如何有效精简人力（转）

yinger_72

如何有效精简人力
身为人资部门的高阶主管，因为不景气，公司接单量连两季下滑近三成。公司为了控制成本，打算精简人力，我该如何着手？
大家对于精简人力容易有个误解，认为精简人力是在企业发生重大危机事件后，才去做的人力资源工作。事实上，精简人力跟招募人力一样都是企业经营发展过程中，必然的人力资源策略执行过程，是一个标准且长期循环的行为。企业的人力精简工作跟人体的消化系统一样，人员必定有进就有出，『找合适的人上车、让不合适的人下车』。而进行精简人力作业，其实就是在做人力盘点工作，是企业为了因应发展策略和环境变化，必须要做的调整，目前我们都在企业推广人力资源部门固定进行『年度人力盘点』（如同财务会计部门每年年底的资金盘点、固定资产盘点一样）作业。
然而，企业在决定精简人力前，有三个因素必须先考虑：企业的发展策略、经济环境和产业前景。例如，公司计划明年将到欧洲发展，公司里面有些人可能要移转到国外去。或是有的产品，因为长期销售不佳，该部门就必须要进行人力的缩减调整。又例如，因为整体环境的改变，企业营收受到影响而下滑，为了维持利润，就要考虑该如何降低人事成本。
当上述三个因素都考虑过后，企业决定要精简人力时，在作业流程中必须要掌握两个原则：第一是「诚信原则」，第二是「合法原则」。诚信原则，就是对员工要有诚信，企业应该要把公司的状况清楚地跟员工沟通，让员工感觉到公司的诚意，在过程中辅导并协助员工。像有些企业的企业主逃亡、不发工资、不缴社保费，罔顾员工权益，无预警歇业、关厂，就是不符合诚信原则，是没有企业社会责任的做法。
合法原则，就是遵照法律上的规定，例如依照法律规定，企业关厂或裁减员工时，应该付出经济补偿金给员工做为补偿，以避免员工的生活受到冲击，企业就应该要遵守这样合法的规定。如果企业没有掌握这两个原则，在精简人力时，往往会产生很多冲突，甚至影响到企业的整体形象。
决定精简人力的名单
一般来说，精简人力并不是从整个公司来看，决定要砍10％或15％，就直接平均到各部门。而是分为两个阶段：
第一阶段是按照企业所遇到的冲击，先找出受到影响的部门，了解其产品和组织能力，再决定到底要不要精简人力。例如，全公司营业额共衰退20％，其中Ａ产品衰退最多，因此，Ａ产品的部门要进行人力精简。除非，全公司的所有产品在市场的销售量都滑落了，才以整体平均的方式来看。
提供人力资源专业资料、知识库、案例库、工具/表格的下载，以及人事劳动法规和职场动态所以，企业领导人要依照明年的业绩和利润，重新规划新的组织图，让部门的规模合适于未来。在新的组织图中，有哪些人在或不在其中，都要让部门主管清楚了解。而人力资源部门在精简人力的过程中，则扮演着专家角色和辅助角色，协助其它部门经理一起进行精简人力。
第二阶段，则是要从组织内来看员工个人的绩效和年资，来决定谁要被精简。例如，绩效最不好的人，会被优先精简。若公司比较需要资深、有经验的人，今年刚来的员工也会被优先精简。
此外，在筛选条件上，应有公开公平的标准。企业可以设立一个审查委员会来决定，谁应该留下来，谁应该离开。在审查的过程中，部门主管也可以参与提供意见。
确定名单后，要准备一份「人员安置计划」。例如，安排Ａ员工到其它部门工作，或是到公司的关系企业工作，如果该员工不接受，只好让他接受裁员。要注意的是，裁员解雇是最后一招，也就是必须先透过审核，真的觉得这个人不符合公司需要，才解雇他。因为对员工来说，最基本的尊严就是基本工作权，只要可以保住工作权，如果执行减薪、调动、减少福利项目等作业都不是太大的问题了。
为了避免过于轻率、匆促，建议在精简人力执行前两三个月就开始准备。比如将在十二月底裁员，应该在十月就要开始准备人力的试算、盘点。前置作业包含被精简的人数和费用预估。费用的估算是以员工年资计算出经济补偿金的金额，以做为参考数据。
