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绩效评估的注意点

书竹

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书生

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电梯直达

楼主

发表于 2003-12-8 13:24:00 |只看该作者 |倒序浏览

每家公司的绩效评估方式或时间可能有所不同，但是要做好评估，必须避免常见的错误，注意以下几点： 1、平时加强沟通　　有些主管平时没有与员工有效沟通，员工不了解公司对他们的要求及期许，也很少得到反馈。在这种情形下，如果员工绩效评估的结果比他们的预期不理想，员工士气就会受到打击。　　如果主管平时为了避免与员工产生磨擦，而等着年度绩效评估时一吐为快，只会使问题累积扩大，甚至无法解决。相反如果主管和员工平时常常讨论员工的工作表现，并且共同拟定努力的目标，员工在拿到绩效评估结果时会了然于胸。　　主管可以鼓励员工保存工作记录，在评估前请员工把自认为今年的优良表现整理出来，供主管评估时参考，减少评估失准的机率。　　如果有员工对评估结果不满，除非评估过程确实有瑕疪，主管不该因此而调整考绩或原订的薪资奖金，否则不仅减低评估的公信力，也会造成员工以后吵着要糖吃。 2、标准足够明确　　有时候评估的标准不够清楚，有时候主管在评估时流于情绪化，有时候主管因为平时没有记录员工表现的习惯，评估时缺乏参考资料，以致员工不服评估结果。　　为了避免这种情形，公司可以向员工解释评估的标准、选定这些标准的理由，以及整个评估的过程。公司设定的标准必须符合现实，是员工有能力达成的，而且必须维持公司对员工要求的一致性，同时也能够随着大环境变动而弹性调整。公司可以请员工建议，他们认为衡量自己职务的最重要标准为何。　　主管在评估时应该先做功课，尽量多方收集足够的信息，除了了解公司内部的情形，也了解产业的平均绩效。主管也可以从员工同事或客户等方面，知道员工的工作表现，让评估不只局限于主管一个人的看法。此外主管应该找出上一次该员工绩效评估的结果，作为比较的基准。　　在写评估反馈时要避免模糊不清，以具体的例子和数据支持评估结果。例如，“你的报告写得糟透了，我真希望你能对工作认真点”这种说法不仅不够明确，而且断言了员工对工作不认真。可以改为“你的报告没有按照标准格式撰写，而且引用的不是今年最新的资料”这样的批评比较客观，而且让员工知道应该如何改进。针对工作本身而非针对员进行批评，员工的能接受程度会较高，此外避免用“总是”或“不曾”等武断的字眼。　　同样的道理，笼统的正面反馈也应该改为“开会时你的准备常常都很充分，帮助团队下理清了许多模棱两可的地方，替大家节省了很多时间”。只有赞赏明确时，员工才知道主管不是客套，也才知道哪些行为必须继续保持。　　主管不可能完全禁止员工私下讨论评估结果，最好的做法是评估标准清楚公平，即使员工知道其它人的考绩，也不会造成反弹。 3、评估不流于形式　　　评估的意义在于给予员工反馈，帮助员工有更好的表现，而不只是一个分数或一张打满勾勾的表格。如果只流于形式，员工拿到的评估既没有详细内容，也没有与主管讨论的机会，评估的成效自然不彰。　　如果公司的评估不正式，或者常延迟评估时间，员工会认为公司并不重视评估，因而敷衍了事。正式的评估必须包含书面文件，内容包括员工姓名、职称、评估日期、评估涵盖期间、评估项目、评比分数，以及未来公司对员工的期许等。只有正式完整的评估记录，才能赢得员工重视，并当作日后调整员工职务的依据。　　除了书面资料，主管也须和员工一对一会面。评估不应该只是单向沟通，主管把分数丢出去就没事了。它应该是主管与员工彻底讨论的好机会，能让员工表达他们对评估结果的想法，主管也能指出员工必须立刻改进的地方，和员工一起设定客观的达成期限及目标，讨论员工是否需要接受训练，或者增加新的挑战，达到评估的正面功效。 4、评估及奖惩公平　　　　　　　　　　　　　　　有些主管为了避免员工的考绩太难看，因此粉饰太平，即使员工的表现确实不好，还是给予他们不错的成绩及加薪幅度。如此一来会造成这些最需要改进的员工缺乏改进的动力。他们会认为加薪与表现无关，不需努力争取；另一方面他们也会误以为，主管不知道或不在乎他们的坏表现，可以继续偷懒。　　相反地，有些公司则是舍不得给予杰出员工最高的评估，以及应得的大幅度加薪。这种种没有给予员工公平评估及奖惩的情形，会造成员工不服，或者不重视评估。 5、抓住评估重心　　　　　　　　　　　　　　　　　　有些主管在评估时，只将注意力放在员工的近期表现，或几个单独的事件上，而忽略了评估的重心应该是分析员工全年的整体表现。主管平时应该定时记录员工表现，比较员工的进步情形。评估前，也应该再次检视员工的职责及工作内容等，将标准放在心中。　　主管应该考量的项目，包含工作成果的质与量、工作态度、有无遵守公司的一般规定、特殊重大成就或过失等。除了不够全面，有时绩效评估也可能过于极端。在面对表现较差的员工时，主管仍应该指出值得嘉奖的地方；即使表现杰出的员工，也还有进步的空间。如果员工已经做到90%，主管可以告诉他，其余10%应如何改进。评估必须力求好坏并呈，并维持正面的语调。 6、了解员工工作内容能力　　　　　　　　　　评估者必须充分了解员工的工作内容和平时的表现，否则员工会难以信服。如果主管上任不到6个月，对员工工作内容及能力都不够了解，可以请员工以不记名的方式，评估同事的表现，或者要求员工以前的主管协助打考绩，以增加评估的可信度。如果在过去一年，员工曾参与一些项目，许多时间都由其它主管带领，主管可以要求那些主管给予一些意见。