[讨论]如何筹办会议

这个问题有点窄，因为前期的洽谈和活动流程似乎都已经完成了。应柳絮斑竹的要求，蝶舞根据自己的实际经验来说说整个筹备会议的流程吧。如有不足不妥之处，欢迎各位多多指点！

   会议（活动）筹备的步骤是：

1、了解会议组织方领导对此次活动的重点要求，如，会议主题、目的、参与人员；预期费用是多少？场地要求（室内？室外？）希望邀请到的重要客人是谁？是否需要安排住宿？是否需要为与会者提供餐饮等等；

2、根据已了解到的信息，寻找2—3个满足重点要求的场所，现场观察各场地情况，要求场地提供方提供报价并说明可免费提供的服务与物品（如，茶水、纸笔、话筒、投影仪、幕布、白板、绿植等）；

3、如需安排住宿、餐饮，也同样需要走一遍现场，了解客房布局，安排菜单，要求报价；

4、将第2、3项了解完毕后，将信息汇总，报领导审批；

5、确定场所后，做好会务预算表，报领导审批；

6、制作场地布置图，制订会务筹备工作分工明细表（列明所负责项目、责任人、完成标准、时间节点等）；请柬、横幅、宣传资料等会场所需物品准备；如有文艺活动，则需准备做气氛用的器具（如荧光棒、口哨、鼓掌器等）

7、做好紧急预案，对发生意外情况准备后备方案。如到会人员大幅增减；安全问题（拥挤、火灾）等；如为室外活动，则需考虑气候、温度、风向、风力等因素；

8、制作会务手册，会务手册中包含但不限于以下内容：
会议时间、地点；与会代表名单；签到时间、地点；会议要求（着装、会场纪律等）；会议议程、会务组提供项（如午餐、住宿）；与会代表需提报资料；坐席安排图等；

9、会议开始前2日，对各项工作的完成情况进行第一次检查。如，根据分工明细表检查各项工作完成情况；确定所邀请的重要嘉宾、与会代表是否可以准时参加会议等；

10、     会议开始前1日，会务筹备总责任人带领会务组全部成员现场巡视、演练，所有会务组成员到达责任区候命，确定场地的布置是否妥当、安保措施是否完备，检查灯光、音响设备，确定接送重要嘉宾的路线、停车位以及对不熟悉路线的来宾的引导措施等细节；

11、     会议开始前2小时，会务筹备总责任人再次带领会务组全部成员做会前场地检查以及工作安排。

困了困了，眼睛都睁不开了，只想到这么多了~~