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[原创] HR的快乐之道-连载九（HR如何使用人事管理系统）

HR哥

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发表于 2011-10-15 11:55:10 |只看该作者 |倒序浏览

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本帖最后由 HR哥于 2011-10-15 11:57 编辑

HR如何使用人事管理系统

1.什么是人事管理系统

人事系统又叫HRMIS，全称为人力资源管理信息系统。先让大家了解一下人事系统的一些发展阶段吧，这些发展阶段从侧面也可以反映HR管理的一些发展情形。最早的人事系统，其实是为了计算工资而开发的，就象现在很多公司自己开发人事系统一样，首先开发的是薪资系统。第一代的人事系统是为了方便工资计算及防止出现错误而设计的，只能计算工资，没有报表生成功能，更没有报表数据分析能力。第二代的人事系统就有了很大的变化，因为数据库技术的出现，薪资可以保存历史信息，就是可以对以前的工资进行查询，同时报表及分析的功能也有了，只是这时的人事系统，没有HR的观念，侧重于解决技术问题，没有HR的全局理念，当然系统也是各个模块分散，联系不密切。第三代的人事系统，也就是现在大多企业正在使用的系统，它的设计之初就导入先进的HR管理理念，将HR相关的信息数据集成，强大的报表生成功能及分析功能，让HR从重复烦琐的工作中慢慢得到解放，能从繁杂的事务中解脱出来，做更多有利支持企业目标实现的工作。如果要论各个系统产生的年代，第一代人事系统出现在20世纪60年代，第二代出现在70年代，第三代出现在90年代，当然在中国的情况有些不一样了。一、二、三代的出现都集中这20年间，并且在今天，有些自己开发的人事系统，功能也很单一，即使是很好的人事系统，大多数功能都荒废掉了，我曾经呆过的一个公司，人事系统里面只用了三块，一个是宿舍安排的，一个是人事资料录入，一个是人事考勤，其他的基本没用。问大家为什么不用，回答是：“用了也没有什么意义，反倒还增加工作量。”这个是目前人事系统在大部分公司的一个使用现状。

现在中国企业使用人事系统的状况可用1：1：1的比例来作一个说明，三分之一的企业使用ERP中的人力资源管理模块或外部人力资源管理软件包，三分之一的企业为自行开发或委托别人针对自己企业情况开发系统，剩下三分之一的企业没有使用任何人事系统。从系统开发的主体来看，我们可以将系统分为国外引进系统、国内开发系统、定制开发系统，定制开发系统是企业根据工厂实际情况安排专人开发或委托顾问公司进行开发。国外的人事系统比较标准。系统内融入了一些先进的管理理念，比较有名气的：Eople Soft、SAP、Oracle为代表的国外厂商的产品。国内的人事系统也较标准，通过一些改进比较适合中国的企业实情，并且借鉴了国外先进的管理理念，性价比高。比较有名气的有用友公司、金蝶公司的e-HR等。

那么一个完整的人事系统应该包括哪几大部分呢，每个部分由哪几个模块组成呢？我以我公司现在的人事系统为例作一个说明。人事系统一般由八大部分组成：基础信息管理、绩效管理、招聘管理、培训管理、薪酬管理、人力资源决策支持、员工自助和系统管理和维护。基础信息管理模块包括：组织机构管理、岗位管理、人事信息管理等子模块组成，绩效管理模块包括绩效指标设置、绩效计划、绩效考核、绩效交流与反馈、考勤管理等子模块。招聘管理模块包括人力资源需求确定、招聘信息发布、应聘人员信息甄选、人员录用等子模块。培训管理模块包括培训需求分析和计划，培训发布和申请等子模块。薪酬管理模块包括薪资核算、福利管理等子模块。人力资源决策支持模块包括职位分析、晋升与补充规划、培训与开发规划、薪酬分析等子模块。员工自助模块主要将人力资源管理人员从繁琐的日常事务工作中解脱出来，强调员工的自助服务，包括员工的个人信息查询、培训情况查询、考勤记录查询等;还可提交申请如培训申请;对绩效评价进行反馈;接受上级规定文件地下达。借助internet/intranet可以不受时间和地理位置的限制，同时企业的各项政策、制度、通告以及培训资料也可以通过internet/intranet发布。系统管理和维护模块包括权限管理、日志管理、系统升级与修复、数据库管理等子模块。其实大家从以上各个模块的内容中也可以看出标准的HR管理的大概工作要点。

读者可以对照一下自己公司用的系统，包括以上八大部分模块的有几家，而在使用这八大部分模块的企业又有几家，一般的企业中用得最多的就是录入员工基本信息，算算考勤，做做工资，导出几份报表就不错了，很少有使用完整的人事系统的公司。其实不管你是使用全部的模块还是只用几个模块，要成功的导入人事系统，基本原则与方法都是相同的。

2.如何导入人事系统

我经历的公司有的自己开发人事系统，有的外购人事系统软件包，历经过手工向系统导入、自己开发系统改成外包系统等过程，对成功导入人事系统有一定的经验，现在分享给大家，希望给各位在公司导入系统时，有一个参考作用。

我们首先要明白人事系统导入的目的，如果不知道这个目的，就很难评估系统是否导入成功。一般来说，人事系统导入有如下四个目的：提高工作效率、规范业务流程、组织决策提供支持，提升企业管理水平。导入系统如果不能提高工作效率，增加数据信息的准确性，反而让HR人员增强工作量，那就不是一个成功的系统。规范业务流程，一个好的人事系统应该处处体现HR标准作业要求，起到教育培训提高HR人员业务能力的作用。好的人事系统应该能把孤立的、散乱的信息汇集成有用的、完整的、全面的信息，为上层提供决策参考。人事系统对于集团公司的HR集中管理更加起着重要作用，很多集团公司的HRD都是依靠人事系统提出人力资源建设及改善构想的。

