[分享] 用 Excel 制作漂亮的工资条的方法

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[LV.Master]伴坛终老

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电梯直达

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发表于 2011-4-26 17:40:03 |只看该作者 |正序浏览

此文介绍了如何使用Excel进行工资条的制作，也许有些网友使用已经很长时间了，如何更快更好的做出漂亮的工资条，看看作者的方法吧。
　　“小问题难倒老财务”，也许你已经在财务口上工作多年，也许你天天都要面对Excel那张老脸，也许你已经习惯了用工资明细表做员工工资统计并向上级汇报，把表中的条目一条条复制粘贴后打印发给每个员工。可你是否想过，找一个更简单更有效率的方法？看起来这似乎有些困难：在工资明细表中，工资的项目（即表头）一般只出现在表格开头的某一行，而在工资条中，为了便于阅读则要求每个人的工资都有表头，那么如何巧妙地把工资明细表制作成便于打印的工资条呢？如图所示，这就是我们要完成的工作（原工资表见图1，转换成工资条后的效果见图2）：
图1 原工资表
图2 转换后效果
　　“条条大路通罗马”，不过路有远近之分，方法也有难易之别，这里给大家提供三种最简单易用的方法。

　　方法一：宏命令控制法

　　对于Office家族的宏功能，大家或许早有耳闻，但由于需要使用VBA进行编程，所以宏一直让许多人望而却步，不过要使用一个现成的宏就简单多了。首先打开要处理的Excel表，选择“工具→宏→Visual Basic 编辑器”，在编辑器左边的窗口中用鼠标双击Sheet1，会出现代码编辑窗口，在代码编辑窗口输入如下代码（为了不破坏原有的工资表，所以这里采用了将 Sheet1的内容复制到Sheet2的方法，所以最后的生成结果是在Sheet2中显示）：
Sub MakeSalaryList()
Dim i As Integer
Dim endrow As Integer
'测出数据的最后一行
endrow = Sheet1.Range("a65536").End(xlUp).Row - 1
'把标题贴过去
Worksheets(1).Range("1:1").Copy (Worksheets(2).Cells(1, 1))
For i = 3 To endrow
'把每条数据抬头贴过去
Worksheets(1).Range("2:2").Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 7, 1))
'把数据贴过去
Worksheets(1).Range(Cells(i, 1), Cells(i, 256)).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 6, 1))
Next i
End Sub

　　关闭编辑器，将自动返回到刚才的Excel表，选择“工具→宏→宏”，将弹出如下对话框：
　　（见图３）
图3 添加宏
　　点击“执行”，将在Sheet2生成如Gz-2所示的转换成工资条，怎样，不复杂吧。当然，如果你的表总Sheet2已经输入了别的内容，就可以将他复制到Sheet3来生成，代码修改也很简单，把其中的Sheet2修改成Sheet3就可以了，其它代码不变。

方法二：公式填充法
　　相比宏命令，公式填充法更便于理解，不过需要手工操作的步骤稍微多一些，“鱼和熊掌不可得兼”，要用哪种方法就看你的爱好了。
　　首先打开要操作的Excel工资表，为了不破坏原表（Sheet1）结构，我们仍然采用在Sheet2中进行操作的方法。由于这个工资表一共有L列，18行，要复制的表头项目在第二行，所以在第一个单元格中输入如下公式：　

=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(sheet1!$A: $L,INT(((ROW()+1)/2))+2,COLUMN()),sheet1!A$2)

　　接下来的工作就简单了，我们只要使用填充柄将此公式填充到其它单元格，列向填充到L列，行填充到18行就大功告成。　　因为在不同的表格中这个公式需要修改的地方比较多，所以这里做一下解释：
　　由于工资条中的奇数行都是表头，偶数行是数据，所以在这个公式中首先进行奇偶行判断，若是奇数行，直接取工资表的A2单元格数据（即公式中的 sheet1!A$2，如果表头数据在第4行第三列则修改为sheet1!C$4）。若是偶数行，则用INDEX()函数来取数。该函数的第一个参数是指定工资表中的一个取数区域（即sheet1!$A: $L，如果不是从A到L列，那么可以修改这个参数，如修改为sheet1!$B$P ，就表示在B到P列之间取数）。当然，如果你想把转换后的数据放在Sheet3而不是Sheet2中，那么，只要在Sheet3中执行以上操作就可以了，并不需要修改公式的内容（见图４）。
图4 公式填充法

　　采用这种方法不能自动插入空行，给打印后的裁减带来了一定的麻烦，所以，建议在做完后在全选所有单元格，通过调整行高和列宽来解决这个问题。

方法三：Word邮件合并法

　　对于宏和公式运用不太熟练的朋友别着急，这里还有一招等着你。
　　首先我们确定好主文档（工资条表格）和数据源（Excel或Access格式的记录表），然后通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。
　　点击“工具→信函与邮件→邮件合并”，然后在屏幕右侧进入“邮件合并”向导。
　　第一步：选择文档类型。选择“信函”。
　　第二步：选择开始文档。选择默认的“使用当前文档”。
　　第三步：选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮，通过“选择数据源”对话框，定位格式数据源的存放位置，选中并打开。接着弹出“邮件合并收件人”对话框，在这里可以指定参与邮件合并的记录，选择默认的“全部”，确定返回Word编辑窗口。
　　第四步：撰写信函。将插入点定位于表格的第二行第一格内，单击“邮件合并”工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，选中“域”下方列表框中的“序号”字段，并单击“插入”按钮，即可把“序号”字段合并到主文档中。然后用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置即可。
　　第五步：预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果，还可以调整“姓名”表格的宽度，让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域，单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”，让这些列具有相同的宽度，使工资条更美观。如果这样直接进入打印操作，一页纸只能打印一个工资条，所以选中整个工资条表格，复制，粘贴到原表格下方空一行后的地方，把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”命令，以此类推，就可以在一页纸上多排几个工资表，充分利用资源了。
　　最后进入第六步：完成合并。然后把工资条打印出来，就制作完成了（见图５）。
图5 完成

　　OK，再也不用费力地重复劳动专门制作工资条数据表了，通过简单的转化一个数据表就实现了两项完全不同的功能，赶快操练一下吧。