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[转载] HR，你是如何安排员工休年休假的？

糖糖2003

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电梯直达

楼主

发表于 2011-11-14 13:31:43 |只看该作者 |倒序浏览

常看见一些关于年休假的帖子，下面是一篇关于年休假的实际操作实务，供大家参考。
从员工入职、在职、离职三个部分进行讨论，方便大家理解。

一、入职时

员工一入职，就意味着该员工是享受年休假的（除了应届毕业生等），这一点不容争议，只不过是能休多少天的问题。而作为公司的HR从业人员，该如何从该员工一入职就做好其年休假相关工作呢？

大多HR并未重视新入职员工有关年休假的相关信息，等到该员工日后提出来要休假或公司年末进行统计时才开始着手计算这个员工能休多少天、休了多少天、还剩多少天，甚至有的多休了等等情况，还有的出现了非常棘手的问题，这些问题都可能会出现。

为了避免以上问题的出现，HR应该做哪些事情呢？可以从以下几点入手：

1、  您单位有关于年休假的休假制度吗？

有的单位没有自己的年休假管理制度，有的单位有。而大多单位自己的年休假管理制度明确的不仅是本文开篇的两个法律规定，而是将如何实施年休假管理方面做了更细化地规定。现列举几例，共同分享：

（1）员工工作年限认定以“XX市人力资源和社会保障局”网站查询结果为准。

（2）员工因累计工作年限重新认定而进行调整造成当年无法安排休假的，不构成未休年休假支付年休假工资报酬的情形，调整后的年休假期天数应安排下年度休假。

（3）经企业安排员工年休假，而员工不休或未休满该假期的，视同员工本人自愿放弃年休假，企业只支付其正常工作期间的工资收入。

（4）年休假期间的工资待遇：基本工资照发，绩效工资或考核工资根据绩效考核办法和个人业绩确定；伙食补贴、交通费补贴、有毒有害等津贴、高温补贴等相关津贴与补贴停止支付。

以上关于年休假期间的相关问题，单位可以依据实际情况自行规定，只要不超出国家相关规定的范围即可，同时也避免了许多模糊不清地带，以防个别员工钻法律法规的空子，有意刁难，离职时胡搅蛮缠。

2、  新员工入职时该如何操作，以更好处理日后相应工作？

（1）提交完整的入职材料，如：原公司劳动合同、社会保险关系变动表单、退役证或劳动部门出具的有关工龄的证明等。

曾经遇到一个很特别的案例，关于确认工龄的一个案例。某员工在一家公司工作了五年，这五年该公司都未给这个员工交纳社会保险，也无劳动合同，后去仲裁并上诉至法院，判定公司支付经济补偿金及其他补偿，但未判其为该员工补缴社保。那么这个员工在该单位工作的五年是计算工龄的（至于在办理退休手续，计算所享受的退休待遇时算不算，不在本文讨论范围内，在此不做延伸）。那么，这个案例中的仲裁决定书及法院判决都是确定该员工工龄的有效材料。

（2）获取证明工龄的有效材料后，该如何处理这些材料呢？

有的单位有完善功能的人事软件，其中有关于年休假的模块并连接至考勤管理；有的单位没有，全是excel表格来处理，那么该注意哪些事情呢？

首先是要统计其进入本公司之前的工龄，精确到月即可，数据来源于其档案和交纳社会保险年限。有的员工未在企业工作，自己交纳的社会保险，那么这段自己交纳社会保险的时间是不是应该计算工龄的，目前还没有一个权威的论断。笔者自己在处理这种情况时，就不去除这一部分，统一并计算，否则增加很大工作量，也得不偿失，显得公司过于斤斤计较。

在职工花名册中注明入职前原工龄，然后在计算本单位的内部工龄，两者一加就可以计算该员工总的工龄，这样就可以确定其每年应该休多少天年休假了。

至于入职后内部工龄，可制作一个excel表单来计算

二、在职时
( Q# S! T1 D5 \+ W
3 k+ O: S0 R0 [* A& g: s1、  信息更新

即有信息若在相关软件里自动更新是最好的了，能为该部分事务性工作省很多时间，否则最少要一年更新一次。每次更新都要计算应该休多少天。特别应该关注的是工龄正好跨10年、20年的那些人。

（1）至于能不能休，其实中间还有很多学问。具体列举如下

（2）能休多少天？按照国家规定，只要有一年的工龄即可，至于能休多少天，其实计算起来还有很多注意的地方。

有的员工2011年度年休假总计是7天，这是怎么回事呢？国家法律法规上也没有说有7天的啊？例如某员工2001年7月份入职，且入职前未在其他单位工作过，那么他2011年度应休年休假是多少天呢？一计算，上半年是2.5天，下半年是5天，一共是7.5天，小数不计，就是7天。同样的道理，还有别的非5、10、15的天数。

还有一部分年中入职的，若其已有一年以上的工龄，那么本年度的年休假其实也很好计算：距离本年度12月31日，还有多少天，除以365，乘以相应的可休天数，小数点以后不计，即是该员工本年度应休天数。

