企业内部书面沟通制度 : p8 M' N. ?* t& W. U
为促进公司各部门及员工之间的交流,避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象,同时建立良好的反映问题、解决问题的渠道,特制定本制度。 ]" {2 U3 Y& y9 o" H
一、本制度核心内容:采用书面沟通方式,即使用《信息联络单》解决问题。
' u# _+ k/ q; w) X二、以下情形需使用书面沟通方式: . P; \2 |% S" f% D
1、 公司员工遇到自己无法解决的问题需上级领导协助解决时; / n* ]( I0 B& D L
2、 公司员工遇到重要问题需得到上级领导批示时; ) P3 J! t. e+ c* N8 a9 A
3、 对行政会议决定的事项及问题进行跟踪督导; ; X" F j: x( E0 X# ]+ i! m
4、 所需解决的问题在短时间内无法答复时; % _ I$ D5 t' u
5、 所需解决的问题需有书面记录时;
+ V. R$ k& @0 \8 R4 i1 d6、 工作中需要得到其他部门的支持与配合时;
! ^0 V: p7 R: t0 @7 d7、 对公司具有代表性问题的建议,对公司改革及发展的建议和意见。
5 Z- \2 Z( e0 |' k" S n2 Q7 O% m三、沟通流程:
$ F5 U; x" N+ w- il 员工:
6 a ]- m8 m$ Z) L3 S6 U V! h1、各部门员工需采用书面形式解决问题时,必须先填写《信息联络单》; % r( W# x/ T2 d
2、将填好的《信息联络单》递交本部门主管;
! T, @3 ^' R) N C3、部门主管接到《信息联络单》时必须在约定时间内向员工反馈问题解决情况;
+ N( \3 L$ X2 k S8 p1 B3 Q0 Cl 部门: 7 i V* A! c b9 h1 O& T
1、部门间有需采用书面形式解决问题时,由部门经理相互递交《信息联络单》,; ' B* s' q: m0 v ]7 x( i
2、将填好的《信息联络单》递交对方部门主管; ) u6 X6 `7 z! d) [
3、接受方应在约定时间内向递交方反馈问题解决情况; 5 Z* P" M( K; O7 T! g
l 行政会议监督执行: ) A$ }1 J i2 S2 d
行政会议中未具体商议的问题,会后商议需填写《行政会议督导信息联络单》:
- Z U6 H& k; g2 t+ W, G; D1.A部门提出A部门解决→督导人处;
3 c$ Q k. R9 \2 M' r9 g( j1 Y2.A部门提出B部门解决或需B部门协调的,A部门→B部门→督导人处;
$ V) { t6 K. ~" q接收部门必须在两个工作日内进行回复,回复中必须有“实施方案、负责人、完成时间”三项内容。督导人负责监督问题解决的全过程,特别是对已有的解决方案按时实施进行压迫式督导,直到问题得以解决,解决的标准是以后再遇到同类问题有章可循。
+ S+ d1 g; J' x9 _3 H7 V四、越级沟通: & n: W" H/ j; U0 h" Z; G
对于正常的工作,各部门员工要养成逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时,可以进行越级沟通:
* f- k* b' m. U2 k1、下级对上级汇报的工作内容,提出的意见和建议,多次得不到答复时; 3 Y6 d/ I1 T" P5 t9 B
2、下级对上级的管理方式产生意见,需要投诉时;
4 g$ j% \' u6 Y; M9 W3、下级发现上级的违规行为时。
0 z2 q- N" A, x( H |五、沟通反馈:
6 [" y5 A, y1 s8 i& B在各个沟通环节中,凡须有需回复的意见或问题时,沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈的一方,必须在规定时限内给予回复。若在指定时间内未收到回复的,可直接在联络单中向行政部提出投诉,投诉将影响岗位绩效。
# R" S1 A+ H# |; e9 _; J7 X: k4 X六、相关责任: + e0 u' S% g* r) m
1、部门主管有责任通过各种渠道以最佳方式解决员工所遇到的问题。
( d! k' f$ \& c- o" J7 m2、各部门主管对《信息联络单》的处理方式及处理结果将与其绩效挂勾。
& N: T: R2 |; L" z3、如果当事人未使用书面沟通方式而耽误工作进展的,当事人负主要责任。 |