电子邮件 看不见的"邮"戏规则

瑞月

　　作为写字楼里的一员，你可以多久不用电子邮件？除了正文内容，电子邮件还会发送出怎样的信息？当你启用一个电子邮箱时，那些看不见的“邮”戏规也随之在你的周围延展开来。 　　多年前，我担任一位英语夏令营外教的主教。临别时交换联系方式，她不好意思地笑道：“抱歉啊，我不用电邮—我可能是美国最后一个没有电子邮箱的家伙了。” 　　很难想象，没有电邮的职场江湖该如何快速高效运转？要知道，90％的职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件。70％的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件。30％的职场人，即使下班或周末在家休息，也要忍不住登录公司邮箱，生怕错过什么要命的任务。好吧，就算我们有电邮依赖症，这也不意味着我们能轻松玩转电邮的诸多功能。下面的电邮故事，相信你一定不会陌生。 　　原来它不是我的邮箱 　　Linda从毕业起进入一家货运公司，一干就是五年。这五年里，她使用着公司分配的邮箱。她把公司当作自己的家。 　　当公司连年终奖都发不出来时，裁员的风声日益逼近，Linda想到了主动离开。她开始在网上偷偷搜索相关的职位，并试着发送了几封求职简历，其中有一家还是Linda所在公司的竞争对手。没想到，用人单位的电话没有等到，她却被请进了公司人事部办公室。人事总监似笑非笑地说：“听说你有自己的打算，现在公司状态不是很好，减员增效已成定局。既然你有更好的职业发展机会，公司无疑是支持的。你看看下周能否完成手头的工作交接？” 　　Linda百思不得其解的是，自己并未向同事透露过任何风声，人事总监怎么会知道她的跳槽打算？虽然她确萌生去意，但在完全没有心理准备的情况下，被效力五年的公司不动声色地辞退，Linda还是很难接受这个事实。当她万分不情愿地清理自己使用了五年的邮箱时，突然好像悟出了点什么。 　　美国Proofpoint公司曾对406家雇员千人以上的美、英公司进行调查，发现超过三分之一的公司曾雇人监控员工的电子邮件，据说是为了防范法律、财务和管理等方面的风险。近三分之一的受访美国公司还表示，在过去一年中曾因电子邮件问题解雇员工。 　　答案其实就这么简单，Linda五年来一直使用公司邮箱，工作邮件和私人信件全部用一个邮箱处理。她做梦都没想到，会有人经常“偷看”自己的电子邮件，直到被解雇之后她才意识到：“原来，它不是我的邮箱。” 　　君子有所抄，有所不抄 　　Jack刚从国有单位跳到了外企，直觉最大的一个变化就是—每天收到的邮件数量大大增加。很多邮件看起来和自己毫无关系，却要求阅后及时回复，这让习惯了国企工作流程的Jack觉得很不适应。Jack有自己处理问题的一套习惯，比如不紧急的邮件，他会暂且放一放，若是遇到紧急任务，他会主动跑到老板处汇报工作进度，至于一些他可以独立完成的工作任务，他尽量不去麻烦其他同事。 　　但才过了两周，老板就找Jack谈话了，并向他提出三个问题：第一，为什么不及时回复客户和同事的邮件？第二，为什么不把涉及客户业务往来的重要邮件抄送团队同事？ 第三，为什么不以书面形式向老板及时汇报工作进度和执行情况？ 　　一向我行我素的Jack这才明白，自己对“电邮法则”的认识完全走入了误区。他以为，及时回复邮件就意味着必须优先处理所涉事项，事实上，他只需简单回复一句：“收到，谢谢。”他以为，一个客户既然由自己负责，就没必要事无巨细抄送其他同事，无故增加他人的邮件浏览量。而事实是，同事需要知道他在做什么，更需要知道客户在做什么，同时这也是他展示自己的良好机会。至于老板，每天工作千头万绪，很难把你的口头汇报牢记心间，要想不忘事、不误事，还是通过邮件书面记录来得保险。 　　醍醐灌顶的Jack立刻调整了工作方法，老板和同事成了他邮件抄送栏里的“常客”，终于有一天，老板忍不住了：“我说，那些鸡毛蒜皮的邮件，你能不能不抄送我啊？还有，给客户的邮件如果一定要抄给我，可不可以用密送功能？否则在客户面前，我连打哈哈装不知道的权利都没有了。” 　　Jack终于明白，君子有所抄有所不抄。该抄送时不抄送，出了成绩你就自个偷着乐吧，出了问题也没人帮你担着。不该抄送的瞎抄送，惹恼的是别人，吃亏的是自己。 　　不要泄露我的隐私 　　Fancy是个乐天派，只要看到什么幽默好玩的邮件，都会转发给她的朋友们。 　　