人力资源档案管理办法--个人还是很得意的

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人力资源档案管理办法

1.目的

为规范人力资源档案管理，明确档案管理分工，实现人力资源档案动态管理，特制订本办法。

2.适用范围

公司所有人力资源的档案管理，包括企业HR发展档案及员工个人成长档案。这里提到的员工，包括签订劳动合同人员、临时聘任人员、保洁人员、值班人员等。

3.职责        

3.1总裁办公室职责

3.1.1负责建立、完善人力资源档案管理办法，并检查该办法执行情况；

3.1.2负责员工档案编号的统一管理；

3.1.3负责员工入职档案、劳动合同协议、离职档案的保管；

3.1.4负责管理公司人力资源档案建立、保管与更新；

3.1.5负责检查HR信息化系统中档案运行管理情况；

3.1.6负责整理各公司人力资源有关数据、分析，并有效改进工作；

3.1.7负责提供人力资源档案管理指导。

3.2办公室职责

3.2.1负责分别建立人力资源事务与员工个人档案，并负责保管与更新；

3.2.2负责亲见员工签署各类人力资源有关的入职材料、工资发放确认、制度传阅公示等需员工确认类的材料；

3.2.3负责按规定向总裁办公室报送员工档案；

3.2.4负责人力资源信息的核实；

3.2.5负责定期编制人力资源报表；

3.2.6负责员工企业内部调动时，员工档案的调转；

3.2.7负责遵照制度和规定的要求提供信息查阅服务。

3.3用人部门职责

3.3.1协助办公室人力资源档案的收集与建立；

3.3.2协助办公室做员工业绩档案的建立；

3.3.3协助办公室做人力资源信息的核实。

4.人力资源档案分类

根据与员工个人的紧密程度、档案的原始记录性及归档工作的便捷等因素，把人力资源档案分为企业HR发展档案和员工个人成长档案。

4.1企业HR发展档案

是指办公室在组织人力资源管理工作中产生的企业HR发展档案。   

4.2员工个人成长档案

一般来说，包括员工从应聘开始到离职结清完结过程产生的一系列资料。包括应聘面试入职资料、员工培训及活动资料、业绩与勤纪资料、社保办理资料、离职结算等资料。

5.人力资源档案内容

5.1企业HR发展档案

序号	分  类	内    容
1	人力资源规划	1）组织结构图、人力资源配置计划；2）职务任免文件；3）岗位说明书。
2	招聘与配置	招聘申请表、招聘广告、投递简历、未入选人员的面试记录等。
3	薪酬、绩效	1）核定、确定记录；2）核算发放、个人确认记录；3）其它与薪资、绩效有关的记录。
4	培训	1）培训计划安排、培训通知、培训记录表、实际培训登记表；2）培训教材； 3）培训现场图片；4）个人培训费用结算。
5	其它	1）考勤：员工外出活动登记、员工调休、请假单、员工出差申请单、月度考勤统计、员工对考勤统计的确认等； 2）员工激励：奖惩通报、优秀员工评选记录、优秀员工名单、优秀员工激励措施； 3）员工活动：活动组织方案、组织活动签订的协议、承诺、活动照片、活动音像资料； 4）社会保险：月度增减备案花名册、社保缴费申报表、社保年审报送和获批材料； 5）其它

5.2员工个人成长档案

序号	分  类	内    容
1	入职资料	1）员工应聘资料；2）面试记录，包括面试评价、考评记录、笔试记录、个人小结等； 3）录用资料，包括公司要求填写的表格、证件复印件、健康证明、担保书及担保人证件资料等； 4）入职信息核实记录；5）岗前培训及确认资料；6）签订的合同、协议、承诺等。
2	培训及活动	1）员工培训审批录； 2）员工接受各种外出培训或内部培训，包括课程的课程名称、内容、时间、出勤记录，参加有关考试的试卷，培训机构对该员工的培训评估以及员工参加职前训练后的心得体会或汇总报告、照片，取得的证书等； 3）在工作期间，员工自费参加社会上举办的各娄业余进修课程的成绩报告单位与结业证书复印件等有关材料； 4）员工参加公司组织的旅游及其他各项活动签订合同、承诺，旅游活动留下的合影等。
3	业绩与勤纪资料	1）考评记录。包括员工试用考核、月度考评等； 2）出勤记录。员工每月的考勤及外出活动统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工工作档案； 3）奖惩记录。员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录。包括勤纪考核单、用于奖励或处罚的呈报单等； 4）岗位及职务变更。建立岗位及职务变动表，按实际情况即时登记员工的岗位变动状况。因岗位变动产生的工作移交记录等； 5）业绩记录。针对销售及服务岗，建立业绩记录表； 6）薪资及奖励。保存员工薪资核定审批记录，建立薪资及奖励发放记录表，登记员工薪资及奖励发放情况及签领记录。

