[转载] hr不可不会之人事数据条件统计

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贡士

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电梯直达

楼主

发表于 2010-12-7 13:24:54 |只看该作者 |倒序浏览

hr不可不会之人事数据条件统计Excel 学习难度：★☆☆☆☆
工作中的重要程度：★★★★☆
适应人群：各级人力资源管理者
作者：

结合工作实际谈谈如何用excel做好人事数据的统计（今天不谈分析）工作。
人事数据统计分析的工作是其他人事管理工作的基础，为企业各项决策提供依据。这是人力资源管理者经常要做的日常工作之一。
人事数据有自己的特点，虽然不像财务数据那样繁杂，但每个数据后面都关联一个实实在在的人。企业若人员较多、流动性大，实时的掌握这些数据更是意义重大。人事数据的统计要做到实时、准确、快速。作为人力资源管理者即使没有公司老总向你要数据，你自己也应该做到日日心中有数，时时掌握人事数据变化。
开门见山，直接说如何用excel做hr数据统计工作：
首先，要建全各项人事数据基础信息－－－这个我一定要先谈，您也一定要先做好！

常见的人事信息表包含以下项目：
序号、工号（本单位职工唯一序列号）、姓名、隶属部门、身份证号码、生日、性别、年龄（时点数）、参加工作时间、本单位工作时间、工龄（时点数）、本单位工龄(时点数)、职称、职别、联系电话、户籍地址、居住地址……
以上只是最常见且基本的项目，根据单位情况增减项目。虚拟简化表格如下表：

1.png (11.73 KB)
2010-4-7 18:48

表格中要用到excel函数来实时获知员工的时点数据。比如年龄、工龄等，这些在其他帖子中有讨论，在这里就不多说了。

步入正题，对于excel而言，人事信息数据统计可以分为：
1、单字段单条件统计。
如，统计女性员工人数、统计“生产部”员工人数。
2、单字段多条件统计。
如，统计单位中20－30周岁员工人数、统计职工学历为本科、专科人数。
3、多字段多条件统计。
如，统计男性职工且年龄在55周岁以上人数。统计生产部女性员工奖金总额。

下面分别简述：

第一种情况：单字段单条件统计
单字段的统计最常见，许多基本的excel方法都可实现统计要求，比如需要知道单位员工中女性人数，使用excel中的排序法，先将女性职工排序，然后看下单元格显示的行号就可以了。高手千万不要嘲笑这种方法，对于初学者来说，实用、能在关键时刻使用就是对自己最好的方法。呵呵。
应用excel函数的话，单字段单条件人事信息统计可以选用COUNTIF函数。此函数的功能之一就是在目标区域中统计满足条件的单元格数目。

函数模型为：COUNTIF(目标区域,预设的条件)

如统计所有女性员工人数，可应用公式:
=COUNTIF(G3:G19,"女")
如统计部门为“生产部”员工人数，可应用公式：
=COUNTIF(D3：19,"生产部")

第二种情况：单字段多条件统计

如，统计单位中现20至30周岁员工人数，人员的年龄是不断变化的，使用excel的隐藏函数datedif可以获得员工实时年龄，并以此作为countif、sum、sumproduct等函数的目标区域，函数返回所需数值。（datedif函数不在本帖讨论范围内，可以搜索并参考论坛其他发帖。）
如统计单位中现20至30周岁员工人数：

模型一COUNTIF函数法：
=COUNTIF(H3:H19,">=20")-COUNTIF(H3:H19,">30")
模型二SUM函数法：
｛=SUM((H3:H19>=20)*(H3:H19<=30))｝
注意这个是数组公式。
模型三SUMPRODUCT函数法：
=SUMPRODUCT((H3:H19>=20)*(H3:H19<=30))
第三种情况：多字段多条件统计
如，统计男性职工55周岁以上人数：

模型一SUMPRODUCT函数法：
=SUMPRODUCT(($G$3：G$19="男")*($H$3：H$19>55))

Excel中还有个数据库函数DSUM，也很方便。利用这个函数可以作个小的查询框框，需要的时候填下条件，查询结果也很快的。
如，在基础数据表的基础上统计生产部女员工月奖金合计，则：
=DSUM(A2:J19,N17,L17:M18)

本帖最后由宠着小猪于 2011-6-8 08:54 编辑