关于行政总是垫付公司费用之类。。

Coral003

在以前那家公司，除固定资产、低耗品、办公用品等通过公司转账支付外，其余小件，包括茶水间食品饮料（每月大概500）、员工生日蛋糕（300左右）、员工生育慰问（300左右）、其他零碎物品（有些还没发票。。。）等都需要行政先垫付再凭发票报销，一般每周四报销一次。那个时候刚工作工资不高，现金不够付我都用信用卡，报销打入工资卡，但信用卡是最没感觉的，导致后来欠的帐却越来越多。。。

现在这家公司在整合前500以下的费用先借款，老总签字后可借，然后直接拿去采购，回来凭发票报销冲账，公司整合后只有自己垫付，再报销，而且报销期限不定，因为整合后财务人手不够，财务制度没有，领导事情多又急，财务都优先办理他们的事情，流程性的工作全部推后，再加上办公地点相隔太远，导致所有行政费用都得垫付，包括（2周一次部门体育活动，400元/次，食品茶叶采购400元/次，每月2次，还有其他金额不大急用的采购）。本来一个月行政工资就不多，而且鉴于之前的经验，能不用信用卡就不用，每月压力还是很大的。

想问下各位公司对于这个问题是怎么处理的？

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评论也帮我解决问题

emilycsly

我们基本都走供应商采购，对方开出发票拿来报销

想事的HR

htt165522460: 我们办公室采购这块公司是分了3000元备用金，该报销报销，也就是说，这3000元始终是你的储备资金，等到你离开公司的时候，才归还这3000元。 ...

相同

Coral003

南宫无伤 发表于 2013-4-25 15:40
建立备用金制度是非常有必要的,另外建议对于日常固定消费品(卫生纸\招待茶\纸杯...)可定期批量采购或签订固 ...

说到底这个不仅是行政部门的事也是财务部门的事，我现在也只希望行政部门在建立健全制度的同时财务部门也应该引起重视，毕竟财务部门也是公司的核心部门。

found12shan

每个部门都会有一个年度规划的，都会有费用预算的，你可以根据自己部门每月例行的一些事务大概需要花多少钱找公司申请从财务每月领取备用金，然后根据票据再报销。

南宫无伤

建立备用金制度是非常有必要的,另外建议对于日常固定消费品(卫生纸\招待茶\纸杯...)可定期批量采购或签订固定期购买合同,分流部分资金,不再占用宝贵的备用金,毕竟备用金是以备万一只用的,财务上也应该建立员工公务借支的财务政策,对于正规企业来讲,占用员工个人资金用来公务支出是不建议提倡的.原先我们的公司,我个人的垫付款最高时曾经达到几万(公司财务政策规范而死板,手续很复杂,有些时候真的怕耽误事情,不得已干脆先行垫付),对此深有体会

ttm316

大件采购部，小件我们都可以借支，只要部门经理签字就可以了，关键是看老大把借支权放到哪个人手里，我们在行政总监，所以人事部和行政部借钱比较方便，但借支都是月结！财务要催款得

Coral003

chuanhua_zhu 发表于 2013-4-17 20:13
目前我们公司也是这种情况，个人垫付了费用大半个月甚至一个月都报不下来。个人认为涉及到现金管理的问题， ...

所以说这个又涉及到财务制度上面了，目前公司缺乏的也是这个，刚才我也回复其他人这个公司最不好的习惯就是临时要啥就要啥的，领导要转个款（金额较大），也不考虑下属当天是否有其他工作安排或请假就打个电话必须要马上转的，金额大银行也要预约的好吧。。。
整合前公司人较少，每个月搞的打球啥的都是我陪着员工一起去（打篮球，我不打的），我就怕员工会认为公司组织活动还得员工个人垫付，所以都是我跟着去把钱付了，发票开好我收好再回公司报销。

Coral003

碧溪金沙 发表于 2013-4-17 21:22
部门备用金2000元长期备用，年底清算一次。

2000年底才清算一次，这费用太低了吧