人事系统导入前应该分析公司的企业文化及管理理念是否符合系统的要求，是否具备了实施系统的基本条件，在导入系统前，人事的各项信息资料是否建立齐全，各项人事流程是否建立及规范，最重要的一点是企业管理层的思想及意识是否支持系统的导入，这个非常重要，我曾在的一个企业推行OA系统，花了几十万，最后停止开发了，原因是各级管理层不习惯电脑签单还是喜欢手工签名，可见企业管理层的思想及素质很大程度决定一个系统导入的成功。所有的系统，尤其是一些标准的系统，引进都是一些相对标准、相对先进的管理理念和管理思想，如果企业跟不上，那系统推行注定要失败。

我们会发现好的企业会越来越好，差的企业会越来越差，为什么呢？因为好的企业具备了良好的管理基础，引进、推行、实施先进的管理方法更加容易，差的企业就无法做得到，不具备最基本的管理基础。所以好的企业会更好，差的企业会更差。人事系统的引进，也需要企业建立齐全规范的管理基础资料，建立好各项标准制度、流程及表单。只有具备这些基础资料，才能顺利导入人事系统。

HR人员的素质关系到导入人事系统是否顺利，大部分公司好的人事系统都废在HR人员手中，正如上文我所在的那家公司一样，HR人员只用了其中三个能直接简化他们工作量的模块，其他模块也没有用，一方面可能是HR人员不知道该如何去正确使用，另一方面可能是HR人员即使正确使用了，也没有得到上层的肯定。不知道如何正确使用，就需要对HR人员进行培训，培训的内容不仅仅是系统的使用方法，而且还需要结合HR管理相关理论，详细去解释人事系统在HR管理中扮演的角色，只有HR人员真正认识到人事系统是他们进行HR管理的重要工具，他们才会去研究系统与工作的关系，也才会认真对待系统，善用系统的每一个模块及每一个功能。如果是即使正确使用了，也得不到上司的肻定，这倒不需要泄气，我们很多工作其实并不是做给上司去看，也不是为了上司而做，我们先要努力把本职工作做到极致，才去关心我们的工作是否得到了上司的肯定，在我的公司，企业的高层甚至包括老板都有系统的阅读权限，每次和老板报告人事方面的事情，我就会用系统的数据来和他说明，比如这个人晋升了，我就会让他打开系统，然后查到这人的资料，让社长看到这人的相片，个人信息，晋升记录，奖处记录，培训记录，考核情况，工资情况，然后再决定这人是否需要晋升，工资要加多少，今后的培训要从哪此方面进行，老板觉得很好，经常在高级经理会议上，强调系统的重要，现在，我们公司各级管理层，都对系统产生了依赖，在对任何一人人作出奖惩、晋升、调薪、异动、培训提报等决策时，都会使用人事系统来了解这个人的基本信息，然后才做决定。所以我们HR经常报怨自己的工作得到上层的肯定，同事的理解，其实与你们是否将HR工作做好，做细有很大的关系。

选择系统供应商时，选择具有丰富经验及服务意识的系统供应商，其实系统没有完全稳定的，所以系统的维护就显得特别重要，有些不良系统供应商，收到钱，就走了，如果需要维护就提出要更换卡机，系统升级、增加模块了等条件来赚钱。如果你的企业已经走向标准化，正规化，我建议你就使用国内比较有名，比较成熟的人事系统，如果不规范，就自己来请人开发，有问题至少可以随时得到解决，请一些不具实力及责任感的系统供应商只会害苦HR们，并且对系统产生抵触情绪。所以在选择供应商时要听取人事系统相关操作及管理人员的意见，然后仔细审视合同，慎重选择供应商。

以上几点确定好后，就可以先请供应商提供测试版，使用一段时间提出问题，加以修正后，就可以导入系统了，新系统的导入必须要与原系统或手工账并行一段时间，在评估稳定，可行时才能完全使用新系统，新系统上线前需要进行培训，让所有操作人员能明白系统的流程及操作方法。上线后需要有专人跟踪了解系统的使用情况，及时的加以解决。只到1-2个月内系统没有任何异常，这样人事系统就算基本导入成功了。

3.人事系统对HR工作的帮助

导入人事系统对人力资源工作的帮助主要体现在以下三个方面：

⑴ 提高工作效率

常规的人力资源工作需要占用人力资源管理人员大量的时间，手工操作不仅效率低下，且容易出现错误。因此，建立人力资系统的首先要解决的问题就是提高工作效率。

⑵ 规范人力资源管理的工作业务流程

在提高工作效率的前提下，人力资源管理系统的工作流程也要规范，这不仅可以提高人力资源管理部门的人员素质，而且规范的操作可以保证系统的稳定运行，不会因为不当的操作致使系统崩溃，带来不可估量的损失。

⑶ 为组织提供决策支持

人力资源管理人员的根本任务就是为组织发展和前进提供后台保障。人力资源管理信息系统在完成常规性工作满足组织正常运转的同时，把孤立的、零碎的数据变成一个比较完整的、组织的信息体系，利用这个信息体系来制定未来的规划，所产生的规划可以作为组织制定发展战略的重要依据。

当然我们也应该看到人力资源信息系统只是一个平台、一个载体，只是转换我们的操作方式，将原来我们用手工操作变成信息系统操作。真正如何来进行人力资源管理，还在于一个机制和体系的建立，而不是通过系统来处理人，系统只是一个载体，帮助我们把这些数据自动化处理了。真正要管理好员工还是在于管理者。系统实施运行后，真正的落脚点体现在每个管理者。