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Q027:绩效沟通的时候,部门经理往往缺乏有效的信息评价员工
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相对于那些过度的将工作重心放在业务发展上而忽视了人员管理的经理们,很多部门经理可能已经意识到绩效沟通的重要意义,也在一定程度上开展了绩效沟通,但是却往往苦于缺乏关于员工工作情况的有效信息,结果其绩效沟通流于表面,无法真正起到绩效促进的作用。一般来说,要保证在绩效沟通时有良好的信息支持,至少需要做好三个方面的工作。$ z3 u5 a6 i5 f$ \0 X: _3 o. B
(1)保持日常沟通,掌握工作进展。要掌握员工工作情况的事实依据,最基本的信息来自于员工的每天的实际工作。这就需要经理们不要脱离一线,通过对员工日常工作的关注,来了解其工作进展。除了正式的沟通和汇报之外,经理们需要定期、不定期的与员工沟通,尽可能让员工的工作过程处于相对透明的状态,随时掌握工作进程。有了这样的基础信息,那么进行有一定周期性、相对正式的绩效沟通时,经理与员工对绩效实现进度的了解就处于信息基本对称的状态,可以有的放矢的探讨针对性的主题。, k0 ?: P5 `* E- R/ o
(2)控制好绩效沟通的频率。在日常沟通的基础上,部门经理还应合理的控制绩效沟通的频率,即使日常沟通本身做到位,但是一旦正式沟通的频率低、周期长,那么绩效沟通的及时性、针对性就会受到损害。时间一长,原先掌握的事实依据就会显得不再那么鲜活,员工对其的体会也不会那么深刻。另一方面,周期长了,绩效沟通需要涉及到的信息也多,难以聚焦,沟通的针对性会降低。绩效沟通的频率,跟员工的责任模式相关,越是从事具体工作的,频率应该越高,而从事相对宏观工作的,对应的沟通频率可以低一些。一般而言,以一个季度为一个正式绩效评估周期时,一个月至少应该有一次绩效沟通。
0 n, z% ~0 Y) P2 p(3)做好特殊事项的记录。除了保持良好的日常沟通、控制好绩效沟通频率之外,部门经理还应将员工发生的特殊事项做一定的书面记录,这包括期间发生的特别出色或者特别不良的事情。这些特别的事项,往往最能反映员工的工作状态和工作成效。同时,这样的事项也是经理与员工进行绩效沟通的绝佳切入点。绩效沟通时,经理如果能够明确的陈述这些事项的具体信息,那么对于员工正确认识自己的绩效状态、深入理解行为和绩效改进,将有更为直接的帮助。书面记录的方式以及信息详细程度等,可以根据公司的管理风格和工作氛围做灵活的处理。"6 w2 Q/ i: a* g3 N% m+ B
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Q028:服务性质的工作岗位,员工的表现往往其他部门了解得更清楚,部门经理如何得到及时有效的信息
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这种情况下,员工工作状态和工作成效的第一手信息存在于其所服务的部门,这就需要部门经理从这些部门获得信息。
; f7 N9 ^8 z! _(1)服务对象日常反馈。日常工作中,接受服务的部门,将员工的服务情况反馈给部门经理。这一般是指该员工工作的异常情况,如果员工工作情况属于正常范围,就不需要做特别的反馈。如果表现特别差,各部门可以向员工的上司投诉;表现特别好的,则可以反馈表扬的信息。这种信息反馈是最及时的,但需要相关部门的良好配合,进一步说就是要为其信息反馈提供便利的、无障碍的方式,其中,借助于IT手段是一个良好的思路。. }1 J( U7 \0 V3 ~+ `
(2)部门经理主动探寻。这是指部门经理在进行绩效沟通之前,先找相关部门了解员工的工作情况。要让接受服务的部门非常主动的反馈信息,有一定的难度。那么,部门经理主动找他们了解自己下属的工作情况,责任更加清楚一点。这需要部门经理特别认识到这种信息沟通的重要性,否则难以开展这样的专门沟通。同时,还要求部门经理具备相当高的沟通能力,否则难以从相关部门准确的了解到员工工作情况的信息。
' p3 F* v- x* }3 g( b3 C8 S" P5 j9 A(3)开展内部客户满意度调查。除了直接的沟通之外,公司有组织的开展内部客户满意度调查也是一种方式。通过设计针对性的问卷和相对广泛的调查,可以了解到其他部门对于服务性岗位工作状态的总体评价。这种更有组织性的调查,能够比较全面的反映服务工作的成效,但是需要公司投入专门的资源来开展,而且很难频繁的进行。" |
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