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员工沟通程序与方法

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HR十年

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电梯直达

楼主

发表于 2008-9-13 20:55:00 |只看该作者 |正序浏览

[size=4]员工沟通的方式多种多样，作为一个完整的员工沟通，总是包括下列要素：信息的发出者、信息沟通渠道、信息的接收者。员工沟通的程序是下列顺序。 (一)形成概念进行信息沟通的第一步是信息发送者想要传输什么信息，即形成、确定概念或思想。由于信息发出者在组织内所处层级结构与所承担的职能等的不同，其信息内容、信息传输的目的、传输方法等都存在极大的差异。作为规范的员工沟通，必须经过信息发送者的思维活动，详细占有材料。管理者和一般员工可以从企业劳动关系管理信息系统获得必要的资料，或者从自身的经验中掌握必要的信息，在此基础上，经过分析、概括、归纳、推理，形成概念和思想。如形成某项管理指令或某项要求。 (二)选择与确定信息传输语言、方法、时机根据欲要传输信息内容，选择、确定信息传输语言、传输方法和传输时机。语言是指以何种符号表现信息内容以之作为桥梁传输给信息接受者，如词语、表单，统计数字等。与此同时，信息传输者还要选择、决定采用何种传输方式。传输方式必须与信息语言、传输内容相对应。可以是报告、座谈、咨询、信件等；信息传输者在确定上述内容后，选择传输时机，以使接收择在最恰当的时间接收信息，避免信息沟通的阻碍和干扰，实现信息传输的最大效用。 (三)信息传输通过选择并确定的传输方式、时机实施信息的传输，即发送信息。 (四)信息接收信息发出者将信息借助一定的信息传输手段、利用一定的信息传输方式送给信息接收者。 (五)信息说明、解释信息传输过程中形成或建立信息说明或解释机制，使信息接收者真实、正确理解与认识信息含义。 (六)信息利用信息接收者利用信息以实现信息发送者传输信息目的。 (七)反馈根据传输信息的性质以及信息传输所要实现的目的，信息传输选择、确定信息反馈形式及反馈渠道。信息沟通制度企业组织内的信息沟通渠道存在两种类型，以及与其对应的两种信息沟通形式：正式沟通与非正式沟通。非正式组织是企业员工在彼此交往中自发形成的，独立于企业内具体分工和权责结构的组织层次的一种非稳定的关系网络。在非正式组织内，存在着以传闻为特征的信息沟通渠道的通畅和效率，利用非正式沟通渠道的信息并对其进行引导。 (一)纵向信息沟通根据企业责权分配的管理层级结构，建立指挥、命令、执行、反馈信息系统。 1.下向沟通。企业内高层管理机构和职能人员逐级或越级向下级机构和职能人员、直至生产作业员工的信息传输。在沟通的各个环节要对信息加以分解并使之具体化。 2.上向沟通。下级机构、人员向上级机构、人员反映、汇报情况，提出建议或意见。上向沟通的信息应逐层集中，在各环节进行综合，然后向上一级传输。在上向沟通渠道中，应建立员工的申诉制度，作为企业奖惩、考核制度的有机组成部分。 (二)横向信息沟通横向信息沟通是企业组织内部依据具体分工，在同一级机构、职能业务人员之间的信息传递。 (三)建立标准信息载体 1.制定标准劳动管理表单。劳动管理表单是由企业劳动管理制度规定、有固定传输渠道、按照规定程序填写的统一的表格。如统计表、台帐、工资单、员工卡片等。管理表单记录、反映企业组织的劳动关系系统的数据和现实情况。通过管理表单掌握、分析企业劳动关系系统运行状况，以及据此形成各类管理信息。 2.汇总报表。此类报表是为企业高层管理人员充分了解情况，掌握管理实际进程的工具。包括两类：（1）工作进行状况汇总报表；（2）业务报告。 3.正式通报、组织刊物。说明企业劳动关系管理计划、目标，发布规定和管理标准等。它的优点是信息传递准确、不易受到歪曲，且沟通内容易于保存。 4.例会制度。直接以口头语言的形式，综合上向沟通、下向沟通、横向沟通三种信息沟通方式。具体形式可以是会议、召见、询问、指示、讨论等多种。此种沟通方式具有亲切感，可以通过语调、表情、形体语言增强沟通效果，容易获得沟通对方的反馈，具有双向沟通的优势。注意事项 (一)降低沟通阻碍和干扰 1.员工沟通不能独立于员工性格特点而孤立存在，员工的精神状态、价值观念、交往习惯等诸种人格特征都可能形成沟通障碍。信息沟通者之间应以相互尊重、促进合作的心理状态实现沟通。 (1)在向下沟通中，管理人员必须准确地理解信息的含义。包括信息自身的内容、信息对沟通对象的意义；培养积极的沟通态度。根据工作、员工的需要，与员工分享信息；在信息沟通过程中，建立相互信任的氛围，说与听具有同样的意义。 (2)在上向沟通中，积极鼓励员工提出建议和意见，反映情况；建立合理的沟通层次，减少因层次过多造成对信息的过滤和失真；上向沟通的信息需要给予回复的，必须答复。 2.注意沟通语言的选择。实现员工沟通的信息载体、沟通形式多种多样，信息沟通者必须注意沟通语言、符号的适应性与准确性，减少语言失真对沟通的干扰。 (1)词语运用应避免引起歧义；不使用歧视性语言；文字要具有可读性，简明扼要。 (2)在可以借助图像进行沟通的场合，应尽可能使用图像：一段工作录像或一张照片寓意无穷。恰当的图像是语言的形象化的助手。 (3)借助行为了解信息，适当运用体态语言。 (4)标准管理表单设计科学、合理。 (二)借助专家、相关团体实现沟通 1.劳动关系管理事务十分复杂，涉及经济、社会、文化、技术、心理等各领域的知识与技能，借助企业组织外部的专家实现沟通，可以有效地降低沟通成本、提高沟通的效率； 2.充分利用工会及其他团体组织在员工沟通中的作用。工会及其他团体组织是企业特定群体所信赖的沟通渠道，他们对员工沟通的支持，可以有效地强化员工对信息的接受。但同时要注意处理这类组织与管理部门管理权威的关系。[/size] [size=4][/size] [size=4] 摘自《人力资源管理师教程》[/size]