随着Fancy邮箱里的收件人名单越来越长，她接到的“投诉”也越来越多。Fancy只好把一些朋友从收件人名单中拿掉，心中还颇有一丝委屈。她的一位朋友是知名高管。这位朋友经常收到莫名其妙的邮件，内容不是关于求职就是关于推销，发件人还自称是Fancy的朋友。她忍不住和Fancy对质，原来都是电邮惹的祸。 　　Fancy每次群发邮件，所有收件人的电邮地址都赤裸裸地显示在收件栏里，这些富有搞笑价值的邮件被四处转来转去，无意中把不该泄露的个人信息散播出去。普通人的邮件地址也许无人问津，但像她这样的有名有权的人，收到一些“打秋风”的邮件也是很正常的了。 　　Fancy这下学乖了，群发邮件时采取密送功能，收件人彼此无法看到电邮地址。吃一堑长一智，过了一段时间，朋友们发现来自Fancy的邮件少了很多，内容也不那么“疯颠”了。他们感叹Fancy开始变成熟了，也不禁暗暗怀念那个没心没肺、整天发邮件“轰炸”大家的小女孩。 　　起手无回，悔之晚矣 　　Kevin是一位年轻的公关人，深得大老板赏识。但奇怪的是，Kevin在客户那儿总讨不到什么好，弄不好还会碰一鼻子灰。问题究竟出在哪儿呢？原来，Kevin是个急性子，他发给客户的邮件经常出现拼写错误，要不就是发错了附件，搞得对方打开后一头雾水。虽然这都是些不起眼的小失误，但毕竟让人看了不舒服，觉得此人做事不踏实。 　　有几次，Kevin甚至连续拼错了一位客户的英文名字，这下可惹恼了人家，回信时毫不客气地指出了Kevin的错误，并且抄送给了大老板。大老板无奈，把Kevin叫到办公室一阵狠批：“公关人最重要的是什么？是职业素养！如果我们自己做事情都不严谨，客户怎么会全心全意信赖我们，把重要的担子交给我们？”Kevin觉得有些委屈，毕竟自己不是故意的，而且这些小错误也无关大局。当然，做事严谨总是好的，知错能改，善莫大焉嘛！可说归说，做归做 —Kevin这么多年养成的毛手毛脚的习惯，岂是一时半会能改掉的？ 　　没过多久，Kevin又捅了个漏子。一位一贯挑剔的客户，向Kevin的团队提出一项不合理要求，令他颇为恼火。Kevin通过邮件和同事讨论工作任务时，忍不住抱怨了几句，说这位“超级变态”客户的要求简直是“胡搅蛮缠”，如果这项任务能按时完成才是“见鬼了呢”，最好的解决方法就是“不理她 ”。这封邮件被人回复来回复去，最后转到了大老板那里，大老板看了很生气，再次把Kevin叫到办公室批评：“你怎么能这么说客户呢？我们和客户的关系，是亲密战友，是战略伙伴，有时甚至像谈恋爱一样，她对你态度不好，你就当她是使小性子，给点甜头哄哄她不就好了，何必到处去说对方的不是。” 　　Kevin还想争辩，老板继续说：“你有没有想过，这封邮件如果被人转发给那位客户，你的下场是什么？告诉你，你一定会被换掉。转发一封电子邮件不费吹灰之力，你怎么知道别人不会存心害你？ 　　要知道，想坐你这个位子的人多得是，要坐稳这个位子，需要的不光是抱怨，而是智慧。而如何通过电子邮件传达你的智慧，这是一门值得掌握的学问。“ 　　一席话令Kevin心服口服。从那时起，每次点击发送重要邮件之前，他的手指会微微颤抖，再三检查邮件正文和抄送对象是否正确，再次打开附件确认没有问题，然后才小心翼翼发出去。为什么？因为他懂得了一个道理——每个人的电邮都是一张通行证，只有善用你的通行权，才能在职场上畅通无阻！ 　　网络中每天邮件翻飞，其中故事不可胜数。随着邮件系统的发展，一些先进的系统除了常规的转发、抄送、暗送等功能，还增加了很多新型“秘密武器 ”，如“不得抄送”、“不得暗送”这样的“防窃听”功能，霸权功能“不得回复”，甚至还有“阅毕自行删除”这样令人无语的功能。设计者深谙现代电邮战争的奥妙才能做出这么贴心的服务项目。 　　作为每日与电邮打交道的办公人，如果不好好玩转电邮，还真是有点对不住这些煞费苦心的工程师。 　　转发一封电子邮件不费吹灰之力，你怎么知道别人不会存心害你？要知道，想坐你这个位子的人多得是，要坐稳这个位子，需要的不光是抱怨，而是智慧。而如何通过电子邮件传达你的智慧，这是一门值得掌握的学问。

瑞月

原来还有这样的，终于知道了。

水觅·清知

邮件确实是办公必不可少的一个工具。一定要注意使用。

Akini

受教了，原来这里面还有这么多学问的，谢谢LZ

羽毛棉花糖

确实要注意

slfs

注意啊，要小心带来方便同时带来的麻烦

阳光婧婧

确实值得注意的问题