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2010年绩效提升第一步——轻重缓急“优先序”

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书生

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电梯直达

楼主

发表于 2009-12-28 10:56:00 |只看该作者 |倒序浏览

积极上进、追求卓越的人都会很忙，要在激烈竞争的高速环境中有出众的表现，还要兼顾高品质的生活安排，必须懂得区分事情的轻重缓急，做好“优先序”的取舍。在这篇文章里，你将会学到：

* 定“优先序”的有效方法。
* 如何坚守你定的“优先序”。

先来看定“优先序”的有效方法

我们生活当中最重要的事情，很多时候不见得很紧急，例如制订你的健身计划；而紧急的事情，也不见得一定重要，例如，你家里来了不速之客，你不得不招待他。许多人每天生活在一连串的“紧急事件”当中，当事情很紧急的时候，不论是否重要，不论我们正在做些什么，通常我们都会，或是必须立即反应处理。需要我们去立即处理的紧急事件总是会发生的，但是当生活当中绝大部分都是“紧急事件”，让你应接不暇的时候，就是一个很大的问题了，你会：
* 无法去完成你每天最重要的事项，重要的事情都被拖后，之后到了最后期限又变成更多的“紧急事件”。
* 每天感觉“事情太多了，但又总是觉得工作进展很慢”。
* 长期压力过大，心理和身体都出现问题。
* 没有时间关心家人，亲情与感情生活出现问题。

要解决这个问题，需要先了解“时间线”和“逾期的紧急事件”的观念：

* 想象一条横的“时间线”，左边是“过去”，右边是“未来”，你站在正中是“现在”。
* “时间线”上面刻了许多个小点，每个小点代表一个小时，你右手边“未来”的一个个小点，不断向你移近过来，经过你脚下的“现在”，再移向你的左手边，成为“过去”。
* 现在，如果许多的时间小点上面，有一个个的任务必须完成，每一个任务所在的时间小点就是这个任务的“期限”。当这些任务的期限，随着时间由右边移动向左，到你的“现在”脚下，就是期限到了，如果你还没有完成这个到期的任务，它就是“逾期尚未完成的任务”，通常这些就是老板、客户追着你询问的十万火急“紧急事件”，我们称这些为“逾期的紧急事件”。
* “逾期的紧急事件”随着时间推移继续移动向左，到了你的左手边。如果你的左手边“逾期的紧急事件”累积得越来越多，你的压力就会变得巨大。你每天就会被这些堆积如山又十万火急的“逾期的紧急事件”给逼得喘不过气来，更不用说有什么时间和精力去做其他的事情，或是去订未来的计划、陪伴家人，或是健身了。

当你每天有很多“逾期的紧急事件”，你的专注力就会集中在“过去”——“时间线”的左手边，你的生活是处于“失控”的状态，完全被做不完的工作给控制住。你的精神状态会是抑郁不安而紧张担忧的。

最理想的生活状态，是可以每天将大部分时间专注在“未来”——“时间线”的右手边：事情还没有发生你就已经事先处理好了，这样，就不会堆积一大堆“逾期的紧急事件”了。你的精神状态会是“未雨绸缪，高枕无忧”，感觉你是完全掌控一切的。可是要做到完全掌控并不容易，你必须：

1、在初期，强迫自己每天多安排些时间，开始去多做些“未来”的、还没到期的“重要任务事项”（后述），以减少它们逾期的机会。
2、也因此，在初期必须付出更多的时间与精力，努力快速地完成手上“逾期的紧急事件”，尤其是那些“有关生死、铁定要完成”的事项。（在下一个元素“高效元素3. 冠军高效系统CPS”将会教你如何最快速地完成手头的工作。）
3、有些“逾期的紧急事件”，因为时效已过，或许意义与影响已经不是那么的大，你可以想办法与老板、客户商量，看看是否可以不用再去做，或是用别的更有意义的事项来取代它。
4. 一直坚持这样的方法，慢慢使“过去”与“未来”的事项达到一个比较健康的平衡。这当然是不容易的，你可能需要花几周到几个月的时间来做到。但是，这将会是值得的，因为你会重新开始掌控你的生活。

前面第1点提到，你要开始去多做些未来的“重要任务事项”，要了解哪些才算是“重要任务事项”，你就必须很清楚每一件事项的轻重缓急“优先序”。时间管理大师艾力克•麦肯锡最早提出分开任务事项的“重要性”与“紧急性”，来帮助了解事情的优先序；史蒂芬•柯维在《高效能人士的七个习惯》中，更清楚地定义了著名的优先序表格
柯维的主要观点是：多将时间花在“重要，但不紧急”的象限II。安东尼•罗宾斯在《The Time Of Your Life》培训当中的“Time Targets”，更加贴切地阐述了这个观点。我依据这些顶尖大师的理论，发现在实际工作与生活当中，这样一个“高效优先序靶”更能够表达出优先序与重要性的关系：

高效靶
A. 重要，不紧急
最靶心的区域，也就是在“时间线”右手边“未来”的重要但不紧急的事项。是否重要，是依据能不能带领你更加靠近你的事业与人生目标来决定。这个是你要专注的区域，如果你能够多花时间与精力在这个区域，就可以减少之后紧急事件的发生，久而久之，你对工作与生活的掌控度就会提高。
例子：预防与准备的工作，订计划，改善沟通能力，照顾自己的身心健康，个人学习成长，投资自己参加培训，人脉拓展与管理，收纳管理，培训手下，练习授权，理财投资规划，对你身心有益的休闲减压。

