查看: 8640|回复: 6

提高办公室工作能力的几点思考

5 主题	4 听众	90 积分

书生

Rank: 3 Rank: 3 Rank: 3

该用户从未签到

注册时间: 2008-6-24
最后登录: 2011-2-24
积分: 90
精华: 2
主题: 5
帖子: 20

电梯直达

楼主

发表于 2008-12-9 11:51:00 |只看该作者 |倒序浏览

提高办公室工作能力的几点思考办公室处于连接领导、服务机关的重要地位，担负着承上启下、沟通内外、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障等职能。职能范围广、工作头绪杂、敏感问题多、协调任务重是办公室的工作特点。具有参谋、助手、协调、服务、表率等多种职能，是我局工作的枢纽和窗口。形势的发展、科技的进步、党执政方式的转变，对办公室工作提出了新的要求，如何主动适应新形势，不断改进服务方式，提速工作流程，提高工作质量，我感觉应该处理好“三种关系”，强化“五种意识”，提高“六种能力”，着力建设“五型”办公室。一、解决好“三种矛盾” (一)解决大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合部门，其性质主要体现在综合协调上，体现在服务上，主要是为领导、机关服好务。这就要求办公室把“一切服从大局”作为办公室工作的出发点和落脚点，当办公室工作与机关的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体；当个人利益与办公室工作发生冲突的时候，要服从全局利益，敢于舍小家而顾大家，敢于牺牲自己的利益，服从全局利益。 (二)解决主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、阶段性工作，不应消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。 (三)解决政务和事务的矛盾。政务和事务是办公室工作的两个轮子，政务工作主要是决策参谋、调查研究、政务信息、文电处理、督促检查、机要档案保密等工作。事务工作一般是除政务以外的其他各项工作，包括行政服务，诸如接待应酬、安全卫生、行政管理等。事务工作是搞好政务工作的先决条件，不能把政务看成是大事，把事务看成是小事或可有可无的一事。更不能把政务看成是高层次的，把事务看成是低层次的。办公室工作无小事，不能有半点疏忽和懈怠，稍有不慎，必将影响全局。二、强化“五种意识” （一）强化参谋意识，当好领导助手办公室作为领导的“外脑”，参谋意识的强与弱、参谋作用的好与差、参谋质量的高与低，是影响局领导决策水平、决策速度、决策质量的重要因素。因此，办公室要想领导所想、急领导所急，不断增强工作的主动性、超前性和预见性。一是要树立大局意识。办公室认识问题、思考问题、处理问题，不能只站在本部门、本单位和个人角度去考虑，而是应高起点、高站位、通盘考虑、综合权衡，只有这样才能为领导提供有价值的参考意见。二是要积极转变思维方式。办公室工作事务繁杂，工作忙乱，不能陷入事务主义,疲于应付,而应在忙乱中找规律,在繁杂中理头结绪,在被动中求主动,积极实现思维方式的转变，经常思考“当前的中心工作是什么?领导急需解决的问题有哪些?解决问题的切入点在哪里?怎样才能把工作做的更好?”，使思维的火花时常处于活跃状态。三是要深入调查研究。要经常有针对性地进行调查研究，切实掌握司法行政发展状况和制约发展的瓶颈所在，做到有的放矢、一语中的，为领导决策提供了丰富翔实的第一手资料和科学合理的建议，充分发挥了参谋助手作用。