人力资源从业者，特别是企业HR事务操作者，每天从事的都是繁琐、单一重复、工作量非常大的工作。随着企业发展，人力资源部的工作量和压力越来越大，服务满意度也越来越差。因此通过相应的HR软件来协助优化工作模式，是提升HR工作效率，改善服务形象的关键措施。
在HR软件中，可以从以下三个方面着手优化工作模式。
首先，夯实基础人事管理。基础人事很琐碎，占用工作量非常大。如果陷入这些繁琐事务，很少有时间考虑战略、规划、计划等事情。如:对员工入职资料录入，我们可以通过集成二代身份识别仪等相关硬件设备自动导入获取信息。对员工的入职、调动、转正、薪酬的计算与发放等事务性工作，通过批量操作，外部数据导入，系统自动处理，可以切实提升HR工作效率，从中节省出更多时间。
其次，利用系统提供的预警提示功能，将具有时效性的工作提示出来，例如：试用到期提醒，合同到期提醒，离职倾向预警，有薪假时数超限预警等，可极大的减少人力资人力资源管理者在事务性工作上所花费的时间和精力，腾出大量时间去做人力资源规划和咨询等工作。
最后，发动全员参与。人力资源工作者经常会接到员工的电话咨询，诸如工资为什么少了?请假流程批到哪个环节了?业务经理可能会咨询部门的人员资料信息，人工成本信息等等。通过信息系统，可以将一些自助服务的项目让员工和业务部门通过相应的查询终端自己去查询，了解工资扣了哪些、部门人员状况怎么样等。可以将一些常用分析报表通过相应的设置，随时在系统中导出。那么类似的简单咨询及分析统计工作就不再占用更多的时间。真正实现从“事务型人力资源管理”向“战略人力资源管理”的转变，成为企业高层真正意义上的战略合作伙伴。