[分享] 考勤文员工作指引

 一、单据收集

 1．各部门将审批后的假单交人力资源处考勤文员,考勤文员初步审核,看有无各职位的审批确认,

如没有按要求进行确认, 需返回其部门确认。

 2．1~2职类人员请假时间大于五天的假单、3~5职类人员请假时间大于三天的假单需总经理审批

    为有效,其余1~2职类人员请假时间大于三天而小于或等于五天的需部门经理审批,小于三天或

    等于三天的需部门主管审批即可;3~5职类人员请假时间大于二天而小于三天或等于三天的需

    部门经理审批,小于两天或等于两天的需部门主管审批即可。而6~9职类人员除法定假、星期

    天之外的各种休假都需总经理审批方有效。但工伤假、婚假、产假、丧假无论多少天都需总

    经理审批，病假单据需要在员工返厂两天内交病假证明及收据至人力资源处,如无证明及收据

    当事假处理。

 3．查核假单应看清楚各项填写是否完善,各级职位是否审批，写的原因是否与选择的请假类别是

    否一致如无误后，盖人力资源处章在请假单的虚线上，然后撕下下联交部门文员，上联作为

    本部门输入考勤之用和存盘留底。

 二、单据输入

 1．复核以上完毕后,将假单资料输入计算机:首先打开考勤系统---资料输入---考勤单据录入----选择请假单---选择请假类别---再按部门组别逐个输入。

 2．在输入成功后,计算机自动会产生编号,把编号记录在请假单的人力资源处记栏, 以便于次日查核。

 三单据查核

1． 当天需要输入完毕所交的请假单(除请病假未交证明及收据的先按事假输入，但2天内补交证

   明及收据后，需在系统进行更改为病假，并将2天前的事假在系统进行删除),请假单输入完后

    必须审批，打开考勤系统---资料审核---考勤单据终批---在单据种类中选择请假单---选择单据日期然后审批。

 2．审批完毕后,需要再次核对清楚,以免造成考勤异常。

 3．以上程序须于当日完成。

 四、单据整理

 1．录入完并审批的请假单据后,经人力资源处主管审核后,分好部门与日期及时放入活页夹。

 加班单输入程序

 1．单据收集

  1.1各部门每日将填写好的<<加班申请表>>经部门各级人员审批后于当日下午15:00时之前送人

     力资源处考勤文员。个别部门由于工作需要，加班单于下班前必须送交考勤文员。

  1.2把单据收集完,考勤文员需要初次审核,如发现没有部门主管及经理确认或职务代替者确认的

     <<加班时间申请表>>一律返回给其部门确认。如确认所有部门责任者都在开会，而不能及时

     确认时，可先收单录入系统后，再返回其部门进行确认。

  1.3因生产关系需调整加班时间,由部门文员将加班人员统计后填写<<更改加班时间申请表>>,

  由部门各级人员确认后，于第二日上午10:00之前交由人力资源处考勤文员。

 2单据输入

  2.1将所收集的<<加班时间申请表>>于当天下午及时输入计算机首先是打开考勤系统---资料输入--考勤单据录入--单据种类中选加班单---类别中选正常加班--部门组别，选择相应起始日、