（二）强化服务意识，做好综合协调协调、服务是办公室的重要职能，只有服务到家、协调到位才能为领导分解压力，确保政令畅通，使各项工作落到实处。一是要主动服务。要服务领导，做领导认为该做而没精力做的事、做牵扯领导精力的事、做给领导补台的事。要吃透上情、掌握下情，能够为领导决策提供充足的材料和多方面信息，为领导起草高质量的会议文稿。要服务机关,经常倾听各处室的意见和建议，帮助解决工作中遇到的实际困难和问题；要服务鞋众，对来访群众要热情接待，诚心办事。对群众来信，要认真阅读，逐一落实。二是要善于协调。对事关全局的重点工作，在正式上会前，要主动协调有关处室做好前期准备工作，提供多套方案，供领导参考；对领导批示,会议决定的工作,要盯住不放,积极督促落实．让领导腾出时间和精力，谋全局、抓大事。（三）强化创新意识，提高工作质量创新是工作前进的持久动力。面对日新月异的新形势、层出不穷的新问题，如果一味因循守旧、固步自封，工作效率和工作质量就难以提高。因此，必须解放思想、更新观念、勤于思考、勇于实践，善于用发展的眼光和改革的办法来解决问题。一是创新工作机制。办公室负责繁重的日常工作，经常遇到急需解决的问题，必须有一套科学合理的工作机制作保证。要进一步改进和规范公文制发、会议组织、机要值班、督查落实、协调服务等各项工作流程，使每项工作都有明确的岗位职责、工作时效、运转程序，做到常事快办、急事急办、特事特办，保证机关工作高效运转。二是创新激励约束机制。办公室人员多、事务杂，以人管人难以取得良好效果，必须依靠科学完善的制度来激励人、约束人，完善对办公室人员的考核奖励制度，对每个同志的工作按照德、勤、能、绩进行严格考核，并将考核结果与评优评先、提拔任用挂钩，真正做到奖勤罚懒、奖优罚劣。三是创新工作手段。“工欲善其事必先利其器”，先进的办公硬件可以起到事半功倍的效果，不仅节省大量的人力、物力、财力，而且能大大提高工作效率和工作质量。 (四)强化学习意识，提高队伍素质办公室涉及机关等方方面面的工作，建设一支高素质的队伍是做好办公室工作的前提和保证。因此，必须强化办公室的学习意识，教育每个同志树立终身学习的观念，积极创建学习型机关。一是要培养良好的学习习惯。要坚持学习制度，定期组织学习，使学习成为每个人的自觉行动。除政治理论学习外，还要学习法律法规、行政管理、公文写作等知识。二是要培养勤于实践的习惯。“纸上得来终觉浅，绝知此事需躬行”。多为同志们提供实践机会，让大家在实践中积累经验、增长阅历，逐步提高公文写作、组织协调、社会交往等各方面能力，使全体同志都成为办公室工作的行家里手。三是要培养扎实的工作作风。办公室是一个需要付出的岗位，没有忘我的精神是难以做好工作的。要教育广大干部职工视工作为事业，始终保持蓬勃的朝气、昂扬的锐气、旺盛的士气，把工作放在第一位，只要有任务不管什么时候加班，招之即来，不讲任何条件；凡是接手的工作，不管有多少困难，也要想方设法做到最好。平时要做到“四勤’’，即：“脑勤”，多思考，善于在杂乱琐碎事务中寻找工作规律，提高工作效率；“腿勤”，不怕多跑路、多流汗，把工作做细做实；“手勤”，多动笔、勤练笔、广泛多搜集材料，做到精益求精；“嘴勤”，多向其他处室同志了解情况、多向内行学习本领，不断提高工作水平。四是要创造干部成长的条件和环境。要关心干部职工的成长和进步，坚持用事业留人、条件留人、待遇留人，为他们的进步成长创造良好的条件。 (五)强化表率意识，树立良好形象办公室是局机关的重要窗口，每个同志的一言一行事关机关形象。因此，要教育办公室工作人员牢固树立表率意识，时常反省自己、磨练意志、提高修养，保持良好形象，争做机关的表率。一是提高政治理论修养。