B. 重要，紧急
这个区域大多数人应该很熟悉了，就是你每天遇到的“立刻要做”的、“火烧眉毛”的，而且是重要、必须完成的任务事项。这些事项大多数是无法避免的，但是太多了你将会被“烧尽”，所以你要尽力减少这类紧急事件的数量，方法就是在重要的事项还没变成紧急事项之前，先在前面的A区就将其完成。
例子：危机、急迫的问题事件，逾期的项目、任务，老板要求立刻办理的事情，客户严厉的投诉。

B. 不重要，紧急
许多不重要的事情，因为它的紧急性，容易让你误以为很重要，其实与你的目标没有什么关联，如果你立即去做，就等于你宝贵的时间被人抢了，你要练习拒绝它们来打断你正在执行的重要事项。
例子：不速之客来访，不重要的电话、电子邮件，不重要或是没有产出的会议，吸引你注意力的一些活动，不好意思拒绝的要求。

D. 不重要，不紧急
这是大多数人想要逃避现况的时候，去做些不用动脑筋、消磨时间的事情，或是一些对你没什么帮助（甚至有害处）的玩乐或活动。做完这些不会让你更有精力，或是更快乐，大多数时候除了让你暂时从现实中逃避一会儿之外，没有什么好处。
例子：看没有营养的电视节目，上网闲逛，没必要的应酬，打游戏机，做琐碎小事，与人八卦闲聊，看垃圾邮件。

这个“高效优先序靶”的目的，就是要你化被动为主动，时时专注在靶心A区，一步一步地开始掌控你的生命。

你可以给自己评估一下，看看你现在在每一个区各花多少时间，再给自己一个目标，你希望在3个月后、半年后，如何增加A区的比重，看看自己可以达到什么样的程度。

80/20理论

另外一种看优先序的角度是，著名的 80/20理论。在1906年时，意大利的经济与社会学家维尔弗雷多•帕累托（Vilfredo Pareto）发现，在他所居住的瑞士，80%的财富是掌控在20%的人手上。在1940年的时候，美国的管理学家约瑟夫•朱兰（Joseph M. Juran）博士，将这个经济学理论应用到管理上面，他称之为“关键的少数以及平凡的多数”。应用80/20理论的例子有：

* 20%的客户，会带给你80%的收入。
* 20%的人口，掌握80%的财富。
* 20%的销售人员，会带来80%的业绩。

这个80/20理论也可以应用在我们的高效优先序当中。你要是能够区分你所有事项当中“最重要而不紧急”的20%事项，这些就是你应该专注的“关键的少数”事项。如果你能做到这一点，那么你将更容易专注在这20%最重要的事项上，快速产出80%的最重要结果，这就是高效了。

如何坚守你的“优先序”

如果你已经按照前面章节的练习一步步做过来，现在应该有了你的个人愿景目标以及价值观。当你清楚你的目标，遇到事情的时候决定它的“优先序”就会变得清晰，因为你可以衡量这件事情是否符合你的目标，以此确定它对你是否重要，你是否该去做。但是，道理虽然简单，不见得就很容易遵守“最重要的事情先做”，如果你已经试过遵守优先序，但是效果不好，很有可能是因为，很多时候最重要的事情“不见得” 是你最喜欢、最想先去做的，例如：

* 你的目标是要有健康的身体，但是要你每天5点半就起床去跑步，一大堆好吃但不利于健康的东西又不能吃，“不见得”是你所喜欢做的。
* 你的目标是45岁以前就可以金钱无忧地退休，但是要你完全放弃每天晚上看2～3个小时好看电视的习惯，“不见得”是你所喜欢做的。
* 突然有一个“很有趣但是不重要的东西”出现在眼前，你“不见得”就可以坚持不理会它、继续专注于你现在手上最重要的事情。

在繁忙的日常生活当中，可以坚守“优先序”，是一个人成功与否的基本关键，但是“不见得”容易坚守。有句话是这样说的：

“一个人成功的程度，与他是否坚守优先序的程度成正比。”

以下这些方法，可以帮助你更容易坚守你的优先序：

* 每周至少检视一遍你的个人愿景、价值观与短期、中期、长期的目标，提醒自己哪些对你的事业与人生是最重要的。
* 对于每一个目标，最好写下来“如果达成了会有什么快乐、好处”，以及“如果没有坚持而失败了，会有什么后果与痛苦”，用快乐与痛苦的力量，来驱动自己哪些该做，哪些坚决不要去做！善用快乐与痛苦来驱动自己，是非常强而有力的，但是记住，关键是必须写下来让自己看得到才会有效。
* 将你每天的最重要事项排上你的日程表，坚持该时间段一定要专注执行该任务事项，对其他的打扰与诱惑勇敢地说“No”。要强化效果，可以在旁边写上好坏结果会带来的快乐与痛苦，如此可以帮助你养成坚守日程表的习惯。

学会了如何区分事情的优先序，你就可以将其应用在日常的工作与生活当中，加快你达到目标的速度。