所有员工统计出来之后最好下发到各个部门，让该员工知道自己能休多少天，一来让员工心里有数，而来还可以依靠大家的力量进行验证是否错误。确认无误后，尽量将其做成台账，便于日常等级和年终结算。

2、  休假统计与处理# i8 g0 P  \6 k; G

/ s2 s$ S0 U# y& p- y5 h6 j& A* j# z你公司员工是如何休年休假的？年休假单据有吗？有的单位没有，也没有相应的审批程序，只在考勤表上注明休了多少天且月终汇总考勤时也没有员工的签字确认。

在实践过程中休假应该注意的事项列举如下：

% D" F' h+ p( Q* o& x: P5 w（1）年休假的休假权到底再公司手上还是员工手上？

“单位根据生产、工作的具体情况，并考虑职工本人意愿，统筹安排职工年休假。”看来，安排年休假的主动权还是在公司。要是员工自己申请，可以休吗？该不该给他休呢？

实际操作中，大多公司会将年休假放在年关，统一休掉，譬如在法定节日外再安排五天年休假（依据公司大多数员工能休天数而定），大部分就将一年的年休假休完了。小部分人多休的就以事假计算或后以加班补充（一定注意，要在休假前有明确的通知，不能休或可休假天数小于公司统一安排的，要做好相关工作），另一小部分人未休完的日后继续休就是。

另一部分公司不统一安排员工年休假，自己申请就休不申请就不休，拖到第二年年末时开始急了，赶紧发通知，不休作废，紧张兮兮地左催右催还不一定所有人都能休完。

还有一部分公司直接就没有年休假，即使员工提出来也不给休。

综上，第一种方式较为合适，既安排员工休了年休假，又能统一安排公司的各项工作，何乐而不为呢？

（2）休假单据很重要

休假单据非常重要，是证明休与未休的最好证据。若出现一张休假单据没有了，除了对数据统计上出现错误之外，另外是：要核对考勤，无考勤或不能证明已休的，要么再休，要么就是三倍工资。这说明档案管理方面的基础工作也很重要。
所有的年休假纸本档单据都以部门及时间为轴进行归类，生产部的归于生产部、销售部的归于销售部，然后按时间从下到上进行排列好顺序，每一年度的归于一起，装订成册，便于查找。万一统计有错误，需要核对，很容易就找到单据，节约查找时间，不会因为找一张单据，翻了全公司90%的年休假单据才找到，那是相当浪费时间的。

3、  你有公司员工年休假台帐吗？

有的公司没有台帐，不知道休了多少，还剩多少。那到时员工来查，我要休年休假。那么工作量就来了，要查所有的单据，然后整理汇总。实践过程中，最好的方法还是一单一处理，在excel表格中直接处理，休了多少天，介于多少天，这些都属于简单的excel操作，不会有很大的工作量。到年底一结算，很容易就出结果。这样做还有一个好处就是，能够及时看出某员工是不是超休了，要是超了，就不能休了。

三、离职时

离职时注意年休假的事情一般有以下几点：

1、该员工的年休假没有休完

（1）自己本人辞职时，大多人不会太在意年休假的事情，都急着想离开公司，不会跟公司计较那么多，不会无理地要求三倍工资。大多数人力资源部将其年休假折算一下，以相同的天数顺延其出勤即可。

2、公司辞退该员工或合同到期公司要求不续签的。

那么作为公司一方一定要注意，不适当的操作会引起很多事端。

举个例，某员工合同2011年5月5日合同到期，公司也下发了不续签通知书，要求其于5月5日至公司办理离职交接手续。但是到5月4日才通知其年休假还有10天没休，让其5月5日以后继续休。这时问题就出现，5月5日往后休10天，其实是不想给三倍工资，只要按照正常提供劳动支付其10天工资即可。员工会愿意吗？

要是我，我不会愿意。我5月5日都不是你公司的员工了，跟公司一点关系都没有，你还将我的考勤延续10天，那这十天算什么呢？算我正常出勤？要是算我出勤，那我就是该公司的员工。这样一正推一反推，是有矛盾的。所以，很多员工人家是不愿意的，要求你支付三倍工资，不用谈那么多了。

虽然有些地方法院在处理未休年休假支付三倍时有相关指导文件，但是作为一个稳步迈向法治国家的泱泱大国，且在法制上不健全的时候，给不给三倍工资，不是一个地方能处理的了，而且即使上升至法院，判决不支付三倍工资，那么作为企业在仲裁及诉讼过程中所承担的各种显性和隐性成本有多少，谁也说不清，但是作为企业老总，我想都不希望出现这种案例。况且这些案例是完全可以避免的。

避免的方法就是提前下发休假通知，安排其休假。因为安排休假的主动权在公司，这点不存在问题。有的人说，我安排了，但是员工不休，也不在休假通知单上签字。怎么办？找其直接上司，让其作证即可，届时在考勤上注明。

3、  离职员工的休假单据务必保留好，且要求其本人签字，不能代签，代签无效。