【管理沟通案例】之一：如何向下属委派任务？

Mark.Yao

【案例背景】
A公司是国内著名的一家光伏电池生产企业，截止至2010年底，光伏电池终端的国内市场占有率达到55%，远远把竞争对手甩到身后。企业一直注重于基层生产现场的管理，以及对生产现场管理者沟通技巧的培养。
2010年5月，公司根据多年的现场生产管理积累的经验，制作了《6S管理手册》，对生产现场的6S管理进行了标准规范化的定位及要求。在将近一年的实施中取得了良好的效果。为了考量生产现场6S标准化管理的效果情况。公司决定在5月11日下午4点，由各部门经理到生产车间进行6S标准化实施效果的评估。

【案例分析】

老王，是A公司生产1车间的车间主任，全权负责1车间的生产管理事务。下午1点接到领导“密令”，公司各部门领导车间检查6S，老王就对所辖区域进行了巡检。1点40分，老王发现生产三工段的生产区域的生产材料堆放比较凌乱，不符合《6S管理手册》的标准要求，而且该区域还有一些近日生产不需要的材料。由于老王下午2点至3点半，要去计划部开一个下半月的产供销会议，所以老王就计划把6S工作委派给员工小张执行。

如果你是老王，如何来进行这项任务的委派工作？

委派任务的工作，需要在过程中注意到那些环节？

如果你是小张，在接受任务委派的时候要注意些什么？

说明：

1、案例分析形式不限，可以是情景模拟的形式，可以是要点分析的形式。

只要您分析，就是对大家的帮助。

2、以上案例纯属虚构，如有雷同，实属巧合。

【分析提示】

往往，我们很多管理者在实施任务委派的时候，经常会出现下面的场景：

领导：小*，过来。这里出现了……的问题，你去完成一下。

下属：领导，什么时候要呀？

领导：当然是越快越好了！我要去开会了，你尽快……

…………两个小时以后，领导开会回来了。

领导：小*，刚才叫你做的东西完成了吗？

下属：啊？领导，我还以为不急的呢？而且还没想好做成啥样的呢？

领导：怎么这么久了还没有做好？我不是叫你尽快吗？而且还不知道怎么做？

          怎么搞的，这么点事情都不会做？

下属：…&%￥#@…

Mark.Yao

本楼内容，为笔者根据多年的工作经验并结合本帖众参与家人的意见总结而成。
正所谓“众人拾柴火焰高”，大家的一些意见非常值得推崇，所以笔者在这里总结了一下，仅作为"如何在工作中委派任务"结论的参考，分享给大家。

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第一步：解释任务的目的及重要性！
   这项解释工作，能够让下属充分认识到工作的目的及重要性，解释工作如果到位，下属能够很好地理解，也会非常情愿地接受。
  那么在做解释工作的时候，一般遵循以下几个子流程，
  1、说明工作的目标；
  2、说明需要承担的责任；
  3、说明重要的原因；
  4、出现差错会影响的范围及后果；

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第二步：明确本项任务的要求！
  这个步骤主要明确任务的要求，上司应该明确说出想要什么样的结果，让下属知道该往什么方向努力，以及如何努力。当然，上司不一定要严格限制员工的操作方法，因为这样会束缚员工的创造力。对下属而言，上司提供了一个自己做主人的机会，还可以锻炼自己的决策能力。
  在这个步骤中，注意的要点是：
  1、明确对该项任务完成结果的形式及要求；
  2、不要去完全限制具体的方法；
  3、给员工一个自主决策的机会；

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第三步：确认完成该项任务需要的权力及权限！
如果上司委派一项任务，但是下属没有完成该项任务所必须的权限，那么，下属是很难把这项任务完成好的，也很难达成第二步中的要求。这时候，上司需要明确下属需要的权力及权限。
  在这个步骤中，需要注意以下两点：
  1、明确下属完成任务所具备的权力，避免下属得不到权力，完不成任务；
  2、明确下属完成任务所限制的权限，避免拿着鸡毛当令箭、滥用职权的情况；

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第四步：共同协商完成任务的时间期限！
  具有一定的时间期限也是目标管理SMART原则的一个重要内容，没有明确的时间期限，就会导致下属的不知所措。如案例中的情况，“尽快”这种字眼应该是要避免的。还应该避免的一些模糊词汇有：下个礼拜吧、还挺紧急的、越快越好等。
  当然，上司在委派任务的时候，应该心里有一个时间期限的底线，在委派任务的时候不要放的太紧，应该留有一定的余量，可以有一个检查及修正的机会。但是也不能太急，因为太急会影响员工完成任务的质量，造成最后上司还要花很多的时间去修正。
  所以在委派任务中，确认时间期限最好是上司、下属双方共同协商，这样，既可以保留一定的余量，又可以确保员工能够按时、按质、按量完成。

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第五步：确认下属对任务的理解！
  这是在委派任务时容易忽视的一个环节。如果下属对该项任务的理解和上司对任务的理解不一致，就会导致完成的结果与上司一开始的期待有差异，任务完成自然就打了折扣。
  所以，在本步骤中，主要就是事前纠偏，确保下属对任务有一个正确的认识，这样才能节省资源。建议采用的方式就是让下属重复一遍任务的内容，说出对任务的理解，及时统一双方的认识。
  典型的一个例子，大家应该看过《集结号》，谷子地在接到团长坚守窑厂阵地以确保大部队转移的任务之末，团长坚定短促的一句：“……重复一下任务！”谷子地蹭地从炕上跳下，一个立正，字正腔圆地回答：“明天中午1点前，…………………………！”（具体对白记不大清楚了，大概就是这么回事。）

