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行政管理制度和程序目录 部门：人力资源部 | 文号：行政 - 013 | 内容：会议管理制度 | 页数： |
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第一章 总则 第一条 目的 会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间，影响工作效率，又增加行政管理费用。因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质量，提高会议效率，为此，特制定本制度。 第二条 试用范围 本制度适用于公司各部门召开的各项会议的组织与管理。 第二章 会议内容 会议主要包括公司例会、专业会议、部门会议及各种临时会议。 1、 公司例会：每月召开一次，月初上午9点举行，由总经理主持，参加人员为公司全体员工。 会议内容： ①总经理传达会议目的，贯彻落实做出的决议、安排。 ②部门主管汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。 ③各部门主管概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。 ④由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。 2、 专业会议：即公司各部门品牌推广、业务综合等会，根据具体需要不定期举行。由总经理批准，主管部门经理负责组织，参会人员为相关部门人员。 3、 部门会议：每周至少举行一次。由部门负责人主持。 会议内容： ① 汇报本周工作进展情况，分析、解决本周工作中出现的问题。（如某合同履行进展到何步骤等）。 ② 提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。 ③ 由部门经理对本周各部门工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排。 第三章 会议组织与管理 第一条：总经理秘书是各项会议的管理机构，负责会议通知与会场安排。 1、 总经理秘书应及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提前二天由总经理秘书通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。会前派专人做好会场安排。 2、 与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。与会人员在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。 3、 参会人员在会议召开前5-10分钟进行签到，总秘要提前准备好《会议签到表》。参会人员不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。参会人员要严格遵守会议的开始时间。迟到人员记入会议记录，并一律乐捐5元，乐捐款作为管理部统一组织员工活动的活动金。 4、 会议主持人要在会议的起始就议题的要旨向与会人员做简洁的说明，并将会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。 5、 会议主持人应引导发言者在预定时间内做出结论。 6、控制会议时间，公司会议时间为2——3小时；部门一般会议时间为30——60分钟 第二条：会议禁忌事项 1、 发言时不可长篇大论； 2、 不可一直缄默； 3、 不可取用不正确的资料； 4、 不要只做期待性预测或只谈抽象概念； 5、 不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击； 6、 不可随意打断他人发言； 7、 不可不懂装懂，不入正题； 8、 会议期间要严格遵守会场纪律，不做与会议无关的事，会议开始后不得在会场内随意走动、中途离席、接听电话、私下交谈。 9、会议期间要严禁吸烟。 10、会议结束后，与会人员应收拾好各自物品资料，离席后将椅子归位，依次离开会场。 第三条：会议记录 1、 会议由总秘制作会议记录。会议记录必须使用专用记录本。会议记录应记载会议所议事项。会议记录应与参会人员的签到表一并保存。 2、 会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。 3、 会议纪要的结论经与会人员确认无误，经行政负责人审核完，会议纪要送有关领导和部门。 第四条：议定事项的催办和反馈 1、 会议议定事项由总秘主持分解到相关部门落实办理。 2、 总秘负责催办并收集情况。 3、 办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。 4、 重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。 第五条：会议文件的管理 1、 会议纪要及有关文件，都有一定的保密性，必须妥善保管，建立严格的管理及查阅制度。 2、 凡需查阅当年会议记录的，必须由总经理批准。 3、 年终由行政负责人将上述文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理规定查阅。 第四章 附则 第一条 违反会议管理制度者，按《员工奖惩条例》予以处理。 第二条 本制度解释权归公司管理部。 第三条 本制度自批准之日起生效。 相关说明 | | | | 编制人员 | | 编制日期 | | 审核人员 | | 审核日期 | | 批准人员 | | 批准日期 | |
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发表于 2012-4-24 13:58:46
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