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企业内部书面沟通制度

为促进公司各部门及员工之间的交流，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象，同时建立良好的反映问题、解决问题的渠道，特制定本制度。

一、本制度核心内容：采用书面沟通方式，即使用《信息联络单》解决问题。

二、以下情形需使用书面沟通方式：

1、  公司员工遇到自己无法解决的问题需上级领导协助解决时；

2、  公司员工遇到重要问题需得到上级领导批示时；

3、  对行政会议决定的事项及问题进行跟踪督导；

4、  所需解决的问题在短时间内无法答复时；

5、  所需解决的问题需有书面记录时；

6、  工作中需要得到其他部门的支持与配合时；

7、  对公司具有代表性问题的建议，对公司改革及发展的建议和意见。

三、沟通流程：

l     员工：

1、各部门员工需采用书面形式解决问题时，必须先填写《信息联络单》；

2、将填好的《信息联络单》递交本部门主管；

3、部门主管接到《信息联络单》时必须在约定时间内向员工反馈问题解决情况；

l     部门：

1、部门间有需采用书面形式解决问题时，由部门经理相互递交《信息联络单》，；

2、将填好的《信息联络单》递交对方部门主管；

3、接受方应在约定时间内向递交方反馈问题解决情况；

l     行政会议监督执行：

行政会议中未具体商议的问题，会后商议需填写《行政会议督导信息联络单》：

1．A部门提出A部门解决→督导人处；

2．A部门提出B部门解决或需B部门协调的，A部门→B部门→督导人处；

接收部门必须在两个工作日内进行回复，回复中必须有“实施方案、负责人、完成时间”三项内容。督导人负责监督问题解决的全过程，特别是对已有的解决方案按时实施进行压迫式督导，直到问题得以解决，解决的标准是以后再遇到同类问题有章可循。

四、越级沟通：

对于正常的工作，各部门员工要养成逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通：

1、下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复时；

2、下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时；

3、下级发现上级的违规行为时。

五、沟通反馈：

在各个沟通环节中，凡须有需回复的意见或问题时，沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈的一方，必须在规定时限内给予回复。若在指定时间内未收到回复的，可直接在联络单中向行政部提出投诉，投诉将影响岗位绩效。

六、相关责任：

1、部门主管有责任通过各种渠道以最佳方式解决员工所遇到的问题。

2、各部门主管对《信息联络单》的处理方式及处理结果将与其绩效挂勾。

3、如果当事人未使用书面沟通方式而耽误工作进展的，当事人负主要责任。