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项目范围管理感悟：守住你的每一寸土地

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秀才

凝成一股绳

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电梯直达

楼主

发表于 2010-8-25 19:40:38 |只看该作者 |正序浏览

引言
                              　　
   项目已经进入到了最紧张的阶段，战士们却已经陷入了“焦油坑”，被敌人从四面八方团团包围了，到处充满着刀剑声和厮杀声。这场战争已经进行了近半年，在所有的战士们的顽强抗战下，敌人始终不能前进一步，如果继续坚持三个月，我们的产品将完成，那样我们就能取得最终的胜利。为了保护我们的产生能够按正常进度进行开发，我们必须坚守住每一寸土地，一旦缺口被打开，留给我们的将是彻底的失败，这个一平方公里的范围就是决定我们生死存亡的地方。
                              　　危机
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   这是一个充满硝烟的战场，在看似和平的年代里，商场中的战争的复杂性绝对不亚于2000多年前的三国年代，所以我们公司的每一个员工手中都有一本《三国志》，并且定期组织收看“易中天品三国”，公司领导说这是锻炼我们的市场能力。
                              　　
   我所在的公司是一家小型的ERP厂商，我们的客户都是一些中小型的制造业的客户。虽然国内这几年的ERP已经翻来覆去的炒过了很多遍，但是一些中小企业仍然没有自己的ERP系统，因此，我们公司在这个并不被人看重的市场还是吃到了一碗属于自己的饭。可是随着很多大型ERP厂商原有市场的退化，他们也开始将目光盯到了一些中小型城市的中小型企业的ERP实施。市场的战争越来越激烈，今年我们已经开始感觉到了空气中的硝烟的味道。
                              　　
   我们公司占据着荆州之地的市场，经过很多年的进行经营，已经有了一定的市场基础，我们这些开发人员也过着衣食无忧的生活。虽然平时的开发工作很辛苦，但是凭着市场人员对市场的开拓，我们的业务一直稳步前进。整个公司融为一体，大家在苦中作乐，我们也由一开始的门外汉成为了半个业务专家。
                              　　
   但是北方的一个大ERP厂商“曹操”已经盯着我们的市场很久了，“曹操”原先占据着整个长江以北的大部分地区的主要城市的市场，这两年开始进驻二级市场，并且已经取得了60%的市场占有率，对荆州市场已经虎视眈眈很久了。去年一开始，“曹操”就决定进驻荆州市场，在荆州设置了办事处，并且大张旗鼓的进行广告宣传，整个荆州的ERP市场都可以看到打着“曹”字的大旗。

