年会活动中的风险管理

年会活动中的风险管理

   风险就是衡量达不到既定年会活动目标的可能性和后果的标准。理论上，年会活动的风险是能被精确地表达出来。然而，在年会执行的实际中能否被精确表达还取决于风险本身。

   在现在瞬息万变的时代，完全保持原样本来就是一种风险。年会活动的显著特点就是风险是活动策划的一个重要组成部分。如果一家公司投资大笔资金去举办年会活动，那它必须把风险降到最低。市场上的年会活动策划供应商与公司的人力资源部协同展开组织策划工作——因为年会策划供应商有相关资源和能力确保他们客户的年会活动机遇最大化、风险最小化。

由年会活动的性质可知，一次性的大型活动具有较大风险。大家往往习惯于对通常状况做出反映。随着宏观外部环境不断发生改变，为年会活动而事先制定的详细的方案可能在活动真正举办时就已经过时了。经过深思熟虑的重要目标很快成了限制条件，并扼杀创造力。

因为，我们建议HR们使用『带有明确目标的项目管理程序』，这种年会活动项目管理的方法的价值，可以通过下面案例得到验证。

一家上市大型企业为全国销售团队（超过2000人）策划了一次综合培训与庆祝的年会活动。年会策划者在活动举办前8个月就开始了各方面的准备工作。

在这8个月中，年会活动的目标和流程得到反复确认，活动的准备工作也在有条不紊地进行，工作人员获得充分的培训和演练机会——一切都很完美。

年会活动的重要组成部分之一是销售总监参加的开幕会。早在活动开始前3个月，活动策划者就制作了这位总监的影像资料，以展示他在全国各地的工作，并对他取得的成果表示感谢。策划者们还计划在开幕会上使用烟火来制造独特的动态效果，以烘托现场气氛。

但是，谁也想不到，就在开幕会开始前3天，所有工作已经结束，大家都在最后的检查时，公司总部宣布了调任通知：这位销售总监——开幕会的中心人物——将调至公司另一个部门工作，一位新的销售总监将接替他的位置。

虽然整个年会活动的目标保持不变，但开幕会的目标却必须调整。年会策划者花了数小时重新设立目标，并制订了新的开幕式方案。开场播放的影像资料被重新制作成描绘公司的历史与辉煌业绩——那些顶尖的销售人员的身影也在其中——这当然得益与策划者们平常积累的丰富素材。开幕会上还安排了这位新销售总监介绍自己的工作思路和管理思想。这种安排让这位新销售总监感到非常满意。

这次年会活动举办得很成功，项目管理程序帮助年会策划者们在发生意想不到的改变时进行风险管理，并取得活动的成功！