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第六步：确保过程中的检查！
  这个步骤中，需要上司跟踪任务实施的过程，掌握下属的工作进展，保证任务的时间节点，并能够及时进行过程中纠偏。
  一般，一个重要的任务，需要下属做一个计划，并根据计划进行实施，上司应该在计划完成的时候进行检查计划动工作，以保证过程中不会偏移。在实施过程中，上司还要进行一个过程中的检查，确保进展的顺利，并能够提供必要的资源协助。如果任务比较简单，双方确定一个时间点进行一次过程中的检查即可。

非常感谢大家的热心参与，本总结也得到了大家的大力支持，Mark在这里一并感谢！如果觉得这个总结不错，请鼓鼓掌、加个分什么的。这样，我就有动力进行下一期的案例分析。
预约【管理沟通案例分析】之二：如何对犯错的下属进行批评？

宠着小猪

板凳先抢了！同上！

美国的皮尔斯提出了有效委派系统的七个步骤。如果你能认真地遵守这些步骤，就能够提高自己的管理能力，改进部门的工作，提高企业的效率，把自己从具体事务中解放出来。

http://www.qs100.com/news/NewFile/2006911144458.htm

大家参考！

望你快乐

板凳留着，晚上回去写，上班不敢花太多时间！

芋儿

想象的：

领导：小*，过来。这里的生产材料堆放比较凌乱，不符合《6S管理手册》的标准要求，而且该区域还有一些近日生产不需要的材料。

下属：领导，我这就处理

领导：我现在去开会，3点半左右会议结束，会议结束后我就来检查，确保符合《6S管理手册》的要求，有困难吗？

下属：没有困难，3点半之前肯定能完成，但我需要几个人。

领导：可以，我现在就安排人员协助你。

红尘HR笑

1、把工作内容简明扼要的交代给小张，并注意嘱咐小张在工作中要注意的事项和重点关注的内容；布置任务时应充分听取小张的意见，并给予话语权，进行充分有效的沟通。
2、一定要注意充分授权与结果控制相结合，既然交给他了就一定要信任他，但信任他并不代表可以放任他，应该把工作的结果作为对他完成任务的评价标准。
3、如果我是小张，我会关注：a，我有什么权限？b、什么时间完成？c完成的标准是什么？

subway_jj

作为领导
领导：小张，我这边赶着去看会，你能比能把手头的工作先放一下，帮我先处理一项紧急事务？
下属：好的。
领导：这边出现了***问题，你赶紧去处理一下，务必在我开会结束之前处理完，回来我要检查。
下属：OK。
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作为下属
领导：小*，过来。这里出现了……的问题，你去完成一下。

下属：领导，这个很紧急，需要立即处理吗？
领导：当然是越快越好了！我要去开会了，你尽快……

禹志

禹志经验之谈！！委派任务关键六要素：
要素一： 找对任务执行人，有能力、有意愿、有人品、有方法、愿挑战完成者最佳；
要素二： 设定明确的目标和工作任务内容，能量化；
要素三： 适当授权；（责、权、利明晰）
要素四： 过程有效监督、检查和指导（此程序必不可少）
要素五： 如完成者存在困难，给予必要的支持、培训、辅导与支援；
要素六： 任务完成后，要有评价、激励措施和改进注意事项；

xuefairy

回复 1楼 Mark.Yao 的帖子
如果你是老王，如何来进行这项任务的委派工作？
答：如果我是老王，可惜偶真不是老王;
  委派任务要点：1，告诉小张此项任务的内容（6S的相关要求）；
                           2，告诉小张此项工作的完成时间；
                           3，告诉小张此项工作需要特别注意的环节。

派任务的工作，需要在过程中注意到那些环节？
答：注意环节：工作内容、完成时间、与小张的沟通方式～～

如果你是小张，在接受任务委派的时候要注意些什么？

答：偶现在是小张，接受任务时注意点：首先当然是要看当前是否有紧急处理事项，再确定是否接受（做为下属没有拒绝的理由，必须接受）。
接受任务要弄清楚：1.内容（车间材料如何划分区域）
                                2.完成时间；
                                3.完成后要反溃给领导，接受考验。

不好意思，只想到这些，午休去了～～～


   

F1634957

1.如果我是老王，我會這樣做：小張,您好，今天下午4點公司各部门领导车间检查6S，我們生产三工段的生产区域的生产材料堆放比较凌乱，不符合《6S管理手册》的标准要求，而且该区域还有一些近日生产不需要的材料，我下午2点至3点半要去计划部开一个下半月的产供销会议，所以這個事情你來負責處理，如需要協助請找其他同事，務必在下午4點前按照《6S管理手册》完成，辛苦您了！
2.委派任務要注意：
  a.任務內容
  b.完成任務的時間
  c.完成任務的標準
  d.任務地點
3.如果是小張，需要了解，任務內容，任務地點，完成時間，完成標準