[原创] IC卡考勤管理系统的选型指导

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IC卡考勤管理系统的选型指导 杨日魁 发表《金卡工程》2005.2期 考勤作为企业的行政人事管理的考核手段之一，虽经过不断的发展和改进，但最终目标都是获取考勤结果和统计数据作为量化考核的依据。正因为员工考勤与薪资有着直接的因果关系，所以公正、严格的员工考勤是加强劳动纪律、提高工作效率的一项重要工作。在此本文主要分析IC卡作为考勤手段的一种实现，并给出系统选型过程的一些参看意见，以供广大的制造业相关人员参考。 广州南日电脑电子技术公司在十多年的IC卡HR管理软件行业发展至今，所开发的软件覆盖了HR管理的众多面面，包括：IC卡考勤、工资（薪资）系统、门禁系统、消费系统、人力资源信息管理系统、培训管理系统、巡更系统、宿舍管理系统等模块以及支持博特系列软件的用户动态报表设计器,自定义报表，自由设计。 1 目前常用的几种考勤管理方式 目前常用的考勤管理方式有手工处理方式和电脑统计考勤。 1.1 手工处理方式 该方式是在员工数量少的情况下使用效果较好，方便且灵活等优点，但在员工数量较多时存在着签到繁琐、统计复杂、费时，并存在人情因素干扰，不符合办公自动化要求。 1.2 电脑统计考勤 随着最近10年的发展，电脑统计技术为考勤管理的发展奠定了基础。员工的原始进出资料经电脑（IC卡、指纹或其他方式）的收集，通过以一定的算法为基础的软件处理后，能提供准确的考勤结果和汇总资料。该方式存在着方便快捷高效准确，而且基本上可以排除人情因素。 2 手工处理的特点 2.1 效率低下 考勤卡方式需专职员工进行统计和管理，1000人每月考勤结果的统计需好几天才能完成，而且统计结果准确率难以保证（存在正常无意误差和人情有意误差）。若员工出勤情况同工资挂钩的话，又需花费财务人员的大量人力和工时。整个过程繁琐、效率低。 2.2 运行成本高 如果是机械钟，存在打卡头容易损坏，需定期更换色带，经常出现打不到卡、打卡模糊等现象。同时考勤卡的费用也是不可忽略的，比如1000人的工厂，按每张考勤卡0.15元计算，一个员工每月一张，每年需支出卡费用1,800 元，支出打卡钟色带费用600.00元；此外，还有打卡头的更换费、维修费、众多统计人员的工资等；此费用随人数的增多呈逐年上升趋势。 2.3 发展潜力有限 随着企业的发展壮大，企业员工数量也会越来越多，后期的考勤统计工作会更加繁琐，工资计算也相应成为一项庞大的工作，为此支出的费用必呈几何级增长。 2.4 企业的形象差 机械钟的打卡速度比较慢，员工排对打卡，不但有伤风雅，也会让员工产生抵触情绪，同时考勤卡架的放置等都直接影响企业的完美形象。 3 电脑统计考勤的优点 由于IC卡考勤的普遍性和简单性，在此我们主要论述IC卡考勤的主要优点： 3.1 工作效率高 IC卡考勤机打卡速度快，打卡时间间隔不到一秒，不会出现排队打卡现象；能直接生成考勤报表，可打印或导出Excel，查看考勤记录一目了然；IC卡考勤直接与工资挂钩，可以通过设定公式，直接计算出员工工资，省去人手计算的繁琐，提高工作效率！ 3.2 运行成本低下 目前的芯片技术和考勤机的技术都比较成熟，系统集成度高，损坏率低。而且IC卡可以重复使用，这样，一整套的IC卡考勤系统的维护费用就变得非常低了，可以实现一次性投资，长时间使用。 3.3 可持续发展 随着企业的不断发展、壮大，企业员工的数量也会越来越多，在IC卡考勤系统上的体现只是人数的增加，从系统的优越性和性价比来看就体现的越明显。 3.4 改善企业形象 IC卡可制作成工作卡佩戴，形象美观大方，解决了排队和大量的考勤卡的摆放的问题，提高了企业形象。 4 IC卡考勤硬件组成 4.1 服务器及计算机 考勤系统不会独占计算机资源,只是在处理考勤数据时使用,其它时间可让计算机处理其它的工作。 4.2 考勤机 目前市场上的考勤机的品种繁多，鱼龙混杂，价格相差比较大，在选择的时候特别难于把握。我们认为不要选择过于便宜简单的机器，因为考勤数据的准确与否关系到员工的切身利益。在此我们推荐从以下几种性能上去选择：  稳定可靠：连续运行不出现死机，不掉数据  掉电保护：停电后具备自身后备电池工作能力，不会因为停电出现打卡数据丢失的情况。  时钟准确：不会出现时钟明显的慢或快  存储量足够：具备一定的存储量，包括卡片的存储和打卡原始数据的存储，具体的数量大小可根据企业天总打卡数量来评估。 4.3 通讯器 作为工业标准，目前一般采用485网络，适配器主要是完成微机的标准RS232接口到RS485的转换，通讯距离大抗干扰能力好。当然也会根据实际的情况选择利用企业的局域网作为传输介质。在短距离的情况下可以直接采用232进行传输。 4.4 感应卡 最近2年的卡片价格的大幅度的下调对降低项目的成本起到了很大的帮助作用。比较普遍的射频卡中有，感应只读卡和可写卡的，在只读卡中，推荐使用EM卡，性价比特别高。 5 系统软件介绍 以上介绍的硬件仅仅是考勤系统的支撑部分，考勤软件好坏才是评估考勤系统的核心部分。系统能否稳定可靠运行主要看软件的设计功能和计算处理能力决定。 5.1 功能完善 软件设计是否满足符合作为企业考勤管理的要求，是否能够完成基本的考勤管理流程作业等几方面考虑，同时还必须评估系统设计的灵活度和适应性是否比较高，能否满足企业未来发展的需要。 一般要求具备以下基本功能：班次代码可否自定义设置，具有提前加班、直落加班，设定默认打卡点；考勤项目的灵活自定义等；可以实现个人排班、部门或小组排班、轮循排班、月历排班等；请假管理、班次修改调整、打卡补办；各种考勤统计报表包括：考勤结果查询表、考勤异常表、考勤汇总表、排班一览表等！总之必须为管理者提供准确和详尽的信息是系统的设计最终目标。 5.2 操作简便 能提供简单的人机操作界面，易学易用。在操作界面上提供尽量详细的考勤管理信息，方便操作。比如：考勤结果与考勤的打卡原始资料、请假资料、排班资料相互关系，所以能在班次修改界面提供丰富的原始资料给操作员，使其不必在几个窗口界面中进行多次的切换，有效提高工作效率和积极性。 由于企业管理的人数比较多的时候，对所要操作的资料的选择就必须是简单方便，所以准确地定位和查询设计是极其需要的，除了手工容易输入查询条件外，还需要支持从EXCEL导入数据作为查询条件。 以上这些都是体现软件的良好操作性的部分例子，具体的细节可以说要看软件的各个界面而定。 5.3 数据安全 数据的安全性包括操作员权限的管理和数据库的安全性两方面。由于考勤数据库一般和薪资系统结合在一起，所以数据的安全性必须考虑数据泄密和错误恢复的问题。 操作员的权限的安全性指除了操作界面的权限控制外（只读、可写、不可读），必须具备个多个操作员的可操作数据交叉控制，防止数据被恶意或非恶意的删除或修改。一般多个考勤操作员必须可以控制到各自独立操作不同部门的权限，免除交叉出错。 广州市南日电脑电子技术有限公司 020-33504169