要经常组织大家学习党的路线、方针、政策，增强政治敏锐性和政治鉴别力，做到立场坚定、旗帜鲜明、大事清楚，做政治上的明白人。二是善于团结协作。教育大家做事先做人，大事讲原则、小事讲风格，与人为善、表里如一，取人之长、补已之短，做生活上的实在人。三是坚持廉洁自律。教育大家堂堂正正做人、清清白白做事，自重、自省、自警、自励，严格遵守党章党纪规定，不该说的不说，不该做的不做，做生活上的清白人。三、提高“六种能力” （一）提高文字表达能力。办公室是出材料、出政策、出思路的地方，大到领导讲话、汇报材料，小到会议纪要、拟发通知等，办公室天天在和资料打交道，如果不会耍“笔杆子”，其价值就不会太大，很难发挥重大作用。提高文字表达能力的途径有四点：一是勤学。要坚持学理论、学政策、学业务，学习各种新知识，不断提高理论政策和知识水平，提高分析和解决问题的能力，为写材料打下良好的基础。二是多实践。要多想多思、多写多练，在实践中不断提高。要坚持自我加压，勇挑重担，多写“大块头”材料，多写读书笔记，多写心得体会，这样长期坚持下去，就能练就一手过硬的“笔功”，成为一名名符其实的“笔杆子”。三是善观察。办公室工作人员的特殊性要求其工作人员必须站在全局的高度去观察、分析问题，既要善于观察分析宏观形势，从中把握大的发展方向，又要善于观察分析某方面、某领域的微观形势，尽可能掌握多的情况；既要善于观察分析领导的言行，从中搜寻决策的前沿信息，又要善于听民声、察民意，在“结合”上做好文章，使自己所写的材料有高度和深度。四是重研究。材料是一个人综合素质的体现，写好材料既需要有较高的文字表达水平，也要有较高的政治水平、思想水平，更需要吃透情况、熟悉工作，这就要求办公室人员注意研究工作，研究形势，研究实际问题，特别是对全局重点工作的跟踪监控，掌握进度，这样写出来的材料才有较强的针对性、指导性和可操作性。（二）提高口头表达能力。在办公室工作，口头表达是一项基本功，要做到待人、办事表达准确、非常得体。办公室人员在向领导请示、汇报时，不仅要用“口”说，还要用“脑"说，要对汇报的内容精心筛选，汇报的语言反复演练。既为领导提供有价值的信息，而又不因为汇报过多、过滥，说话罗嗦，表达不准确，为领导。“添乱”，牵扯领导精力。一是多请示多汇报。但并非教条主义的事事都请示、环环都汇报，要尽可能多地向领导汇报主要工作或关键问题的进展情况，及时得到领导的最新指示。当然，对某些问题、某些时候应充分发挥自己的主观能动性，根据领导决策的总体要求，在一定的原则范围内自行裁量；二是要会请示会汇报。要发挥空间、时间和心理“距离”短的优势，瞅准机会，尽可能多地反复向领导陈述或汇报某一项自己认为同时也是大家认为比较成熟的正确意见或建议，从而赢得领导支持，推动工作开展；三是要区别情况，少请示、多汇报，或多请示、少汇报。要根据工作的实际情况以及领导者的工作风格，适时选择汇报请示的频度、深度和广度。（三）提高协调督导能力。协调、督导是办公室工作的重要内容。办公室所从事的协调是一种“无权力协调’’，只有协调服务的责任，而没有决策拍板的权利，要求服务到位而不越位。协调中要不断提高政治意识，增强协调的主动性，处理好三个方面的关系。一是处理好重点和一般的关系。办公室服务的对象很多，既有上级，也有同级，还有下级，各种关系的协调中，要既保重点又兼顾一般，努力掌握‘‘弹钢琴’’的艺术。二是处理好对上负责和对下负责的关系。对上要寓参谋于服从之中，做到服务与参谋两不误，既坚持真知灼见，又坚决执行领导决定；对下要寓服务于领导之中，领导与服务双推进，既要按照领导的指示精神加强对下级的协调与领导，又要牢固树立服务的思想意识。三是处理好中心工作和日常工作的关系。既要抓住中心工作，又要抓好日常工作，二者不可偏废；既要抓好中心工作的重要环节，又要抓住日常工作的重要事项，把二者统一起来。