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[原创] 反思第五项修炼——结构系统

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发表于 2010-12-13 18:07:05 |只看该作者 |倒序浏览

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　　结构是指组织功能和各种协调、沟通、控制的形式。结构是组织管理的规则和程序，目的是为运营活动和在运营活动内部提供支持。就够就是组织安排。结构系统是整套的规则和程序，它们跨越由界限判断划定的行动区域。结构性规则和程序会超出传统意义上的那种组织界限。考虑结构时，重要的一点就是警惕效用的难题和窘境。效用是指成功达到起初制定的目标。因此需要弄清楚改进管理行为对提高组织效用的作用。
　　对组织效用改进的可能范围根据对规则和程序进行强调的力度，说明一系列可供选择的方案。范围一端是强调规则和程序的正式结构，意思是说，详细规定的规则和程序清楚表明需要完成哪些工作、谁负责哪些工作。官僚结构就位于范围的这一端。在范围的另一端可以找到亨利·明茨伯格的灵活组织结构。在这里，除了特定指明少数规则和程序外，其他安排都是非正式的。在这个范围这内还有很多可供选择的结构安排。
　　有时结构系统只会被误解为用以进行蓝图设计的工具。对于一项新事业来说，蓝图设计具有巨大价值。如果想大力改造现有的组织安排，使之更具有可行性，蓝图设计可提供可能的重新设计设计方案。然而，从这些方面看来，蓝图是预先制定的。取之可用的建设模型。这些模型还有另一作用，它们还可作为诊断工具，用来找出流程改进中的低效用和需要改进之处，这超出进行蓝图设计的作用。
　　用一种或多种结构安排诊断组织，这有助于暴露效用的难题和窘境。每种结构安排提出一种结构逻辑，说明效用有哪些基本特点。使用一种或多种逻辑安排，可诊断行动区域有哪些可能的结构缺陷。缺陷可被看做是结构安排中低效用的因素，它们使我们难以达成当初制定的目标。当然，一种逻辑可能呢找到关于结构缺陷的一种陈述，而另一种逻辑会找到另一种陈述。哪些陈述更切合实际，这取决于背景。而背景就是如何进行解释。某种解释可能认为正式的规则和程序安排有很多益处，而其他解释可能就不会那么认为。研究结构安排的类型与其相关行动区域的关系，将产生深度会谈，并据此作出判断。
　　在组织与管理的文献中，关于结构系统的效用，有各种各样、有益的思想观点。多数人熟悉的结构系统是管理机构，起码从现实体验得到的结果是这样。以传统等级制的观点看待组织生活，管理机构是以此为基础的几种结构安排之一。
　　从本质上讲，管理机构就是要建立起对权威的规范。这样做的目的是给人们明确的角色和任务。规则清晰列明由谁来完成什么工作，人们只是去遵循这些规则。规则多种多样，要根据可能出现的难题类型划分类型。最常见的两种类型就是“控制”和“处罚”。针对官僚机构的等级制设计最初是长高形的，有许多监管层次。扁平形的等级制引起了人们的注意，这部分是因为它通过削减管理层次降低了组织开销，而且因为它收回了很多原来被认为是工作上必要的规则。
　　除长高形或扁平形的等级制，还有民主等级制。这是阿可夫的发明。这个概念是要通过层会结构建立规则，以达到更广发的共享。组织成员在3个层次而非1个层次工作。个人就能更多地参与直接影响他们的活动。
　　明确与传统等级制思路分道扬镳的是有机的观念。例如贝塔朗菲的开放系统理论。强调的是职能规则而非权威。放弃垂直的线性控制，取而代之的是对子系统相互关系和反馈控制动力学的关注。关注整体活动和它外部环境之间的关系，这是另外一种关键的差别。重要的有机概念包括目标达成、稳态、适应性和生存。
　　比尔的活性系统模型对有机概念进行了大力发展。它确定了5中主要的管理功能——运转功能，协调功能，控制功能，情报功能和政策功能。前3种功能可以在最初的有机概念中找到。它们是自发运作，这在生物体大脑的潜意识层面中，都是常规性的东西。比尔为此加上了意识层面。即引入情报功能和政策功能。正是这一点使结构从单纯的适应性结构，成为前摄的、可以影响自身未来的结构。还有设计好的规则和程序，帮助达到5种管理功能和外部环境之间的有效沟通。目标是为了确保组织的活力。
