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标题: 关于行政总是垫付公司费用之类。。 [打印本页]

作者: Coral003 时间: 2013-4-16 17:16
标题: 关于行政总是垫付公司费用之类。。
在以前那家公司，除固定资产、低耗品、办公用品等通过公司转账支付外，其余小件，包括茶水间食品饮料（每月大概500）、员工生日蛋糕（300左右）、员工生育慰问（300左右）、其他零碎物品（有些还没发票。。。）等都需要行政先垫付再凭发票报销，一般每周四报销一次。那个时候刚工作工资不高，现金不够付我都用信用卡，报销打入工资卡，但信用卡是最没感觉的，导致后来欠的帐却越来越多。。。

现在这家公司在整合前500以下的费用先借款，老总签字后可借，然后直接拿去采购，回来凭发票报销冲账，公司整合后只有自己垫付，再报销，而且报销期限不定，因为整合后财务人手不够，财务制度没有，领导事情多又急，财务都优先办理他们的事情，流程性的工作全部推后，再加上办公地点相隔太远，导致所有行政费用都得垫付，包括（2周一次部门体育活动，400元/次，食品茶叶采购400元/次，每月2次，还有其他金额不大急用的采购）。本来一个月行政工资就不多，而且鉴于之前的经验，能不用信用卡就不用，每月压力还是很大的。

想问下各位公司对于这个问题是怎么处理的？

作者: cici可乐 时间: 2013-4-16 17:21
我们是这样做的，行政总务课每月有2000元的备用金，一般代垫的话就在这些钱里面处，备用金是每月月初在财务领取，然后月底的时候向财务报账。如果需要较高数额的代垫款的话，我们直接mail给总经理，然后向他领取代垫款。

作者: Coral003 时间: 2013-4-17 09:56

cici可乐发表于 2013-4-16 17:21
我们是这样做的，行政总务课每月有2000元的备用金，一般代垫的话就在这些钱里面处，备用金是每月月初在财务 ...

我就觉得应该这样每月有个备用金，这个制度规定是属于财务还是行政？公司整合后都还没有正规的制度出来。。。

作者: 人生如可乐 时间: 2013-4-17 10:21
你可以先把一个月大概需要多少资金综合起来打印出来拿给你们公司老总看，然后让他签名先借款。然后再报账冲销。

作者: 皮兰婆 时间: 2013-4-17 11:14
很多称为的大公司就是这样的报销流程，导致行政部门办事很尴尬，公司大大小小临时性采购一个月加起来少则也是几千元的，有时一拖就是一个月才能报销，我之前也碰到这种情况，小东西就是自己垫付，打东东就跟供应商谈转账！财务那里只有老总可以借支，结果老总借来的钱一般不给我们小喽啰的！

作者: cici可乐 时间: 2013-4-17 11:33

Coral003 发表于 2013-4-17 09:56
我就觉得应该这样每月有个备用金，这个制度规定是属于财务还是行政？公司整合后都还没有正规的制度出来。 ...

我们的备用金是属于公司的管理办法

作者: tonycheungchn 时间: 2013-4-17 11:37
我们也有这种情况，基本上这些花费都是例行的（比如员工活动、饮用水）或者正常支出（比如访客招待的水果、茶叶等），我们的规定是行政部门可以借一部分备用金出来，比如每个月借3000备用金，每月用实际发票报销，这样总有备用金在行政部门手里，避免总让员工垫付。如果有其他需要花的钱，向领导请示，同意后也可以用备用金支付。

作者: Coral003 时间: 2013-4-17 11:45

cici可乐发表于 2013-4-17 11:33
我们的备用金是属于公司的管理办法

呜呜~~~~希望上头赶紧出办法出来

作者: Coral003 时间: 2013-4-17 11:47

人生如可乐发表于 2013-4-17 10:21
你可以先把一个月大概需要多少资金综合起来打印出来拿给你们公司老总看，然后让他签名先借款。然后再报账冲 ...

公司有个习惯，做事情喜欢临时安排并且时间紧急，不喜欢做计划，为此我也很苦恼，很多事情都提前准备，以免措手不及

作者: Coral003 时间: 2013-4-17 11:49

皮兰婆发表于 2013-4-17 11:14
很多称为的大公司就是这样的报销流程，导致行政部门办事很尴尬，公司大大小小临时性采购一个月加起来少则也 ...

嗯，大东西肯定都跟供应商协商转账，况且我也没那么多钱垫付
就是小东西，临时采购的，流程都来不及走，只有采购回来再补流程再报销，这说到底也跟公司规章制度是否规范合理有关

作者: Coral003 时间: 2013-4-17 11:52

tonycheungchn 发表于 2013-4-17 11:37
我们也有这种情况，基本上这些花费都是例行的（比如员工活动、饮用水）或者正常支出（比如访客招待的水果、 ...

