职责分配图法在职位分析中的应用

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职责分配图法在职位分析中的应用

（1）职责分配图和职责分配图法的含义

职责分配图法就是指通过基于流程的职责分配形成内部职位职责图标，从而收集职位职责信息的方法。通常，职责分配图法通过集体讨论（可以看作是集体访谈）的方法来构造职责分配图，所以，职责分配图法可以看作是特殊的访谈法。职责分配图如下：

- ?6 f) y/ f0 P! y3 z0 N	部门内职位1	部门内职位2	部门内职位3	部门内职位4
部门职责1			" x3 a- ]4 b0 s	2 c) f9 ]9 D7 }8 b4 M
部门职责2	( m7 X6 p8 L4 D  q	4 H; V$ W) C$ Q3 `+ e4 D) g8 k	) ]% y; z, U1 x1 [4 H	# d- c4 l( e% i3 u' Z$ h
部门职责3			( u& n" f2 \9 A* l- \
部门职责4		( O) z! {! o/ \  b
部门职责5	% P$ h) Y: A! b- v; J- y	1 n5 z, f/ b, i; }1 {, a' p/ a

职责分配图是以部门为单位，按照部门的业务流程将该部门的基本职责的分配到部门的不同职位，形成的分配图表。在职责分配图中，通常横向坐标列出部门的不同职位，纵向坐标列出部门的基本职责，“横向”和“纵向”的交点表示的是部门的某一职责在该部门某一职位上的具体体现，即某一职位的某一职责，部门的所有基本职责在该职位的表现就构成了该职位的所有职责。

4 |" Y2 m( U4 B- f* y( o（2）职责分配图法的实施步骤和注意的事项
, s; H2 S0 N4 A+ O职责分配图操作分为以下几个阶段：
A、准备阶段
3 I$ S/ C' y+ l. C准备阶段需要确定会议的参与者和会议流程，并准备会议资料，包括与部门职责有关的文件等。
a、会议的参与者
由企业的人力资源部负责选择和确定参加职责分配图讨论会的成员。职责分配图法是以部门为单位的，应由部门经理担任主持人。所有部门内职位任职者参加讨论，如果一个职位上有多个任职者，应至少选择一名员工代表参加。此外，职位的以前的任职者、咨询专家、部门主要面对的其他部门的代表也可以作为讨论会的参与者。
b、会议流程
会议的基本流程是：集体讨论确定部门的职责和职位，然后分配每一项职责。
  T3 @6 M$ r7 r* E' W( Ic、确定部门职位
根据部门大致的职责初步确定部门需要哪些基本的职位。如销售部职位：部门经理、部门副经理、行业销售主管、高级销售经理、销售经理、销售助理等
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2 ~9 ~2 u/ B/ N在准备阶段需要注意的是：
4 C2 h% S# B" D6 A) ua、一般，至少需要两名专业人士组织部门职责分配的集体访谈，一名作为主要的访谈人，另一名则做好记录；
& X  @2 w( B# ^% w7 Lb、会议负责人（部门领导和人力资源管理者）应事先确定访谈对象的名单，原则上，每个职位至少需要一名代表参与访谈；并对要访谈的相关人员进行培训，培训的内容包括职责分配的目的，基本过程等，并要求访谈对象提前准备；必要时，负责人应单独接触部分访谈对象，确认他们的准备程度；
c、在会议正式开始前，负责人应该确认会议室的基本情况，会议室应该足够大，应该有足够大的白板或白纸，可以考虑用投影仪，以便直接在电脑上操作。
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B、确定部门的主要工作职责
/ }8 Q, Y0 R6 n& n2 c/ g与会人员一起讨论确定部门的主要职责，并将主要职责在《部门职责分配图》的左侧按流程的顺序列出。需要注意的是：
+ k  h# ]" s7 Ha、部门职责的列举、概括关系到部门职责分配图的质量，因此，必须确保部门职责概括的准确与全面。
0 j2 R  o3 k1 a4 a7 R* Q+ Z& Yb、为了确保部门职责的全面和准确，可以参看企业关于该部门主要职责的说明文件。
$ D  H# e, M0 `; \c、在列举部门职责时，应注意职责之间的逻辑关系，避免交叉和遗漏。
$ W. z+ p) v  @2 Md、如果进行了价值链及关键增值活动和关键支撑性活动的梳理，可以讲部门承担的关键增殖活动和关奖支撑性活动作为部门职责。

