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( _* ?7 @* G: w8 q( v
大企业通常有人事管理软件，如果软件足够科学的化，出报表就是件很容易的事。但如果人事软件达不到所期望的报表功能功能，那么就必须对导出的数据进行处理才能实现自己想要的结果。这个数据处理的过程，与EXCEL版人事档案经过数据处理实现报表的过程相比，谁更麻烦谁更便捷？取决于使用人的数据处理能力和人事软件导出数据的格式。
~, v4 }+ V) C6 C
' Y0 u8 M- X. [) I% b9 p3 A: J( g5 r' ~ 那没有人事软件的人，该怎么做呢？通常是是通过筛选，填数，然后绘制图标。这是最基础的办法也是最笨最无效率的做法，耗时1小时-8小时不等，并且每次都要这么多时间。一劳永逸的做法应该是怎样呢？. o) h0 [4 G$ s+ R# n- b0 k- G
r: g. x; k6 P' n6 i& V4 O; s9 G0 z @ 人事档案作为数据源，基本格式是已经固定的。报表作为结果呈现，基本框架也是固定的。两者之间的桥梁，正是操作者能力的核心---数据处理，更准确地说，是模板化的数据处理。具体实例如下：( R" l: @) |" i; H
3 p2 U9 _) s) L" ^5 ^ 要求：做出学历结构、籍贯地域分布、年龄结构、性别比例、职级结构、司龄构成，总共六个表。' ^+ g- F: O$ m" L( E
* O! E: W+ C( ^& z0 u/ \5 L
首先看第一个表怎样做，学历结构。人事档案中学历无非 就是小学、初中、高中、职高、中专、中技、大专、本科、硕士、博士十种类别。而做成报表时候多半不需要分那么多，可能的分类是初中以下、高中/中专、大专、本科、硕士及以上五个类别。那么在报表部分首先做好两个部分：数据表格和图表，如下图：8 r9 B9 q. H0 u, {$ G$ [- M
% j/ s$ D8 X- V9 R; y4 H/ y, X
' K2 R0 Z2 j: X! E- O
$ v5 j D6 }$ ^- G' Z% n
图表是根据表格中的数据源自动生成，也即是说表格数字变化图表会自动变化。而表格中人数行中的数字则是关键。/ u2 U$ ~' Y$ s
利用函数countif将人事档案中对应学历栏的数据自动写入人数行，则实现了报表与人事档案数据源的动态关联。关于countif函数的使用方法不在本文讨论范围，有兴趣的可自行百度。这需需要做一个说明，细心的朋友会问到，countif只能数出十类某一类的数据，而我们已经把十类分为五类，怎么办？
& v- F$ j+ C V% s4 I6 ?% _
9 ?4 g9 K" l' s0 c' u 答案是：一类+二类不就解决了吗？countif（小学）+countif（初中）= 初中以下。+ F6 T# r. n% Y6 ^" S
# d9 c; e5 j9 c1 i- [ 至此，第一个表学历分布已经完成模板化，其他五个表籍贯地域分布、年龄结构、性别比例、职级结构、司龄构成也是用同样的方法，只不过需要用到一些其他的函数和处理技巧。先写到此，未完待续。( ~9 X% d1 R5 {. [* q
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发表于 2014-6-17 12:35:03
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