   破屋偏逢连夜雨，本来一直占据着东吴市场的“孙权”，已经不能满足于长江以南的广大富庶之地，但是慑于“曹操”的实力，一直不敢北上，于是将眼光投向了这个原本实力就不雄厚的荆州的市场。
                              　　
   一时间，风起云涌，一场大混战随时可能爆发，而我们公司的老板“刘璋”却是一个不愿意发起战争的人。他软弱的性格也是为什么“曹操”、“孙权”都已经是一方霸主，而他却还是一个荆州“太守”的原因。
                              　　混战 5 S4 p4 F2 o8 q  Q
                              　　
   去年3月份，随着“曹操”在荆州与他的第一个荆州客户签订了ERP实施合同，拉响了这场混战的序幕。紧接着“孙权”也与荆州的一个家电连锁销售公司签订了CRM系统实施的合同。我们的老板，也就是“刘璋”已经再也无法沉住气了。必须保住自己的市场，否则就企业就面临着关门的危险。
                              　　
   紧接着的打了大大小小无数的战争，有广告战，有口水战，也有价格战。去年底年终总结报告的数据指出，我们公司的业务量增加了20%，但是合同金额却只比去年增加了5%，而总利润反而只有去年的93%。企业的内部消耗急剧增加，开发人员加班时间增加，但是公司却没有给他们增加工资，因此部分开发人员已经出现不满的情绪。由于公司给每个市场人员增加了指标，市场人员的压力明显增大，部分市场人员开始出现焦躁的情绪。一年下来，整个公司给人的感觉就是“今年特别累”，而遗憾的是，我们的辛苦没有带来任何回报。
                              　　妥协
                              　　
   荆州之地本来就不大，一下子进入ERP行业的两大巨头，免不了要攻城略地，公司的业务员为了荆州的每一寸土地不被外来的敌人所占领，用尽了所有力量来拼杀。但凡是有战争的地方就会有输赢和牺牲，虽然我们公司顽强抵抗外来者，但是很多项目还是被他们夺走。
                              　　
   形式越来越严峻，9个月前，公司一名业务员开始与本地一中型钢铁冶炼企业进行业务洽谈。由于公司在本地成功实施了很多企业的ERP项目，因此该钢铁企业对我们公司的实力还是比较有信心。从去年开始业务员就开始对该企业进行了比较深的调研，调研结果显示该企业的实力比较雄厚，刚从国有企业改制而成，其产品在市场上供不应求，市场前景看好。但是该企业的负担比较重，生产效率不高，运营成本过高，导致企业利润比较低，因此如果能够对企业的生产和管理流程进行优化，引入ERP系统辅助管理和决策，将能为该企业节约大量的开销，降低企业成本，从而增加盈利。

   ERP的强烈意愿，在我们的业务员的多次接洽之后，就直接进入到项目合作的实际性谈判阶段了。但是该企业也同时被“曹操”和“孙权”盯上了，他们派出他们的业务员进行了游说，答应降低实施价格，提供优惠政策等，导致本来将近谈妥的企业领导的思想产生了动摇。公司老总“刘璋”为了拿到该项业务，而在谈判的过程中让业务员一再妥协，答应一些不合理的条件，最后将该项目的合同签了下来.然而，这只是妥协的开始。

                              　　“焦油坑”
                              　　
   不管是多么勇敢的战将，如果他的战马跳进了焦油坑，那么无论他多么厉害也无法取得胜利，而需求不断变化，范围不断更改的项目比焦油坑更可怕，一旦陷入进去，就无法再出来，越是挣扎就陷得越深。
                              　　
      开始的时候一切都开顺利，需求分析按照我们预计的进度进行，采取了问卷调查、访谈、专题会议等手段来确定项目的需求，也对该企业的组织结构进行了重新设计，生产和管理流程进行了优化，虽然这些事情都是相当有阻力的事情，但是我们还是一步一步在推进。
                              　　
   我们一贯要求客户在需求规格说明书上进行签字，已对需求进行确定。该项工作相当重要，因为需求是验收的标准，也是处理各种不同意见的“上方宝剑”。只要需求明确了，项目的完结标准才能确定，否则就可能跌入到“焦油坑”中。因为不管是什么项目，不管我们的分析人员多么的优秀，客户在看到了真实的系统后，可能为了一些对系统来说无关痛痒的功能进行“批评”。我们的分析师经常会遇到这样的情况，并不是我们的分析师有问题，因为客户的想法可能天天产生变化，例如今天觉得办公室的电脑摆房子左边好，而明天觉得还是摆在右边好，这种问题如果不事先约定好的话，则肯定会掉入没完没了的“焦油坑”。