嗯，不错，备用金是个好办法，但也要看公司是否可以放权到行政部门
我们公司下设几个大的事业部，每个事业部都有专门的行政人员，我就是其中之一，办公地点也相隔很远，备用金也只会放在本部行政经理那吧，下面行政专员使用也要走相关的流程。

作者: 凯莉 时间: 2013-4-17 11:59
向领导报告存在问题，建立管理制度，可采用备用金和月度资金支付计划管理，可由公司办理公务卡，报销周期在30天至40天对个人影响不大。

作者: 猎头Colin 时间: 2013-4-17 12:01
学习！！公司总是把自己的风险搞到最小呀，。哎

作者: hehaiyan52012 时间: 2013-4-17 12:59
我觉得这个办法很好，每个月都有备用金，就不用员工垫钱了。

作者: leng2002 时间: 2013-4-17 13:27
一般的公司都会有备用金及财务冲销制度，建议建立一套财务制度，各个部门按照每个月固定的花销，先申请当月备用金，月底固定日期前进行冲销核算。

作者: gaojunhui21 时间: 2013-4-17 14:08
有几种方法：1、上面所说的备用金的使用与管理；2、公司制订月度采购计划，一次性采购并支付，未做计划的，下月度再进行采购，部门临时急需的，由使用部门先向行政部备案，再自申购买，采购物品经行政部审核后，月度再向行政部门统一报销。3、向公司借款，后报销冲帐。4、先个人垫付，再报销。通常我们是用这几种方法。

作者: htt165522460 时间: 2013-4-17 14:27

我们办公室采购这块公司是分了3000元备用金，该报销报销，也就是说，这3000元始终是你的储备资金，等到你离开公司的时候，才归还这3000元。

作者: 学习与充电 时间: 2013-4-17 15:04
其实部门备用金是一个有效的解决这样的问题存在。一些常规费用支出完全可以使用备用金予以解决，这些常规费用也是可以预算，按月和财务核算一次。

作者: 皮兰婆 时间: 2013-4-17 15:42

Coral003 发表于 2013-4-17 11:49
嗯，大东西肯定都跟供应商协商转账，况且我也没那么多钱垫付
就是小东西，临时采购的，流程都来不及走， ...

这不涉及流程的问题，而是公司故意为之，让财务负担部分转嫁到员工身上！我是这样理解的！除非小公司，就那么几个人，要用钱财务就在一起，看得到肯定财务买单，所谓的大公司就是这样政策流程压人的！

作者: tonycheungchn 时间: 2013-4-17 15:49

Coral003 发表于 2013-4-17 11:52
嗯，不错，备用金是个好办法，但也要看公司是否可以放权到行政部门
我们公司下设几个大的事业部，每个事 ...

可以给每个事业部的行政人员一个备用金额度，钱就放在行政人员手里（财务账上显示是行政人员向公司借的，项目就是备用金），只要是公司制度规定范围内的，由事业部总经理同意就可以使用，然后拿到发票后再报销。

作者: chuanhua_zhu 时间: 2013-4-17 20:13
目前我们公司也是这种情况，个人垫付了费用大半个月甚至一个月都报不下来。个人认为涉及到现金管理的问题，公司应该制定严谨且操作性强的管理制度。公事尽量实行公司预支款制度（备用金也算是一种），凡是公务行为支出的费用都先预支，后凭票据报销。如果要员工垫付应设定一个范围（比如1000元以内，或是多少），因为员工的承担能力毕竟是有限的，而且办公事由私人支付，员工也会产生反感心理，报销必须要有严格的时间规定，该什么时候报销就什么时候报销，降低因公支出对员工个人生活带来的影响。

作者: 碧溪金沙 时间: 2013-4-17 21:22
部门备用金2000元长期备用，年底清算一次。

作者: 骑士(黑衣) 时间: 2013-4-17 21:41
固定采购供应商，进行月结就行了，他没有的物品，让对方代购。

作者: 珊珊来迟1101 时间: 2013-4-18 09:31
(～ o ～)~zZ，我们公司采购垫钱与购买，省去好多麻烦呀~~

，不过经常买的东西不对，有点讨厌~~

作者: away525 时间: 2013-4-18 10:21

这事好像不用那么复杂，行政工作不妨做在前面，每月月初是不是就该将采购、支付或代办等事项列个清单交给领导确认签字呢？既然每月都有这些事，那每个月初就知道本月的大概开支情况了，只用拿着老板的签单去领钱然后月尾实报实销就好了。

作者: 烟雨听雨轩 时间: 2013-4-18 13:36
我们也是自己先垫着，然后再拿发票报销。可是有的是压根没有发票啊.......

