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开会时出现问题该找谁？
1 y- h Q( J0 [2 _, v 策划会议时有诸多的紧迫任务，比如寻找价位适中的会议场所、选择食物、通知与会者会议日程等。而会场应对突发事件的准备情况以及安全状况则往往被忽略，无人问及。那么，发生下列情况该如何处理呢：你的液晶投影仪在会议室内被盗或者一名与会者在会议途中摔倒？很明显，此时你需要知道该会议场所的安全结构。在和该场所的代表初次讨论时，请不要忘了询问安全问题和应急反应问题。你可能会大吃一惊：不同的会议场所的安全结构五花八门，各不相同。比如，大型场所（宾馆，会议中心）通常设有保安科，有一名执勤人员和若干通过认证、可担当救急第一人的大堂经理。但是在规模较小，位置偏僻的会议场馆内内可能不存在上述部门或人员。
% B+ _0 `4 K7 D5 u$ i5 A# Q 你需要注意以下问题：
- z3 c" F' C) h) d. T) ^* Y 在会议期间，那些训练有素的“救急第一人”是否在会议场馆内执勤？# K/ O4 G' d1 I; h( ~) ]2 C; N
该场馆是否有特定的部门（或程序）处理被盗物品？2 u" d) g- Z5 ]! p3 G
是否有发生紧急情况或者安全问题时的联系点？
. y2 S' ~6 f% J0 x# v, x 你要熟悉“大堂经理”(Manager on Duty, \\"MOD\\")这个词。在很多宾馆内，出现紧急情况和安全问题时，这里会是你的联系点。
- I, ]# j( x) `6 K8 ]0 a5 |7 v3 B 根据会议的规模和性质，确定适合会议现场的安全级别和应急备战级别。在郊区举行的一个小型金融会议（100人以下）和在大城市的市中心举行的一场3000人的运动会两者的安全需要是不同的。如果你感到安全覆盖面不够，可以和场馆人员讨论是否能雇佣临时保安或者应急人员。你会发现该场馆愿意承担这项费用，以便赢得这笔生意。5 B! X+ S4 X0 k: _# U6 R( }- w) n
预先把该问的问题问清楚，那么出现紧急情况或者安全问题时，你就会知道该怎样做、该联系谁，保证会议顺利、成功地举行。
- Y) O! R6 G( C 会议安全策划应考虑哪些问题？0 m1 \, }% k3 s# c
如果你正在筹划一场会议，会议地点远离你所熟悉的自家办公楼，那么你会面临各种各样的问题。应该考虑的问题之一是安全。安全不仅指个人保护，安全还包括会场人员应该知道的医务知识和其他细节。) M6 n% i/ J/ d. ^8 w8 R* _1 u i
这篇文章不可能为你一一解答所有的问题，也不可能告诉你这些额外安全措施会花去多大的成本。本文会让你思考举行会议的某些方面，鼓励你和现场会议策划人员开诚布公地讨论你所担心的问题。
) r0 A- u% O! k% ^/ N; Q! _ 普通的安全问题
6 y8 L. N$ e1 r7 x* H6 ~, c 现场的筹划人员应该能够提供给你消防信息，比如火灾疏散通道和紧急医疗救助信息。这些信息都是作为公司的联络人员要具备、了解的。一旦你决定在某个场馆举行这次会议，你应该安排一次实地考察，让现场的筹划人员带你看看会议室的地点，指给你公用电话、安全出口、楼梯和疏散通道的位置。很明显，一旦发生事故，场馆员工会帮助疏导与会人员，不过最好你本人能对这些信息了然于胸。- @' G, w9 V9 x" O
详细的安全问题. S8 T8 C9 r4 p( T z
有的会议场所聘用了会议策划人员。选择这些会场的好处之一是，策划人员希望了解与会人员和会议本身的种种问题。策划人员会和你讨论这些细节，帮你谋划解决你所担心的那些问题。和他们讨论时，切记要包括以下的问题：
# B$ [0 ~& S7 h9 } 你是否邀请受众人瞩目的宾客与会，比如名人、贵宾和其他交际名流；# U: _, M! A% H/ [5 H1 Y
是否有特殊客人需要保安陪同；
3 i4 x! K) s) C0 T6 ^8 \4 k+ I 宾客之中是否有人有健康问题，且会场需要知道这一情况；
1 c; N9 X: x$ h; j 该会议是否是富有争议的-是否可能引发政治或者宗教骚乱；
~3 q; `& g% Y( X/ m+ x 你是否担心会有人宣称自己是应邀的与会人员，实际情况却并非如此；
: B' x) }0 A }% \% N% L; L 是否有与会人员的朋友或家人对与会人员造成危险（比如围追与会人员或者骚扰该与会人员）；
5 c- n. S) [ F7 P# r 本次会议/活动是否是秘密的，是你不想让别人知道的；' E2 U$ ^3 D1 D' h9 Q: ]: Q
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发表于 2008-11-20 15:51:00
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