员工个人成长档案（续）

序号	分  类	内    容
4	社保办理资料	1）劳动关系确立和终止的备案资料，包括经劳动局盖章确认的录用人员登记表等； 2）社保关系确立和终止的备案资料，包括经社保局盖章确认的职工社会保险花名册、社保卡复印件等； 3）因人员调动而产生的社保关系转移中，社保局提供的有关个人缴费记录和转移接收相关函件的复印件等。
5	离职结算等资料	1）工作事项及资料移交材料； 2）离职结算单； 3）劳动合同解除合同及证明等。
6	其它	1）车辆驾驶资格认证、工伤情况记录、客人表扬或投诉员工的信件等； 2）其它。

5.3人力资源档案扩展

人力资源档案包括但不限于以上内容，各公司根据企业发展状况，可以随时补充、扩大人力资源档案范围。

6.人力资源档案的建立、补充与更新

6.1档案管理分工

6.1.1企业HR发展档案由各办公室负责建立；

6.1.2员工个人成长档案由总裁办公室和各公司办公室分工负责。总裁办公室负责员工编号的统一管理与发放、入职资料、劳动合同、离职材料的保管；其余档案由办公室负责建立与保管。

6.2档案的建立与保管

6.2.1办公室在推进人力资源各项管理工作时，应注意档案的建立与保留；

6.2.2档案责任部门根据人力资源档案的分类，确定是企业HR发展档案或是员工个人成长档案；

6.2.3企业HR发展档案根据档案形成的时间顺序归档；

6.2.4员工个人成长档案一人一档，独立建档；

6.2.5符合上述人力资源档案内容的资料，个人信息可以独立的，又便于放入员工个人成长档案的，如个人的证件、考核考评记录、薪资核定记录等，按时间顺序存放在个人档案袋里；

6.2.6非独立的信息，如社保记录、外出活动记录、薪资发放记录等，应按逐月按年度装订存入企业HR发展档案；

6.2.7还有一些非独立信息，如岗位变动、员工培训等，应通过建立统计登记表的形式来反映，以保证员工信息的；

6.2.8办公室定期收集员工档案信息内容，每月补充、更新；

6.2.9为全面掌握员工信息，办公室应编制人员变动相关报表。

7.人力资源档案调转

员工在企业之间岗位调动时，由上一单位一月内把原档案移交给管理公司保管。新任单位办公室依据上一单位的离职结算单办理入职手续，重新签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议等，并负责继续建立员工档案。

8.人力资源档案的调阅与保管期限

8.1人力资源档案调阅参照公司《档案管理制度》执行；

8.2员工离职后，员工档案资料不再退还给本人，保管期限是5年；

8.3档案销毁参照公司《档案管理制度》执行；

9.考核

9.1由于档案人员管理不善，应建立档案没有建立；或管理不规范，没有在限期内整改的；或管理不善，存在各种隐患的，应给予勤纪考核；

9.2因档案保管不善，丢失、毁损、超范围调阅（如超范围查阅员工薪酬水平）等造成劳动仲裁或给公司造成损失的，按照损失金额大小追究保管人相应责任；

9.3办公室负责人应不定期检查本公司人力资源档案建设与保管情况，对没有贯彻执行本管理办法，造成工作不便或档案流失的，应对办公室负责人给予勤纪考核；

9.4在劳动纠纷中，保管人员或相关人员授意保管灭失证据或给他人提供方便，给公司造成重大损失的，除给予勤纪考核外，公司可对直接责任人追究法律责任。

10.相关文件及表单

11.1招聘及人事异动管理制度

11.2薪酬、绩效管理制度

11.3档案管理制度

11.4培训管理制度

11.5岗位变动登记表

11.6勤纪考核登记表

静夏安好

谢谢楼主

ericlee82

期待中》》》》》》

baichuan2004

还可以细化。

刘鹏83

楼主强大！真是好帖子，派上用途了。

木刀85

学习一下 谢谢分享

李丽英

很全面，不错哦

tmary

学习了，谢谢分享

liudandan

哇，真清晰，谢谢分享

快乐果果

好东西，值得借鉴，谢谢