在采取降低成本、精简人力的作业之前，企业主应采取公开诚实的态度，并有明确的信息和书面数据，把公司的政策很公开诚实地向员工宣达，表达出大家一起共度难关的信念。
企业主的公开宣达，可以让员工有心理准备，并清楚了解公司现况。例如向员工宣告未来将缩减加班费和福利，如果还是无法维持公司营运，则将调降薪水、福利。重点是，一定要让员工知道，公司不是一定要裁员，也希望可以保留员工的工作权，要让员工感受到公司的诚意。
要注意的是，在减薪的部分，不是公司直接跟员工说减薪就减薪，这是不合法的。必须经过劳资双方的协商，而且最好是从高阶主管开始，非万不得已，不要向基层人员开刀。正确的做法应该是，例如告诉Ａ员工，他薪资中职务加给的五百元，从下个月开始将不再提供。但如果未来公司赚钱，这五百块会再补给他。并询问他的意愿。如果他不愿意，只好告诉他，公司必须解雇他了。如果他同意，就可以继续工作下去。这整个过程中，一定要有沟通和书面记录，表示双方曾做过沟通协调，并取得共识。
进行主管事前的训练以及人事劳动法规和职场动态在精简人力的过程中，部门主管扮演非常重要的沟通协商角色，必须站在公司这一方，与员工沟通。为了让部门主管在与员工沟通时，能够顺利，企业可在事前提供部门主管训练，让主管了解自己的角色和沟通技巧。比如，如何挑选被精简的人、劳动法令有哪些规定，或员工如果询问解雇理由时，主管该如何回答等（详见附表一、二）。
部门主管与员工沟通的过程中，应秉持着诚意的态度，告诉员工为什么公司要这么做，也让员工知道，公司希望帮助他，降低个人损害，并将协助他找到下一份工作。因为，对员工来说最大的损害就是没工作。为了减轻员工的伤害，企业可以协助员工到就业服务中心找工作，或是请专家来跟他们做培训：如何填履历表、进行求职面谈，增加就业机会。
对于高层主管，可以把他的履历表送到猎人头公司，协助他找到下一份工作。如果是中高龄的员工，因为他们再找工作不太容易，可以协助他们理财、创业，可以找加盟店的厂商来，让他们有下一个工作的可能性。公司甚至可以为被精简的员工举办欢送会、颁发感谢状，很温馨地划下句点。这些行为在精简人力上都是加分的，因为公司不只支付钱给被裁员者，还帮助他找新的工作、降低员工心里的惶恐与对企业的怨恨。在精简员工的过程中，有的企业可能会为了避免个别员工得知裁员消息后，带走重要数据，因而采取临时告知的方式，让员工当天早上就打包离开，这样做其实是太过突然，也没有顾及其它员工的感受。如果企业真的必须这样做，建议最好事前让员工了解会有这样的可能性，让他有心理准备，并且最好是在礼拜五下班前一个小时与员工约谈，因为隔天是双休日，可以让彼此有个冷却期。此外，企业在当天解雇员工的情况下，依照法律规定，除了要给予经济补偿金，还必须多给员工一个月薪水的预告工资。如果是一群员工，这样的方法就不适合，因为冲突会太大。建议还是要按照正式的程序，事先商谈，还是要让员工感受到公司的诚意会比较好。
最后，不要忘记安抚留任员工。例如公司有五百人，精简了五十人，这个状况会让留任员工担心自己就是下一个被裁员的人。所以企业要安抚他们、请他们不要担心，表示不会再有第二次裁员，并说明公司未来的愿景和新组织图，勉励大家好好努力。
另一方面，企业应简化组织相关作业流程，以减轻留任员工的工作负担。因为精简人力后，如果组织流程、管理制度还是很复杂，会导致留任员工无法负荷庞大的工作量，反而减低企业及个人的工作效率。，企业在处理精简人力的过程中，除了秉持诚信和合法的原则，如果可以在事前沙盘推演得更仔细、准备越多，遇到的状况和困难就会越少。

syy_hu

非常细致！其实很多公司就是没有做好最后一步以致让员工留下怨恨，然后做出对公司非常不利的事！

shinningz

感谢分享，很有启发。