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职场会议必须遵守的十大法则

林帆

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[LV.4]偶尔看看III

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电梯直达

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发表于 2010-2-4 19:36:00 |只看该作者 |倒序浏览

上班工作谁能不开会呀？周一早晨的例会，项目碰头会，客户洽谈会，大家的头脑风暴会等等。开会被大家看做是职场中最稀松平常的事情，但是智联招聘专家在此次报告中给予了职场人开会需要注意的十项原则。通过智联招聘的调查，职场人的开会状况究竟如何？

　　关注职场人生存和发展，智联招聘特别推出“白领会议状况”调查。

　　在为期三周的调查中，共有8000余名职场人参与了调查。调查显示，八成职场人认为自己所参加的会议2/3是在浪费时间，超过五成职场人会在开会的时候走神，六成职场人因为对会议选题不感兴趣拒绝当众发言，近六成职场人不为会议做准备。

　　一、近五成职场人认为自己的工作会议多，原因是领导喜欢。

　　开会是我们工作中必不可少的环节，交流工作进度、鼓励员工工作、碰出创意火花。调查显示，近五成职场人认为自己的会议比较多。

　　哪些工作的会议比较多呢？在调查所列的工作选项中，相比较而言从事客户服务工作的职场人中有六成职场人表示会议多。排在第二位的是从事财会/审计/统计的职场人，比例为58.8%。与其并驾齐驱的是从事编辑/文案/传媒/影视/新闻的职场人，认为工作会议比较多的比例同样为58.5%。

　　那么会议多的原因是因为工作真的需要还是别的什么原因呢？调查显示，高达五成职场人认为原因是领导喜欢开会，具体比例为47.8%。而认为工作真的需要的比例仅为16.3%。还有两成职场人表示“鬼知道为什么”，比例为21.4%。

　　二、内部工作安排会居各种会议的首位

　　职场人以参与什么会议为主呢？调查显示，在各种类型的会议中，职场人参加做多的还是部门内部安排会，比例为67.7%。排在会议类型第二位的是洗脑会，比例为31.8%。第三位的是项目解决会，比例为27.1%。

　　三、近八成职场人认为自己所参加的会议有2/3是在浪费时间

　　在上述调查中，近五成职场人认为自己的会议比较多，那么通常大家用来开会的时间占据了大家工作时间的多少比例呢？调查显示，四成职场人表示自己参与开会的时间占自己工作的时间在10-30%之间。近四成职场人表示开会占据自己工作时间的10%以下。

　　从数据可以看出，职场人认为开会占据自己10-30%的工作时间已经算是多了。在这些众多的会议中，职场人认为这些时间花的值吗？

　　智联招聘调查显示，超过五成职场人认为自己所参加的会议有价值的在10%以下，比例为55.2%。认为自己所参加的会议10-30%是有意义的有两成，比例为20.1%。整体统计来看，认为自己参加的会议中有意义的超过30%的职场人，仅有24.7%的职场人。即将近八成职场人认为自己所参加的会议中有意义的不到1/3。

　　四、近九成人下班后被领导喊去开会

　　一天当中什么时间是最佳开会时间呢？调查显示，如果自己是会议的组织者，27.9%的职场人会将会议安排在9点左右，一上班就开会。排在第二位的是10点左右，基本上让大家处理一些事情再参加会议，这部分比例为24.1%。

　　17.2%的职场人会将会议安排在5-6点之间，这样开完就下班。智联招聘职业顾问指出，放在快下班时间开会就要看会议组织者的控制能力了，一不小心就会耽误大家的下班时间，也有可能导致安排了自己事情的同事心不在焉影响会议质量。智联招聘职场专家指出，一般而言安排会议的时间定在上班一个小时后开比较适宜，这样让参加会议的同事处理一下手头可能比较着急的工作，同时也平稳一下火急火燎赶到公司的情绪，捋请思路为会议稍做准备。

　　或者是下午三四点左右，一般而言职场人这个时候进入了工作较佳的状态，还没有到疲惫不堪的时候，这个时候的会议一般质量也会比较高。当然也要结合具体的会议类型进行安排，比如洗脑会可以安排在刚刚上班的时候，内部工作安排会可以在上班半小时后等。

