涛涛国际企管公司 管理者工作分配培训

管理者的一个非常重要的职责就是要把工作委派给别人去做。怎样做到有效地委派呢?关键是要对工作的性质和目标以及下属的特点有充分的了解，确保工作的完成过程始终处于有效监控之下。因此，现代管理者的一个非常重要的能力就是如何把工作委派给别人去做。怎样做到有效的委派呢? 下面列出了委派工作的七个步骤。

一、选定需要委派他人去做的工作
    认真考察要做的各种工作，确保自己理解这些工作都需要做些什么、有些什么特殊问题或复杂程度如何，在没有完全了解这些情况和工作的预期结果之前，不要轻易进行委派。还要确定自己对工作的控制程度。如果某项工作一旦委派出去自己就将无法控制和了解其进展情况，那就不要把它委派出去切记不要把“热土豆”式的工作委派出去。所谓“热土豆”式工作，是指那些处于最优先地位并要求你马上亲自处理的特殊工作。另外，非常保密的工作也不要委派给别人去做。

二、选定能够胜任工作的人
        首先对下属进行完整的评价。评价要着重两点：职员对工作的了解程度及他完成工作的速度。

       然后，你再决定是想把工作做得好还是快。此外，也要考虑其它因素，比如时间价值。注意不要把次优先的工作分配给公司中具有很高时间价值观念的职员去做。

     总之，只要认真根据职员对工作的了解、完成工作的速度、时间价值观念和对他的培养价值这几条原则办事，就可以选择出能够胜任你要委派的工作的人。

三、制定一个确切的委派计划
    有了确定的目标才能开始委派工作。谁负责这项工作?为什么选某人做这项工作?完成这项工作要花多长时间?预期结果是什么?完成工作需要的材料在什么地方?下属怎样向你报告工作进展情况？委派工作之前，必须对这些问题有个明确的答案。你还要把计划达到的目标写出来，给职员一份，自己留下一份备查。这样做可以使上下双方都了解工作的要求和特点，不留下错误理解工作要求的余地。应该让这种委派计划指导委派工作的全过程。

四、确定委派工作的时间、条件和方法
       注意不要早晨一上班就委派工作，以免打乱职员原定的日程安排。委派工作最好在下午，作为一天里的最后一件事来做。这样，有利于下属为明天的工作做准备。
      面对面地委派工作是最好的一种委派方法，这样便于回答下属提出的问题，获得及时的信息反馈。委派过程中最好充分利用面部表情和动作等形式强调工作的重要性。只有对那些不重要的工作才可使用留言条的形式进行委派。

五、委派工作
    委派工作时，首先要把为什么选他完成这项工作的原因讲清楚。关键是要强调积极的一面。向他指出，他的特殊才能是适合完成这项工作的；你对他是充分信任的。还要让下属知道他对完成工作所负的重要责任；完成这项工作对他目前和今后在组织中的地位将会产生直接影响。
    在解释工作的性质和目标时，要向下属讲出你所知道的一切：是谁要求做这件工作的，应当向谁报告工作，客户是谁，等等。还要把自己在这个工作领域的体验也告诉下属。要让下属完全理解你所希望得到的结果。如果可能，尽量列出事实、数量和具体目标。
    给下属规定一个完成工作的期限。还要制定一个报告工作的程序，告诉他什么时间带着工作方面的信息向你报告工作，你的期望结果是什么。

六、检查工作进展情况
    有计划地检查委派出去的工作的进展情况。对不同工作检查计划也有所不同。这主要取决于工作的难易程度、职员的能力及完成工作需要时间的长短。如果某项工作难度很大并且是最优先的，就要时常检查进展情况。当你把一件有困难的工作委派给一个经验较少的下属去做时，多检查几次进展情况也是有益的。
    评价工作进展的方法必须明确。要求下属向你报告工作是怎样做的，还有多少工作没有做完，让他告诉你工作中遇到的问题和他是怎样解决这些问题的。最后，你要用坚定的口气向下属指明，必须保质按期完成工作，促使下属继续努力。

七、检查和评价委派工作系统
    当委派出去的工作完成以后，你要在适当的时候对自己的委派工作系统进行评价，以求改进。你需要回答这样一些问题：工作是否按期完成?工作的目标是否达到?原因是什么？下属是否从工作中学到了一些新东西或得到了某种益处？把这些问题作为评价委派工作系统情况的基础，并且邀请下属进行评论。

    评价过程中的一个重要方面是要实行奖励。怎样奖励一个工作做得好的助手?许多情况下，管理者“奖励”给下属的往往是更多更重要的工作．因为事实证明他能干，为什么不让能干的人做更多更重要的工作呢?这种想法和做法从道理上讲无可非议，但实际上却有点滥用职权，如果一个有才能有责

任心的下属觉得他工作成功的奖赏只是更多的工作负担，特别是当他所做的工作是其他人的两倍而报酬却没有相应增加时，他便很难受到促进。           

学会对下属委派工作，是新上任的管理者所面临的难点之一。经理人不单单是要做好自己的工作，还要有效地分配工作，只有准确而条理清晰的向下属委派工作，才能使任务得以完成。作为管理者必须快速掌握委派工作的正确方法，从而提高团队工作效率。