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如何告知员工坏消息?

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中人网雪山杯(2002-2009) 中人守护者

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楼主
发表于 2004-4-20 15:35:00 |只看该作者 |倒序浏览
' Z. \' Z2 i0 @ h' C' g-------------------------------------------------------------------------------- : e% g: @# |; l, O; V) U1 b" Z1 J % j/ w: S. b9 n' x& H: K   不论是裁员、减薪或惩处,主管告知坏消息时,最高原则是先理性、后感性。; f/ j: M3 k/ }; T, a 5 ]( y, L8 G3 r$ J: d2 L  坏消息的起因有二种,一种是环境、公司造成的,跟个别员工没有关系;另一类是由员工个人的工作表现、人际关系或私人行为,跟公司期望有差距。! x- Y) _9 W8 i+ D- F+ s 3 x# }# w2 M' C# c   第一种情形跟个人表现没有关系,比较容易告诉同仁,不论是裁员、减薪或调动到别部门,都可以开诚布公,向同事说明公司的考量。 ; e: ~2 f" K0 p) |. o) ]- ]3 `6 h3 s( i6 b$ h+ T; `   宣布时,主管一定要清楚、详细地解释决策的原因,从环境面来谈,公司为什么要做这样的因应,当事人才不会感到错愕,误以为坏消息是冲着他来的。* `7 w/ |6 |# l0 s( s& ~* w $ v" C+ j8 `( v, ?6 g* S) {& ~7 E   多层次的处理 & o0 A; o' P0 e% J8 I 3 ?: X9 W) ]! n4 N1 S Q4 N  在心态上来讲,主管要认清环境因素是不可抗拒的,所以在说明不是为了说服当事人,而是要让当事人理解、了解,才能进一步谅解。比较成熟的同事应该有足够的认知,了解错不在主管。 # P' w6 H6 m, n3 P3 i' l& l2 b( o! _" X7 L! H5 M5 l4 X   不过,不论解释再怎么合理,当事人难免会有情绪性的反应。+ [9 V# J, h/ q: I8 c ( b) P4 i! P2 W" X/ _5 o) X  这时直属主管应该以客观、心平气和、发自内心的感觉,给个人或众人设身处地的建议。 0 v3 |; T$ c3 E1 U+ X- b& B. K " c" ^* ~: ^: z1 V0 }  其实,直属主管比较难扮演告知坏消息的角色,因为直属主管和当事人朝夕相处,有同事、朋友、主管和部属的感情,非常复杂,除非工作经验比较够,不然通常很难以启齿。1 h; E1 N( t3 r0 J ! X. l+ v& b6 q$ X7 j* C! q6 f: J( m  所以最好由直属主管扮白脸,黑脸则由更高阶的主管来负责。% o" S' z2 A' ?1 m7 i0 x# y# D + E" V% G; o( D1 k; s  先由直属主管告知坏消息,并搜集大家的反映,再找时间,由最高主管直接聆听大家的反映、和大家沟通。 . r1 ^( d M: L* x; p7 v % d" H) Z9 w; L/ Q: C  这样有层次感的处理,同事就会觉得有被尊重的感觉,事情也会进行得比较顺利。 % }7 ]: e- d7 G6 q& ~' J' {- T : V0 ]7 m8 Y" R' h( b  先理性,再感性 : H$ @4 _# j# q9 ^* t' t* e- c- v& @7 a# E8 d   另一方面,如果是因为个人表现引起惩处或降职,主管也要以理性说明为先。 " H2 P. v3 D; Y$ y / H7 l8 {. i3 N* v5 G  既然坏消息已不可避免,不妨就明白告知当事人有哪些过失、为什么要这样惩处、未来应该如何改善。 7 y: \9 y! I4 `$ q" l8 e* j9 |; V3 ~7 x   再来,要扮演朋友的角色,从当事人的立场设想,一起讨论下一步该怎么做,或是未来的生涯规划。6 g5 I# y6 z- Q6 _8 o ; ~$ u* w Y D2 ~5 a- l5 Y9 T: k  即使平常习惯板着脸、威严型的主管,也应该放下身段,用感性的方式,和当事人交心、沟通、打气,让当事人情绪稳定下来,才能理性而正面地就事论事。# ?7 s) s( I) p) }5 D ; Z; E0 {0 ]5 n% Y0 y' A; i W2 d; ~  举例来说,曾有一个同事平时表现很好,但有一次作业处理不当,造成后勤作业有很多困扰,公司决定将他的业务奖金扣20%。+ H. x5 c. }5 h- ?- Q E [ ' h2 L" u) E# s4 q0 b, G) d" ]   我向他说明,他平时表现得非常好,但的确在作业过程有瑕疪,所以公司会处罚。而公司不会从此把他贴上黑卷标,他过去的贡献不会因为一个错误,而被全盘否定。 2 u7 j- H8 h( |3 y3 N& m- J 3 z& d6 j3 i1 G! M. P  我告诉他有3种选择,第一,无声无息消失3天,回来以后到处跟同事抱怨;第二,拍桌子、大骂、辞职;第三,到外面抽一根烟,再进来,忘了这事,继续工作,这是理性和成熟的做法。我说,“你有足够的智能跟能力,我认为我不会看错,”事后,他不但服气,也觉得非常受尊重。4 O+ N9 a. m O . U; m: j$ u* T, {: y; t" P   如果同事们问起某人的坏消息,主管该说吗?又该怎么说?8 |% E. T8 C5 O/ O/ @# o ' g; r" m) _* T v   其实,只要正式的书面公告贴出来,白纸黑字写得很清楚,大家应该都心知肚明,当事人要不是红起来、就是被冷冻。 6 I' o/ b) C% \% N2 O" f 2 @$ q" I8 d' z8 m; p  这时,主管们要特别注意,不要成为被咨询事件原委的对象。只要有人嚼舌根,事情就会被传来传去。 * E% ]) n' E) v" C) @ ! ` ]* [6 U2 Y  在正式公告之前,旁人若追问起,都可以四两拨千斤地回答:“你应该看公司有没有公布,你问我,我比你还不清楚,”以身作则,防堵谣言。/ k* C, ~; Y# f( P: o7 O : Y0 v6 u; J! N) C, @  而八卦不过是一种“我比你早知道”的情绪快感,如果处理迅速、公正、公开、透明,耳语自然不会有存在的空间。 1 x0 i9 I$ Q# s! t6 _# ^+ ?/ K0 \ 6 ?- @; W( |( Q) e8 P4 i" I

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沙发
发表于 2004-4-22 08:39:00 |只看该作者 |楼主

提前宣传工作一定要做好

无论是好消息还是坏消息都应该提前做好宣传工作的
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发表于 2004-4-24 10:46:00 |只看该作者

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能够在实际工作中使用。关键还是诚字,当然还有策略总量问题。
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