中小企业员工手册编制“四步法”(转载HR经理人）

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“员工手册”，简单地说就是能够让员工快速了解公司并能规范员工日常行为的小册子，它有两项基本功能：一是使刚进入公司的“准员工”能够快速了解公司的历史、文化、运作模式、员工管理政策、日常行为规范等，快速成长为公司的“合格员工”；二是规范员工的日常行为，强化行业或公司的特殊要求，提升公司整体的运作效率。 . V+ b, |9 r3 Z& V! C3 S: l w　　对于中小企业来说，如果能够有效地发挥“员工手册”的功效，一方面可以缩减培训成本与员工管理成本，另一方面还可以促使员工降低工作失误率与事故率，从而提高员工的工作效率与效果。“员工手册”的编制往往需要以明晰的企业文化和规范的人力资源管理体系为基础，而目前我国大部分中小企业的企业文化还处在混沌状态，人力资源管理体系也还不够规范，在这种状况下，中小企业该如何编制既适合自身又不失操作性的“员工手册”呢？笔者根据多年的咨询实践经验，针对性地提出了编制员工手册的“四步法”。

Ritayan

费心了，虽然我们的员工手册也基本上是按照这几部分来设计的，不过还是谢谢了，我们正值财年结束，要开年会，员工手册也该修订了，正好可以对照进行调整完善下。

猪唛

不断学习，不断修订

白头熊

楼主是个有心人，学习了！！！

天色晴朗

学习中，支持楼主！

暗号7195

写得很详细，步骤清晰，好帖子！ 楼主好银啊，真是瞌睡遇到了枕头，正在做员工手册的改版设计方案呢:D

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内容上是否与国家的相关法律相冲突 　　《劳动合同法》明确规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”然而，目前我国许多中小企业往往忽视对相关法律的重视，而是强制推行公司的相关规定，这样做会存在较大的法律风险。因此，中小企业在制定员工手册时，必须充分考虑相关法律条款，有条件的企业最好将员工手册交公司内部负责法务的人员或外部法律顾问审核。 　　相关制度的制定程序是否合法 　　《劳动合同法》明确规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”此前，我国的中小企业出台相关制度的程序大部分都不符合相关法律的规定，因此，建议中小企业以后在制定员工手册及相关制度时，必须按照相关程序执行，并在每个阶段做好相关的文本记录并保存，做到有据可查，避免因为程序的不合法而承担不必要的风险。 ' C6 C+ Y1 z! \4 r- \! B5 L% M7 n8 p

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第三步：审语言 9 }+ a( {- D/ D ?　　企业在编写员工手册时，在语言方面通常会遇到以下问题： 　　语言风格过分苛刻 　　例如一家制衣企业员工手册的“写在前面的话”写道，“欢迎你加入成为我们的一员”“员工手册就是一部法律手册，你必须严格遵守手册的每项条款，否决将会收到对应的处罚，严重者直接辞退”。这样的言辞明显地暴露了对员工的不尊重，必定招致员工的反感甚至敌对，又何谈心甘情愿地遵照执行呢。 3 y9 r7 a$ I* l0 Z$ y9 J　　表述拖沓，不易理解 : T0 }- Y2 b% w) E& ~3 K+ X　　例如一家不锈钢网架制造企业员工手册中这样写道，“上班前酗酒影响工作、工作时间酗酒、妨碍公司正常工作秩序、妨碍公司正常生产秩序、妨碍正常生活秩序及其他有碍于公司保安工作的员工，将被禁止上班”…… # X W9 G# M# e2 d8 n% Q　　项目之间缺乏条理性或逻辑性 　　例如一家酒店员工手册的“行为规范”部分这样写道，“3.1员工必须恪尽职守，令行禁止，不谋私利，努力工作，勤奋上进，培养廉洁自律、友爱团结、互谅互助的团队精神。3.2 员工应热爱公司，珍惜公司的形象和荣誉，不得……3.3员工应严格遵守公司制定的各项规章制度，如有违反将……3.4 工作时间不准擅离岗位、串岗闲谈、戏耍、做私活、办私事、会亲友、打私人电话…… 3.5 员工应该服从领导听指挥，不得……3.6 提倡精神文明，讲礼貌……3.7 员工应保持工作区域，设备、仪器和工具箱柜的整洁完好……”这几条“行为规范”之间看不出任何的逻辑线索，而且有些条款还存在一定的重复。 $ I8 C4 ?. {. z( _0 r/ ?　　因此，建议中小企业在完成“填内容”部分时，一定要从以下几个方面对员工手册进行语言的审核： 　　（1）从语言风格上，审核员工手册是否与公司倡导的企业文化相吻合，通常来说，“写在前面的话”的部分，应该保证语言风格的轻松并充满感情，“公司概述”部分，应保证语言风格的激昂与客观，对“行为规范”“特殊的职业要求”和“员工管理制度” 及附则部分，应保证语言风格的客观、严谨； 6 { s/ p6 ^$ r$ F8 ]. W! Y# K( i6 \　　（2）从用词与表述的方式上，审核员工手册的表述是否简洁流畅，是否易懂易记，去掉多余的表述，避免过多的长句； 　　（3）从整体的逻辑性与条理性上，审核员工手册每项内容之间的条理性，以及各项内容之间表述的逻辑性。 ; x) P u2 q( e V) ?. R　　第四步：审合法 1 ]9 A6 ~, C' Y4 x/ j- g　　在完成语言审核后，下一步的重要工作就是审核员工手册内容的合法性。审核员工手册的合法性通常从以下几个方面开展： . }: _$ x" ?: s2 J- `- ^9 ~) o