　　当然也有人喜欢下班后再开会，有3.3%的职场人表示自己喜欢将会议安排在下班后。同时智联调查发现，九成职场人表示自己曾经遭遇过快下班时候领导让参加会议的情况。智联招聘职业顾问指出，占用员工下班时间开会，表面上看似乎为公司节省了人力资源，但下班后的会议一般质量不高外，长此以往会严重影响员工的工作积极性。

　　五、准确判断会议目的，控制会议进度是职场中重要的工作能力。

　　会议有长有短，有的领导会在会议快结束时候说：我来说两句，乐观的情况下这样这个会议一般会再延长半小时。如果您是会议的组织者您会将会议控制在多少时间以内？

　　数据显示，将近五成职场人表示会将会议控制在一个小时以内，比例为46.3%。超过三成职场人表示自己会将会议控制在半小时以内，比例为35.4%。每一种类型的会议都有自己要达到一定的目的，如果领导召开这个会议的目的就是讲述自己的丰功伟绩，或许会议长些正是这个会议的目的。智联招聘职业顾问指出，开会是常事但并不是小事，作为会议的组织者准确判断会议所要达到的目的非常重要，组织者的把控会议的能力必须要强，否则你可能会发现浪费了时间又没有达到你想要的效果。

　　来了解下在没有意义的会上大家都在做什么？在开会时您有以下举动的调查中，除了六成职场人表示自己会记笔记外，职场人还会有以下举动。50.3%的职场人表示自己开会时会走神，42.2%的职场人表示自己会在本上涂鸦，还有23.4%的职场人表示自己会玩手机。甚至还有一成职场人表示自己曾在开会时聊天。

　　智联招聘职业顾问指出，如前所述会议的把控能力一直以来被大家所忽视，大家习以为常的去开会，被动的走入会场，如何调动大家的积极性也尤为重要。智联调查中，52.2%的职场人表示自己不愿意当众发言。其中高达58.7%的职场人表示是因为对话题不感兴趣。

　　由此可见，如何开好会并不是一件简单的工作。从智联招聘的综合调查来看，目前职场中所召开的会议整体质量不高。大家将开会当作一件稀松平常的事情，在调查中将近六成职场人表示并不会为即将要参加的会议做准备。

　　整体来看，八成职场人认为自己所参加的会议2/3是在浪费时间，超过五成职场人会在开会的时候走神，六成职场人因为对会议选题不感兴趣拒绝当众发言，近六成职场人不为会议做准备。通过这些数据我们可以看出，将一个会议开好其实很不容易。如何达到你想要的会议结果？

　　智联招聘职业顾问指出，作为会议的组织者首先要准确判断自己召开此次会议的目的，这个最为关键。其次是对于你此次召开会议的选题做好充分的准备工作，以备会议时准确抓住与会者的注意力。

　　第三点，参加会议的人并不是越多越好，准确判断有哪些同事参加此次会议也很重要。第四点，会议召开以前让参加会议的同事清楚的知道自己要参加什么类型的会议，以及会议的重要性。第五，事先规划好会议大致要开多长时间。第六，在自己可掌控的时间里，根据会议类型调整会议气氛。开会时并不是越严肃紧张越好，头脑风暴时正需要会场的轻松和热烈。七，把控会议节奏，同事们聚在一起时候总有话题要聊，如何将聊偏的话题及时拉回来也要看你的功力。八，作为会议的组织者，如果领导在场的话，请相信会议的召开效果肯定是他考察你的工作能力的一部分。九，作为参加会议者，如果你不想让无聊的会议浪费你时间的话，积极配合组织者高效率的完成工作也是对自己的支持。除非是领导要宣讲自己功绩的会议，还是积极点好。十，会议是领导考察组织者的场合，也是领导和同事考察你的场合。开会时不要永远坐在后排，不要埋头沉思，否则你可能在职场也永远坐在最后一排。

　　以上是智联招聘职场专家给广大职场人的几点建议，同事专家温馨提示，职场无小事，开会亦谨慎。