督导工作要坚持抓好三个步骤。一是预防督查。年初，将局党组确定的重点工作细化分解，对工作中可能出现的问题，提前谋划，做好预案。二是跟踪督查。按照年初的目标分解情况，运用多种形式对重点工作和阶段性中心工作，跟踪督查，及时通报进度，解决问题。三是督查反馈。对局党组的重大决策落实情况和领导批办事项进行督查反馈，明确督查对象，限定办解时限，对完成情况及时通报，督促工作落实。（四）提高行政管理能力。行政管理工作内容繁杂，任务繁重，文稿起草、办文办会、值班接待、机要保密、行政后勤、安全保卫等工作，每一个环节都要有相应的制度规范，确保程序畅通，环环相扣，各司其职，密切配合，高效运转。一方面要建章立制。根据新形势、新任务要求，制定并不断充实、完善办公室工作制度。在具体工作中，培养按制度办事的自觉意识，促进办公室工作的制度化、规范化、科学化。另一方面要严加管理。一是建立完善岗位责任制。运用现代管理方法，科学界定各个岗位和人员的工作职责，做到职责分明，分工明确，强化工作人员的责任意识。在办公室内部，要以“德、能、勤、绩、廉”为主要内容，明确规定岗位责任制的具体目标、任务和共同遵守的行为准则，对日常工作进行科学安排、合理分工，把办公室工作细化成有数量、有质量、有可比度的具体岗位责任，一级抓一级，层层抓落实。二是建立公平合理的考核、奖惩机制。按照岗位责任制的具体内容，制定科学的考核办法，做到月有考评，季有考核，年终有总评，做到考核有标准，奖罚有依据，杜绝主观随意性。三是完善监督机制。对办公室机关工作中的薄弱环节，建立信息反馈制度、工作报告制度、跟踪检查制度和责任追究制度等，把制度的规范性、程序的严密性和纪律的约束性有机结合起来，调动机关工作人员的积极性，努力提高工作质量和效率。（五）提高参谋决策能力。办公室作为政府的“参谋部”、“智囊团”，要发挥其应有作用，必须在“肯谋”、“善谋，上下功夫。一是知识要广。要广学博采，对古今中外、天文地理、边缘科学、前沿知识等都要有所研究和涉猎，努力成为包罗万象的“百科全书”和方方面面的“百事通”。二是信息要灵。办公室人员要成为信息灵通人士，对本市发生的重要事件要及时了解，始终掌握最新信息，特别是对领导决策有重要参考价值的信息要快速反馈，及时提供。三是情况要熟。办公室工作人员要做有心人，注意整理方方面面的情况，成为领导的“资料库”。对党的路线、方针、政策要认真学和领会，把握精神实质；对兄弟单位好的经验做法，注意总结搜集，并结合实际加以吸收利用；对本局的情况要了如指掌，尤其对重点工作情况的一些主要数字、基层的一些鲜活典型等要掌握具体，能够熟记在胸，并撰写有观点、有份量的调研报告，上报领导，提供参考。四是反映要快。坚持高效率，快节奏，雷厉风行，立竿见影。对领导交办的事项要区分轻重缓急，做到急事急办，特事特办，今日事今日毕，不拖拉散漫。（六）提高处理突发事件能力。针对突发事件，办公室作为机关工作的“中枢"，必须具备快速反应、积极应对的本领。一是及早报告。遇到突发事件，要及时通过有关渠道向上级领导及有关部门报告，请求领导指示，请求各方面支持；二是果断决策。处理突发性事件，不可能按常规程序层层汇报，事事请示，办公室主任要敢于拍板，果断决策，及时组织力量阻止事态发展，否则，就会贻误战机，酿成恶果。三是制定预案。制定较全面具有较强可操作性的应急预案，一旦事发，迅速行动，有备无患。四是稳妥善后。对于突发性不良事件造成的不良影响，带来的损失，要积极稳妥处理，尽可能把影响降低到最小，把损失降低到最小，并及时总结教训，避免类似事件发生。通过强化意识，提高能力，努力打造“五型办公室”，即学习型、效能型、人和型、研究型、勤政型。