% W' ^: `$ Q( J5 B* r/ [$ C, fD、确定职位的职责，形成部门职责分配图
在列举出部门职责后，由部门经理主持，按部门基本职责列举出每个职位在该职责中的工作任务是什么。需要注意的是：
a、采用集体访谈的形式来收集各任职者或其他人员对各职位职责的理解；
  \/ Y) j. p4 h# h; K  {( L: ub、在访谈时，不要试图去概括总结该职位的职责，而应侧重于该职位在流程的某一环节上做了什么，典型的提问方式是：“这项工作在什么条件下开始，由谁完成？”、“接下来，谁做什么事情”；“同时有其他职位需要做什么吗？”；“再接下来，需要做什么事情，由哪个职位或哪些职位承担”；“一直到这项职责处理的最后输出结果是什么，由哪个职位承担？”
c、在流程的每一个环节结束后，主持人需要同所有职位的人确认现有职责是否是这样分配的，得到大家的认可再进行下一流程环节的职责分析；当职责分配过程中出现分歧时，需要部门经理进行决断，判定过程中的分歧的职责落在哪个或哪些职位。
8 P, x) V1 L0 a8 QE、部门职责分配图的分析和调整
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在形成部门职责分配图后，通常会发现很多职位的职责过多，而另外一些职位的职责过少，或者同一属性的工作没有放在同一个职位来完成，这时需要对部门职责分配图进行调整。调整的过程本身就是一个职责划分优化的过程，在职位职责调整优化后，在让部门内各职位的任职者来形成共识。

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（3）职责分配图法的意义

相对于其他的职位分析方法，职责分配图法具有更大的实际操作价值，它的意义在于：
A、综合集体讨论和调查问卷两种方法，集思广益，能获得更全面、深刻的职位信息；
5 l# l" n  b+ L' Y) WB、以部门的业务流程为线索，将部门的主要工作内容和部门的各职位一一对应，能保证部门的工作内容全部分配到具体的职位上，避免职责的忽略或遗漏；
C、以部门的业务流程为线索，对部门来说，能表现出某一基本职责在各个职位间的分工；对某一职位来说，能表现出同一职位不同职责间的逻辑关系；
' d  ~/ a+ K) l2 f4 YD、采用图表的形式，一目了然。

（4）职责分配图法的优劣势分析
" n* l3 F8 I* p& @- e6 GA、职责分配图法的优势在于：
7 ^8 w; q, @5 f* b首先，职责分配图从流程的角度对部门职责进行分解，以此来确定职位职责，这一思路的逻辑性严密，将企业目标、部门目标和个人目标有机地统一起来，是一种科学、高效的职位分析方法。
3 P6 [, ^9 R$ K" D. j0 ~  E其次，职责分配图法集合访谈法和调查问卷法的优点，不仅能通过集体访谈的方式直接与任职者或与职位密切相关的人员进行高效的沟通和交流，集思广益，使部门内部的所有员工职位职责达成认可；而且能通过事先设计好的调查问卷，有针对性地、系统地收集相关职位信息。
. t2 J# ?' m+ T2 {4 p再次，职责分配图法的分析结果以矩阵表格的形式显示，便于理解和查阅。
  d  F( \' b' }5 c; U. y+ Q最后，职责分配图法的成本较低，操作简单，比较节约时间，是一种便捷高效的职位分析方法。
B、职责分配图法的不足在于：
首先，职责分配图法需要各个部门几乎所有人员、咨询专家、客户的参与和配合，成本较高，对主持人的协调能力要求也比较高。
+ W# `5 N6 C2 t5 H7 |9 Q其次，职责分配图采用集体讨论的形式，这样可能会使某些参与者出于隐私、保密等因素，不愿公开或详细说明与职位相关的信息。
再次，受流程基础的限制比较大，如果企业的流程基础比较薄弱，职责分配图使用过程中经常需要讨论，所用时间较长。
总的来说，因为职责分配图法的科学性、集合访谈法和调查表法的优点、高效性以及其成果（职责分配图）便于分析和查看等优点，职责分配图法常常受到人力资源管理者和企业的青睐。
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