有人的办公室，把我想购买的书本名称录下来。 ’ 翌日早晨，在我抵达办公室时，比我早上班的秘书已经把该书购买回来，放在我的办公桌上面了。这也是“时差通信”的一个例子。只要把传真机跟电话录音活用，将它们当成跟对方联络的“时差通信”工具，就能够使情报的传达交换等作业圆满、顺利地进行。 ○只要把微不足道的作业自动化，就能够节省时间有道是“积沙能成山”，虽然是微不足道的作业，如果重复十几次的话，耗费的时间就不容忽视了。同时，单纯的作业不断重复，并非人类所得意的专长。所以，继续一段时间以后，效率必定会降低。有时，还是交给机械处理比较适当。有鉴于此，我的办公室除了复印机、传真机、电话录音、电动打字机等OA机器之外，还活用几种实用的事务用具。在前面所介绍的电动打洞机，就是其中之一，除此以外，我们还使用“电动开信封机”。顾名思义，这是用来打开信的器具，只要把封套的边缘插入“沟”里，就能够很迅速地切开信封。我的办公室每天都收到数十封邮件，如果每一封都使用剪刀剪开来，再凭人工处理的话，至少得耗费10分钟到20分钟。如果使用这种“开封器”，只要数分钟就完全处理完毕。而且，这种器具绝对不会把封口连内容物都切掉。关于达点，如果是人用剪刀去剪的话，还可能会破坏内容物呢！由此可见，以作业方面来说，还是采用这种方式比较适当。一般说来，目前的人都有根深蒂固的观念。他们都一致认为，人能够胜任的工作，何必要交给机械做呢?那不是太懒惰了吗?对于这个问题，我的想法正好相反。我认为，凡是机械能够胜任的工作，或者由它做起来效率能胜过人类两只手的话，那就把工作陆续交给机械吧！或许有人会说，如此成本会增高，其实成本再高，也比用人更经济。到了最近，不但有很大规模的OA机械出现，还有众多叫人感到眼花缭乱的，高性能的OA机械应市，对于这些崭新的情报，每天必须时时注意。如果有一些你认为对处理业务有所助益的话，不妨陆陆续续地引进，这样才能提高工作效率。 ——————————————————[全文完]—————————————————

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