　　以上的每种改进结构的战略，首先关系的是建立规则。明茨伯格引入的灵活组织结构是最低限度使用结构和规则的方法。它的主要招数是创造一个非正式的安排。只要求人们了解组织对他们的期望是什么，他们接受一个简单的指令，然后决定如何用最好的方法完成任务。人们相互间发展一种非正式的关系，每个人了解他人负责什么，可以提供什么服务，而且相信这种情况会发生。这里具有巨大的创造和变革空间。
　　社团类型的安排在运作时根据的是文化规则和习俗，而非技术程序。人们成为一种组织活动的成员，是因为他们认可活动的价值观和目的。通常有一位具有超凡魅力的掌舵人。因为有同样的价值观，他们在朝同一目标前进的过程中会产生凝聚力。人们担任的角色各不相同，但在必要时会一起埋头干。任务的完成时因为价值观和目标的力量，不是正式规则带来的结果。
　　官僚制度作为最普遍的结构形式，已经存在很多年。在工业革命期间，它为组织特征的文化提供了答案。严密结合在一起的、只能生产少量产品的组织，逐渐被使用大量工人的大规模生产所取代。为应付各个层面的问题，官僚制度的方法提出了经理-监工-工人的等级制。这样就以整套的规则，在人们的角色和工作内容之间划出了清晰的界限。这样就基本上明确了需要完成的工作。每个人都知道自己应该在什么地方，包括客户在内。由于这些还有其他原因，官僚制度的方法一直沿用至今。
　　官僚制度的主要问题是，垂直方式的严格规则是沟通的时间更长、速度更慢。这使得灵活性大打折扣。这同时还意味着，人们要想做自己想做的事情，就必须追求获取更高的权威。发号施令的权力被集中于高层。位于等级制底层的人们很用以被疏远，变得士气低落，这将扼杀创新精神和创造性。
　　与之相对的扁平形等级制的目的，就是要克服其中的一些困难。减少官僚和监管的层次，这将使决策者更贴近决策所影响的区域。这样还可以加快工作的进展。然而组织在变成扁平形时会遇到种种困难，其中包括信息超载。人们的控制范围加大，以致变得无法控制。同时，等级制原来作为中级和高级管理者的载体，现在也被拆除了。组织管理者的未来被置之不顾。短期内的确节省了成本。但却严重影响了保持组织活力的长期需要。扁平形等级制最终遭遇严重困难，失去魅力。
　　民主等级制试图保留以上提到的等级制管理的种种好处。与此同时它提出了一种方法，让人们更多参与决策与自身工作直接相关的事宜。层会结构减少了疏远感吗，它鼓励创造新和创新。在这样做时，它不要求对结构进行大的修改，所以不会造成组织创伤。然而，它仍然坚持等级制，总是眼睛朝着组织内部看，所以有人说，民主等级制在系统性方面做得不够。
　　有机思考的确具有系统性的特点。它在20世纪50~60年代赢得青睐，取代了机械式的等级制方法。然而，它也遭到大量批评。首先，有机思考认为组织是一种和谐的结构存在，各部分有确定的目标。例如心脏和肾的功能在人的一生中不会发生改变。与此同时的是，人类组织和它们包含的团体常常充满张力，目标经常发生改变。生物学比喻就无法说明这一点。
　　比尔的活性系统模型也在找解决办法这些问题。它认可局部的、变化中的目标。然而它强调各部分的和谐，可能低估张力的作用，因为张力可能成为创造性和变革的源泉，比尔的团体趋同为解决这些问题作好了铺垫。而且，比尔的活动系统模型被认为是代表了现实世界的真实系统。就像动物学家会寻找森林中游荡的动物，对比尔等有机思想家来说，社会科学家会寻找人类丛林中运作的真正组织。然而，从本质上更确切地讲，人类组织是整套得规则和习俗，它们基本上是通过认知过程来运作的。人类组织是合作的和冲突的头脑的聚集，而非现实世界中的独特构建物。从很多方面讲，人类组织是文化和政治现象，而非物资实体。
　　灵活组织机构和社团型组织都强调了文化的方面。技术程序向社会规则和习俗作出了让步。灵活组织机构作为一种非正式机构创造了一种空间，，使身处难题和窘境的人能够快速作出决策。它创造了一种培养创造性的环境，工作人员在其中受到了很大鼓舞。然而，它失去了正式结构的某些优势。缺失的是明确说明的期待和事业结构。有些人在模糊不清时体验到的是紧张感。这里需要辩论的难题是，一方面是自由行事的空间，另一方面是明确说明对一个人的期望以及如何测评进步。对社团型组织也可作出类似分析。
　　结构系统提供了另一个窗口，使我们能够透过它理解某个行动区域内的难题和窘境。然而，只有同时通过所有的窗口去看，去理解难题和窘境的相互关系，我们才能对这个行动区域有系统的认识。例如流程系统就是在结构系统内流动。两者就像连体双胞胎，虽有独立存在的可能性，但却不能分开。它们与意义系统、知识-权力系统一样，都是不可分割的整体基本方面。