     起始时间、截止日、截止时间逐个输入。

  2.2单据成功输入时,会产生编号,再将编号记录在已输入单据的右下角的空白处, 以便于查核。

 3单据复查

  3.1输入完所有部门的加班单后,需要计算机审批,并对已输入计算机的加班单再次审核, 首先是

     打开考勤系统---考勤单据终批---单据种类中选加班单---输入单据编号及日期进行审批。

  3.2在审批过程中需要再次认真审查是否有漏输或多输入的, 以免造成考勤异常。

 4单据整理

  4.1录入完所有的加班单的,统一收集,然后交至于人力资源处主管审批与审查。

  4.2以上所有程序须于当日完成。

 六出差单输入程序

 1单据收集

  1.1各部门将审批后的<<出差申请单>>在出差前一天交人力资源处考勤文员,由考勤文员初次

     审核部门出差单是否经各级职位人员批准。除报关组外勤报关员、运输组、仓务处送货人员

     (搬运工)外,所有人员的出差单必须由总经理审批后方有效。

  1.2初审后送人力资源处主管复核。

 2单据输入

  2.1审核完毕后实时输入计算机,首先是打开考勤系统---资料输入---考勤单据录入---单据种类选出差单---按部门组别逐个输入。

  2.2出差单输入成功后,计算机会自动产生编号.再将编号记录在已输入的单据的右上角,以便查核。   

 3单据复查

  3.1在输入完单据后,要进行单据审批.以免造成考勤异常, 首先是打开考勤系统---资料审核---考勤单据终批---再选择单据种类中的出差单按日期审批即可。

  3.2审核完毕后,要核对单据是否和输入计算机里资料一致，以免造成考勤异常。

  3.3以上程序需当日完成。

 4单据整理

  4.1输入完毕后的<<出公差申请单>>经核对无误后并收集, 然后把<<出公差申请单>>及时按日期统一放入活页夹。

 七更改加班单程序

 1单据输入

  1.1因生产线上有特殊原因,导致生产线有部分员工不需加班或缩短(延长)加班, 又因当天下午3:00时已把加班申请表送至人力资源处,为使考勤不出现异常,必须申请更改加班时间, 由部门填写更改加班时间申请表,由部门各级职位审批后,在第二天10:00 前交至人力资源处

1.2考勤文员收集到更改加班时间单,初步审核部门各级职位是否有批示,如没有批示,及时返回。

 2单据查核

  2.1审核后,当时输入计算机:首先是删除掉错误的加班时间,打开考勤系统---资料输入---考勤单据录入---加班单据调整---再选择需调整的加班日期及部门删除掉错误的加班时间即可，再把正确的加班时间输入系统里。

  2.2输入成功后,会产生一个编号,需把编号写在更改加班时间表的空白处,以便查核。

  2.3再把输入的更改加班时间审批,审批完毕后一并收集,分部门与日期与原加班时间表一起装订,并需在更改前及更改后的单据上注明已差替与差替字样，放入活页夹以便次日查核。

 八假日上班申请

 1单据收集

  1.1假日上班申请由考勤文员(2)于星期五下午4：30分前统一收集,并初步审核,星期六由考勤文

     员(1)输入系统里，星期日由考勤文员(2)输入系统，所有上班申请需提前一天在系统里申请。

 2假日上班申请的输入

  2.1如是全厂上班或大部分人员上班，可在考勤系统---资料输入节假日上班申请全厂人员上班，

     再将放假人员在考勤系统---资料输入---考勤单据录入---在单据种类中选择放假单---再按部门组别及日期逐个输入；如是小部分人员上班，直接在考勤系统---资料输入----节假日上班申请即可。

  2.2输入完毕后,计算机会自动产生编号,再把编号记录在假日上班申请单的空白处,以便日后查询。

 3假日上班申请或放假单的审批

  3.1输入完的假日上班申请或放假单要审批,以免考勤出现异常,首先打开考勤系统---资料审核---假日上班申请或考勤单据终批---节假日上班申请审核或放假单---再选择日期及单据编号进行查核。

  3.2审批完后的单据需交给人力资源处主管进行再一次审核，考勤(2)文员方可按日期部门进行装

     订保存。

 九补卡申请单输入程序

 1单据收集

  1.1各部门员工因忘记带卡或遗失厂卡、忘记刷卡，而有返厂上班的，为了不出现考勤异常，需

     填写补卡申请单。

  1.2此单据在各部门各级人员审核完后,方可交人力资源处，当天的补卡申请必须当天急时送至人

     力资源处,以免造成考勤异常。

 2单据输入

  2.1审核后输入计算机:打开考勤系统---资料输入--考勤单据录入---补卡录入---再根据补卡申请表里的补卡时间按工号逐个输入。

  2.2在输入完毕后,用“√”注明此张补卡申请表已输入。

2.3然后审批补卡申请,打开考勤系统---资料审核---补卡终批---再选择补卡日期审批即可。

 3单据复核

  3.1每输入一张单据后需进行查核,打开考勤系统---考勤查询---数据查询---出勤资料查询---员工出

     勤查询---再按日期工号查询确认。