作者: xbwan 时间: 2013-4-18 16:45
我们公司也是使用备用金管理，由财务部制订了个人借款和备用金管理制度。

作者: Coral003 时间: 2013-4-23 15:24

tonycheungchn 发表于 2013-4-17 15:49
可以给每个事业部的行政人员一个备用金额度，钱就放在行政人员手里（财务账上显示是行政人员向公司借的， ...

就是要这样才行，可惜制度不是我说的算，我也只能照这么提交建议上去，希望能采纳啊，谢啦！~

作者: Coral003 时间: 2013-4-23 15:25

烟雨听雨轩发表于 2013-4-18 13:36
我们也是自己先垫着，然后再拿发票报销。可是有的是压根没有发票啊.......

所以说。。。养成了一个习惯，就是打车、吃饭，不管消费啥都问人家要发票！

作者: Coral003 时间: 2013-4-23 15:30

away525 发表于 2013-4-18 10:21
这事好像不用那么复杂，行政工作不妨做在前面，每月月初是不是就该将采购、支付或代办等事项列个 ...

你这所谓是行政预算，我们也有做啊，但这个公司有个特点是啥事儿都喜欢临时来，要啥就要马上要，我吃过几次亏，后面不管老板要不要做我都提前做好准备，但我也不能全部都预算到老板临时想要啥吧

作者: Coral003 时间: 2013-4-23 15:32

骑士(黑衣) 发表于 2013-4-17 21:41
固定采购供应商，进行月结就行了，他没有的物品，让对方代购。

这个不止采购的问题哦，还有定期的活动费，食品总不能月结吧。。。

作者: Coral003 时间: 2013-4-23 15:32

碧溪金沙发表于 2013-4-17 21:22
部门备用金2000元长期备用，年底清算一次。

2000年底才清算一次，这费用太低了吧

作者: Coral003 时间: 2013-4-23 15:36

chuanhua_zhu 发表于 2013-4-17 20:13
目前我们公司也是这种情况，个人垫付了费用大半个月甚至一个月都报不下来。个人认为涉及到现金管理的问题， ...

所以说这个又涉及到财务制度上面了，目前公司缺乏的也是这个，刚才我也回复其他人这个公司最不好的习惯就是临时要啥就要啥的，领导要转个款（金额较大），也不考虑下属当天是否有其他工作安排或请假就打个电话必须要马上转的，金额大银行也要预约的好吧。。。
整合前公司人较少，每个月搞的打球啥的都是我陪着员工一起去（打篮球，我不打的），我就怕员工会认为公司组织活动还得员工个人垫付，所以都是我跟着去把钱付了，发票开好我收好再回公司报销。

作者: ttm316 时间: 2013-4-23 17:02
大件采购部，小件我们都可以借支，只要部门经理签字就可以了，关键是看老大把借支权放到哪个人手里，我们在行政总监，所以人事部和行政部借钱比较方便，但借支都是月结！财务要催款得

作者: 南宫无伤 时间: 2013-4-25 15:40
建立备用金制度是非常有必要的,另外建议对于日常固定消费品(卫生纸\招待茶\纸杯...)可定期批量采购或签订固定期购买合同,分流部分资金,不再占用宝贵的备用金,毕竟备用金是以备万一只用的,财务上也应该建立员工公务借支的财务政策,对于正规企业来讲,占用员工个人资金用来公务支出是不建议提倡的.原先我们的公司,我个人的垫付款最高时曾经达到几万(公司财务政策规范而死板,手续很复杂,有些时候真的怕耽误事情,不得已干脆先行垫付),对此深有体会

作者: found12shan 时间: 2013-4-25 15:50
每个部门都会有一个年度规划的，都会有费用预算的，你可以根据自己部门每月例行的一些事务大概需要花多少钱找公司申请从财务每月领取备用金，然后根据票据再报销。

作者: Coral003 时间: 2013-4-26 10:19

南宫无伤发表于 2013-4-25 15:40
建立备用金制度是非常有必要的,另外建议对于日常固定消费品(卫生纸\招待茶\纸杯...)可定期批量采购或签订固 ...

说到底这个不仅是行政部门的事也是财务部门的事，我现在也只希望行政部门在建立健全制度的同时财务部门也应该引起重视，毕竟财务部门也是公司的核心部门。

作者: 想事的HR 时间: 2014-3-27 09:40

htt165522460: 我们办公室采购这块公司是分了3000元备用金，该报销报销，也就是说，这3000元始终是你的储备资金，等到你离开公司的时候，才归还这3000元。 ...

相同

作者: emilycsly 时间: 2014-3-31 15:36
我们基本都走供应商采购，对方开出发票拿来报销

作者: 1277 时间: 2015-4-27 16:06
评论也帮我解决问题

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