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不容忽视的“附则” 　　这部分比较简单，主要是对一些未尽条款的补充说明，包括本手册的有效性、本手册的解释权、本手册的修订、未尽事宜的参照办法、保密原则、员工签收确认函等。中小企业在确定这部分内容时，经常忽视“员工签收确认表”这部分，然而，员工签收是保证员工手册合法及有效落实的一项重要措施，同时也是企业已经将相关政策告知员工的一项书面证明，因此，建议中小企业在确定“附则”的次级框架时务必将员工签收确认函作为一个子项目。 　　第二步：填内容 　　在确定了员工手册的基本框架及次级框架后，下一步就是对照具体的框架，填写内容。完成这项工作时，企业人力资源部要通过与相关部门的充分沟通，来调动和发挥相关部门的专业性，与其共同完成员工手册内容的草拟。其中，“写在前面的话”的内容可以由人力资源部编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，也可以由总裁办编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，具体由公司的权限特征与董事长或总经理的管理风格确定；“公司概述”部分，通常交由负责对外形象宣传的部门负责，一般由市场部、企管部或行政部草拟；“行为规范”、“特殊职业要求”和“员工管理制度”及“附则”，一般由人力资源部草拟，但人力资源部可以协调相关部门提供相应的制度文本与要求。填写完成整个员工手册后，人力资源部对整个手册的内容进行认真审核，有疑问或错误的地方，及时与相关部门或责任人沟通确认。 　　在这一环节中，中小企业最容易、也最常犯的错误就是“闭门造车”，人力资源部独自完成员工手册所有内容的编写工作，并直接交总经理或董事长审批后发行，结果往往出现相关部门拿着员工手册找总经理投诉的现象。因此，建议中小企业在完成“填内容”这项工作时，切忌闭门造车，一个部门独自完成所有工作，一定要与相关部门和人员进行充分的沟通，一方面是要发挥他们的积极性与专业性，另一方面，也要让他们获得参与感与共同完成这项任务的成就感。

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重点制定“员工管理制度” 5 I" {) R5 i0 ^1 N. s# T　　这部分是目前中小企业的员工手册中最重视的部分，通过这部分内容，企业可以让员工充分了解相关制度与要求，进一步规范员工行为、降低员工管理成本。因而，这部分内容应该涉及从员工聘用到离职的一系列员工管理制度，其次级框架应该包括以下主要内容：（1）聘用与离职（入职培训、试用、人事关系、离职管理等）；（2）工作时间（正常上班时间、出勤、加班等）；（3）报酬与福利；（4）休假；（5）员工培训与发展；（6）奖惩制度及其它。不过，实际情况中，许多中小企业员工手册这部分的次级框架，往往仅仅包含强调对员工约束的部分，如考勤、加班、奖惩等，而忽略员工最关心的、与员工发展和福利相关的内容。例如，一家办公家具制造企业员工手册的“员工管理制度”部分，仅包括了劳动合同、考勤与加班、奖惩与报酬、调动（包括入职、内部调度与离职）几个部分，忽略了休假、员工晋升与发展等员工非常关心的部分。其实，员工只有在看到个人的发展与收获时，才有可能根据工作要求进行自我约束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高压政策来控制员工行为的制度是缺乏人文关怀的，注定要付出更高的管理成本。因此，建议中小企业在确定这部分的次级框架时，一定要将员工的晋升与发展、员工福利等内容包含进去。 ( P# e0 c- e. v8 v