                              　
   我们遇到的问题不是客户没有在需求规格上签字，而是签了字却还是掉进了“焦油坑”。

   项目进入到开发的第四个月，系统开发进入二次开发阶段，这个阶段为客户进行功能的定制，也就是实现需求规格说明书中的客户需求。开发的工作相当紧张，而我所在的开发团队已经是相当有经验的，因为这套软件的整个开发过程我们都参与了，因此我们甚至不需要查阅有关接口的文档，因为这些已经掌握在我们开发人员的心中了。
                              　　
   优秀的团队具有高的效率，经过一个多月的开发和测试，需求已经大部分被实现。我们也向客户演示了部分功能，客户对我们的软件功能和我们团队的效率表示了赞赏，但是也提出了之前因为没有提出废料回收，而现在想增加废料回收的管理。经过公司领导商量之后，决定为了让客户了解我们公司的实力，决定免费为客户增加废料回收管理的内容。
                              　　
   我们开发团队在领导的要求下，也为了公司，向“焦油坑”迈出了左脚。
                              　　
   更不幸的是，该企业的一位老总提出了要求我们提供数据的智能分析功能，每个月由软件提供一份报告，指出该企业的生产管理中的数据智能分析结果，为他们提供决策。而这一部分由于技术含量高，我们的软件产品中一直没有提供此功能。虽然我们曾经试图开发这样一个产品，但是在进行了一些准备工作之后，因为人力不足而最终没有进行开发。老板“刘璋”在与该企业老总再三讨价还价之后，还是答应了他们的要求，原因是：曹操当时答应他们，如果项目给他做，则免费提供智能分析功能。
      这次，我们完全陷进了“焦油坑”。

                              　　抵抗) U) f* t9 T; }" _7 T* p
                              　　
   正如我所料想的，有些事情一旦有了开始，就没有结束。
                              　　
   在接下来的三个月中，我们根本就无法实现所谓的商业智能分析，如果说我们实现了，那只能是自欺欺人。项目经理多次的向“刘璋”提出了“无法实现”的意见，但是都被驳回。“无论如何也不能输给曹操”，这就是“刘璋”的回答。
                              　　
      废料管理经过我们的加班终于完成了，该部分功能比较单一，也有统一的接口供调用，只需要将生产过程中的废料数据进行集中即可。但是商业智能分析却令我们十分不安，从来就没有实施过该类项目，很多技术都没有掌握，这样短的时间，我们能走多远呢?

   我们真的很恨老板，老板只需要点一下头，我们则不知道要加多少班，付出多少汗水，想当初大家也是一起打的天下，发迹了就忘记部下了。但是现在不是抱怨的时候，老板也已经意识到了事情的严重性，不管客户有什么要求，都坚持以需求规格为准。那些客户的代表只有找到项目组。
                              　　
   项目经理是一个有胆有谋的人，他深知不能在范围上让步，否则项目就永远没有结束的那一天。他一次次的将提出变更的代表击退，那些代表又提出新的变化，再进行否决。以至于那些代表产生了恨意，开始为难我们项目组。他们开始挑毛病，而我们则需要对所提出的那些意见一一进行回复。这是一场没有弹药的战斗，但是其激烈程度足以和任何激烈战斗媲美。既要拒绝别人，又不能得罪别人，要采取迂回战，也要采用正面交锋，不管怎么样，我们不能再让项目的范围扩大了。
                              　　
                                 完结　　

   三个月后，项目终于上线了。在几个月前，培训组就开始针对系统的操作人员进行了彻底的培训，因此操作人员的操作比较熟练，没有人问那些不该问的问题。系统的Bug还是有，但是量不多，经过三个月的试运行，基本趋于稳定。废料管理系统运行正常，而商业智能分析却因为领导没有时间使用而搁置在那边，这让我们逃过一劫，因为那个所谓的商业智能分析模块，其实只是一些数据统计程序，他们能够为决策提供一些参考资料，但是却永远无法提供决策。
                              　　
   经过了半年的试用，系统运行正常，合同尾款也得以收回，该系统没有他们想像的好用，因为仓库管理人员在物料出库的时候虽然在系统里面进行了记录，但是他好像觉得电脑不保险，又做了一套手工出库记录，所以每次去回访他，他总会告诉你：我觉得电脑还是靠不住。而商业智能可能已经被老总遗忘到了他办公桌的角落。（转自项目管理周的博客）